Jika Anda bekerja dengan perusahaan Jerman, ada kemungkinan Anda perlu mengirim sesuatu melalui faks karena banyak kantor Jerman masih menggunakan mesin faks. Mengirim faks ke Jerman itu mudah selama Anda memiliki kode keluar, kode negara, dan kode area yang benar untuk tujuan Anda. Anda dapat menggunakan mesin faks tradisional atau mengirimkannya menggunakan perusahaan faks online. Karena mengirim faks ke luar negeri bisa mahal, cobalah untuk mencegah kesalahan apa pun sebelum terjadi.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menggunakan Mesin Faks
Langkah 1. Masukkan dokumen Anda ke dalam pengumpan
Pengumpan adalah baki yang mencuat dari bagian atas mesin faks. Anda mungkin melihat ikon kecil di sisi pengumpan yang akan memberi tahu Anda sisi dokumen mana yang harus dimasukkan terlebih dahulu.
- Jika Anda tidak melihat ikon ini, lihat manual mesin faks untuk menentukan cara memasukkan kertas ke dalam baki. Beberapa mesin mungkin perlu dimuat mundur atau terbalik.
- Jika Anda tidak memiliki mesin faks, Anda dapat menemukannya di sebagian besar perpustakaan, toko peralatan kantor, dan toko pengiriman.
Langkah 2. Masukkan kode dial-out jika mesin faks Anda berada pada switchboard
Beberapa bisnis mungkin memiliki switchboard internal. Jika demikian, masukkan nomor dial-out perusahaan Anda untuk mengirim faks ke luar perusahaan. Mintalah sumber daya manusia, teknologi informasi, atau atasan Anda untuk mempelajari kode ini.
Jika Anda menggunakan mesin faks rumah atau jika Anda tidak memiliki switchboard, Anda tidak perlu melakukan ini
Langkah 3. Tekan kode keluar untuk negara Anda
Ini memberitahu mesin faks bahwa Anda akan mengirim faks internasional. Di Amerika Serikat dan Kanada, kode keluarnya adalah 011. Di Meksiko dan sebagian besar negara Eropa, kode keluarnya adalah 00.
Anda dapat menemukan daftar kode keluar negara lain di
Langkah 4. Tekan 49 untuk mengirim faks ke Jerman
Nomor ini memberitahu mesin faks bahwa Anda mengirim faks ke tujuan Jerman. Itu datang segera setelah kode keluar untuk negara Anda.
Misalnya, jika Anda mengirim faks dari AS ke Jerman, nomor Anda akan terlihat seperti ini sejauh ini: 01149
Langkah 5. Tekan kode area untuk kota Jerman yang Anda hubungi
Setiap wilayah Jerman memiliki kode area. Kode area mungkin terdiri dari 2 hingga 5 digit. Jika kode area dimulai dengan 0, jatuhkan 0 dan mulai panggil dengan digit berikutnya.
- Jika Anda mengirim faks dari AS ke Dresden, Jerman, nomor Anda sekarang akan terlihat seperti ini: 01149351.
- Untuk daftar kode area utama Jerman, lihat
Langkah 6. Masukkan nomor faks penerima dan tekan kirim
Nomor faks Jerman dapat terdiri dari 3 hingga 7 digit. Tekan kirim setelah Anda selesai. Mesin faks mungkin memerlukan satu menit untuk terhubung sebelum mengirimkan dokumen Anda ke Jerman.
Metode 2 dari 3: Mengirim Faks Online
Langkah 1. Pilih perusahaan faks online
Ada beberapa perusahaan yang akan mengirimkan dokumen Anda ke mesin faks penerima untuk Anda. Setiap layanan memiliki harga yang berbeda untuk faks internasional. Beberapa perusahaan termasuk FaxZero, RingCentral Fax, dan HelloFax.
- Beberapa mungkin mengenakan biaya untuk setiap faks yang dikirim. Ini adalah pilihan yang baik jika Anda jarang mengirim faks. Ini mungkin berharga antara $2-5 USD untuk seluruh dokumen atau $0,07-0,10 USD per halaman.
- Beberapa perusahaan akan mengenakan biaya bulanan, tetapi Anda akan diizinkan untuk mengirim faks dalam jumlah tertentu dalam sebulan. Ini sangat ideal jika Anda perlu sering mengirim faks ke Jerman. Ini umumnya mulai sekitar $8-10 USD per bulan.
- Bahkan perusahaan faks "gratis" mungkin mengenakan biaya $1-2 USD untuk faks internasional.
Langkah 2. Unggah dokumen Anda di situs web mereka
Ikuti petunjuk situs web untuk mengirim faks. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan memilih file yang ingin Anda kirim dan mengunggahnya ke situs. Jika dokumen Anda tidak ada di komputer, gunakan pemindai untuk memindainya.
- Beberapa situs memungkinkan Anda mengunggah banyak dokumen sekaligus.
- Beberapa layanan mungkin mengharuskan Anda mengunggah file PDF atau.doc. Pastikan file Anda dalam format yang benar sebelum Anda mencoba mengirimnya.
Langkah 3. Masukkan informasi pribadi Anda ke dalam kotak yang sesuai
Untuk sebagian besar layanan, berikan nama, email, dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat memasukkan nama perusahaan Anda jika diperlukan.
Langkah 4. Tambahkan nomor faks penerima
Masukkan nama penerima atau perusahaan di kotak yang sesuai. Di bawahnya, masukkan nomor faks. Pertama masukkan kode keluar negara Anda diikuti dengan kode negara Jerman, kode area, dan nomor faks itu sendiri.
- Kode keluar negara Anda didahulukan. Di AS dan Kanada, kode keluar adalah 011. Di sebagian besar negara Eropa, kode keluar adalah 00. Anda dapat menemukan lebih banyak kode keluar di sini:
- Selanjutnya, gunakan kode negara Jerman, yaitu 49.
- Setelah itu, masukkan kode area untuk wilayah Jerman. Anda dapat menemukan daftar lengkap kode area di sini:
- Terakhir, masukkan nomor faks penerima. Ini mungkin antara 3-7 digit.
Langkah 5. Bayar dengan kartu atau layanan pembayaran online
Setelah Anda memasukkan nomor, klik "berikutnya" atau "kirim faks" untuk membuka layar pembayaran. Situs web akan menghitung biaya internasional untuk pengiriman faks ke Jerman.
Langkah 6. Kirim faks
Tekan tombol “kirim”, “kirim”, atau “konfirmasi” untuk mengirim faks. Mungkin perlu beberapa menit untuk mengirim. Anda mungkin menerima email konfirmasi setelah faks dikirim.
Metode 3 dari 3: Pemecahan Masalah Proses
Langkah 1. Lampirkan halaman sampul untuk memastikan faks sampai ke orang yang tepat
Dalam pengaturan kantor, Anda mungkin perlu menentukan untuk siapa faks tersebut. Jika tidak, penerima mungkin tidak akan pernah menerima faks mereka. Untuk menghindari hal ini, halaman pertama faks Anda harus menyertakan:
- Nama penerima
- Jumlah halaman dalam faks
- Namamu
- Informasi Kontak Anda.
Langkah 2. Hindari mengirim grafik mewah dan tambalan gelap atau abu-abu
Area gelap atau teduh dapat menyebabkan penundaan atau kesalahan saat mengirim faks. Pastikan tidak ada gambar yang rumit seperti foto di faks. Pada grafik, tanda terima yang dipindai, atau gambar lainnya, buat latar belakang putih, bukan abu-abu atau hitam.
Langkah 3. Kirim faks selama jam kerja normal
Jika ada masalah dengan mesin faks penerima di luar jam kerja, mereka mungkin tidak menyadarinya dan faks Anda mungkin terlewatkan. Untuk mengurangi kemungkinan masalah, kirim faks selama jam kerja penerima Anda.
- Umumnya, kantor di Jerman bekerja dari pukul 9:00 hingga 18:00, meskipun hal ini dapat bervariasi berdasarkan perusahaan.
- Bank Jerman umumnya buka dari pukul 08:30 hingga 13:30 dan 14:30 hingga 16:00.
- Zona waktu Jerman adalah Waktu Eropa Tengah (UTC +1).
Langkah 4. Telepon atau email untuk memeriksa apakah faks telah sampai
Minta mereka untuk mengkonfirmasi ketika mereka telah menerima faks. Jika mereka belum mendapatkannya, Anda mungkin perlu mengirimnya lagi.
