Menulis email pengingat yang ramah bisa jadi rumit. Anda tidak ingin terlihat memaksa atau tidak sabar, tetapi penting untuk menyampaikan pesan Anda. Tetapkan nada ramah di email Anda dengan salam dan ekspresi lembut. Tutupi kebutuhan email pengingat Anda sehingga penerima tahu dengan jelas apa yang Anda inginkan. Pastikan email bebas kesalahan sehingga Anda tidak hanya terlihat ramah, tetapi juga profesional.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Mengatur Nada Ramah
Langkah 1. Sambut penerima
Dalam situasi bisnis, Anda mungkin harus menggunakan sapaan standar, seperti "Si anu yang terhormat." Namun, semakin banyak, email yang dipersonalisasi menjadi standar. Beberapa salam email yang dapat membantu Anda memberikan nada ramah sejak awal meliputi:
- Hai John
- Hai, yang di sana
- Lama tidak bertemu
- Hai!
Langkah 2. Referensikan koneksi Anda ke penerima
Jika Anda hanya berpegang pada pengingat, pesan Anda mungkin terlihat dingin. Referensikan hubungan pribadi Anda dengan penerima dengan menyertakan frasa yang mencerminkan persahabatan dan pengalaman bersama Anda. Ini mungkin termasuk:
- Bagaimana sekolahnya?
- Sahabatku, bagaimana kabarmu?
- Saya bersenang-senang dengan Anda akhir pekan lalu.
- Kapan terakhir kali kita berbicara, sebulan yang lalu?
- Perjalanan yang kami lakukan bersama sangat menyenangkan! Kita harus melakukannya lagi segera.
Langkah 3. Lembutkan ekspresi Anda
Ini sangat penting untuk bagian pengingat email. Jika sudah lama Anda tidak berhubungan dengan penerima, mungkin cocok untuk menawarkan permintaan maaf ringan atau alasan untuk menghubungi hanya sebagai pengingat. Beberapa contoh ekspresi yang dilunakkan meliputi:
- Aku tahu sudah lama kita tidak berbicara, tapi aku ingin mengingatkanmu tentang…
- Hal-hal menjadi sangat sibuk dengan bayi baru, saya hanya ingat untuk mengingatkan Anda …
- Saya tahu Anda sibuk, jadi saya tidak ingin mengganggu Anda, tetapi saya ingin mengirim pengingat …
Langkah 4. Bersikaplah sopan
Jika pengingat itu penting, mudah untuk dianggap terlalu kuat. Ingatlah bahwa penerima memiliki hal-hal yang terjadi dalam hidup mereka. Ingatlah untuk mengatakan "tolong" dan "terima kasih" dan ekspresi yang setara juga. Anda dapat menyertakan frasa sopan seperti:
- Maaf mengganggumu, tapi aku ingin memastikan…
- Jika Anda bisa, tolong balas email ini segera setelah Anda punya waktu…
- Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca balasan apa pun untuk pengingat ini. Saya menghargainya.
- Saya akan menantikan tanggapan Anda.
Bagian 2 dari 3: Menutupi Kebutuhan
Langkah 1. Gunakan baris subjek
Anda tidak perlu menulis baris subjek yang cerdas. Yang jelas dan to the point akan sangat berguna. Ini akan memungkinkan penerima untuk mengetahui tujuan email secara sekilas. Beberapa opsi umum untuk pengingat email ramah mungkin termasuk:
- Check in
- Pengingat cepat tentang…
- Perjalanan/acara/dll yang akan datang.
- Jumlah karyawan untuk perjalanan/acara/dll.
Langkah 2. Ingatlah untuk menyertakan pengingat Anda
Saat Anda berusaha keras untuk bersikap ramah dan sopan, Anda dapat dengan mudah mengabaikan sesuatu yang penting, seperti pengingat yang sebenarnya. Letakkan pengingat Anda di dekat awal email, tak lama setelah salam dan koneksi pribadi singkat. Sebagai contoh:
- "Hai, yang di sana, Sudah lama kita tidak berbicara, Ben. Bagaimana kabar istri dan anak-anakmu? Milik saya membuat saya cukup sibuk, tetapi saya ingin menghubungi Anda tentang …"
-
Hai!
Nenek, aku bermaksud mengirimimu pesan. Maaf aku sangat sibuk. Aku hanya ingin mengingatkanmu tentang kencan makan siang kita…”
Langkah 3. Gunakan bahasa yang ringkas
Secara umum benar bahwa bahasa yang sopan menggunakan ekspresi yang lebih panjang. Misalnya, frasa "Bekerja lebih keras" akan lebih sopan sebagai "Mungkin ide yang bagus jika Anda bekerja lebih keras." Meskipun sopan, ekspresi panjang ini dapat membuat fokus email Anda sulit untuk ditentukan.
Gunakan struktur yang disederhanakan untuk email Anda. Ini mungkin terlihat seperti: Salam (pembukaan) → Koneksi Pribadi → Pengingat → Ucapan Selamat (penutupan)
Langkah 4. Edit informasi yang tidak perlu
Untuk setiap kalimat dan setiap bagian dari setiap kalimat, tanyakan pada diri Anda, "Apakah ini perlu?" Dalam beberapa kasus, "perlu" dapat berarti sesuatu yang luas seperti "Ini perlu agar email saya tidak terdengar dingin." Hapus bagian email yang tidak perlu.
Umumnya, kata keterangan (seperti "sangat," "sangat," "benar-benar," "sangat," dan "pasti") dapat dihilangkan untuk membuat pesan Anda lebih ringkas
Langkah 5. Tutup email dengan ucapan selamat tinggal
"Valediction" adalah kata mewah yang berarti "mengucapkan selamat tinggal." Ucapan selamat mencakup ungkapan seperti "Terbaik," "Salam, " "Hormat kami," dan "Hormat kami." Tanda tangan Anda harus mengikuti ucapan selamat Anda. Namun, ucapan perpisahan yang umum ini mungkin terlihat impersonal. Anda mungkin mencoba sesuatu seperti:
- Temanmu
- Bersulang
- Semua yang terbaik
- Semoga hari mu menyenangkan
- Tag, kamu itu
- Menanti untuk mendengarnya darimu
Bagian 3 dari 3: Memastikan Email Bebas Kesalahan
Langkah 1. Koreksi email Anda
Bahkan melirik email Anda sekali atau dua kali dengan cepat akan menghilangkan banyak kesalahan sederhana yang mungkin menyelinap saat menulisnya. Setelah Anda selesai menulis, mengoreksi email Anda untuk ejaan dan tata bahasa.
- Banyak layanan email memiliki pemeriksa tata bahasa dan ejaan gratis. Kualitas ini akan tergantung pada penyedia email Anda. Dalam beberapa kasus, pemeriksa ini mungkin tidak terlalu akurat.
- Ingatlah untuk memeriksa baris subjek Anda, salam Anda, dan pidato perpisahan Anda (penutup). Sangat mudah untuk mengabaikan ini dan hanya fokus pada isi email Anda.
Langkah 2. Baca email Anda dengan keras
Jika Anda menulis email penting, atau jika Anda benar-benar ingin bersikap ramah atau sopan dengan seseorang, baca email Anda dari awal hingga akhir dengan lantang. Apakah itu terdengar seperti percakapan? Jika sudah, email Anda siap dikirim.
Tulis ulang kalimat atau bagian yang terdengar kikuk. Gunakan penilaian terbaik Anda saat mengevaluasi ini. Ini akan bervariasi dari orang ke orang, tergantung pada gaya Anda berbicara
Langkah 3. Minta orang lain memeriksa email
Untuk komunikasi penting, seperti yang ditujukan untuk bisnis, Anda mungkin ingin orang lain memeriksa pengingat sebelum mengirimnya. Jika Anda telah menulis email yang ringkas, biasanya ini membutuhkan sedikit waktu dan dapat membantu menangkap kesalahan terkecil sekalipun.
- Periksa layanan pesan online Anda. Kirim pesan ke teman online yang menanyakan sesuatu seperti, "Hei, bisakah kamu membaca email singkat yang harus saya kirim? Hanya butuh satu menit."
- Ingatlah untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada siapa pun yang membaca email Anda. Lagipula, mereka membantumu.
