Bisnis mempekerjakan profesional sumber daya manusia untuk menangani semuanya, mulai dari masalah penggajian dan kebijakan hingga keluhan hukum. Jika Anda memiliki pertanyaan hukum atau kebijakan, atau masalah serius dengan salah satu rekan kerja Anda, Anda mungkin perlu menghubungi perwakilan di departemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia juga dapat menjadi departemen pertama yang Anda hubungi di perusahaan tertentu. Ada baiknya untuk memulai percakapan ini dengan email formal sederhana yang memperkenalkan orang tersebut pada masalah spesifik Anda.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menulis dan Mengirim Email
Langkah 1. Alamat email Anda ke orang yang tepat
Periksa direktori sumber daya manusia dan lihat apakah ada orang yang ditugaskan untuk menangani jenis masalah yang perlu Anda tangani. Mungkin juga ada titik kontak yang ditugaskan ke departemen Anda di perusahaan. Jika Anda khawatir masalah Anda dianggap serius, Anda juga dapat menghubungi langsung kepala sumber daya manusia.
Periksa kembali apakah hanya orang yang ingin Anda hubungi yang dialamatkan dalam email. Terutama jika ini adalah masalah pribadi atau sensitif, Anda tidak ingin mengirimkannya ke orang yang salah secara tidak sengaja. Berhati-hatilah untuk menghapus daftar apa pun yang akan mengirim email ke sekelompok karyawan tertentu
Langkah 2. Tulis baris subjek tertentu yang menunjukkan bahwa tindakan diperlukan
Baris subjek yang jelas mengomunikasikan masalah Anda dan tingkat urgensi yang Anda tetapkan akan membantu sumber daya manusia memprioritaskan masalah Anda. Jika Anda membiarkan baris ini kosong atau tidak jelas, korespondensi Anda mungkin terkubur di kotak masuk seseorang.
Gunakan baris seperti: “Masalah Hukum - Diperlukan Tindakan”, “Perubahan Keadaan Pribadi - Diperlukan Perhatian Segera”, “Pertanyaan Kebijakan Mendesak”, atau “Wawancara Terbaru - Terima Kasih”
Langkah 3. Gunakan salam formal di awal dan akhir email Anda
Anda ingin mengatur nada formal dan profesional di awal percakapan ini. Ini akan membantu sumber daya manusia mengetahui bahwa Anda menangani masalah ini dengan serius. Bahkan jika Anda mengenal perwakilan secara pribadi, ingatlah bahwa ini adalah diskusi profesional, bukan hanya ramah.
Mulailah dengan “Yang terhormat [nama lengkap perwakilan]” dan diakhiri dengan “Hormat kami” atau “Terima kasih atas waktu Anda, [Nama lengkap Anda].”
Langkah 4. Tulis konten yang jelas, langsung, dan spesifik
Jaga agar kalimat Anda tetap pendek dan to the point. Jangan memberikan informasi lebih dari yang diperlukan, karena Anda tidak ingin pembaca terjebak dalam email. Jangan sertakan detail apa pun yang dapat membingungkan sumber daya manusia tentang masalah Anda. Anda dapat menangani detail rumit secara langsung.
Langkah 5. Jelaskan masalahnya dengan tepat
Jelaskan sifat sebenarnya dari masalah Anda. Berikan garis waktu kapan masalah dimulai, atau akan dimulai. Perjelas apakah menurut Anda ini adalah masalah hukum atau masalah yang dapat ditangani oleh perusahaan itu sendiri.
Jika Anda menghubungi sumber daya manusia untuk menanyakan tentang peluang kerja, Anda tidak akan menimbulkan masalah. Sebaliknya, perkenalkan diri Anda, dan jelaskan kontak masa lalu Anda dengan perusahaan tersebut. Perjelas tentang tindakan apa yang Anda harapkan atau inginkan dari perwakilan tersebut
Langkah 6. Perhatikan apakah Anda memiliki dokumentasi masalah Anda
Sumber daya manusia akan ingin segera mengetahui bagaimana menangani masalah hukum atau kebijakan. Dokumentasi Anda dapat memengaruhi tanggapan mereka, karena akan membantu memperjelas keseriusan masalah dan akibat hukum yang mungkin dihadapi karyawan tertentu. Buat perwakilan Anda mengetahui setiap dan semua "bukti" yang Anda miliki, dan tawarkan untuk membawanya ke pertemuan langsung.
- Jika memungkinkan, Anda akan menginginkan bukti masalah hukum untuk disajikan kepada sumber daya manusia. Sayangnya, sebagian besar departemen sumber daya manusia akan mencoba melindungi perusahaan jika mereka bisa.
- Jika Anda mengalami pelecehan atau diskriminasi, catat tanggal insiden dan simpan korespondensi tertulis yang menyertakan bahasa yang memberatkan.
- Simpan salinan elektronik dan kertas dari setiap dokumentasi yang Anda berikan kepada sumber daya manusia. Anda harus menyimpan yang asli, dan memberikan salinan kepada sumber daya manusia.
Langkah 7. Jelaskan apa yang telah Anda lakukan untuk mengatasi masalah tersebut
Anda mungkin sudah mencoba menyelesaikan masalah sebelum menghubungi sumber daya manusia. Mungkin Anda berbicara dengan atasan atau rekan kerja Anda, atau bahkan memberi tahu mereka bahwa Anda akan menghubungi sumber daya manusia. Perwakilan akan menghargai informasi ini, karena akan membantu mereka memahami siapa yang sudah mengetahui masalah tersebut.
Untuk masalah perubahan keadaan pribadi, komunikasi ini mungkin terasa kurang formal. Jika Anda akan cuti hamil atau cuti hamil, misalnya, Anda mungkin sudah memberi tahu atasan Anda tentang status Anda dan hanya menindaklanjuti dengan sumber daya manusia
Langkah 8. Mintalah pertemuan langsung
Pertemuan di mana Anda duduk berhadap-hadapan dengan perwakilan Anda akan membantu Anda mendiskusikan masalah secara mendetail. Ini akan memberi perwakilan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lanjutan atau klarifikasi. Email Anda adalah tempat yang tepat untuk mulai menjadwalkan pertemuan penting itu. Beri tahu mereka tentang blok-blok dalam jadwal Anda, dan minta mereka untuk membuat rencana yang sesuai.
Langkah 9. Pastikan informasi kontak Anda disertakan
Sumber daya manusia mungkin ingin menghubungi Anda melalui telepon, jadi sertakan beberapa metode kontak di bagian bawah email. Informasi ini dapat langsung di bawah nama Anda setelah Anda keluar dari korespondensi. Periksa kembali keakuratan nomor telepon dan email yang Anda berikan.
Langkah 10. Edit email Anda untuk kesalahan ketik, ejaan, dan tata bahasa
Sebagian besar layanan email memiliki layanan pemeriksa ejaan. Selanjutnya, baca email Anda untuk mengetahui kesalahan tata bahasa, kata-kata yang hilang, dan masalah kejelasan.
Metode 2 dari 3: Menindaklanjuti Email Terkirim
Langkah 1. Ucapkan terima kasih kepada sumber daya manusia atas setiap tanggapan yang mereka kirimkan
Pertama, ucapkan terima kasih kepada perwakilan yang telah meluangkan waktu untuk memeriksa kasus Anda, karena ini akan segera menimbulkan nada sopan dalam percakapan Anda. Pastikan untuk membalas setiap tanggapan yang dikirim oleh sumber daya manusia dengan cepat. Ini akan menunjukkan bahwa Anda tetap khawatir tentang masalah tersebut, dan itu juga harus mengomunikasikan keinginan Anda untuk mengatasinya lebih cepat daripada nanti.
Langkah 2. Atur materi yang diperlukan untuk pertemuan langsung Anda
Persiapkan diri Anda untuk rapat dengan membuat folder file khusus yang berisi dokumen apa pun yang ingin Anda bawa. Jika Anda memiliki pertanyaan kebijakan, bawalah buku pegangan karyawan dengan kebijakan khusus yang ditandai. Ini akan membantu rapat berjalan lancar begitu Anda tiba.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk menyewa penasihat hukum jika Anda membahas masalah hukum
Jika Anda khawatir tentang melindungi diri Anda dari tindakan apa pun yang mungkin diambil perusahaan terhadap Anda, bicarakan dengan pengacara. Mereka dapat memberi Anda informasi tentang hak-hak Anda, dan Anda dapat memutuskan untuk membawa mereka ke pertemuan langsung. Anda mungkin ingin memberi tahu sumber daya manusia tentang rencana Anda untuk mempekerjakan seorang pengacara jika Anda memilih untuk menempuh rute ini.
Pastikan Anda mengetahui biaya yang terkait dengan menyewa pengacara. Sebagian besar akan mahal, jadi Anda harus mempertimbangkan masalah anggaran ini dengan kebutuhan Anda akan perlindungan hukum
Langkah 4. Kirim email untuk kedua kalinya jika Anda sudah menunggu seminggu tanpa tanggapan
Seminggu umumnya dianggap sebagai waktu yang tepat untuk menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut. Jika Anda menghadapi masalah yang sangat mendesak, Anda dapat mengirimkan tindak lanjut setelah 24 jam. Daripada khawatir Anda mengganggu perwakilan Anda, ingatlah bahwa mereka memiliki banyak tanggung jawab. Mereka mungkin membutuhkan pengingat bahwa Anda salah satunya.
Metode 3 dari 3: Memutuskan Apakah Akan Menghubungi HR
Langkah 1. Selesaikan masalah Anda sendiri jika Anda bisa
Jika Anda memiliki masalah sederhana dan non-hukum yang tidak terkait dengan kebijakan perusahaan, Anda mungkin dapat mengatasinya sendiri. Jika memungkinkan, diskusikan masalahnya dengan atasan atau rekan kerja Anda untuk memecahkan masalah tersebut dengan mereka. Sumber daya manusia akan menghargai mengetahui langkah apa pun yang Anda ambil untuk menemukan solusi sebelum datang kepada mereka.
Jika, misalnya, Anda merasa bos Anda menjadwalkan terlalu banyak akhir pekan, bicarakan dengan atasan Anda terlebih dahulu. Anda juga tidak ingin pergi ke sumber daya manusia dengan keluhan non-kritis seperti "Saya tidak suka ruang kantor saya."
Langkah 2. Tinjau buku pegangan karyawan Anda untuk memeriksa kebijakan perusahaan Anda
Anda mungkin merasa bahwa Anda mengalami pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan. Sebelum Anda menghubungi sumber daya manusia, baca kembali kebijakan khusus yang berkaitan dengan masalah Anda. Anda ingin dapat mengutip contoh-contoh itu dalam setiap diskusi yang Anda lakukan dengan sumber daya manusia.
Misalnya, jika Anda khawatir Anda tidak mendapatkan cukup istirahat selama jam kerja, periksa aturan tertulis tentang waktu istirahat. Ada kemungkinan bahwa perusahaan Anda hanya memiliki kebijakan pemutusan informal, bukan terkodifikasi, yang berarti bahwa sumber daya manusia tidak dapat berbuat banyak untuk membantu Anda dalam kapasitas resmi
Langkah 3. Segera hubungi sumber daya manusia jika Anda dilecehkan di tempat kerja
Jangan ragu untuk menghubungi jika Anda mengalami segala bentuk pelecehan verbal, fisik, atau seksual dari sumber mana pun di tempat kerja. Anda dilindungi secara hukum dari perilaku semacam ini, dan sumber daya manusia berkewajiban untuk membantu dan melindungi Anda.
Namun, jangan berharap bahwa sumber daya manusia dapat melakukan percakapan off-the-record tentang masalah ini. Setelah Anda melaporkannya, mereka diminta untuk bertindak
Langkah 4. Hubungi sumber daya manusia jika keadaan pribadi Anda berubah
Sumber daya manusia dapat membantu Anda merencanakan perubahan yang akan datang dalam situasi kerja Anda, seperti jika Anda bersiap-siap untuk mengambil cuti hamil. Mereka akan dapat memastikan Anda menerima semua manfaat dan cakupan Anda. Mereka juga dapat menghubungi orang-orang di perusahaan yang perlu diberi tahu tentang keadaan Anda yang berubah.
Langkah 5. Hubungi sumber daya manusia jika Anda membutuhkan perlindungan pemerintah
Situasi tertentu mungkin timbul di tempat kerja yang memberi Anda hak atas perlindungan atau kompensasi dari pemerintah. Jika, misalnya, Anda terluka dalam pekerjaan, sumber daya manusia dapat membantu Anda mengoordinasikan cakupan biaya pengobatan Anda.
Ini kemungkinan akan mengharuskan Anda untuk mengisi dokumen dengan sumber daya manusia, jadi bersiaplah untuk proses ini
Langkah 6. Hubungi sumber daya manusia jika Anda ingin mendapatkan akses ke pelatihan kerja
Mungkin ada program pelatihan atau bimbingan yang tersedia yang memungkinkan Anda untuk maju di perusahaan Anda. Sumber daya manusia dapat memberi Anda informasi yang diperlukan tentang opsi ini dan mungkin mengoordinasikan pintu masuk Anda ke dalam program ini. Ini bisa menjadi kesempatan besar untuk membawa karir Anda ke tingkat berikutnya.
Langkah 7. Minta bantuan sumber daya manusia dengan akomodasi yang diperlukan
Sumber daya manusia juga dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan individu apa pun yang mungkin Anda miliki di tempat kerja. Lingkungan kerja Anda harus mencakup sumber daya yang memungkinkan Anda menikmati peluang yang sama untuk berhasil seperti karyawan lainnya.
Jika Anda merasa tidak ada sumber daya cacat yang sesuai, misalnya, sumber daya manusia akan mengatasi masalah ini. Departemen juga dapat bekerja dengan Anda untuk memastikan ada tempat khusus untuk ibu menyusui
Langkah 8. Hubungi sumber daya manusia jika Anda sedang mencari pekerjaan
Kadang-kadang, menghubungi perwakilan sumber daya manusia di perusahaan tertentu dapat memungkinkan Anda menerima informasi tentang lowongan pekerjaan saat ini atau peluang untuk wawancara "informasi" informal dengan karyawan saat ini. Anda juga dapat menghubungi sumber daya manusia untuk mengucapkan terima kasih atas wawancara baru-baru ini yang Anda selesaikan dengan perusahaan mereka.
Jika Anda tidak menerima balasan setelah seminggu, Anda dapat mengirim satu email tindak lanjut. Setelah itu, Anda mungkin perlu melepaskan perusahaan ini
Langkah 9. Hindari menghubungi sumber daya manusia dengan keluhan pribadi
Ingatlah bahwa sumber daya manusia bekerja untuk perusahaan terlebih dahulu, jadi mereka bukan orang yang harus dituju jika Anda hanya ingin curhat. Meskipun Anda benar-benar tidak boleh menghindari melaporkan situasi apa pun yang membuat Anda merasa tidak nyaman atau didiskriminasi, berhati-hatilah untuk membedakan antara masalah yang mungkin hanya mengganggu atau sepele dan masalah hukum yang lebih serius.
