Cara Menulis Email (dengan Gambar)

2024 Pengarang: Gilbert Ryder | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-16 17:34

Menulis email cukup sederhana, tetapi ada format umum yang harus Anda ingat. Perhatikan juga perbedaan antara email informal dan email formal. Inilah yang perlu Anda ketahui.

Cara Menulis Slideshow Email Terbaik

Langkah

Bagian 1 dari 5: Esensi Email

Langkah 1. Siapkan alamat email

Jika Anda belum memiliki alamat email, Anda harus mendaftar ke penyedia email sebelum melanjutkan. Untungnya, ada banyak penyedia email berbasis web gratis yang bisa Anda dapatkan dengan alamat email gratis tanpa biaya. Beberapa yang paling populer termasuk:

Gmail
Hotmail
Yahoo mail

Langkah 2. Klik "Tulis" atau "Baru

Sebelum Anda dapat menulis email, Anda perlu membuka kotak pesan kosong baru untuk menulis email Anda. Metode yang tepat bervariasi tergantung pada layanan yang Anda gunakan, tetapi biasanya akan ada tombol di bagian atas halaman dengan label seperti “Tulis”, “Baru”, atau “Pesan Baru”.

Jika Anda tidak yakin tentang cara membuat pesan baru, periksa halaman bantuan untuk layanan email Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentangnya secara lebih rinci

Langkah 3. Buat daftar alamat email penerima

Anda tidak perlu mencantumkan alamat email Anda sendiri, tetapi Anda perlu menentukan alamat email orang atau orang yang ingin Anda kirimi email.

Spasi seringkali cukup untuk memisahkan beberapa alamat email, tetapi beberapa layanan meminta Anda memisahkan beberapa alamat dengan koma atau bentuk tanda baca lainnya. Jika demikian, petunjuk ini harus ditentukan oleh penyedia email khusus Anda.
Ketik alamat email penerima utama atau penerima di bidang “Kepada:”. Penerima utama biasanya merujuk kepada siapa saja yang secara langsung ditujukan atau ditujukan kepada email tersebut di badan email.
Ketik alamat email lain di bidang “CC:”. Ini adalah bidang "salin". Penerima harus terdaftar di bidang “CC:” jika email tidak secara langsung menyebutkannya tetapi merujuk pada sesuatu yang harus diketahui individu.
Gunakan bidang “BCC:” untuk menyembunyikan alamat email. Jika Anda tidak ingin penerima email melihat daftar alamat email tujuan pesan, Anda harus mengetikkan alamat email tersebut di bidang “blind copy”.

Langkah 4. Sertakan subjek yang informatif

Setiap layanan email akan membiarkan Anda mengetikkan subjek atau judul untuk email Anda di kotak "Subjek".

Subjeknya harus singkat, tetapi juga harus memberi gambaran kepada penerima tentang isi email tersebut.
- Misalnya, email biasa kepada seorang teman dapat dengan mudah mengatakan “Ada Apa?” Jika Anda mengirim email dengan pertanyaan tentang tugas, baris subjek mungkin membaca sesuatu seperti "PR matematika."
- Demikian pula, pertanyaan kepada supervisor atau profesor dapat diberi label dengan baris subjek seperti "Pertanyaan" atau "Pertanyaan tentang …" diikuti dengan label singkat yang menjelaskan topik yang dimaksud.
Perhatikan bahwa pesan tanpa subjek akan muncul di kotak masuk penerima dengan label “(tanpa subjek)”.

Langkah 5. Tulis badan email Anda

Isi email Anda harus ditulis dalam kotak teks besar di bawah baris subjek.

Tubuh setiap email biasanya harus menyertakan salam, pesan, dan penutup.
Sifat email cepat, jadi Anda biasanya harus menjaga panjang pesan Anda cukup singkat.

Langkah 6. Tekan tombol "Kirim"

Setelah Anda selesai mengetik email Anda, tinjau untuk memverifikasi bahwa tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa dan bahwa pesan tersebut dengan jelas membahas masalah yang ingin Anda kemukakan. Jika email sudah siap, tekan tombol "Kirim" pada kotak pesan untuk mengirimkannya ke penerima yang terdaftar.

Bagian 2 dari 5: Menulis Email Ramah

Langkah 1. Ketahui kapan email yang ramah sesuai

Email ramah harus disediakan untuk orang yang dicintai, termasuk teman, keluarga, dan pasangan romantis. Jika pesannya biasa saja dan Anda mengirimkannya kepada seseorang yang berhubungan secara informal dengan Anda, Anda dapat mengirim email yang ramah.

Satu-satunya saat Anda tidak akan mengirim email ramah kepada keluarga atau teman adalah jika Anda mengirim email grup yang bersifat resmi, seperti permohonan sumbangan atau iklan penjualan. Karena email-email ini kemungkinan besar akan dikirim ke orang-orang yang juga tidak akrab dengan Anda, Anda harus mengarahkan email ke mereka

Langkah 2. Jaga agar baris subjek tetap kasual

Baris subjek tidak sepenuhnya penting, tetapi tetap merupakan ide bagus untuk menyertakan subjek. Tetap singkat, manis, dan to the point.

Jika Anda hanya menulis email untuk bertemu dengan seorang teman, Anda dapat menyertakan baris subjek yang lucu atau yang sederhana seperti "Lama tidak bertemu!"
Jika Anda menulis dengan suatu tujuan, sebutkan apa tujuan itu. Misalnya, jika Anda memutuskan untuk menulis email tentang tamasya grup, beri label email dengan subjek yang secara khusus menyebutkan tamasya tersebut.

Langkah 3. Pertimbangkan untuk menyapa penerima dengan nama

Untuk email yang ramah, ini tidak sepenuhnya diperlukan, tetapi ini masih merupakan cara yang sopan untuk memulai isi pesan Anda.

Salam Anda bisa sesederhana menyebutkan nama orang tersebut:

Bob,
Atau, Anda juga dapat menyertakan sapaan ramah dengan nama itu:
- "Hei Bob!"
- "Hai Bobi,"
- "Pagi Bob!"

Langkah 4. Tulis pesan Anda dengan jelas, tetapi tetap gunakan bahasa yang santai

Isi pesan Anda harus mudah dimengerti, tetapi nadanya harus informal dan percakapan.

Baca email Anda dan tanyakan pada diri Anda apakah isi email tersebut terdengar seperti cara Anda berbicara secara langsung. Jika demikian, maka Anda telah mencapai nada yang baik untuk email yang ramah.
Gunakan kontraksi. Kontraksi bukanlah bagian dari penulisan formal, tetapi merupakan bagian umum dari percakapan sehari-hari, sehingga cocok untuk email ramah.
Jangan ragu untuk menggunakan bahasa gaul. Jika diinginkan, Anda dapat memasukkan bahasa gaul Internet: "thx" sebagai ganti "thanks", " "4" sebagai ganti "for," "l8r" alih-alih "nanti," dll.
Juga gunakan emotikon bila perlu.:)

Langkah 5. Pertimbangkan untuk menandatangani nama Anda

Seperti salam, penutup atau tanda tangan tidak sepenuhnya diperlukan untuk email yang ramah, tetapi itu bisa menjadi cara yang baik untuk mengakhiri pesan.

Penutupan Anda bisa sesederhana nama Anda:
- "Jen"
- "-Jen"
Anda juga bisa menjadi sedikit lebih kreatif dengan penutupan Anda:
- "Nanti! Jen"
- "Email ini akan hancur sendiri dalam 3…2…1…”

Bagian 3 dari 5: Menulis Email Formal

Langkah 1. Pahami kapan email formal diperlukan

Anda harus menggunakan email formal saat menulis surat kepada seseorang yang tidak akrab dengan Anda. Ini termasuk, antara lain, supervisor, rekan kerja, klien dan pelanggan, instruktur, dan pejabat komunitas atau politik.

Perhatikan bahwa Anda mungkin menemukan bahwa email formal yang ketat tidak diperlukan dengan seseorang yang termasuk dalam salah satu kategori ini setelah Anda membangun hubungan kerja dengan orang tersebut. Ketika email "formal" menjadi agak terlalu kaku, Anda harus menulis email "semi-formal".
- Nada pesan Anda bisa sedikit lebih percakapan tetapi Anda harus menjauh dari bahasa gaul Internet.
- Anda tetap harus menyertakan tanda tangan Anda, tetapi Anda mungkin tidak perlu memberikan semua informasi kontak Anda di bawah nama Anda.

Langkah 2. Sertakan subjek yang informatif

Topiknya harus singkat tapi akurat. Langsung ke masalah yang ada.

Contoh:
- "Pertanyaan esai" (saat menulis email ke profesor yang menanyakan detail tentang tugas esai)
- "Aplikasi untuk Iklan Pekerjaan Manajemen" (saat mengirim email sebagai tanggapan atas iklan pekerjaan)
- "Masalah dengan Bagian #000000" (saat mengetik email untuk meminta layanan pelanggan atau melaporkan masalah teknis)

Langkah 3. Ketik salam formal

Salam resmi harus menyertakan kata "Yang Terhormat" diikuti dengan nama penerima. Gunakan nama belakang penerima dan judul yang sesuai, dan ikuti salam dengan titik dua.

Contoh:
- "Tuan Smith yang terhormat:"
- "Nona Jones yang terhormat:"
- "Dr. Evans yang terhormat:"

Langkah 4. Pastikan badan email Anda ringkas dan akurat

Batasi konten email Anda menjadi beberapa paragraf yang langsung membahas subjek email Anda. Gunakan bahasa formal dan pastikan ejaan dan tata bahasa Anda akurat.

Hindari penggunaan kontraksi.
Jangan gunakan bahasa gaul Internet atau emotikon.

Langkah 5. Sertakan penutup yang sesuai

Penutup yang paling umum adalah "Hormat kami," tetapi ada beberapa yang lain yang juga bisa berhasil. Jaga agar penutup tetap sopan dan ikuti dengan koma.

Kemungkinan penutupan lainnya termasuk:
- Salam
- Salam sejahtera
- Salam
- Terima kasih
- Semoga sukses

Langkah 6. Berikan informasi kontak di tanda tangan Anda, bila perlu

Cantumkan nama lengkap Anda di bawah penutup email Anda. Di bawah nama Anda, Anda mungkin ingin memasukkan gelar resmi Anda dan informasi kontak apa pun yang berguna.

Jabatan Anda, jika ada, harus mencantumkan posisi Anda dan nama perusahaan atau institusi tempat Anda bergabung.
Sertakan nomor telepon, nomor faks, dan alamat email Anda, minimal. Anda mungkin juga ingin memasukkan alamat surat dan URL situs web Anda.

Bagian 4 dari 5: Jenis Email Ramah Khusus

Langkah 1. Tulis email ke teman yang pindah.

Jika teman, saudara, atau orang yang Anda cintai baru saja pindah ke lokasi baru, tulis email untuk check-in dengan menanyakan tentang bagaimana kepindahannya, seperti apa lingkungan baru itu, dan sebagainya.

Langkah 2. Kirim email ramah ke teman yang tidak pernah memberi Anda alamat email

Jika Anda mendapatkan alamat email teman biasa dari pihak ketiga, penting bagi Anda untuk menggunakan email Anda untuk memverifikasi bahwa alamat tersebut benar dan Anda dengan cepat mengklarifikasi siapa Anda.

Langkah 3. Pelajari cara menulis email ke seorang pria.

Jika Anda seorang gadis yang menulis email kepada seorang pria untuk pertama kalinya, Anda mungkin merasa sedikit gugup. Ini terutama benar jika pria yang Anda tuju adalah calon bahan gebetan. Cobalah menulis email yang tampak santai namun cerdas dan tenang.

Meskipun ini langkah yang cukup berisiko, Anda juga dapat menggunakan email untuk memberi tahu pria bahwa Anda menyukainya

Langkah 4. Pahami cara menulis email ke seorang gadis.

Jika Anda seorang pria yang menulis email kepada seorang gadis untuk pertama kalinya, tugas itu mungkin tampak cukup menakutkan. Tetap tenang dan tulis pesan yang santai dan disatukan dengan baik.

Langkah 5. Tulis email genit

Jika Anda ingin menjadi lucu dan menyenangkan dengan penerima email Anda, gunakan jenis bahasa yang sama yang akan Anda gunakan untuk menggoda orang itu di dunia nyata. Emoticon dan "pelukan dan ciuman" (xoxo) juga berguna.

Demikian pula, tulis email genit kepada seseorang di situs kencan. Namun, untuk email seperti ini, Anda harus genit dan informatif sehingga penerima dapat mengetahui siapa Anda sebenarnya

Langkah 6. Tulis email cinta

Di era digital ini, email cinta bisa disamakan dengan surat cinta. Jika pasangan romantis Anda sedang pergi dan Anda ingin mengirim catatan singkat yang mengungkapkan cinta Anda, email adalah cara tercepat untuk melakukannya.

Bagian 5 dari 5: Jenis Email Formal Tertentu

Langkah 1. Melamar pekerjaan melalui email

Saat mengirimkan resume dan lamaran pekerjaan Anda melalui email, Anda perlu menjelaskan pekerjaan apa yang Anda lamar, mengapa Anda menginginkannya, dan kualifikasi apa yang Anda miliki yang membuat Anda cocok untuk pekerjaan itu. Anda juga harus menyertakan resume Anda sebagai lampiran.

Demikian pula, Anda juga dapat menulis email melamar magang. Jelaskan jenis magang apa yang Anda cari dan bagaimana itu akan membantu Anda memenuhi tujuan karir Anda. Berikan juga alasan mengapa Anda harus dipilih untuk magang.
Kirim email tindak lanjut jika Anda belum menerima balasan tentang posisi yang Anda lamar.

Langkah 2. Ketahui cara menulis email ke profesor Anda

Mengirim email ke profesor mungkin tampak menakutkan, tetapi tidak lebih sulit daripada email formal lainnya. Profesor Anda kemungkinan adalah orang yang sibuk, jadi buatlah pertanyaan Anda sesingkat mungkin.

Jika profesor Anda cukup mengenal Anda, Anda juga dapat mengirim email kepada profesor Anda saat meminta surat rekomendasi

Langkah 3. Tulis surat permintaan melalui email

Surat permintaan adalah surat yang menanyakan kepada editor apakah dia akan mempertimbangkan untuk menerima sebuah karya tulis untuk pertimbangan publikasi. Anda perlu menjelaskan pekerjaan yang bersangkutan dengan cukup baik untuk memberikan ide yang bagus kepada editor tentang apa itu.

Langkah 4. Gunakan email untuk menghubungi sumber daya manusia

Jika Anda memiliki masalah sumber daya manusia tentang perusahaan Anda, cara tercepat untuk mengatasinya adalah dengan mengirim email ke orang yang tepat di HR. Pastikan email tersebut dengan jelas membahas masalah tersebut.