Catatan duplikat dapat muncul jika Anda memiliki banyak orang yang memasukkan data ke dalam database tanpa pengamanan yang memadai. Menggabungkan beberapa database bersama-sama juga dapat menyebabkan duplikat. Access menyediakan alat kueri untuk menemukan duplikat di database Anda. Anda kemudian dapat menghapus atau menggabungkannya, membuat database Anda lebih mudah dibaca dan lebih efektif.
Langkah
Langkah 1. Ketahui apa yang membuat data "duplikat"
Data duplikat tidak berarti semua bidang identik. Misalnya, pelanggan yang dimasukkan ke dalam database dua kali mungkin memiliki dua ID yang berbeda dan kemungkinan ejaan yang berbeda. Sebaliknya, jika namanya sama bisa jadi dua pelanggan yang berbeda. Anda harus membandingkan data yang tersedia dan memeriksa setiap hasil dengan cermat untuk menentukan apa yang duplikat dan tidak.
Langkah 2. Cadangkan database Anda
Disarankan agar Anda membuat cadangan baru sebelum membuat perubahan besar. Dengan cara ini Anda dapat memulihkan database jika Anda tidak sengaja menghapus entri yang salah.
- Klik menu File dan pilih "Save As" atau "Save & Publish".
- Klik "Cadangkan Database" di bagian Lanjutan. Ikuti petunjuk untuk membuat cadangan database Anda.
Langkah 3. Beri tahu pengguna lain bahwa Anda akan melakukan perubahan
Untuk menghindari konflik data, cobalah untuk memastikan bahwa tidak ada pengguna lain yang akan menambahkan data ke database. Ini tidak diperlukan, tetapi dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala nanti jika terjadi kesalahan.
Atur database Anda ke mode Eksklusif jika Anda bisa. Ini akan mencegah perubahan apa pun yang dibuat oleh pengguna lain. Klik menu File dan pilih "Options", lalu pilih "Client Settings". Di bagian "Mode buka default", pilih "Eksklusif". Jika Anda tidak memiliki banyak orang yang menggunakan database, biasanya Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini
Langkah 4. Buka Panduan Kueri
Alat kueri dapat menemukan entri yang berisi konten duplikat. Proses untuk memulai panduan bervariasi tergantung pada versi Access yang Anda gunakan:
- 2013/2010 - Klik tab "Buat" lalu klik "Wizard Kueri".
- 2007 - Klik tab "Sisipkan" atau "Buat" dan pilih "Wizard Kueri".
- 2003 - Buka jendela Database dan pilih tab "Queries". Klik tombol "Baru".
Langkah 5. Pilih "Find Duplicates Query Wizard"
Kueri ini membandingkan bidang untuk menemukan entri duplikat.
Langkah 6. Pilih tabel yang ingin Anda cari
Semua tabel dalam database Anda akan terdaftar. Pilih tabel yang ingin Anda periksa duplikatnya.
Untuk sebagian besar pemeriksaan duplikat, Anda harus tetap memilih tampilan "Tabel"
Langkah 7. Pilih bidang yang menurut Anda berisi duplikat
Pilih semua bidang yang ingin Anda bandingkan untuk data duplikat. Sertakan bidang yang cukup untuk membuat penilaian. Duplikat hanya dikembalikan jika bidang cocok dengan karakter untuk karakter. Anda dapat menggunakan ekspresi untuk menemukan kecocokan sebagian.
- Hindari menggunakan bidang umum. Hindari menggunakan bidang seperti tanggal atau lokasi untuk mengurangi kekacauan saat membandingkan entri.
- Tanpa bidang yang cukup untuk membedakan antara catatan, atau dengan bidang yang terlalu umum, Anda akan mendapatkan banyak hasil duplikat.
Langkah 8. Pilih bidang tambahan untuk dilihat
Satu atau dua bidang tambahan dapat membantu Anda memutuskan apakah data tersebut benar-benar duplikat. Misalnya, bidang ID Pesanan akan membantu Anda menentukan apakah nama yang sama dua kali adalah entri terpisah. Sertakan setidaknya satu bidang untuk membantu membuat perbedaan ini dan mencegah kehilangan data yang tidak disengaja.
Langkah 9. Buat kueri
Anda akan diminta untuk memberi nama kueri. Klik "Selesai" untuk melihat hasilnya.
Langkah 10. Tinjau hasil Anda dengan cermat
Setiap duplikat potensial berdasarkan kriteria Anda akan ditampilkan. Telusuri setiap hasil dan gunakan pengetahuan yang Anda miliki tentang perusahaan Anda untuk memutuskan apakah entri tersebut merupakan duplikat. Pastikan benar-benar bahwa catatan adalah duplikat sebelum Anda menghapusnya.
Jika Anda tidak dapat memutuskan, buat ulang kueri dengan bidang tambahan untuk membantu Anda membuat keputusan
Langkah 11. Hapus rekaman duplikat
Klik kanan pada kolom kiri dan pilih "Hapus Catatan" untuk menghapus duplikat. Anda dapat memilih beberapa catatan untuk menghapus semuanya sekaligus.
- Anda mungkin ingin menggabungkan beberapa data dari salah satu rekaman duplikat ke dalam rekaman yang Anda rencanakan untuk disimpan.
- Pastikan untuk tidak menghapus semua rekaman yang muncul di daftar hasil duplikat, atau Anda tidak akan memiliki rekaman asli yang tersisa.
