Meskipun orang-orang mengirim faks dokumen dengan frekuensi yang lebih sedikit daripada sebelumnya, Anda mungkin masih perlu mengirim faks dari waktu ke waktu. Masih banyak alasan bagus untuk mengirim faks, terutama jika Anda mengirim kontrak atau jika penerima Anda tidak memiliki teknologi atau peralatan yang diperlukan untuk mengirimkan kertas dengan cara lain. Untungnya, Anda dapat memfaks dokumen dengan menggunakan mesin faks, komputer, atau bahkan ponsel pintar.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menggunakan Mesin Faks
Langkah 1. Atur mesin faks Anda
Untuk mengirim dan menerima faks menggunakan mesin faks, Anda harus memastikan bahwa mesin faks Anda terhubung dan terhubung ke sambungan telepon rumah Anda.
- Saluran khusus dianjurkan jika Anda berencana untuk sering mengirim faks karena Anda tidak akan dapat menggunakan mesin faks dan telepon secara bersamaan.
- Anda juga harus memastikan mesin faks Anda memiliki toner dan kertas jika Anda berencana untuk menerima faks.
- Jika Anda tidak memiliki mesin faks di rumah atau di tempat kerja, Anda mungkin dapat mengirimkannya secara gratis dari perpustakaan umum setempat. Anda juga dapat pergi ke toko seperti Kinko's atau The UPS Store untuk mengirim faks dokumen Anda dengan biaya tertentu. Opsi ini bekerja paling baik jika Anda tidak berharap untuk sering mengirim faks.
Langkah 2. Sesuaikan pengaturan Anda
Semua mesin faks berbeda, tetapi Anda biasanya memiliki opsi untuk menyesuaikan pengaturan tertentu. Baca panduan pengguna Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur khusus yang tersedia pada mesin Anda.
- Jika Anda ingin mengetahui dengan pasti bahwa faks Anda berhasil dikirim, aktifkan pengaturan halaman konfirmasi. Ketika fitur ini dihidupkan, mesin akan mencetak halaman setelah Anda mengirim faks, yang akan memberi tahu Anda apakah itu berhasil dikirim atau tidak.
- Anda juga dapat mengatur kepala faks, yang merupakan baris teks yang akan muncul di bagian atas setiap dokumen yang Anda kirim. Biasanya berisi informasi dasar tentang siapa faks itu berasal.
- Jika Anda berencana untuk menerima faks juga, Anda dapat memilih antara mode terima otomatis atau mode terima manual, yang mengharuskan Anda untuk menerima setiap faks yang masuk.
Langkah 3. Kumpulkan dokumen Anda
Menggunakan dokumen asli alih-alih fotokopi akan memberi penerima dokumen yang lebih bersih dan lebih mudah dibaca.
Gunakan lembar sampul di atas halaman yang akan Anda faks. Lembar sampul harus berisi informasi seperti nama pengirim dan nomor faks, nama penerima dan nomor faks, tanggal, dan jumlah halaman yang disertakan dalam faks
Langkah 4. Tempatkan dokumen Anda di mesin
Banyak mesin memiliki pengumpan kertas dan layar flatbed. Jika Anda hanya memiliki satu halaman, Anda dapat menggunakan salah satu fungsi. Jika Anda memiliki beberapa halaman, pengumpan kertas biasanya bekerja lebih baik.
- Saat menggunakan pengumpan kertas, Anda dapat memasukkan semua halaman sekaligus. Mesin faks Anda harus memiliki ikon yang menunjukkan ke arah mana kertas harus menghadap ke pemasok kertas. Beberapa mesin faks juga menawarkan opsi untuk memindai dan mengefaks kedua sisi dokumen, jadi periksa panduan pengguna Anda untuk melihat apakah ini memungkinkan pada mesin Anda.
- Saat menggunakan layar alas datar, angkat penutup di bagian atas mesin dan letakkan dokumen Anda menghadap ke bawah pada layar kaca. Pastikan untuk menyejajarkan dokumen Anda dengan tanda yang disediakan di layar dan tutup penutupnya sebelum melanjutkan.
Langkah 5. Masukkan nomor faks
Saat memasukkan nomor, pastikan untuk memasukkan kode area, kode negara, dan nomor apa pun yang perlu Anda hubungi. Anda harus memasukkan nomor persis seperti yang Anda lakukan jika Anda memanggil nomor tersebut menggunakan telepon.
Langkah 6. Tekan tombol kirim
Setelah beberapa detik, Anda akan mendengar mesin mulai mengirimkan faks dan kertas akan mulai masuk ke mesin faks.
Tombol pada mesin Anda mungkin bertuliskan "pergi" atau "faks", bukan "kirim"
Langkah 7. Cari pesan konfirmasi
Beberapa mesin akan menampilkan pesan di layar untuk memberi tahu Anda jika faks Anda berhasil dikirim. Jika Anda mengonfigurasi pengaturan Anda untuk menerima konfirmasi tercetak, mesin Anda akan mencetak halaman yang merinci status faks Anda.
Metode 2 dari 3: Mengirim Faks Dengan Komputer
Langkah 1. Pilih program
Saat mengirim faks dari komputer, Anda akan memiliki opsi untuk menggunakan perangkat lunak yang diinstal pada komputer Anda atau layanan online.
- Beberapa sistem operasi dilengkapi dengan program yang memungkinkan Anda mengirim faks. Windows 7, misalnya, memiliki alat yang disebut Fax and Scan, yang memungkinkan Anda mengirim faks tanpa mesin faks.
- Untuk menggunakan perangkat lunak komputer, Anda harus menghubungkan komputer Anda ke saluran telepon. Jika ini tidak memungkinkan, coba gunakan layanan online sebagai gantinya.
- Ada beberapa layanan online yang tersedia, termasuk MyFax, eFax dan FaxZero. Beberapa gratis, beberapa memerlukan langganan atau keanggotaan, dan beberapa layanan akan meminta Anda untuk membayar per faks.
Langkah 2. Buka program dan buat faks baru
Setiap program unik, tetapi Anda akan melihat opsi yang disebut "buat faks baru" atau yang serupa.
Langkah 3. Lampirkan dokumen Anda
Untuk memfaks dokumen menggunakan komputer, Anda harus mengunggahnya ke pesan Anda. Anda akan melihat tombol yang bertuliskan "unggah dokumen" atau yang serupa.
- Jika Anda memiliki dokumen elektronik, Anda dapat mencarinya di komputer dan melampirkannya ke pesan Anda.
- Jika Anda memiliki dokumen kertas, Anda perlu menggunakan pemindai untuk mendigitalkannya. Jika Anda tidak memiliki pemindai, Anda juga dapat mengambil gambar dokumen dan mengirimkannya melalui email kepada Anda sendiri atau mengunggah gambar tersebut langsung ke komputer Anda.
Langkah 4. Masukkan nomor faks dan pesan
Ketikkan pesan singkat kepada penerima Anda di tempat yang tersedia di layar, seperti yang Anda lakukan jika Anda mengirim email. Ini akan berfungsi sebagai lembar sampul Anda, jadi tidak perlu melampirkan lembar sampul terpisah. Anda juga harus memasukkan nomor faks penerima di bidang TO.
Anda mungkin juga diminta untuk mengetikkan kode konfirmasi untuk membuktikan bahwa Anda bukan robot
Langkah 5. Tekan kirim
Setelah Anda melampirkan dokumen Anda, ketik pesan Anda, dan masukkan nomor faks penerima, tekan tombol kirim, dan Anda selesai.
Metode 3 dari 3: Menggunakan Ponsel atau Tablet
Langkah 1. Unduh aplikasi
Ada berbagai aplikasi seluler yang tersedia untuk ponsel dan tablet yang memungkinkan Anda mengirim faks seperti yang Anda lakukan dari komputer. Beberapa aplikasi, gratis, sementara yang lain mungkin mengenakan biaya. Aplikasi populer termasuk Files Anywhere, Fax Burner, dan JotNot Fax.
Beberapa aplikasi akan memberi Anda nomor faks sementara, yang mungkin tidak ideal jika Anda berencana untuk sering mengirim dan menerima
Langkah 2. Buka aplikasi dan pilih dokumen Anda
Setelah Anda membuka aplikasi di perangkat seluler, Anda akan diminta untuk membuat faks baru. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memilih dokumen yang ingin Anda faks.
- Jika dokumen Anda disimpan secara lokal di perangkat Anda, di email Anda, atau di layanan penyimpanan cloud seperti DropBox, Anda seharusnya dapat mencari dan mengunggah dokumen Anda dari aplikasi.
- Jika Anda memiliki dokumen kertas, Anda dapat menggunakan ponsel atau tablet untuk mengambil gambar dokumen Anda dan melampirkannya ke pesan Anda.
Langkah 3. Masukkan nomor faks dan pesan
Ketik pesan ke penerima Anda, seperti yang Anda lakukan jika Anda mengirim faks dari komputer. Pastikan untuk memasukkan nomor faks penerima di bidang TO pada pesan Anda.
Langkah 4. Tekan kirim
Setelah Anda melampirkan dokumen Anda, ketik pesan Anda, dan masukkan nomor faks penerima, tekan tombol kirim, dan faks Anda akan dikirim.
Tips
- Tingkatkan ke printer all-in-one jika Anda ingin dapat mengirim faks dari rumah atau kantor Anda tanpa mengunduh perangkat lunak, mengunggah dokumen ke situs web, atau membeli mesin faks terpisah. Anda masih memerlukan koneksi telepon.
- Jika Anda memiliki akun dengan layanan faks online seperti RingCentral atau eFax, Anda dapat menggunakan akun Anda untuk mengirim faks langsung dari Gmail. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan nomor faks yang ingin Anda kirimi diikuti oleh @domainname.com di bidang TO. Misalnya, jika Anda menggunakan eFax, Anda akan memasukkan [email protected].
- Mesin faks terkadang macet dan halaman terkadang saling menempel. Jika ini terjadi, Anda harus mengirim ulang dokumen Anda.
