Baris subjek email sering kali digunakan pembaca untuk memutuskan apakah akan membuka email Anda. Ruang-ruang ini perlu diisi dengan bahasa yang singkat, langsung ke pokok permasalahan, dan berorientasi pada detail agar penerima Anda tidak menghapus email Anda bahkan tanpa membacanya. Jika Anda menentukan dengan tepat mengapa pembaca Anda ingin melihat apa yang Anda katakan dengan menggunakan detail di baris subjek Anda, Anda harus menikmati tanggapan yang lebih cepat dan lebih sering ke email Anda.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Memformat Baris Subjek Anda
Langkah 1. Hindari membiarkan baris subjek kosong
Saat Anda memilih untuk tidak menyertakan baris subjek, Anda tidak memanfaatkan kesempatan yang diberikannya untuk menarik pembaca Anda. Memiliki baris subjek yang kosong juga akan membuat Anda terlihat malas. Yang terpenting, tentu tidak akan membuat pembaca Anda merasa perlu membuka atau membalas email Anda dengan cepat.
Langkah 2. Tulis baris subjek Anda sebelum menulis email
Baris subjek Anda mungkin terasa seperti renungan yang tidak sepenting konten sebenarnya dari email Anda. Namun, karena ini adalah hal pertama yang dilihat pembaca Anda, ini sama pentingnya - jika tidak lebih! - seperti apa yang ada di dalamnya. Untuk memastikan Anda mendedikasikan cukup waktu dan perhatian pada baris subjek Anda, tulislah sebelum Anda menulis hal lain.
Langkah 3. Ikuti aturan kapitalisasi standar untuk menghindari kecerobohan
Kecuali Anda mengirim catatan singkat kepada seseorang yang Anda kenal baik, Anda harus memperlakukan email Anda seperti komunikasi formal. Gunakan huruf besar pada baris subjek Anda dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan huruf besar pada judul presentasi Anda.
Ingat beberapa aturan dasar untuk membantu Anda memanfaatkan dengan benar. Misalnya, selalu gunakan huruf besar pada kata pertama dan terakhir dari baris subjek Anda. Anda juga harus selalu menggunakan huruf kapital untuk kata benda (Gunung, Presentasi, Bangunan), kata ganti (Dia, Dia, Mereka), kata kerja (Pergi, Ubah), kata keterangan (Cepat, Perlahan), dan kata sifat (Sloppy, Excellent). Anda tidak boleh menggunakan huruf kapital pada artikel (a, an, the), preposisi (masuk, keluar), atau konjungsi koordinatif (dan, tetapi)
Langkah 4. Hindari memperlakukan baris subjek Anda seperti kalimat lengkap
Meskipun baris subjek Anda harus benar secara tata bahasa, lihatlah sebagai judul daripada kalimat yang selalu membutuhkan tanda baca. Baris subjek Anda tidak perlu dibatasi dengan titik, tanda tanya, atau tanda seru.
- Ketahuilah bahwa beberapa filter spam akan secara otomatis memasukkan email dengan baris subjek bersela ke filter email sampah.
- Terkadang Anda mungkin ingin menggunakan tanda tanya untuk menarik perhatian pembaca Anda. Jangan terlalu sering menggunakan strategi ini.
- Hubungkan beberapa frasa dalam baris subjek dengan tanda hubung. Misalnya, baris subjek: “Rapat Terjadwal untuk Selasa - Diperlukan Kehadiran Anda”, berisi dua frasa berbeda yang dihubungkan dengan tanda hubung.
Langkah 5. Jauhkan baris subjek Anda di bawah sekitar 50 karakter
Baris subjek Anda harus sesingkat mungkin. Ini kadang-kadang mungkin mengharuskan Anda untuk meninggalkan beberapa detail demi orang lain. Sangat penting bahwa pembaca Anda tahu apa yang harus mereka lakukan ketika mereka membaca baris subjek Anda.
Mungkin tidak selalu mungkin untuk mempertahankan baris subjek Anda pada atau di bawah 50 karakter. Terkadang, Anda akan melewati sepuluh atau lebih karakter. Namun, jika Anda mulai memotret aturan 50 karakter, Anda akan secara otomatis mulai menulis baris subjek yang lebih pendek
Langkah 6. Letakkan kata-kata penting terlebih dahulu untuk menarik perhatian pembaca
Apa kata-kata ini akan berbeda tergantung pada tujuan email Anda. Nama dan gelar Anda mungkin perlu didahulukan di beberapa email, sementara tindakan yang diperlukan oleh Anda atau pembaca mungkin ada di depan di email lain. Pikirkan tentang apa yang akan membuat pembaca Anda kemungkinan besar akan membuka email Anda, dan letakkan kata-kata yang sesuai dengan topik itu di awal baris subjek.
Umumnya, Anda harus memulai baris subjek dengan kata yang menunjukkan alasan Anda menghubungi pembaca. Jika Anda baru saja mengubah peraturan kantor, misalnya, tulis: "Peraturan Perusahaan yang Diubah - Perlu Tinjauan Anda Hari Ini."
Langkah 7. Pilih kata benda dan kata kerja tertentu untuk mengomunikasikan tujuan email
Jangan sertakan kata benda dan kata kerja yang tidak jelas atau tidak jelas di baris subjek Anda. Sebaliknya, gunakan kata-kata yang secara spesifik menunjukkan apa yang Anda inginkan dari pembaca Anda. Ini akan mengurangi panjang baris subjek Anda sambil tetap memberikan detail yang Anda butuhkan di baris subjek Anda.
Alih-alih: "Menghubungi Anda untuk memeriksa info baru," tulis: "Revisi Peraturan HR - Perlu Persetujuan sebelum Rabu." Di versi kedua dari baris subjek, Anda telah mengklarifikasi dengan tepat apa itu "info baru", dan mengapa Anda menghubungi pembaca. Anda telah memperbaiki kebingungan tentang apakah penerima perlu membaca email dan apa yang harus mereka lakukan setelah mereka membukanya
Bagian 2 dari 3: Memberikan Detail di Baris Subjek Anda
Langkah 1. Tentukan tujuan email Anda
Beri tahu pembaca mengapa Anda menghubungi mereka. Jadilah sespesifik mungkin. Ini akan membantu pembaca segera mengetahui apakah mereka harus membuka pesan Anda.
- Baris subjek yang meminta surat rekomendasi atau referensi dapat terlihat seperti: “Meminta Referensi untuk Tamara G. paling lambat Jumat 6/2.”
- Jika Anda menawarkan keuntungan kepada pembaca Anda, cobalah sesuatu seperti: "Ganti Oli Anda dengan Diskon 50% Jim Minggu Ini Saja."
Langkah 2. Tulis tindakan apa yang Anda ingin pembaca Anda ambil
Segera setelah mereka melihat email Anda, pembaca Anda akan ingin tahu apa yang harus mereka lakukan. Memiliki pengetahuan ini segera akan mempersiapkan pembaca Anda untuk mencari rincian lebih lanjut dalam isi catatan Anda.
Alih-alih menulis, "Mencapai Bantuan," buat baris subjek Anda: "Butuh Bantuan Anda Menulis Proposal Proyek Minggu Depan." Ini membuat pembaca tahu tidak hanya bahwa Anda meminta bantuan, tetapi juga menjelaskan dengan tepat apa yang Anda harapkan akan dilakukan pembaca untuk Anda
Langkah 3. Berikan tenggat waktu sehingga pembaca tahu kapan harus merespons
Jika Anda tidak memberi tahu pembaca kapan Anda membutuhkan mereka untuk mengambil tindakan atau merespons, mereka mungkin tidak akan membuka email Anda sampai besok, minggu depan, atau bahkan bulan depan. Ini bukan karena pembaca Anda tidak ingin membantu Anda. Kebanyakan orang menerima puluhan atau bahkan ratusan email per hari, sehingga email tanpa tenggat waktu yang jelas mudah hilang dalam kawanan.
Jika email Anda sangat penting dan membutuhkan balasan segera, Anda dapat menggunakan kata-kata “Mendesak”, “Kritis”, atau “Diperlukan Respons Segera” untuk memberi tahu pembaca bahwa mereka harus memberikan perhatian khusus pada catatan ini
Langkah 4. Nyatakan siapa Anda jika pembaca belum mengenal Anda
Terkadang, Anda akan mengirim email kepada orang yang belum pernah Anda temui sebelumnya. Dalam kasus ini, mungkin penting bagi Anda untuk memberi pembaca Anda judul, perusahaan, atau nama Anda sehingga mereka memiliki alasan untuk membuka catatan Anda. Jika tidak, Anda mungkin tampak seperti orang acak yang emailnya dapat langsung dibuang ke tempat sampah!
Mungkin Anda seorang siswa yang berhubungan dengan politisi lokal untuk proyek sekolah. Tulis: “Sekolah Menengah Atas Meminta Wawancara untuk Proyek, Jatuh Tempo 24/6.”
Langkah 5. Sebutkan pertemuan dengan pembaca jika mereka adalah kenalan baru-baru ini
Anda mungkin berhubungan dengan orang ini karena Anda baru saja bertemu dan berharap untuk mengembangkan hubungan yang lebih dekat dengan mereka. Catat ingatan mereka di baris subjek agar mereka ingat pernah bertemu dengan Anda. Mereka akan lebih mungkin untuk membuat tindak lanjut jika mereka mengingat pertemuan Anda sebelumnya.
Mungkin Anda melakukan diskusi singkat di konferensi atau makan malam tentang beberapa minat bersama Anda. Buat baris subjek Anda: "Menindaklanjuti Obrolan kami di Writers' Conf, 30/4."
Langkah 6. Beri nama kontak timbal balik Anda jika Anda diperkenalkan kepada pembaca
Jika orang lain menghubungkan Anda dengan penerima Anda, penting bagi Anda untuk mengklarifikasi fakta itu. Pembaca Anda akan lebih cenderung membuka email dengan baris subjek yang menyertakan nama seseorang yang mereka kenal, daripada orang anonim yang belum pernah mereka temui. Pembaca Anda juga dapat memilih untuk menghubungi kontak timbal balik Anda untuk mengonfirmasi pendahuluan.
Misalnya, tulis, “Dr. Siswa Smith @ Hopkins, Meminta Pertemuan Bulan Depan.”
Bagian 3 dari 3: Merampingkan dan Mengoreksi Baris Subjek Anda
Langkah 1. Gunakan bahasa yang sederhana untuk menghindari kebingungan
Anda tidak ingin pembaca Anda kesulitan memahami baris subjek Anda. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu panjang dan kosakata yang rumit. Berpura-pura Anda mengirim email Anda ke siswa sekolah menengah, dan tanyakan pada diri sendiri apakah mereka dapat memahami setiap kata di baris subjek.
Hindari menggunakan kosakata yang tidak jelas ketika kata yang lebih sederhana dapat digunakan. Pilih: “Aturan Office Baru - Tinjau dan Tanggapi dengan Cepat”, bukan “Aturan Office Baru - Tinjau dan Tanggapi dengan Sigap”. "Cepat" dan "dengan sigap" memiliki arti yang sama, tetapi opsi pertama tidak terlalu membingungkan dan membingungkan
Langkah 2. Gunakan simbol dan singkatan untuk mempersingkat baris subjek
Banyak kata dapat dipersingkat tanpa membuat pembaca bingung. Gunakan hanya singkatan dan simbol umum, dan baca baris subjek Anda untuk memastikan tidak akan ada kebingungan tentang tujuan email Anda.
Misalnya, hari dalam seminggu semuanya bisa dipersingkat. "@" adalah simbol umum untuk "di." Anda juga dapat menggunakan "RE:" yang berarti "tentang." "EOM" dapat digunakan untuk "akhir pesan", dan "EOD" dapat digunakan untuk "akhir hari"
Langkah 3. Periksa kesalahan ejaan dan tata bahasa
Sama seperti bagian lain dari email Anda, baris subjek Anda harus bebas dari kesalahan. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak terlihat tidak profesional atau malas, bahkan sebelum pembaca Anda sempat membuka catatan Anda.
- Pemeriksa ejaan email mungkin tidak mencakup baris subjek, jadi berhati-hatilah dengan kesalahan ejaan. Jika Anda khawatir, salin dan tempel baris subjek ke dokumen Word atau Google dan jalankan periksa ejaan di sana.
- Baris subjek Anda mungkin tidak harus berupa kalimat lengkap. Namun, hindari kesalahan tata bahasa yang umum seperti membingungkan “mereka”, “mereka”, dan “di sana” atau “Anda” dan “milik Anda”.
Langkah 4. Baca baris subjek Anda dengan keras untuk memeriksa kejelasan
Cara terbaik untuk memastikan bahwa baris subjek Anda sederhana, ringkas, dan ditulis dengan benar adalah dengan membacanya keras-keras untuk diri sendiri. Saat Anda mendengar kata-kata Anda diucapkan, Anda akan menemukan kesalahan yang tidak akan Anda lakukan jika Anda baru saja memeriksanya di layar.
Jika Anda berada di tempat umum, bacalah kata-kata itu dengan pelan
Peringatan
- Jangan mengetik baris subjek email rutin dengan tanda seru!!! atau semua CAPS. Anda akan kehilangan kredibilitas.
- Jangan pernah memulai kalimat di baris subjek yang Anda selesaikan di konten email Anda. Misalnya, Anda tidak ingin menulis, "Meminta bantuan yang saya ingin Anda lakukan …" di baris subjek, lalu buka email dengan: "lakukan sebelum Jumat."
