3 Cara Menulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara

Daftar Isi:

3 Cara Menulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara
3 Cara Menulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara

Video: 3 Cara Menulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara

Video: 3 Cara Menulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara
Video: DAY 2 DIKLAT : Meningkatkan Ketertarikan Siswa Terhadap Pembelajaran Teknologi & Media Ajar 2024, Maret
Anonim

Dalam sistem hukum Amerika, komunikasi antara pengacara dan klien mereka sehubungan dengan pengacara yang memberikan bantuan hukum kepada klien dianggap "istimewa." Ini berarti apa pun yang Anda tulis kepada pengacara Anda (atau pengacara Anda menulis kepada Anda) dalam konteks representasi mereka tentang Anda adalah rahasia. Namun, khususnya dengan komunikasi digital, ada banyak cara di mana hak istimewa itu dapat diabaikan secara tidak sengaja. Menjaga email dan perangkat elektronik Anda tetap aman adalah cara termudah untuk melindungi diri Anda dari pengabaian hak istimewa yang berharga ini secara tidak sengaja.

Langkah

Metode 1 dari 3: Menyusun Email Istimewa

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 1
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 1

Langkah 1. Tambahkan catatan tentang hak istimewa pengacara-klien ke baris subjek

Sertakan kata-kata "Hak istimewa", "Rahasia", atau "Komunikasi Pengacara-Klien" di baris subjek email Anda. Ini membantu untuk membuat kata-kata ini menonjol sebanyak mungkin, seperti dengan mengetiknya dengan huruf besar semua atau meletakkan tanda bintang di kedua sisi.

  • Misalnya, jika Anda menulis "***HAK ISTIMEWA DAN RAHASIA***" di baris subjek email Anda, kecil kemungkinan ada orang yang akan melewatkannya.
  • Banyak pengacara menambahkan penafian ke blok "tanda tangan" email mereka yang menyatakan bahwa materi dalam email mereka tunduk pada hak istimewa pengacara-klien. Namun, penafian ini tidak memberikan perlindungan menyeluruh. Catatan di baris subjek memastikan bahwa penerima mengetahui bahwa email tersebut memiliki hak istimewa sebelum mereka membukanya.
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 2
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 2

Langkah 2. Buat permintaan Anda untuk nasihat hukum jelas dan spesifik

Tidak setiap percakapan Anda dengan seorang pengacara dianggap istimewa, bahkan jika Anda menulis surat kepada seorang pengacara yang secara khusus Anda sewa untuk mewakili Anda dalam masalah hukum. Hak istimewa hanya berlaku jika Anda meminta nasihat hukum. Jika Anda mengajukan permintaan ini di muka, tidak akan ada ruang untuk berdebat tentang apa isi email tersebut.

Misalnya, jika Anda sedang dalam proses perceraian dan ingin nasihat tentang cara berbicara dengan pasangan Anda tentang hal-hal yang menyangkut anak-anak Anda, Anda dapat menulis: "Saya menulis email ini untuk meminta nasihat hukum mengenai komunikasi dengan pasangan saya. tentang pelajaran renang putri kami dengan cara yang tidak melanggar perintah hakim."

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 3
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 3

Langkah 3. Diskusikan hanya nasihat hukum di email Anda

Dalam beberapa konteks, Anda mungkin memiliki hal lain yang ingin Anda bicarakan dengan pengacara Anda yang tidak ada hubungannya dengan nasihat hukum. Dalam situasi tersebut, lebih baik untuk menulis email terpisah sehingga komunikasi yang Anda ingin rahasiakan dan istimewa tetap seperti itu.

Misalnya, Anda telah menyewa seorang pengacara untuk mewakili Anda dalam gugatan baru-baru ini terhadap perusahaan Anda. Anda juga ingin berbicara dengan pengacara itu tentang bagaimana Anda dapat merevisi kontrak vendor Anda untuk menghindari tuntutan hukum serupa di masa mendatang. Nasihat tentang kontrak kemungkinan akan dianggap sebagai nasihat bisnis, bukan nasihat hukum, jadi Anda harus menulis dua email terpisah

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 4
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 4

Langkah 4. Gunakan alamat email pribadi untuk berkomunikasi dengan pengacara Anda

Jika Anda memiliki akun email yang dapat diakses orang lain, akses tersebut dapat berarti bahwa setiap email bolak-balik antara Anda dan pengacara Anda tidak lagi memiliki hak istimewa. Ini juga berlaku untuk alamat email kantor, meskipun Anda adalah pemilik perusahaan, jika memungkinkan orang lain mengakses akun email Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki alamat email rumah tangga yang Anda dan pasangan Anda gunakan, hindari menggunakan email itu untuk berkomunikasi dengan pengacara Anda (kecuali pengacara tersebut mewakili Anda dan pasangan Anda dalam masalah hukum yang sama)

Tip:

Jika Anda terbiasa membiarkan kotak masuk email Anda terbuka di komputer di rumah atau jika Anda menerima email di ponsel cerdas yang dapat diakses orang lain di rumah Anda, buat alamat email terpisah yang hanya Anda gunakan untuk komunikasi istimewa dengan pengacara Anda.

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 5
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 5

Langkah 5. Kirim email ke pengacara Anda saja

Hak istimewa pengacara-klien hanya melindungi komunikasi rahasia antara Anda dan pengacara Anda yang terkait dengan perwakilan hukum mereka tentang Anda. Jika Anda menyertakan orang lain dalam percakapan, hal-hal yang Anda katakan di email (atau yang dikatakan pengacara sebagai balasan) kemungkinan besar tidak akan dianggap sebagai hak istimewa.

Bahkan jika ada orang lain yang terlibat dalam masalah yang Anda diskusikan dengan pengacara Anda, lebih baik kirimkan email kepada mereka secara terpisah. Ini mungkin tampak tidak efisien, tetapi memastikan bahwa komunikasi Anda dengan pengacara Anda tetap istimewa

Metode 2 dari 3: Menghindari Pengabaian yang Tidak Disengaja

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 6
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 6

Langkah 1. Jangan membahas email dari pengacara Anda

Bahkan dalam suasana biasa, membuat komentar seperti "pengacara saya menyarankan saya untuk tidak melakukan itu" dapat mengakibatkan pengabaian hak istimewa pengacara-klien Anda secara tidak sengaja karena Anda mendiskusikan isi nasihat dengan orang lain. Jika suatu topik muncul dan Anda memiliki nasihat dari pengacara Anda, katakan saja bahwa Anda tidak berhak untuk mendiskusikannya dan mengubah topik pembicaraan.

Jangan menyebutkan bahwa Anda berbicara dengan pengacara Anda tentang topik sama sekali jika Anda ingin menghindari secara tidak sengaja mengabaikan hak istimewa pengacara-klien Anda. Misalnya, jika seseorang bertanya kepada Anda mengapa Anda mengambil tindakan tertentu, Anda tidak akan menjawab, "Saya melakukan apa yang diperintahkan pengacara saya." Dengan pernyataan seperti itu, pada dasarnya Anda memberi tahu orang lain apa yang dikatakan pengacara Anda secara rahasia

Tip:

Ambil kepemilikan atas tindakan Anda atau harapan Anda terhadap orang lain daripada mengatakan bahwa Anda bertindak atas saran pengacara Anda.

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 7
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 7

Langkah 2. Tanyakan pengacara Anda sebelum Anda berbagi informasi dengan orang lain

Jika pengacara Anda menasihati Anda tentang masalah yang berpotensi berdampak pada orang lain, Anda mungkin ingin berbagi nasihat pengacara Anda dengan mereka. Namun, melakukan hal itu dapat merusak sifat istimewa dari komunikasi tersebut jika orang tersebut tidak terlibat secara substansial dalam masalah tersebut.

  • Misalnya, Anda telah berkonsultasi dengan pengacara untuk mendapatkan nasihat tentang gugatan yang baru-baru ini diajukan terhadap perusahaan Anda. Anda mungkin ingin berbagi nasihat pengacara dengan mitra bisnis Anda. Namun, jika pasangan Anda tidak dianggap sebagai klien pengacara, ini mungkin berarti bahwa nasihat tidak lagi dianggap sebagai hak istimewa.
  • Jika Anda perlu melibatkan orang lain dalam masalah hukum, pengacara Anda dapat memberi tahu Anda apa yang harus diberitahukan kepada mereka dan bagaimana agar hak istimewa pengacara-klien Anda dipertahankan.
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 8
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 8

Langkah 3. Mulai rantai email baru daripada meneruskan atau menyalin non-pengacara

Rantai email berbahaya bagi hak istimewa pengacara-klien karena seseorang dalam rantai tersebut dapat secara tidak sengaja menekan "balas semua" kapan saja dan menghancurkan hak istimewa. Jika Anda ingin berbagi informasi yang diberikan kepada Anda oleh pengacara Anda, buat email baru kepada orang tersebut dan sampaikan informasi tersebut secara terpisah.

Demikian juga, jika Anda meneruskan email atau rantai email ke pengacara Anda karena relevan dengan kasus Anda, tandai email tersebut dengan jelas sebagai penerusan, lalu buat email terpisah untuk meminta nasihat hukum atau menyampaikan informasi rahasia apa pun

Tip:

Ini juga bekerja sebaliknya. Jika pengacara Anda meneruskan email dari orang lain, atau menyalin Anda di email, mulailah rantai email baru daripada berbicara dengan pengacara Anda dalam rantai yang sama.

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 9
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 9

Langkah 4. Bertemu langsung untuk menyampaikan informasi yang sangat sensitif

Bahkan komputer dan akun email yang paling aman pun masih belum seaman berbicara secara langsung. Umumnya, yang terbaik adalah tidak memasukkan informasi yang paling sensitif secara tertulis.

  • Misalnya, jika Anda berada di tengah-tengah perceraian yang kontroversial dan Anda ingin mendapatkan nasihat pengacara Anda tentang merusak informasi yang telah Anda pelajari tentang pasangan Anda, temui mereka secara langsung daripada menulis informasi tersebut melalui email.
  • Hubungi, bukan email, pengacara Anda untuk memberi tahu mereka bahwa Anda ingin bertemu untuk membahas masalah sensitif dan rahasia.

Metode 3 dari 3: Mengamankan Perangkat Elektronik

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 10
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 10

Langkah 1. Kunci semua perangkat yang mengakses komunikasi istimewa dengan kata sandi yang kuat

Gunakan kata sandi untuk mengunci perangkat yang hanya Anda yang tahu. Kata sandi terbaik menyertakan huruf besar dan kecil bersama dengan karakter lain (seperti *, $, atau %) yang membuatnya sulit ditebak orang lain.

Atur perangkat Anda agar terkunci secara otomatis jika Anda tidak menggunakannya selama beberapa menit, dan pastikan Anda menutup atau mengunci perangkat jika Anda meninggalkannya

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 11
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 11

Langkah 2. Keluar dari akun email setelah Anda selesai menggunakannya

Anda mungkin memiliki kebiasaan membiarkan akun email Anda terbuka di komputer rumah atau perangkat seluler Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan cepat saat menerima email. Namun, kebiasaan ini juga memungkinkan orang lain untuk membaca email yang berpotensi memiliki hak istimewa yang Anda terima dari pengacara Anda, yang dapat merusak hak istimewa pengacara-klien.

Jika Anda menerima email di ponsel cerdas atau perangkat seluler lainnya, matikan fungsi "pratinjau" yang memungkinkan Anda melihat sebagian email melalui pemberitahuan di layar utama atau layar kunci Anda. Jika Anda meninggalkan ponsel Anda tergeletak di atas meja di mana siapa pun dapat melihat pratinjau, Anda dapat menghancurkan sifat istimewa email dari pengacara Anda

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 12
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 12

Langkah 3. Kirim dan terima email hanya di perangkat yang Anda kontrol

Aturan khusus berbeda-beda tergantung di mana Anda tinggal, tetapi umumnya, yang terbaik adalah tidak mengirimkan informasi istimewa atau rahasia kepada pengacara Anda di komputer atau perangkat lain yang bukan milik Anda semata. Di beberapa negara bagian, hakim telah memutuskan bahwa menggunakan komputer atau server milik orang lain berarti mereka berpotensi memiliki akses ke email Anda, bahkan jika Anda menggunakan akun email yang dilindungi kata sandi.

Misalnya, jika Anda berbicara dengan seorang pengacara tentang mengajukan gugatan diskriminasi terhadap majikan Anda, tunggu sampai Anda tiba di rumah untuk mengirim email kepada mereka, daripada mengirim email dari komputer perusahaan Anda. Jika email melewati server perusahaan Anda, perusahaan mungkin memiliki hak untuk mengakses email tersebut

Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 13
Tulis Email Hak Istimewa Klien Pengacara Langkah 13

Langkah 4. Enkripsi email Anda jika Anda berkomunikasi dengan pengacara Anda secara teratur

Sebagian besar layanan email berbasis web menyediakan cara bagi Anda untuk mengenkripsi email Anda. Setelah dienkripsi, penerima akan memerlukan kata sandi untuk membuka dan membaca email.

  • Misalnya, jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat mengenkripsi email Anda melalui aplikasi seluler Gmail atau dengan menggunakan ekstensi Chrome.
  • Jika pengacara Anda mengirimi Anda dokumen untuk ditinjau dan Anda menyimpannya di komputer Anda, enkripsi file tersebut juga sehingga hanya Anda yang dapat membuka dan membacanya.

Peringatan:

Jika Anda dan pengacara Anda berbagi dokumen melalui layanan cloud, pastikan tidak ada orang lain yang memiliki akses ke akun Anda di layanan tersebut. Orang lain yang memiliki akses dapat menghancurkan hak istimewa, bahkan jika mereka tidak pernah melihat file tersebut.

Direkomendasikan: