Kebanyakan orang telah menulis email yang tak terhitung jumlahnya dan bertanya-tanya mengapa mereka harus menunggu lama untuk mendapatkan tanggapan. Memberi email rasa urgensi itu sederhana, tetapi Anda harus memilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Andalkan kata-kata sensitif waktu sambil meminta pembaca untuk segera bertindak. Selama Anda menjaga agar email Anda tetap ringkas dan nadanya konsisten, Anda dapat membuat email apa pun terdengar mendesak.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Membuat Baris Subjek
Langkah 1. Lihat penerima di baris subjek Anda
Jika Anda menyapa orang lain secara langsung, email Anda akan lebih menonjol. Anda dapat melakukannya dengan menyebutkan nama orang tersebut atau dengan menggunakan kata “Anda” dan “milik Anda”. Kata-kata ini langsung, percakapan, dan mendorong penerima untuk membuka email.
- Misalnya, mulailah baris subjek dengan frasa seperti "Hai Bill!" atau "Apakah Anda sudah menelepon?"
- Jika Anda tidak mengetahui nama orang tersebut, Anda dapat merujuk detail pribadi seperti lokasi penerima. Misalnya, katakan, “Restoran terbaik di kota Anda.”
Langkah 2. Gunakan bahasa yang mendesak di baris subjek
Penting untuk menyampaikan urgensi sesegera mungkin. Dorong pembaca untuk mengklik email dengan menyertakan ajakan bertindak atau referensi tentang kelangkaan. Taktik ini menunjukkan bahwa pembaca perlu bertindak segera untuk mendapatkan manfaat dari email.
- Misalnya, gunakan kata dan frasa seperti “Cepat!” atau "24 jam lagi" untuk memanggil pembaca untuk bertindak sekarang.
- Petunjuk bahwa ada sesuatu yang terbatas, seperti dengan mengatakan, "Item ini terbang dari rak."
Langkah 3. Petunjuk apa yang ada di dalam email
Tindak lanjuti kata yang mendesak dengan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan pembaca di dalam email. Gunakan kata-kata berorientasi tindakan untuk menyarankan bagaimana pembaca harus merespon. Pastikan Anda menjaga baris subjek tetap jelas dan ringkas sehingga judulnya tidak membingungkan.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Cepat! Ini adalah penjualan.”
- Anda juga dapat menjelaskan email melalui angka. Misalnya, katakan, "5 cara untuk mengurangi tagihan listrik Anda."
Langkah 4. Ajukan pertanyaan kepada pembaca tentang cara alternatif untuk menarik
Sebuah pertanyaan bisa menjadi cara yang bagus untuk menunjukkan apa yang ada di dalam email Anda. Pertanyaan harus relevan dengan pembaca. Itu harus merujuk pada peristiwa mendesak atau subjek yang perlu diketahui pembaca, mendorong mereka untuk segera membaca email.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Kesempatan terakhir - sudahkah Anda memesan tiket?”
- Contoh lain adalah, "Bagaimana Anda bisa lebih produktif hari ini?"
Bagian 2 dari 3: Menyusun Teks Email
Langkah 1. Pimpin dengan solusi untuk masalah yang relevan
Dalam teks, jelaskan mengapa Anda mengirim email. Tunjukkan kepada pembaca apa yang membuat email ini mendesak dan mengapa mereka harus menanggapinya sesegera mungkin. Sespesifik mungkin untuk menyarankan apa yang orang lain dapatkan dari membaca email Anda.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Bosan berjalan-jalan dengan sepatu usang? Penjualan kami memiliki sepatu bermerek dengan harga terendah.”
- Anda dapat menulis, “Hubungi klien hari ini untuk masuk di bawah tenggat waktu.”
Langkah 2. Jelaskan tujuan email dalam kalimat singkat
Hindari membuat email mendesak yang panjang dan membingungkan. Batasi diri Anda pada beberapa kalimat atau paragraf pendek. Sampaikan pesan Anda dengan cara yang mudah dimengerti dan secara tata bahasa benar.
- Agar pesan Anda tidak terlalu panjang, coba buat daftar poin terpenting yang perlu Anda buat.
- Banyak bisnis menyertakan gambar dalam email. Iklan penjualan menjelaskan tujuan email secara efisien.
Langkah 3. Gunakan nada yang lembut dan tidak konfrontatif
Dengan mencoba terdengar mendesak, Anda mungkin terlihat memaksa atau mengintimidasi. Hindari menuntut agar pembaca memperhatikan dan merespons, karena ini lebih sering menjadi bumerang daripada tidak. Sebagai gantinya, pasangkan kata-kata yang berhubungan dengan waktu dengan saran tindakan yang harus dilakukan pembaca.
- Misalnya, katakan, “Ada 5 tempat tersisa di pesawat. Silakan hubungi hari ini untuk memesan tempat duduk Anda.”
- Agar tidak terdengar mengintimidasi, bersikaplah sedikit tidak langsung. Misalnya, katakan, “Pencurian identitas meningkat 5% setiap tahun, sehingga melindungi informasi pribadi Anda menjadi lebih penting dari sebelumnya.”
Langkah 4. Sertakan ajakan bertindak di bagian akhir
Gunakan kalimat terakhir email Anda untuk memandu pembaca ke arah tindakan yang Anda ingin mereka lakukan. Ini harus spesifik, jadi sertakan informasi apa pun yang mereka butuhkan untuk menanggapi email Anda. Ini bisa berupa tombol untuk ditekan, tautan situs web, atau nomor telepon.
- Misalnya, jika Anda ingin seseorang menelepon, katakan, "Tolong hubungi saya hari ini" dan tindak lanjuti dengan nomor telepon Anda.
- Berikan tautan situs web yang tepat. Jika Anda ingin seseorang melihat produk tertentu, posting tautan ke halaman produk, bukan situs web secara keseluruhan.
- Jika Anda ingin mengarahkan seseorang ke lokasi fisik, ada baiknya memberikan petunjuk arah, peta, dan referensi lainnya.
Bagian 3 dari 3: Memperbaiki Email
Langkah 1. Gunakan alamat email yang mudah dikenali
Banyak orang melihat alamat email terlebih dahulu, dan jika tidak dapat dikenali, mereka mungkin melewatkan email tersebut. Pastikan alamat email Anda menunjukkan apa yang diharapkan orang lain untuk dilihat dalam email. Personalisasikan alamat email Anda untuk membuat email Anda lebih terlihat.
- Misalnya, gunakan nama Anda. Email tersebut akan terlihat seperti, “John Smith, wikiHow” atau “[email protected].”
- Hindari menggunakan angka dan simbol acak, karena ini tidak profesional dan membuat email Anda terlihat seperti spam.
Langkah 2. Buat tenggat waktu untuk menanggapi email
Agar terdengar mendesak, berikan kesan bahwa pembaca perlu bertindak sekarang. Bahkan jika Anda tidak memiliki tenggat waktu tertentu, berpura-puralah bahwa ada tenggat waktu. Pastikan Anda merujuk tenggat waktu ini sesering mungkin di seluruh email.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Kesepakatan ini berakhir besok.”
- Jika Anda tidak memiliki tenggat waktu tertentu, coba katakan, “Tolong tanggapi paling lambat hari Selasa” atau “Saya akan sangat menghargai jika Anda merespons sebelum pukul 17.00.”
Langkah 3. Baca ulang email untuk memastikan tujuan yang konsisten
Semua informasi dalam email harus berhubungan dengan tujuan Anda mengirimnya. Tujuan inilah yang perlu ditekankan di baris subjek dan di seluruh teks. Setiap detail perlu mengarah ke tujuan itu, memberi tahu pembaca apa yang perlu mereka ketahui untuk menindaklanjutinya. Edit semua detail yang tidak sesuai, karena mengurangi nada mendesak.
- Jika Anda menjual produk, Anda akan menyertakan fitur produk dan manfaat terbesar. Cerita panjang atau detail kecil mungkin mengganggu.
- Misalnya, jika Anda menjangkau pelanggan, Anda mungkin ingin memberi tahu mereka, “Hemat 20% saat Anda berbelanja di situs web baru saya.”
- Pikirkan apa yang perlu diketahui orang tersebut. Jika Anda sudah menghubungi seseorang, Anda tidak perlu mengulangi apa yang Anda katakan sebelumnya.
Langkah 4. Hindari mengetik dengan huruf kapital atau steno
Teknik pengetikan yang baik dan tata bahasa yang baik membuat email Anda jadi lebih mudah dipahami. Hindari penggunaan banyak tanda seru atau huruf kapital yang tidak perlu. Gunakan bahasa yang baik dan sopan.
- Hindari kata-kata singkatan seperti "u", "ur", "plz", dan emoji.
- Banyaknya tanda seru, huruf kapital, atau angka juga dapat memicu filter spam, artinya email Anda mungkin tidak terlihat sama sekali.
Tips
- Jaga agar email Anda konsisten dan dapat ditindaklanjuti dari baris subjek hingga kalimat terakhir.
- Pastikan email berfokus pada apa yang ingin Anda ungkapkan. Hapus apa pun yang bertentangan dengan pesan Anda.
- Selalu baca ulang dan edit email Anda sebelum mengirimnya. Anda akan sering menemukan titik-titik yang perlu lebih ringkas dan mendesak.
