Meskipun tidak sering digunakan saat ini, mesin faks masih merupakan perangkat penting untuk mengirimkan dokumen penting, formulir, dan catatan tulisan tangan dengan cepat dan efisien, terutama di lingkungan kantor. Mesin faks menggunakan telepon rumah aktif untuk mengirim dan menerima dokumen, dan menggunakannya semudah memutar nomor telepon. Setelah Anda mengatur mesin faks dengan benar dan membiasakan diri dengan metode untuk mengirim dan menerima faks, Anda akan mengirim dokumen dengan mudah dalam waktu singkat!
Langkah
Bagian 1 dari 3: Menyiapkan Mesin Faks Anda
Langkah 1. Posisikan mesin faks
Tempatkan mesin faks pada permukaan datar dekat dengan stopkontak dan soket telepon. Pastikan pengumpan kertas menghadap ke luar. Ini akan membantu mencegah faks masuk dan dokumen pindaian tersangkut di antara dinding dan mesin dan mencegahnya rusak.
Langkah 2. Hubungkan sumber listrik
Colokkan mesin faks ke stopkontak terdekat. Pastikan sambungannya baik dan stekernya pas ke stopkontak dengan benar. Setelah mesin faks terhubung ke sumber listrik, pastikan mesin tetap mati selama sisa penyiapan.
Langkah 3. Amankan saluran telepon
Mesin faks menggunakan saluran telepon untuk mengirim dan menerima data untuk membuat dan mencetak dokumen. Mereka tidak akan bekerja melalui saluran telepon berbasis internet. Pastikan untuk memiliki saluran telepon aktif dan nomor telepon untuk mesin faks sehingga mesin Anda dapat mengirim dan menerima sinyal untuk membuat dokumen.
Hubungi penyedia kabel dan telepon Anda untuk mengatur sambungan telepon rumah jika diperlukan
Langkah 4. Hubungkan kabel telepon
Kabel telepon standar harus disambungkan ke soket telepon mesin faks, yang biasanya ada di bagian belakang mesin. Ujung kabel yang lain harus diamankan langsung ke soket telepon terdekat di dinding. Periksa kembali untuk melihat apakah kabelnya terhubung ke mesin dan soket telepon di dinding.
Langkah 5. Tambahkan kertas dan tinta
Faks akan memerlukan persediaan kertas dan tinta untuk membuat dan mencetak dokumen yang masuk. Pastikan Anda memiliki persediaan ini.
- Sebelum memasukkan kertas, kipas atau balik tumpukan kertas untuk memastikan tidak saling menempel. Ini akan membantu mencegah kertas macet.
- Setiap mesin akan menampung jenis, ukuran, dan jumlah kartrid tinta tertentu. Pastikan untuk meninjau instruksi mesin untuk memutuskan tinta apa yang paling cocok dengan mesin Anda.
Langkah 6. Periksa koneksi
Setelah mesin faks Anda terhubung dan kertas serta tinta telah dimasukkan, hidupkan mesin dan periksa sambungan telepon. Sambungan harus aman agar dapat menggunakan mesin faks.
- Periksa apakah telepon rumah terhubung dengan benar dengan mengambil penerima mesin faks jika tersedia di perangkat Anda. Penerima harus menyerupai telepon. Dengarkan suara mendengung dari nada panggil, yang akan menunjukkan bahwa koneksi aman.
- Jika faks tidak memiliki penerima, Anda dapat menghubungkan telepon melalui soket telepon eksternal pada mesin faks. Anda harus mendengar suara dengungan nada panggil jika sambungannya baik.
Bagian 2 dari 3: Mengirim Faks
Langkah 1. Nyalakan mesin
Pastikan mesin dihidupkan dan kabel telepon terpasang dengan benar sebelum mengirim dokumen. Anda mungkin ingin memeriksa penerima untuk nada panggil untuk memastikan bahwa koneksi aman.
Langkah 2. Gunakan lembar sampul
Lembar sampul adalah cara yang bagus untuk menjamin bahwa dokumen Anda sampai ke orang yang tepat. Ini sangat membantu saat mengirim faks ke bisnis di mana beberapa karyawan mungkin menggunakan perangkat yang sama. Lembar sampul harus mencantumkan nama penerima, nomor faks mereka dan nomor Anda, informasi kontak Anda, dan jumlah halaman yang akan diterima penerima di faks.
Menyertakan jumlah halaman pada lembar sampul berguna bagi penerima sehingga mereka akan tahu jika mereka menerima semua halaman yang diperlukan
Langkah 3. Pesan dokumen dengan benar
Pastikan untuk menambahkan nomor halaman dan meletakkan halaman dokumen dalam urutan yang Anda inginkan agar diterima. Anda tidak ingin penerima mengacak-acak halaman bersama-sama. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan dapat mengganggu makna yang dimaksudkan di balik dokumen tersebut. Memesan halaman dan memberi nomor akan memastikan transfer informasi yang efisien.
Langkah 4. Masukkan dokumen ke dalam pemindai
Sebagian besar mesin faks akan meminta Anda untuk meletakkan dokumen menghadap ke atas atau ke bawah ke bagian pemindai mesin faks. Tidak ada metode standar di semua perangkat. Sebagian besar mesin faks akan menunjukkan metode mana yang digunakan dengan simbol yang mudah dibaca di bagian depan perangkat.
Langkah 5. Tekan nomor faks penerima
Menggunakan papan tombol di bagian depan faks, tekan nomor faks penerima, termasuk kode area. Jika Anda mengirim faks dokumen secara internasional, Anda harus memasukkan kode negara. Jika ada nomor perusahaan yang digunakan untuk panggilan eksternal (seringkali “7” atau “9”), pastikan untuk menekan angka tersebut sebelum kode area atau negara dan nomor faks.
Langkah 6. Kirim dokumen
Setelah Anda memutar nomor, sebagian besar mesin faks akan meminta Anda menekan tombol "kirim" atau "mulai" untuk mengirimkan dokumen. Perhatikan saat dokumen sedang dikirim jika ada kesalahan atau kertas macet. Setelah transfer dokumen berhasil, faks dengan laporan kemajuan atau halaman konfirmasi akan dicetak. Jika Anda menerima pesan kesalahan, coba kirim dokumen lagi.
Bagian 3 dari 3: Menerima Faks
Langkah 1. Periksa koneksi
Pastikan mesin faks dihidupkan. Penting juga untuk memastikan bahwa mesin faks terhubung ke sumber listrik dan soket telepon untuk menerima faks. Anda mungkin ingin mengangkat receiver dan mendengarkan nada panggil untuk memastikan koneksi yang benar.
Langkah 2. Periksa persediaan kertas dan tinta
Anda perlu menyediakan kertas dan tinta yang cukup di mesin faks. Jika Anda menerima banyak dokumen melalui mesin faks, pastikan untuk sering memeriksa persediaan ini. Jika tidak, ini dapat mencegah Anda menerima dokumen secara keseluruhan atau menunda kedatangannya.
Langkah 3. Dengarkan nada deringnya
Mesin faks akan berdering atau mengeluarkan suara dial-up saat menerima dokumen masuk. Mesin diatur untuk memproses dokumen ini secara otomatis, jadi Anda tidak perlu melakukan apa pun saat ini. Hindari menekan tombol pada mesin selama waktu ini atau koneksi dapat terganggu atau terputus.
Langkah 4. Tinjau dokumen
Setelah mesin faks berhasil menerima dokumen, itu akan mencetak halaman sesuai urutan penempatannya oleh pengirim. Tinjau lembar sampul untuk memastikan bahwa Anda adalah penerima yang dituju dan semua halaman berhasil dikirim dan dicetak.
Langkah 5. Tindak lanjuti dengan pengirim
Jika Anda ingin mengkonfirmasi bahwa Anda telah menerima faks, atau jika Anda khawatir bahwa Anda tidak menerima semua informasi yang diperlukan, Anda dapat menghubungi pengirim melalui telepon atau email. Informasi kontak mungkin tercantum pada lembar sampul, jadi lihat halaman ini jika Anda tidak memiliki informasi pengirim yang berguna.
