Anda mungkin berpikir bahwa hanya guru sekolah yang perlu khawatir tentang mengambil kehadiran, tetapi sebenarnya ini juga merupakan praktik bisnis yang penting. Untuk bisnis kecil dan besar, data kehadiran yang akurat dapat mengungkapkan banyak hal tentang efisiensi, profitabilitas, dan kepuasan karyawan. Berkat teknologi modern, ada banyak cara untuk mencatat kehadiran karyawan dan memanfaatkan data secara efektif.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mengumpulkan Data Kehadiran
Langkah 1. Gunakan spreadsheet sederhana hanya jika Anda menjalankan bisnis kecil
Jika Anda memiliki 5 karyawan atau kurang, dan bahkan mungkin 10 atau kurang, menggunakan metode pencatatan kehadiran yang sangat sederhana mungkin berhasil bagi Anda. Anda dapat melacak kehadiran dan jam di spreadsheet Microsoft Office atau Google Docs, misalnya, atau bahkan mengandalkan spreadsheet kertas. Pilih opsi pelacakan yang lebih canggih, jika Anda memiliki lebih dari 5-10 karyawan.
- Tidak peduli ukuran bisnis Anda, selalu gunakan sistem yang jelas untuk mencatat kehadiran dan jam. Jangan percaya ingatan Anda atau kata-kata karyawan Anda saat mencoba melacak berbagai hal!
- Jika Anda lebih suka spreadsheet berbasis kertas, periksa online untuk template yang dapat dicetak yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 2. Buat template Office atau Documents untuk merampingkan spreadsheet Anda
Baik Microsoft Office dan Google Docs menawarkan template tambahan yang dirancang untuk mencatat kehadiran dan jam kerja karyawan. Dibandingkan dengan spreadsheet umum, opsi ini dapat memudahkan karyawan Anda untuk memasukkan jam kerja mereka, dan bagi Anda untuk melacak dan menganalisis data.
Meskipun lebih efisien daripada kertas biasa atau spreadsheet elektronik, opsi ini masih lebih baik diserahkan kepada usaha kecil-mereka yang memiliki hingga 20 karyawan, mungkin
Langkah 3. Kontrakkan penyimpanan catatan Anda jika itu hemat waktu dan biaya
Bagi banyak bisnis baik kecil maupun besar, cara terbaik untuk mencatat kehadiran adalah dengan membayar orang lain untuk melakukannya! Dalam kebanyakan kasus, karyawan Anda akan memasukkan kehadiran dan jam kerja mereka ke portal web atau aplikasi, dan kontraktor akan menghosting data dan memberi Anda laporan rutin berdasarkan data tersebut.
Beberapa perusahaan mengenakan tarif tetap berdasarkan tingkat karyawan-misalnya, $20 USD per bulan untuk hingga 10 karyawan-sementara yang lain mengenakan biaya per karyawan. Bandingkan biaya, fitur, dan layanan saat memilih perusahaan pihak ketiga untuk melacak kehadiran dan jam kerja karyawan Anda
Langkah 4. Kelola pencatatan internal hanya jika Anda memiliki kapasitas TI
Sebagai perusahaan menengah atau besar, Anda mungkin tidak nyaman mengelola pencatatan Anda, mungkin karena alasan keuangan atau keamanan. Melacak kehadiran dan jam kerja 100, 1.000, atau bahkan 10.000 karyawan memerlukan departemen TI yang tangguh yang dapat mengembangkan dan memelihara infrastruktur pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data yang diperlukan. Departemen TI dan SDM Anda juga harus dapat bekerja sama dengan baik!
Hati-hati mengevaluasi biaya dan manfaat dari menangani pencatatan sendiri versus kontrak dengan pihak ketiga untuk melakukannya
Metode 2 dari 3: Melacak Kehadiran dengan Tech
Langkah 1. Minta karyawan "menggesek" dan "keluar" dengan kartu identitas mereka
Ini pada dasarnya adalah versi modern dari memiliki karyawan "masuk" dan "keluar" dengan kartu punch kertas. Keuntungannya di sini adalah data dikirim langsung ke infrastruktur penyimpanan catatan internal atau pihak ketiga Anda untuk penyimpanan dan analisis.
Stasiun kartu gesek bekerja paling baik dengan karyawan yang tetap pada satu lokasi dan bekerja dengan jam reguler selama hari kerja mereka yang biasa-misalnya, pekerja kantor, guru, atau pekerja pabrik
Langkah 2. Gunakan biometrik atau video untuk membatasi “buddy punching” pada pemindai ID
Meskipun mencatat waktu untuk rekan kerja yang terlambat atau tidak ada yang disebut "meninju teman" - lebih mudah dengan kartu punch, masih mungkin untuk menggesek ID rekan kerja untuk mereka dan mencapai tujuan yang sama. Jika Anda khawatir bahwa ini adalah masalah di antara tenaga kerja Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam tindakan-seperti kamera video atau pemindai biometrik-untuk meningkatkan keamanan dan akurasi stasiun kartu gesek Anda.
- Pemindai biometrik, yang biasanya memerlukan otorisasi sidik jari, dapat digunakan bersama dengan pemindai kartu identitas.
- Memasang kamera keamanan di stasiun kartu gesek Anda dapat membantu Anda mengidentifikasi dugaan "penusuk teman".
Langkah 3. Lacak jam kerja karyawan di luar kantor dengan aplikasi berbasis telepon
Kartu gesek tidak berfungsi dengan baik untuk karyawan yang bekerja dari rumah atau dari beberapa lokasi. Alih-alih, mintalah mereka "memasukkan" dan "keluar" dengan aplikasi yang diinstal di ponsel yang dikeluarkan untuk pekerjaan atau pribadi mereka. Dalam banyak kasus, mereka hanya perlu menekan tombol untuk memulai dan menghentikan jam berjalan yang melacak kehadiran dan jam mereka.
Jika bisnis Anda telah mengalihdayakan penyimpanan catatannya ke pihak ketiga, jenis aplikasi ini dapat disertakan sebagai bagian dari paket. Dalam hal ini, data kehadiran yang dimasukkan sendiri oleh karyawan Anda harus terintegrasi dengan mulus ke dalam keseluruhan pencatatan Anda
Langkah 4. Pertimbangkan lokasi GPS dan pelacakan waktu untuk karyawan yang sering bepergian
Jenis sistem pelacakan ini bekerja dengan baik jika Anda memiliki karyawan yang bepergian di antara lokasi tertentu selama hari kerja mereka. GPS telepon kantor mereka akan melacak ketika mereka berada di zona kerja tertentu, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk menetapkan total jam kerja mereka.
Pelacakan GPS adalah fitur opsional dengan beberapa aplikasi "kartu waktu". Fitur ini pasti paling baik disimpan untuk digunakan dengan telepon yang digunakan untuk pekerjaan, karena melacak karyawan di telepon pribadi mereka bisa terasa agak terlalu "kakak"
Metode 3 dari 3: Menangani Data Kehadiran
Langkah 1. Hitung angka untuk melihat bagaimana masalah kehadiran memengaruhi bisnis Anda
Menyimpan catatan kehadiran karyawan yang akurat memungkinkan Anda menghitung bagaimana pola kehadiran positif dan negatif memengaruhi laba Anda. Pada gilirannya, Anda dapat menggunakan data ini untuk menyesuaikan tempat kerja dan strategi SDM Anda untuk efisiensi yang lebih besar.
Beberapa perhitungan cepat dapat, misalnya, memberi Anda "tingkat insiden" -jumlah ketidakhadiran per 100 karyawan selama periode waktu tertentu. Poin data serupa, seperti “tingkat ketidakaktifan” dan “tingkat keparahan”, juga dapat digunakan untuk membantu menetapkan dampak ekonomi dari kehadiran dan ketidakhadiran
Langkah 2. Kenali karyawan yang mengikuti prosedur kehadiran yang benar
Sedikit penguatan positif bisa sangat membantu! Gunakan data yang Anda kumpulkan untuk mengidentifikasi karyawan dengan catatan kehadiran yang luar biasa. Beri mereka pengakuan publik, pujian, dan mungkin hadiah-bahkan beberapa kartu hadiah atau bonus kecil dapat membantu mendorong orang lain untuk mengikutinya.
Ingatlah bahwa "kehadiran yang baik" tidak berarti karyawan tersebut tidak pernah bolos kerja. Ini juga berarti berhati-hati dalam mengambil cuti-misalnya, dengan memberikan pemberitahuan yang tepat sebelum mengambil hari libur atau dengan tinggal di rumah selama mereka pulih dari penyakit
Langkah 3. Temui karyawan yang memiliki masalah kehadiran sebelum mengambil tindakan
Setiap kali data Anda mengidentifikasi seorang karyawan dengan masalah kehadiran, jangan langsung ke disiplin atau pemutusan hubungan kerja. Sebaliknya, temui mereka (dan perwakilan SDM atau pihak terkait yang serupa) untuk membahas masalah tersebut. Buat rencana tindakan secara tertulis yang memberikan panduan dan tolok ukur yang jelas kepada karyawan untuk memenuhi harapan kehadiran.
Anda mungkin berurusan, misalnya, dengan karyawan yang berdedikasi yang sedang berjuang melalui beberapa masalah mendesak di rumah. Dalam hal ini, Anda mungkin dapat membuat beberapa penjadwalan atau penyesuaian beban kerja alih-alih dengan terburu-buru melepaskan pekerja yang berharga
Langkah 4. Arahkan pita merah dengan hati-hati saat mendisiplinkan atau memberhentikan seorang pekerja
Selalu ikuti prosedur yang jelas dan konsisten saat memberikan disiplin kepada karyawan dengan masalah kehadiran, dan terutama sebelum memecat mereka. Idealnya, Anda harus diberi tahu oleh penasihat hukum dengan fokus pada hukum ketenagakerjaan. Jika tidak, apa yang tampak seperti tembak-menembak bisa mengakibatkan tuntutan hukum yang mahal.
