Email sekarang menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling umum digunakan, bersama dengan pesan teks, panggilan telepon, dan aplikasi pesan instan. Berkorespondensi dengan email sudah sangat umum sehingga banyak orang lupa cara membuatnya dengan benar. Email yang disusun dengan baik mencerminkan profesionalisme dan ketulusan dalam pesan yang disampaikan, sehingga sangat penting bagi seseorang untuk mengetahui cara memformat pesan email.
Langkah
Langkah 1. Tulis subjek email Anda
Baris subjek pesan email berfungsi sebagai ringkasan singkat tentang isi pesan tersebut. Baris subjek Anda harus lugas dan ringkas sehingga dapat memberi gambaran kepada penerima tentang topik email Anda hanya dalam beberapa kata sederhana.
- Misalnya, jika Anda menulis kepada seseorang tentang beberapa bisnis, jangan memperumit baris subjek dengan terlalu banyak detail seperti “Saya suka mobil yang Anda kendarai. Saya suka warna birunya dan rodanya cantik.”
- Nyatakan dengan jelas motif Anda langsung pada baris subjek. Misalnya: "Pembeli yang tertarik dengan sedan biru Anda."
Langkah 2. Sertakan salam yang tepat
Jangan langsung memulai email dengan apa yang perlu Anda katakan. Sertakan salam umum seperti “Salam” atau “Selamat siang.” Anda tidak ingin orang sembarangan naik dan langsung berbicara dengan Anda bahkan tanpa menyapa Anda, bukan? Ini sama untuk email.
Untuk membuat salam Anda lebih pribadi, sertakan nama belakang penerima dalam salam Anda
Langkah 3. Tulis isi pesan Anda
Bergantung pada jenis pesan yang Anda tulis dan kepada siapa Anda mengirimnya, Anda dapat menulisnya sesuka Anda.
- Jika Anda menulis kepada seseorang yang dekat dengan Anda, Anda dapat membuat email Anda terdengar pribadi; tetapi jika Anda menulis surat bisnis, Anda harus menjaga email seprofesional mungkin.
- Anda juga perlu mengingat format pesan Anda. Jangan gunakan gaya, ukuran, dan format font yang sulit dibaca, dan hindari penggunaan huruf kapital. Huruf besar, di dunia digital, menyerupai teriakan.
Langkah 4. Sertakan komentar penutup
Jangan hanya mengakhiri email Anda di mana pesan Anda berakhir. Tulis kata penutup seperti “Hormat kami”, “Hormat kami”, atau apa pun yang menurut Anda paling cocok dengan email yang Anda buat.
Ucapan penutup pasti cocok dengan email Anda. Mengapa? Karena jika Anda menulis pesan bisnis, Anda tidak ingin menulis "Dengan penuh kasih sayang" sebagai kata penutup untuk surat Anda; itu tidak pantas
Langkah 5. Tambahkan tanda tangan
Meskipun alamat email Anda sudah menyertakan nama Anda di setiap email yang Anda kirim, Anda tetap disarankan untuk menyertakan tanda tangan bersama dengan setiap pesan yang Anda buat. Tanda tangan bisa berupa teks biasa atau, jika Anda ingin berkreasi, gambar (seperti logo, tanda merek, dll.).
Gunakan opsi Tanda Tangan dari aplikasi webmail atau klien email apa pun yang Anda miliki untuk membuat tanda tangan Anda sendiri
Tips
- Selain memformat pesan email, Anda juga harus menggunakan alamat email yang diberi nama dengan benar. Mengirim pesan ke teman masa kecil Anda menggunakan “[email protected]” boleh saja, tetapi bukan ide yang bagus ketika Anda mengirim email bisnis ke bos Anda.
- Gunakan etiket Internet yang tepat saat membuat email. Jangan mengirim email atau pesan spam ke kontak yang tidak dikenal.
- Selalu periksa kembali pesan email Anda sebelum mengirimnya untuk menghindari pengiriman beberapa pesan ke satu penerima. Pesan Anda dapat ditandai sebagai SPAM jika Anda melakukannya.
