Anda dapat menggunakan akun sumber daya untuk menjadwalkan dan memesan peralatan, ruangan, dan layanan dengan mengundang mereka ke acara melalui email di Microsoft Outlook. Akun sumber daya membuat pemesanan alat di tempat kerja menjadi proses yang mudah dan terorganisir. Jika sumber daya tertentu sudah dipesan untuk waktu tertentu, akun dapat diatur untuk menerima atau menolak permintaan penjadwalan secara otomatis. Berikut adalah beberapa langkah tentang cara membuat akun sumber daya dalam Microsoft Outlook.
Langkah
Metode 1 dari 3: Buat akun email untuk sumber daya. Berikan sumber daya Anda akun email dan nama deskriptif sumber daya; seperti "Televisi" atau "Ruang Konferensi Utara"
Metode 2 dari 3: Buat Akun Sumber Daya di Microsoft Outlook 97
Langkah 1. Dari menu "Alat", klik "Opsi
Langkah 2. Klik pada tab "Email"
Di bawah "Pengaturan untuk pemrosesan email otomatis", pilih "Proses permintaan dan tanggapan pada saat kedatangan", lalu klik "OK"
Langkah 3. Klik "Penjadwalan Lanjutan" pada tab "Kalender"
- Pilih opsi yang Anda inginkan di bagian yang disebut "Pemrosesan permintaan rapat".
- Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.
Langkah 4. Klik pada tab "Delegasi"
Klik "Tambah" dan ketik nama akun delegasi.
- Di kotak "Izin Delegasi", klik "Editor di daftar Kalender" dan pilih "Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirimkan kepada saya," lalu klik "OK."
- Klik "Kirim permintaan dan tanggapan rapat hanya ke delegasi saya, bukan ke saya" lalu klik "OK."
Metode 3 dari 3: Buat Akun Sumber Daya di Microsoft Outlook 98 dan 2010
Langkah 1. Buka menu "Alat"
Klik pada "Opsi."
Langkah 2. Klik "Opsi Kalender", lalu klik "Penjadwalan Sumber Daya
- Pilih opsi yang Anda inginkan di bagian "Pemrosesan permintaan rapat", lalu klik "OK."
- Hapus tanda centang di sebelah "Pengingat Default" di awal bagian Kalender.
Langkah 3. Buka tab "Delegasi"
Klik "Tambah" dan ketik nama akun delegasi.
- Di kotak Izin Delegasi, klik "Editor di daftar Kalender" dan pilih "Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirimkan kepada saya," lalu klik "OK."
- Klik untuk memilih, "Kirim permintaan dan tanggapan rapat hanya ke delegasi saya, bukan ke saya" lalu klik "OK."
Tips
- Setelah membuat sumber daya, mungkin diperlukan beberapa menit untuk memperbarui tergantung pada kecepatan pemrosesan server Microsoft Exchange Anda. Untuk memungkinkan pemrosesan terjadi, biarkan komputer lokal Anda diam selama setidaknya 30 detik.
- Sebelum Anda bisa membuat sumber daya baru di Outlook, Anda harus sudah menyiapkan akun email untuk delegasi. Anda dapat menggunakan akun email yang ada atau menyiapkan akun khusus untuk delegasi.
- Anda dapat mengonfigurasi akun sumber daya untuk merespons permintaan rapat secara otomatis. Ini dapat dilakukan pada tab "Kalender" di bawah "Penjadwalan Lanjutan".
- Untuk menyederhanakan penanganan beberapa sumber daya, Anda dapat menyiapkan komputer khusus yang masuk ke akun delegasi di Microsoft Outlook. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengelola pemesanan beberapa sumber daya yang berbeda sekaligus.
