Membuat email efektif yang meminta kontribusi memerlukan nada yang menciptakan kegembiraan tentang organisasi Anda. Penggunaan email sebagai media penggalangan dana semakin meningkat karena biayanya lebih murah daripada permintaan surat atau telepon, dan komunikasinya langsung. Ada beberapa cara untuk membuat email yang menarik dan dapat ditindaklanjuti sehingga Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan: banyak donasi.
Langkah
Contoh Email
Contoh Email Donasi Sekolah
Contoh Email Donasi Bisnis
Contoh Email Donasi Amal
Bagian 1 dari 3: Penataan Email Anda
Langkah 1. Tulis judul yang kuat
Judul adalah baris pertama email dan berfungsi seperti judul. Hanya sekitar 15% email yang pernah dibuka, jadi menulis judul yang bagus sangat penting untuk menjaga perhatian 15% itu dan memaksa mereka untuk terus membaca. Faktanya, di sebagian besar akun email, Anda dapat membaca baris pertama email di bidang di sebelah subjek, jadi tajuk utama bukan hanya alasan untuk terus membaca email, tetapi juga alasan untuk membukanya.
- Gunakan kata kerja dan kata benda aktif untuk menarik perhatian, serta bolding, centering, dan font yang lebih besar.
- Buat tajuk utama singkat dan to the point, buat tujuan email Anda jelas sejak awal. Paksa pembaca untuk berpikir bahwa membaca email ini akan bermanfaat, tepat waktu, dan sangat relevan dengan kehidupan mereka.
- Jawab pertanyaan yang ingin diketahui pembaca: Apa untungnya bagi saya?
- Baris subjek Anda dapat menggoda pembaca, menjadi ajakan bertindak, menjadi subjek peristiwa terkini, atau tentang tempat atau acara lokal jika organisasi Anda benar-benar berbasis komunitas.
- Contoh judul yang bagus adalah, "Kota New York Menantang Peraturan Gas Alam Negara Bagian di Pengadilan"
Langkah 2. Ceritakan semuanya di paragraf pertama
Langsung ke intinya. Pembaca tidak ingin bertanya-tanya apa isi email Anda di tengah jalan, itulah alasan mereka mungkin menghapus email tanpa memberikan sumbangan apa pun. Jelaskan dalam paragraf ini apa yang Anda ingin pembaca lakukan dan mengapa Anda mengirim email ini.
- Di paragraf pertama ini, Anda harus meminta sumbangan pembaca. Meskipun secara pribadi Anda mungkin ingin menyampaikannya kepada mereka dengan lembut bahwa Anda menginginkan uang, email menuntut "permintaan" Anda tepat di awal. Buat permintaan ini mudah dilihat, seperti dalam huruf tebal atau lebih besar.
- Dalam "permintaan" Anda, beri tahu pembaca apa yang akan dilakukan uang mereka. Jika sejumlah kecil akan melakukan sesuatu jika tidak semuanya, beri tahu mereka. Misalnya, jika $50 akan memberi makan 100 anak, Anda mungkin mendapatkan lebih banyak tanggapan daripada mengatakan bahwa Anda membutuhkan $1.000 untuk membangun gubuk.
- Beri tahu mereka bahwa tidak apa-apa untuk mengatakan tidak. Statistik menunjukkan bahwa lebih banyak orang memberi ketika mereka merasa bebas untuk membuat pilihan tentang memberi, daripada merasa tertekan untuk melakukannya.
- Jelaskan dan jelaskan tujuan Anda di paragraf pertama ini sehingga jelas bahwa Anda menginginkan uang untuk melakukan sesuatu, bukan hanya mendapatkan uang demi mendapatkan uang.
Langkah 3. Gunakan konten mikro Anda dengan bijak
Microcontent adalah semua frasa dan subjudul pendek yang menghiasi email. Anda ingin menggunakan konten mikro Anda untuk menyoroti poin utama Anda sehingga pembaca yang suka memindai email sebelum membaca merasa terdorong untuk membaca teks.
- Konten mikro mencakup judul, subjudul, baris subjek, serta tautan dan tombol.
- Gunakan kata kerja aktif, kata keterangan deskriptif, dan kata benda. Tujuan Anda adalah membuat mereka membaca teks yang sebenarnya.
- Judul yang bagus mungkin terlihat seperti ini: “Sumbangkan $50 untuk Menyelamatkan Lumba-lumba”
- Buat mereka menjadi teks tebal atau lebih besar sehingga menonjol. Mereka cenderung muncul di awal paragraf atau bagian baru.
- Tulis subjudul sederhana. Anda mungkin memiliki atau mungkin tidak memiliki subjudul, tetapi subjudul itu berguna untuk disertakan ketika Anda merasa bahwa sebuah judul terlalu pendek. Ikuti prinsip yang sama-pendek, dapat ditindaklanjuti, berani.
Langkah 4. Ceritakan sebuah cerita
Menceritakan sebuah cerita dengan email Anda lebih menarik bagi pembaca. Badan email Anda akan berisi cerita ini. Ingatlah bahwa cerita memiliki awal, tengah, dan akhir. Anda mungkin ingin menggunakan cerita yang bermuatan emosi untuk memaksa pembaca bergabung dengan tujuan Anda secara finansial, yang benar-benar terjadi di dalam organisasi Anda atau sebagai akibat dari aktivitas Anda.
Langkah 5. Tulis paragraf tubuh pendek
Rancang badan email Anda dalam paragraf singkat dan langsung. Ini karena pembaca lelah dengan banyaknya email yang mereka terima. Membatasi panjang email Anda membuat Anda menonjol.
- Bawa hanya satu atau dua poin utama.
- Ringkaslah, tidak peduli berapa banyak suntingan dan revisi yang harus dilakukan email untuk mencapainya.
- Jangan sertakan riwayat mengapa Anda meminta uang. Penggunaan yang Anda berikan di paragraf pembuka dan cerita Anda di paragraf isi sudah cukup untuk menjelaskan mengapa Anda membutuhkan uang.
Langkah 6. Sediakan tautan dan tombol - tetapi tetap pada pesan
Anda mungkin tergoda untuk menambahkan banyak tautan ke email Anda, tetapi ini dapat menjadi pengalih perhatian dan dengan mudah mengalihkan pembaca dari pesan utama Anda - untuk mendapatkan donasi. Cara mudah untuk memberikan informasi kepada pembaca yang penasaran tanpa menambahkan banyak tautan yang mengganggu adalah dengan memiliki semua informasi yang relevan di situs web Anda, lalu sertakan tautan ke situs web Anda saja. Misalnya, jika ada penelitian yang membuktikan bahwa pernyataan Anda benar, alih-alih menautkan langsung ke penelitian yang panjang dan rumit agar pembaca tersesat, miliki tautan ke penelitian itu di situs web Anda (dan pastikan opsi untuk menyumbang menonjol di situs web Anda).
Langkah 7. Tambahkan gambar dengan hati-hati
Anda mungkin ingin menambahkan satu atau dua gambar untuk menekankan poin Anda, tetapi ini tidak perlu. Faktanya, warna dan gambar dapat membuat email terasa seperti spam. Cobalah untuk menyisipkan gambar hanya di bagian atas atau bawah, dan batasi penggunaannya ketika Anda merasa gambar mutlak diperlukan untuk mengkomunikasikan maksud Anda atau mendapatkan simpati.
- Gambar yang berguna mungkin menjadi subjek amal Anda yang mengalami efek dari sumbangan, seperti seorang gadis kecil miskin yang menerima pakaian baru untuk pertama kalinya.
- Memasukkan logo Anda di lokasi yang tidak mencolok, seperti sudut bawah, dapat menjadi pengecualian untuk aturan ini, karena memberikan pengenalan pembaca instan.
Langkah 8. Tulis langkah / ajakan bertindak langsung berikutnya
Bagian terakhir dari email adalah ajakan untuk bertindak, dan membuatnya menonjol memungkinkan pembaca untuk memindainya sebelum mereka membaca semua alasan mengapa mereka harus menyumbang. Ini berfungsi untuk memberi tahu pembaca mengapa Anda mengirim email kepada mereka sehingga mereka tetap terlibat. Perjelas tentang cara memberikan donasi.
- Jika pembaca tidak tahu mengapa mereka membaca email, kemungkinan besar mereka akan membuang email.
- Pastikan "permintaan" terakhir ini menonjol dari email lainnya, dan jelaskan dengan jelas apa yang Anda minta. Buatlah paragrafnya sendiri, dalam huruf tebal atau lebih besar/berbeda, dan berisi tautan berwarna cerah atau tombol donasi.
- Jika pembaca harus mengklik tombol atau tautan, beri tahu mereka untuk melakukannya. Jika mereka harus membalas email untuk instruksi lebih lanjut, beri tahu mereka untuk melakukan ini adalah istilah yang tidak pasti: "Klik tombol untuk menyelamatkan monyet sekarang!" atau "Tekan tombol balasan Anda sekarang juga dan ketikkan frasa 'informasi donasi' di badan."
- Lebih masuk akal bagi pembaca untuk dapat mengeklik tautan saat itu juga, dan kemungkinan besar Anda akan mendapatkan lebih banyak donasi dengan cara ini, jadi cobalah untuk memberikan tautan atau tombol ke organisasi Anda.
- Siapkan situs web atau halaman donasi online sehingga pembaca dapat berkontribusi secara online. Inilah yang diharapkan pembaca dari email donasi.
Langkah 9. Tetap singkat
Jika email Anda panjang, tidak mudah untuk memindai. Menjaga paragraf dan judul tetap pendek akan memastikan bahwa email Anda mendapatkan pemindaian yang tepat sebelum pembaca memutuskan untuk melanjutkan membaca atau tidak.
Bagian 2 dari 3: Mengingat Audiens Anda
Langkah 1. Pertahankan nada lebih santai daripada huruf
Surat resmi yang dikirim melalui pos dari organisasi ke individu sering kali formal dan jauh karena cara komunikasinya. Namun, email, seperti blog, memiliki nada yang kurang formal.
- Gunakan orang kedua "Anda" saat berbicara dengan pembaca.
- Gunakan ungkapan yang akrab untuk membantu pembaca berhubungan dengan Anda, seperti "Ini membutuhkan lengan dan kaki," atau "Dia setinggi lutut untuk belalang."
- Gunakan bahasa yang langsung, jujur, dan terbuka saat menyapa pembaca sehingga mereka merasa terhubung dan melihat Anda sebagai orang yang otentik.
Langkah 2. Buat kata-kata mudah dibaca
Gunakan font dasar dan sederhanakan daya tarik visual email. Jangan mencoba menggunakan font kursif yang mewah-hanya font serif dasar yang bisa digunakan. Dan jangan gunakan dua font yang berbeda untuk heading dan teks. Menebalkan atau membuat beberapa teks lebih besar dari yang lain akan menekankan poin dengan baik.
Email Anda juga harus mudah dibaca dari sudut pandang bahasa - tulisan Anda harus berada pada tingkat membaca kelas 8. Jangan terlalu bertele-tele atau rumit. Tulisan Anda harus jelas, bebas kesalahan (tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan), dan mudah dibaca
Langkah 3. Mendaftar untuk layanan email
Jika Anda ingin memastikan bahwa email Anda dibuka, atau menentukan orang seperti apa yang membaca email Anda lebih banyak daripada orang lain, Anda tidak perlu menunggu balasan atau donasi. Jika Anda mendaftar untuk layanan email seperti MailChimp, Anda dapat mengukur seluruh daftar metrik yang berbeda setiap kali Anda mengirim email untuk menyesuaikan email Anda dengan pembaca Anda yang sebenarnya.
- Anda dapat meninjau metrik seperti rasio klik-tayang, rasio buka, dan membaca laporan.
- Tarif terbuka sangat membantu untuk menentukan baris subjek apa yang populer, meningkatkan jumlah orang yang membaca email Anda.
- Alasan lain layanan email sangat membantu adalah jika Anda secara teratur mengirim email massal yang meminta sumbangan, penyedia email Anda mungkin menjadi curiga, bahkan memotong Anda sebagai tersangka spammer. Ini juga membutuhkan banyak waktu untuk menyusun daftar, memecah daftar kirim-ke Anda agar sesuai dengan persyaratan akun email Anda (kebanyakan penyedia email menetapkan batas sekitar 50 penerima per email), menanggapi individu, dan menangani email yang kembali dari alamat email yang tidak aktif.
Langkah 4. Pastikan daftar Anda peduli dengan tujuan Anda
Tinjau daftar email Anda secara teratur untuk memastikan Anda mengirimkannya ke orang-orang yang lebih mungkin membacanya, terutama memastikan bahwa orang-orang yang telah menyatakan minat ada di dalamnya. Metrik Anda akan meningkat dengan cara ini, dan Anda akan membuang lebih sedikit waktu.
Langkah 5. Personalisasi dengan segmentasi
Gunakan nada yang berbeda dengan kelompok donor yang berbeda. Misalnya, jika Anda memiliki sekelompok orang yang secara teratur menanggapi email Anda, kirimkan mereka email dengan nada pribadi. Kumpulkan daftar pembaca lain yang Anda tahu biasanya tidak membuka email Anda dengan nada yang kurang formal. Dan dapatkan email dengan nada penjelasan untuk email pertama kali.
Dengan penyedia layanan email, Anda juga dapat menyesuaikan email individual dengan nama penerima Anda, seperti “Henry yang Terhormat.”
Langkah 6. Sertakan data yang mendukung penggalangan dana Anda
Untuk membuat audiens Anda tetap terlibat, Anda mungkin ingin memberi mereka data yang mendorong yang menunjukkan kepada mereka bagaimana uang mereka bekerja atau akan bekerja. Informasi ini bisa masuk dalam paragraf pembuka atau ajakan bertindak, atau keduanya. Orang suka memberi ketika mereka tahu mereka sudah melakukan hal-hal baik.
Langkah 7. Ucapkan terima kasih setelah menerima donasi
Jangan lupa untuk mengirimkan ucapan terima kasih secara pribadi kepada para donatur setelah Anda menerima donasi. Ini adalah tindakan sederhana yang dapat menjamin donasi berulang di masa depan. Anda ingin mengirim email ini secepat mungkin; melihatnya sebagai jenis tanda terima.
Jika Anda mendapatkan donatur dalam jumlah besar setiap bulan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat template sehingga Anda dapat menempelkannya ke draf email dan menyesuaikannya dengan cepat
Bagian 3 dari 3: Membangun Daftar Email
Langkah 1. Jangan membeli daftar email
Menjual dan membeli daftar alamat email pendonor potensial adalah ilegal menurut CAN SPAM Act tahun 2003. Ada perusahaan yang mengizinkan Anda untuk "menyewa" daftar untuk sekali pakai, tetapi ini bisa sangat mahal, karena Anda kemungkinan harus membeli ribuan alamat email untuk melihat pengembalian yang kecil sekalipun. Mungkin lebih baik untuk menggunakan uang itu untuk sesuatu yang lain dan mencari cara yang lebih solid untuk membangun daftar email Anda.
Langkah 2. Kumpulkan nama di acara-acara
Kapan pun lembaga nonprofit Anda mengadakan atau terlibat dalam suatu acara, pastikan Anda menyediakan cara bagi orang-orang untuk mendaftar ke daftar email Anda. Letakkan pena, clipboard, dan beberapa lembar kertas dengan ruang bagi pihak yang berkepentingan untuk menuliskan nama dan alamat email mereka. Pastikan kertas menyatakan bahwa mereka mendaftar untuk daftar email Anda.
Cobalah undian atau kontes untuk mendapatkan lebih banyak nama. Di acara tersebut, cobalah mengadakan undian atau kontes bagi mereka yang mendaftar ke daftar email Anda
Langkah 3. Gunakan jejaring sosial
Pastikan lembaga nonprofit Anda memiliki kehadiran yang kuat di media sosial - mulai dari Twitter hingga Facebook hingga Instagram. Sangat mudah untuk menjangkau orang-orang melalui media sosial, dan jika Anda memiliki konten yang menarik, orang-orang mungkin mulai membagikan kiriman Anda atau meminta sumbangan. Minta pengikut Anda untuk mendaftar ke daftar email Anda sehingga mereka tidak pernah melewatkan pengumuman penting.
Langkah 4. Buatlah mudah
Situs web Anda harus memberi pengunjung kesempatan untuk mendaftar ke daftar email Anda. Tidak perlu mencolok, tetapi harus mudah ditemukan dan didaftarkan.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Tinjau surat penggalangan dana atau pesan email sebelumnya. Gunakan ungkapan dan gaya yang serupa jika huruf-hurufnya efektif. Banyak organisasi menggunakan surat penggalangan dana mereka sebelumnya sebagai template untuk yang baru.
- Memasukkan logo Anda ke dalam surat email Anda untuk pengakuan segera. Pembaca sering mengaitkan organisasi atau perusahaan dengan logo mereka.
- Gunakan penyedia layanan email untuk membuat email yang lebih menarik secara visual dan untuk menghasilkan metrik yang akan meningkatkan email Anda di masa mendatang. MailChimp bagus.
- Pastikan email Anda berlabel putih sebelum Anda mengirimkannya. Jika Anda menggunakan platform penggalangan dana online seperti Fundraise.com, platform ini akan melakukannya untuk Anda secara otomatis.
