Email pengakuan memberi tahu orang lain bahwa Anda menerima pesan atau permintaan, meskipun Anda tidak dapat langsung memberikan tanggapan penuh. Meskipun Anda tidak perlu mengirim pengakuan untuk setiap email pribadi yang Anda terima, Anda harus merespons secara profesional atau bisnis saat Anda dialamatkan secara langsung. Jika Anda hanya perlu memberi tahu orang lain bahwa Anda menerima email mereka, kirim pengakuan singkat untuk memberi tahu mereka. Jika orang tersebut meminta layanan atau memesan produk, berikan informasi lebih lanjut tentang kapan harus mengharapkan balasan atau cara mengatasi masalah apa pun.
Langkah
Metode 1 dari 2: Mengonfirmasi Anda Menerima Email
Langkah 1. Tanggapi jika Anda terdaftar di baris Kepada: atau bernama dalam pesan
Periksa bagian atas email untuk melihat apakah pengirim mencantumkan alamat email Anda di baris “Kepada:”. Jika Anda tidak terdaftar di sana, pindai isi email untuk melihat apakah nama Anda muncul di mana saja di sana. Jika Anda melihat nama Anda, pastikan untuk mengirim pengakuan karena Anda dialamatkan secara langsung.
Jika alamat email Anda hanya tercantum di baris "CC" email tetapi Anda tidak disebutkan di badan, maka Anda tidak perlu mengirim pengakuan karena pesan tersebut mungkin dikirim ke sekelompok besar orang
Peringatan:
Hindari mengakui pesan spam karena mereka dapat terus mengirimi Anda email jika Anda merespons.
Langkah 2. Alamat pengirim dengan nama dalam salam
Mulailah salam Anda di bagian atas email Anda sehingga orang lain segera melihatnya ketika mereka membukanya. Gunakan sapaan formal, seperti “Halo” atau “Dear,” diikuti dengan nama mereka. Jika Anda menanggapi atasan atau seseorang yang tidak Anda kenal, gunakan gelar mereka diikuti dengan nama belakang mereka. Jika Anda mengenal orang tersebut dengan baik, Anda dapat menggunakan nama depannya.
Misalnya, Anda bisa mengatakan, “Halo Nyonya Davis,” atau “Jonathan yang terhormat,” sebagai salam Anda
Langkah 3. Sebutkan secara singkat bahwa Anda telah membaca email tersebut
Hanya gunakan beberapa kalimat untuk pengakuan Anda agar tidak terkesan terlalu bertele-tele. Ucapkan terima kasih kepada orang tersebut karena telah mengirim email atau beri tahu mereka bahwa Anda telah menerima pesannya. Jika ada detail spesifik, nyatakan kembali dalam kalimat pembuka Anda untuk menunjukkan bahwa Anda telah membaca pesan mereka.
- Misalnya, Anda dapat menulis sesuatu seperti, "Terima kasih telah mengirimi saya pesan tentang pertemuan minggu depan," atau "Saya telah menerima dan membaca email Anda sehubungan dengan klien potensial baru kami."
- Jika Anda tidak punya waktu untuk membaca email, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Terima kasih telah menghubungi saya. Saya telah menerima pesan Anda dan akan membacanya segera setelah saya bisa.”
Langkah 4. Berikan perkiraan waktu untuk tanggapan jika email memiliki permintaan atau pertanyaan
Jika Anda punya waktu untuk segera merespons sepenuhnya, lakukan sesegera mungkin untuk membantu menunjukkan bahwa Anda dapat dipercaya dan dapat diandalkan. Jika tidak, berikan kerangka waktu di mana orang lain dapat mengharapkan pesan lain dari Anda sehingga mereka tidak berpikir Anda mengabaikannya. Berhati-hatilah untuk tidak terlalu menjanjikan seberapa cepat Anda dapat merespons jika Anda pikir itu akan memakan waktu lebih lama.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Saya akan dapat memberi Anda informasi itu dalam 2 hari," atau, "Saya akan menghubungi Anda lagi hari ini untuk membahas masalah ini lebih lanjut."
- Jika Anda tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merespons, gunakan, "Saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin dengan pertanyaan atau komentar apa pun."
- Jika tidak ada permintaan atau masalah yang perlu Anda tangani dalam email, Anda tidak perlu menanggapi dengan jangka waktu.
Langkah 5. Akhiri email dengan penutup dan nama Anda sebelum mengirimnya
Gunakan penutup formal di email Anda, seperti “Terbaik,” atau “Terima kasih lagi,” untuk membantu pesan terdengar lebih profesional. Tulis nama Anda setelah penutupan untuk mengakhiri pesan Anda. Pastikan semuanya dieja dengan benar sebelum mengklik tombol Kirim.
- Misalnya, Anda dapat menulis, “Terbaik, Beth” atau “Terima kasih lagi, Travis.”
- Anda juga dapat memberikan nomor telepon atau alamat email alternatif setelah nama Anda jika Anda ingin memberi orang lain cara yang berbeda untuk menghubungi Anda.
Langkah 6. Tindak lanjuti dengan email tanggapan lengkap sesegera mungkin
Jika email asli memiliki permintaan atau pertanyaan, luangkan waktu untuk menulis tanggapan lengkap jika Anda bisa. Atasi semua masalah atau pertanyaan dalam pesan secara lengkap untuk menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan pesan mereka. Pertahankan nada sopan dan positif sepanjang pesan untuk mempertahankan repertoar yang baik dengan mereka.
Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, seperti jika Anda sedang menunggu laporan atau dokumen, cobalah untuk mengirim email tindak lanjut dengan pembaruan dan jangka waktu baru sehingga orang lain tidak berpikir Anda melupakannya
Metode 2 dari 2: Menanggapi Layanan dan Pesanan Bisnis
Langkah 1. Letakkan nama orang yang Anda hubungi di bagian atas email
Mulailah dengan sapaan formal, seperti “Halo” atau “Yang Terhormat”, untuk mempertahankan nada profesional dalam pesan Anda. Jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik, gunakan gelar mereka diikuti dengan nama belakang mereka untuk tetap formal. Jika Anda lebih mengenal orang tersebut atau mereka memberikan nama depannya, Anda dapat memanggilnya dengan nama itu.
Misalnya, Anda dapat menulis, “Tuan Christensan yang terhormat,” atau “Halo Dana,” sebagai salam Anda
Langkah 2. Ucapkan terima kasih kepada orang tersebut dan sebutkan produk atau layanan yang mereka minta
Ungkapkan rasa terima kasih yang tulus kepada orang tersebut dalam kalimat pembuka email Anda. Dalam kalimat yang sama, nyatakan kembali produk yang dipesan orang tersebut atau masalah atau masalah apa yang mereka sebutkan dalam korespondensi sebelumnya. Dengan begitu, orang tersebut akan mengenali bahwa Anda meluangkan waktu untuk membaca atau memproses pesan mereka sebelumnya.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Terima kasih telah memesan 2 kotak cokelat dari toko kami,” atau, “Kami menghargai Anda telah menghubungi kami terkait lowongan pekerjaan yang Anda lamar.”
Langkah 3. Beri orang tersebut kerangka waktu kapan harus mengharapkan balasan atau pengiriman
Sebutkan dalam kalimat berikutnya berapa lama waktu yang dibutuhkan orang lain untuk mendengar kabar dari Anda sehingga mereka tidak merasa seperti Anda telah melupakannya. Pastikan jangka waktu yang Anda berikan akurat dan jujur, atau mereka mungkin akan marah jika tidak mendapat tanggapan dari Anda.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Anda dapat mengharapkan paket Anda dalam 3 hari kerja," atau, "Harap tunggu 1-2 hari kerja bagi kami untuk merespons."
Variasi:
Jika Anda tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merespons, katakan sesuatu seperti, “Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin untuk mengatasi masalah Anda.”
Langkah 4. Berikan saran jika ada masalah yang tidak dapat Anda selesaikan melalui email
Jika Anda tidak dapat menyelesaikan masalah mereka secara langsung, coba rekomendasikan opsi lain yang dapat lebih membantu. Pertahankan nada sopan dan pengertian di seluruh pesan sehingga tidak terdengar negatif atau terkesan tidak tulus. Cobalah untuk memberikan detail sebanyak mungkin kepada orang tersebut sehingga mereka dapat mengambil langkah selanjutnya untuk menyelesaikan masalah mereka.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Saya menyesal mendengar ada masalah dengan transfer uang ke rekening giro Anda. Coba lihat melalui FAQ kami untuk melihat apakah masalah Anda telah diatasi. Jika tidak, Anda mungkin perlu mengunjungi bank Anda dan berbicara dengan manajer akun Anda untuk mengonfirmasi transaksi Anda.”
Langkah 5. Tinggalkan informasi kontak di bagian bawah email
Akhiri email Anda dengan penutupan formal, seperti “Terbaik” atau “Terima kasih lagi,” sehingga Anda mengakhiri pesan dengan baik. Pastikan untuk memasukkan nama Anda setelah penutupan. Jika Anda ingin memberikan opsi kepada orang lain untuk menghubungi Anda, Anda juga dapat meninggalkan nomor telepon, alamat email alternatif, atau situs web setelah nama Anda.
