Email berbagi pengetahuan adalah email yang dirancang untuk berbagi informasi, khususnya di tempat kerja atau lingkungan profesional lainnya. Berbagi pengetahuan adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada rekan kerja Anda bahwa Anda peduli dengan mereka dan ingin berbagi apa yang Anda ketahui dengan mereka, dengan harapan dapat membantu mereka di masa depan. Ini juga dapat membantu memperkuat koneksi profesional Anda. Cobalah untuk membuat email berbagi pengetahuan Anda sejelas dan mudah dicerna. Ini akan membuat mereka mudah dipahami dan diserap oleh orang lain.
Langkah
Metode 1 dari 2: Menulis Email Anda
Langkah 1. Nyatakan tujuan email Anda dengan jelas dan singkat di baris subjek
Tulis baris subjek yang memberi audiens Anda pratinjau yang jelas tentang apa yang diharapkan ketika mereka membuka email Anda. Cobalah untuk menjaga panjang baris subjek sekitar 7 kata.
- Misalnya, jika Anda ingin berbagi pengetahuan yang Anda peroleh saat menghadiri konferensi pengkodean, Anda dapat membuat baris subjek seperti: “Pengambilan Penting dari Konferensi Koder Miami 2020.”
- Email dengan baris subjek yang tidak jelas atau terlalu panjang sangat kecil kemungkinannya untuk dibuka. Hindari baris subjek pendek yang hanya terdiri dari 1-2 kata yang tidak secara efektif menyatakan tentang isi email tersebut.
Tip: Jika Anda ingin orang membaca email berbagi pengetahuan Anda dalam jangka waktu tertentu, sertakan tanggal di baris subjek. Misalnya, Anda dapat memasukkan “Kemajuan Industri untuk Dibahas dalam Rapat 2 Agustus”.
Langkah 2. Mulailah email dengan salam yang ditujukan kepada audiens spesifik Anda
Pikirkan tentang audiens yang Anda rencanakan untuk mengirim email berbagi pengetahuan dan pilih sapaan dengan tingkat formalitas yang sesuai. Jadikan salam mencakup semua orang yang akan menerima email.
- Misalnya, jika Anda mengirim email ke tim kecil programmer yang bekerja sama dengan Anda dan mengenal dengan baik, Anda dapat memulai email dengan sesuatu yang sangat santai dan ramah seperti: "Selamat siang, rekan-rekan ninja pengkodean."
- Jika Anda mengirim email berbagi pengetahuan ke atasan atau semacam grup yang berisi individu yang tidak Anda kenal secara pribadi, Anda dapat memilih sapaan yang lebih formal seperti: “Anggota dewan eksekutif yang terhormat,” atau “Selamat pagi, tim pemasaran.”
- Jika Anda berbagi pengetahuan hanya dengan 1 atau 2 orang, Anda dapat menyapa mereka dengan nama di salam email Anda.
- Jika ragu, Anda bisa menggunakan sesuatu yang umum seperti: “Halo, semuanya,” atau “Selamat siang.”
Langkah 3. Tulis beberapa latar belakang atau konteks singkat di awal email
Mulailah dengan paragraf pendek, tepat di bawah salam Anda, yang menjelaskan apa yang akan Anda bagikan di email Anda. Ini akan memberi pembaca lebih banyak konteks untuk apa yang akan mereka baca daripada baris subjek.
Misalnya, jika Anda berbagi pembelajaran dari konferensi pengkodean, Anda dapat menulis sesuatu seperti: “Minggu lalu, saya beruntung menghadiri Konferensi Miami Coders edisi 2020. Saya ingin berbagi dengan Anda beberapa hal penting dari konferensi 2 hari, di mana kita belajar tentang kecerdasan buatan dan tren pengkodean untuk tahun 2021. Saya harap pengetahuan ini akan berguna dan menarik bagi Anda seperti halnya bagi saya..”
Langkah 4. Bagi badan email menjadi beberapa bagian
Bagilah poin-poin utama yang ingin Anda bagikan ke dalam bagian-bagian yang kohesif, sehingga lebih mudah untuk diikuti dan dicerna. Letakkan judul di awal setiap bagian informasi untuk memperjelas tentang apa teks di bawah ini. Pisahkan bagian yang panjang menjadi beberapa paragraf yang lebih pendek untuk membagi informasi, alih-alih hanya membuang banyak info ke dalam 1 blok teks panjang.
- Pastikan setiap paragraf Anda berisi poin terkait. Jika Anda memulai pemikiran baru, mulailah menulis paragraf baru.
- Misalnya, jika Anda ingin membagikan apa yang Anda pelajari tentang kecerdasan buatan dan tren pengkodean pada konferensi baru-baru ini yang Anda hadiri, Anda dapat menyusun email Anda seperti ini: judul bagian yang mengatakan, “Pembaruan Industri Kecerdasan Buatan,” lalu tulis beberapa paragraf tentang subjek, diikuti oleh judul bagian lain yang mengatakan, "Tren Coding untuk 2021," diikuti oleh beberapa paragraf lagi.
Langkah 5. Simpulkan isi email dengan paragraf ringkasan
Tulis paragraf pendek sebelum tanda tangan Anda yang mengulangi beberapa informasi utama yang terkandung dalam email Anda. Beri tahu pembaca Anda apa yang Anda harapkan dari pengetahuan yang dibagikan dan sertakan item tindakan yang relevan.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti: “Seperti yang Anda lihat, ada banyak perkembangan baru yang menarik di AI yang berkaitan dengan pemasaran dan ada beberapa tren pemrograman baru yang menarik untuk diperhatikan pada tahun 2021. Saya harap Anda akan menerapkan informasi ini. untuk proyek pengembangan kami dan memikirkan cara kami dapat meningkatkan produk kami selama tahun depan.”
- Contoh item tindakan adalah seperti: “Mari kita rencanakan untuk membagikan beberapa pemikiran kita tentang semua info ini dalam rapat pada hari Jumat. Silakan bersiap dengan setidaknya 1 poin untuk didiskusikan.”
Langkah 6. Akhiri email Anda dengan sign off diikuti dengan nama dan jabatan Anda
Pilih tanda yang singkat dan ramah dengan tingkat formalitas yang sesuai untuk audiens Anda. Sertakan nama dan judul Anda di bagian paling akhir, sehingga orang tahu persis dari siapa email yang baru saja mereka baca, yang sangat penting jika Anda tidak secara pribadi mengenal semua anggota audiens Anda.
- Contoh tanda keluar biasa yang berfungsi untuk hampir semua email adalah: “Terima kasih,” “Salam,” dan “Semoga yang terbaik.”
- Beberapa tanda yang lebih formal adalah: "Hormat kami," dan "Dengan hormat."
- Beberapa ide untuk tanda tangan yang lebih kasual, yang mungkin Anda gunakan untuk mengirim email kepada orang-orang untuk diajak bekerja sama atau bertemu setiap hari, adalah: “Sampai jumpa besok,” dan “Cheers.”
- Jika Anda berbagi pengetahuan di luar organisasi Anda, sertakan juga nama organisasi Anda setelah nama dan jabatan Anda, sehingga orang tahu dari mana Anda menulisnya.
Metode 2 dari 2: Membuat Email Anda Ramah Pembaca
Langkah 1. Buat email Anda sesingkat mungkin
Cobalah untuk memasukkan semua informasi yang ingin Anda bagikan dalam kata-kata sesedikit mungkin. Semakin panjang email Anda, semakin kecil kemungkinan orang yang ingin Anda ajak berbagi pengetahuan untuk membaca semuanya.
- Jika Anda menulis tentang topik yang sangat kompleks, Anda selalu dapat menyertakan tautan ke sumber atau lampiran luar untuk memberikan informasi yang lebih detail. Dengan begitu, mereka yang tertarik dengan apa yang Anda bagikan dapat menyelami topik lebih dalam.
- Tidak ada aturan baku untuk berapa lama email berbagi pengetahuan seharusnya, dan itu akan sangat bergantung pada jenis informasi yang Anda bagikan dan kompleksitas subjeknya. Aturan praktis yang baik adalah untuk tidak menulis email lebih lama dari yang ingin Anda baca sendiri.
Langkah 2. Sorot informasi penting dengan poin-poin atau daftar bernomor
Ulangi informasi penting dari paragraf teks Anda dalam poin-poin atau daftar bernomor. Ini membantu menegaskan kembali pengetahuan yang Anda bagikan dan memberi pembaca sesuatu untuk dilihat dengan cepat untuk mendapatkan beberapa poin utama dari email Anda.
Misalnya, Anda dapat membuat daftar dengan judul seperti “5 Tren Pemasaran Teratas untuk tahun 2021” dan menuliskan tren dari 1-5 dalam daftar bernomor di bawahnya. Pembaca dapat dengan mudah melihat apa yang sedang tren, kemudian membaca teks email Anda jika mereka menginginkan informasi yang lebih mendalam
Langkah 3. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami sebanyak mungkin
Hindari menggunakan kata-kata besar dan jargon untuk menjelaskan poin Anda kecuali Anda benar-benar perlu. Ini akan membuat email Anda lebih mudah dibaca dan dipahami oleh audiens yang lebih luas yang mungkin tidak begitu akrab dengan topik yang Anda tulis seperti Anda.
Pertimbangkan juga audiens Anda saat Anda memilih bahasa apa yang akan digunakan. Jika Anda menulis untuk sekelompok kecil programmer, misalnya, Anda mungkin bisa menggunakan lebih banyak jargon pengkodean di email Anda daripada jika Anda menulis untuk audiens yang bervariasi
Tip: Jika Anda benar-benar perlu menggunakan kata yang mungkin tidak diketahui orang untuk menjelaskan suatu hal, berikan definisi saat pertama kali Anda menggunakan kata tersebut dalam konten email Anda.
Langkah 4. Tulis dengan nada profesional
Bersikap sopan, gunakan tata bahasa dan tanda baca yang tepat, dan pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Hindari menulis dengan nada santai dan jangan menggunakan bahasa gaul atau bahasa yang tidak profesional. Ini akan membantu Anda tampil sebagai profesional dan berpengetahuan luas dalam subjek yang Anda bagikan informasinya.
- Misalnya, jangan menulis kata dalam huruf kapital semua dan gunakan tanda seru dengan hemat, sehingga Anda tidak terlihat seperti sedang meneriaki audiens Anda.
- Jangan gunakan kata-kata atau frasa slang seperti “yo”, “apa kabar”, atau “kalian” untuk beberapa nama.
Langkah 5. Tetap berpegang pada font standar, karakter, dan format email
Jangan gunakan font atau karakter khusus apa pun yang tidak dimiliki beberapa sistem. Gunakan font sistem standar yang terpasang di server email Anda, tetap gunakan karakter yang ada di keyboard standar, dan jangan mengacaukan format default email Anda.
Ini akan memastikan bahwa hampir semua orang yang menerima email Anda di komputer yang berbeda atau melalui server email yang berbeda akan melihat dengan tepat apa yang Anda lihat saat Anda menulis email
Tips
- Selalu pertimbangkan audiens Anda saat Anda menulis email berbagi pengetahuan. Ini akan membantu Anda menentukan tingkat formalitas, nada, dan bahasa apa yang digunakan.
- Pastikan Anda mengirim email berbagi pengetahuan kepada orang-orang yang akan mendapat manfaat paling banyak darinya. Misalnya, seorang programmer mungkin tidak tertarik pada tren dan perkembangan industri pemasaran, tetapi seseorang di layanan klien mungkin tertarik.
- Sebelum Anda menulis email berbagi pengetahuan, tanyakan pada diri Anda apakah itu cara terbaik untuk berbagi informasi. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memutuskan bahwa pertemuan tatap muka atau presentasi konferensi video akan lebih efektif.
- Buat garis besar tentang apa yang ingin Anda bagikan sebelum Anda menulis email. Misalnya, jika Anda ingin membagikan beberapa teknik pemasaran yang Anda pelajari di webinar yang Anda ikuti, Anda dapat menuliskan poin utama seperti “teknik SEO baru”, “strategi pemasaran email”, dan “praktik terbaik pemasaran konten”.
Peringatan
- Pastikan bahasa yang Anda gunakan dalam email Anda dapat dimengerti oleh semua orang di audiens Anda. Misalnya, jangan gunakan banyak jargon pemrograman jika Anda menulis ke seluruh perusahaan Anda.
- Selalu mengoreksi dan memeriksa ejaan email Anda sebelum Anda mengirimkannya. Jika email Anda mengandung kesalahan, Anda tidak akan dianggap sebagai sumber pengetahuan yang dapat diandalkan.
