Email, seperti bentuk komunikasi lainnya, memiliki etiket dan protokol sosialnya sendiri. Jika Anda perlu menulis email untuk meminta umpan balik di tempat kerja atau di sekolah, atau pada manuskrip tertulis, Anda harus mempertimbangkan ungkapan, waktu, dan struktur saat menyusun email Anda untuk membuatnya seefektif mungkin. Bersikap sopan, tepat waktu, dan spesifik dalam email Anda dapat membantu Anda mendapatkan umpan balik yang Anda butuhkan.
Langkah
Metode 1 dari 4: Meminta Umpan Balik di Tempat Kerja
Langkah 1. Hubungi orang yang paling memenuhi syarat untuk mengomentari pekerjaan Anda
Seringkali ini akan menjadi manajer tepat di atas Anda. Bagaimanapun, Anda harus mulai dengan mereka, atau dengan kolega atau rekan kerja yang lebih senior. Mereka akan memiliki pengalaman untuk membantu Anda dan memberikan umpan balik yang Anda butuhkan.
Langkah 2. Bersikap sopan dan rendah hati dalam email
Anda harus mengikuti norma di kantor Anda untuk email. Kerendahan hati sangat membantu dalam meminta umpan balik, tetapi jangan terlalu rendah hati sehingga atasan atau manajer Anda berpikir Anda tidak tahu apa-apa tentang pekerjaan Anda. Sebaliknya, bingkai pertanyaan dengan cara yang menunjukkan kemajuan Anda pada proyek atau tugas. Ini akan membuat bos tahu bahwa Anda tidak hanya duduk menunggu umpan balik. Perhatikan juga tips berikut ini.
- Anda dapat mengatakan, “Saya sedang mengerjakan presentasi untuk besok ketika saya mengalami hambatan dengan format-saya tidak yakin apakah saya mengikuti standar perusahaan. Saya telah melampirkan presentasi. Apakah Anda punya saran untuk formatnya? Terima kasih atas bantuan Anda dalam hal ini.”
- Jangan lupa untuk berterima kasih kepada mereka di email.
Langkah 3. Jadilah spesifik dalam permintaan umpan balik Anda
Ini dapat membantu Anda menghindari umpan balik yang terlalu luas yang tidak mungkin membantu Anda dalam pekerjaan Anda. Hindari pertanyaan ya atau tidak, kecuali jika perlu. Alih-alih fokus pada bagian-bagian tertentu dari sebuah proyek yang membutuhkan pekerjaan. Cobalah untuk tidak membombardir atasan atau rekan kerja Anda dengan semua pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang pekerjaan Anda sekaligus.
- Anda dapat mengatakan, misalnya, “Saya tidak yakin bagaimana melanjutkan dengan file Eastman. Klien belum menanggapi email saya, dan karena ini adalah tugas prioritas tinggi, saya pikir lebih baik mengirim email kepada Anda untuk mengetahui apa yang harus saya lakukan.”
- Jika Anda mencari umpan balik yang lebih umum dalam bentuk ulasan atau laporan, mintalah secara khusus. Bersikap sopan, ringkas, dan sespesifik mungkin akan membantu. Misalnya Anda dapat meminta laporan tentang efisiensi atau kreativitas Anda. Jika Anda meminta umpan balik dari mereka yang melapor kepada Anda, Anda mungkin perlu melakukan survei anonim.
TIPS AHLI
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Pelatih Tempat Kerja
Cobalah metode KISS saat Anda meminta masukan umum.
Model KISS adalah cara yang bagus untuk membantu orang memberi Anda umpan balik yang sesuai dan dapat ditindaklanjuti. Tanya orangnya,"
menyimpan? Apa yang harus saya? memperbaiki? Apa yang harus saya? Mulailah? Dan apa yang harus saya? berhenti?"
Langkah 4. Kirim email terima kasih setelah mereka merespons
Jika umpan balik menyarankan Anda perlu banyak perbaikan atau bahwa pekerjaan Anda tidak sesuai standar, pastikan untuk menyertakan pernyataan singkat tentang bagaimana Anda akan memperbaikinya. Beri diri Anda waktu untuk memproses emosi sebelum segera merespons.
Pastikan Anda membalas paling lama 1-2 hari
Metode 2 dari 4: Meminta Umpan Balik di Sekolah
Langkah 1. Identifikasi diri Anda
Guru Anda mungkin memiliki ratusan siswa, terutama jika mereka seorang profesor perguruan tinggi. Anda harus memasukkan nama Anda (depan dan terakhir), kelas Anda, dan bagian. Jika Anda masih di sekolah menengah, ini mungkin berarti periode atau slot waktu Anda. Dengan cara ini Anda tidak akan membuang waktu guru dengan membuat mereka mengetahui siapa Anda, dan mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk umpan balik yang Anda butuhkan.
Langkah 2. Tetap formal
Terkadang siswa berjuang dengan ini saat pertama kali mengirim email ke guru. Anda dapat mengatakan “Hai Dr. Smith” atau “Dear Ms. Turner.” Jika guru Anda telah mengirim email kepada Anda, jangan kurang formal dari sebelumnya. Jaga agar nada tetap profesional. Alih-alih mengatakan, “Hei, apa pendapatmu tentang makalah saya? Itu bukan yang terbaik, "katakan, "Saya tidak yakin saya mengerti tugas itu. Saya punya beberapa pertanyaan spesifik mengenai kertas itu.”
Langkah 3. Tetap singkat
Jangan khawatir tentang menjelaskan semua konteks pertanyaan Anda kecuali konteksnya diperlukan untuk pertanyaan itu. Misalnya jika Anda meminta umpan balik tentang kemungkinan perpanjangan, guru Anda mungkin memerlukan konteks, tetapi jika Anda hanya mencoba mengajukan pertanyaan tentang tugas, jangan beri tahu mereka tentang bagaimana anjing Anda membuat Anda terlambat dan mengapa Anda sedang mengirim email sekarang (kecuali jika waktunya sangat dekat dengan waktu tugas), atau apa pun yang mungkin tidak relevan dengan tugas yang ada.
Langkah 4. Jangan menunggu untuk meminta umpan balik sampai malam sebelum ujian atau tanggal jatuh tempo
Guru Anda tidak hanya tidak akan memberi Anda umpan balik yang mendekati tanggal jatuh tempo, mereka juga mungkin kesal karena Anda menunggu sampai menit terakhir untuk meminta umpan balik dari mereka. Jika Anda harus mengirim pertanyaan menit terakhir, singkat, spesifik, dan minta maaf. Ini akan membuat guru lebih cenderung merespons, dengan asumsi mereka melihat email tepat waktu.
Langkah 5. Gunakan format file yang diminta guru Anda
Seringkali, guru akan memberi tahu Anda di silabus format file apa yang akan mereka terima untuk tugas atau dalam email. Misalnya, jika guru Anda menentukan file.doc, jangan kirim file.pdf atau.pages. Jika Anda tidak yakin, Anda dapat mengirim file.rtf atau.pdf, atau cukup bertanya.
Langkah 6. Mintalah umpan balik pada makalah atau ujian yang telah Anda serahkan
Anda hanya perlu mengirim email ke profesor dan bersikap sopan. Jika profesor memiliki jam kerja, Anda dapat mengunjunginya, atau membuat janji. Anda dapat mengatakan, "Profesor Smith yang terhormat, saya tidak mengerjakan ujian dengan baik seperti yang saya harapkan. Bisakah Anda membantu saya mengatasi beberapa kesalahan yang saya buat sehingga saya dapat mengerjakan ujian berikutnya dengan lebih baik?" Profesor Anda biasanya harus menanggapi permintaan semacam itu dengan baik.
Metode 3 dari 4: Meminta Umpan Balik tentang Naskah
Langkah 1. Email seseorang yang Anda kenal terlebih dahulu
Jika Anda menginginkan umpan balik yang penuh perhatian, orang terbaik untuk memberikannya adalah seseorang yang Anda kenal, sebaiknya teman atau kolega. Saat mengirim email kepada seseorang yang Anda kenal untuk mendapatkan umpan balik, pastikan Anda mengirim email kepada mereka seperti biasanya. Jika Anda biasanya menelepon mereka, maka Anda mungkin harus melakukannya sebagai gantinya. Jangan mengirim manuskrip di email pertama, kecuali Anda tahu mereka kemungkinan besar akan mengatakan ya (seseorang yang telah Anda bacakan manuskripnya, atau seseorang yang menawarkan untuk membaca manuskrip Anda).
Anda dapat menyertakan deskripsi singkat atau abstrak, tergantung pada apakah orang yang Anda kirimi email adalah teman atau kolega
Langkah 2. Kirim email ke pakar
Jika Anda benar-benar membutuhkan saran ahli, kirim email ke pakar yang Anda kenal dan jelaskan proyek Anda dan mengapa Anda membutuhkan umpan balik. Jangan memaksa, tetapi ucapkan terima kasih atas pertimbangan mereka, dan katakan, "Saya mengerti jika Anda tidak punya waktu untuk memberi saya umpan balik." Anda bahkan mungkin ingin bertanya apakah mereka mengenal seseorang dengan waktu dan keahlian yang dapat membantu Anda jika mereka tidak bisa.
Langkah 3. Jangan mengirim naskah lewat email kepada seseorang
Ini kemungkinan tidak akan terjawab, kecuali jika Anda secara khusus memberi tahu mereka bahwa Anda akan membayar bantuan mereka. Jika mereka adalah penulis terkenal, mereka tidak mungkin menanggapi email seperti itu karena mereka menerima banyak sekali email semacam itu. Sebaliknya, tanyakan kepada teman, kolega, profesor, dll., terlebih dahulu. Mereka lebih mungkin dapat membantu Anda, dan lebih mungkin ingin membantu Anda.
Langkah 4. Jadilah spesifik tentang apa yang Anda inginkan dari umpan balik mereka
Jika Anda hanya menginginkan umpan balik positif, beri tahu mereka. Beri tahu mereka apakah Anda memberikan umpan balik terperinci, umpan balik lokal atau global, dan apakah Anda menginginkan umpan balik estetika, tata bahasa, atau struktural. Ini bisa sangat membantu pembaca Anda mengetahui apa yang Anda inginkan dari mereka.
- Umpan balik positif tidak perlu bersifat tidak konstruktif. Jika mereka menjelaskan mengapa mereka menyukai apa yang mereka sukai, Anda dapat belajar banyak tentang naskah Anda.
- Jika Anda mendapatkan umpan balik negatif, beri diri Anda waktu untuk merespons. Jika mereka adalah teman Anda, kemungkinan besar mereka hanya ingin membantu. Jika mereka seorang profesor, tidak peduli seberapa marah atau kesal Anda, Anda tidak boleh menanggapi dengan cara itu. Sebaliknya, ucapkan terima kasih atas bantuan mereka, dan lanjutkan. Setelah beberapa waktu Anda mungkin menemukan bahwa umpan balik itu membantu, meskipun cara penyampaiannya tidak.
Langkah 5. Berikan waktu kepada pembaca Anda untuk merespons
Jika Anda telah meminta umpan balik terperinci tentang manuskrip novel, jangan mengharapkan umpan balik dalam satu hari atau bahkan seminggu. Dibutuhkan waktu untuk mengedit naskah sepanjang itu. Jika Anda memiliki tenggat waktu yang sedang Anda kerjakan, beri tahu pembaca Anda tentang hal ini. Anda juga dapat menanyakan apakah mereka dapat melakukan pengeditan pada tanggal tertentu. Ingat mereka memiliki kehidupan dan kewajiban mereka sendiri.
Langkah 6. Ucapkan terima kasih atas bantuan mereka
Jika itu adalah teman, Anda mungkin ingin membelikan mereka hadiah seperti sekotak cokelat, atau sekadar membalas budi tepat waktu. Jika seorang profesor, Anda mungkin ingin menulis email terima kasih untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai pekerjaan dan waktu mereka. Melupakan ucapan terima kasih kepada pembaca Anda dapat membuat mereka merasa dimanfaatkan dan/atau tidak dihargai, dan mungkin membuat mereka cenderung tidak akan membantu Anda di masa depan.
Metode 4 dari 4: Meminta Umpan Balik dari Pelanggan
Langkah 1. Jangan terlalu banyak bertanya
Pelanggan kewalahan dengan survei dari hampir semua bisnis di luar sana. Jika Anda ingin memastikan pelanggan secara otomatis menghapus email Anda setelah membacanya, isi dengan banyak pertanyaan. Jika Anda ingin membuat pelanggan tetap tertarik, ajukan satu atau dua pertanyaan dan biarkan saja.
Langkah 2. Ajukan pertanyaan terbuka
Alih-alih menggunakan pertanyaan ya/tidak, ajukan pertanyaan yang mendapatkan jawaban yang lebih lengkap. Alih-alih bertanya, "Maukah Anda merekomendasikan kami kepada seorang teman?", tanyakan "Bagaimana Anda menggambarkan kami kepada seorang teman?" Pertanyaan semacam ini memberi Anda lebih banyak informasi dalam jawaban daripada pertanyaan sederhana ya/tidak.
Langkah 3. Beri tahu pelanggan bahwa Anda akan segera menghubungi mereka kembali
Hal ini membuat pelanggan merasa seolah-olah pendapat mereka tidak hanya masuk ke kotak masuk raksasa, di mana mungkin atau mungkin tidak dibaca atau dipertimbangkan. Anda juga kemungkinan akan mendapatkan lebih banyak umpan balik yang jujur, jika mereka tahu Anda akan merespons.
Saat Anda merespons, bersikaplah jujur dan profesional. Dalam budaya internet yang viral saat ini, Anda dapat merusak reputasi perusahaan dalam hitungan detik jika Anda menanggapinya dengan apa pun selain profesionalisme dan ketulusan
Langkah 4. Jangan sertakan flash atau fitur pemuatan lambat lainnya
Jika pelanggan memiliki koneksi yang lambat, mereka kemungkinan akan segera menghapus email saat mereka melihatnya gagal dimuat. Ingatlah bahwa umpan balik seringkali lebih penting bagi Anda daripada mereka.
Langkah 5. Gunakan font dan format yang dirancang dengan baik
Anda ingin email Anda terlihat bersih dan profesional. Email dengan grafik jelek atau font komik tidak akan mengesankan pelanggan Anda. Sebagai gantinya, gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial jika Anda tidak yakin dengan fontnya, dan pertahankan grafik berlebih seminimal mungkin.
Langkah 6. Pastikan email ramah perangkat
Format satu kolom lebih fleksibel daripada desain multi-kolom. Anda juga ingin memastikan font Anda tidak terlalu kecil. Anda ingin email tampak bermanfaat di laptop, ponsel, dan tablet. Dengan begitu banyak orang yang memeriksa email mereka di ponsel mereka, sangat penting bagi Anda untuk memformat email Anda dengan tepat.
Bantuan Penulisan Email
Hal-hal yang Harus Disertakan dalam Email Meminta Umpan Balik
Hal-hal yang Harus Dihindari dalam Email Meminta Umpan Balik
Email Beranotasi Meminta Umpan Balik
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Jangan mendesak orang untuk umpan balik.
- Pertahankan etiket email yang tepat untuk situasi tersebut.
- Sedikit kerendahan hati sangat membantu.
