Mempertimbangkan fakta bahwa lebih dari 300 miliar email dikirim dan diterima setiap hari, tidak mengherankan bahwa orang telah mengembangkan "kelelahan email." Itulah mengapa sangat penting untuk menulis email efektif yang menyampaikan maksud Anda dengan jelas dan ringkas-Anda tidak ingin orang-orang tidak membaca email undangan rapat Anda sepenuhnya karena terlalu panjang atau tidak jelas. Jangan khawatir-wikiHow ini akan memandu Anda melalui semua yang harus Anda lakukan saat menulis email untuk undangan rapat, seperti cara menulis baris subjek yang kuat, apa yang harus Anda katakan di badan email, dan cara menggunakan aplikasi kalender untuk membuat segalanya lebih mudah.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menulis Baris Subjek yang Kuat
Langkah 1. Tulis baris subjek yang pendek dan relevan dengan tanggal dan topik pertemuan
Menyertakan detail ini berarti orang akan tahu kapan dan apa yang akan dibahas bahkan tanpa membuka email. Misalnya, Anda dapat menulis, “Rapat 12/8: Pedoman pelaporan baru.”
Peringatan:
Meninggalkan topik rapat mungkin akan menyebabkan orang menjawab, menanyakan apakah itu relevan dengan departemen mereka atau apakah kehadiran mereka wajib, jadi pastikan untuk menyatakan topiknya!
Langkah 2. Minta konfirmasi kehadiran di baris subjek
Jika Anda perlu tahu siapa yang akan datang ke rapat, mintalah konfirmasi di baris subjek. Dengan begitu, mereka akan tahu bahwa mereka perlu merespons sesegera mungkin bahkan sebelum mereka membuka email. Anda bisa menulis, “Pertemuan Jumat 10/6 HR, mohon konfirmasi secepatnya.”
Anda juga dapat menulis, “Silakan RSVP: Rapat HR 10/6.”
Langkah 3. Beri tahu mereka jika ini adalah pertemuan darurat di baris subjek
Jika itu adalah masalah yang mendesak atau sensitif terhadap waktu yang memerlukan pertemuan segera, tambahkan rasa urgensi ke baris subjek. Misalnya, Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Pertemuan darurat Senin 31/2: Keamanan siber.”
Penting untuk mencatat subjek pertemuan juga untuk memberi mereka gambaran tentang apa yang diharapkan
Langkah 4. Nyatakan apakah kehadiran itu wajib atau disarankan
Jika Anda bekerja untuk perusahaan besar, kehadiran beberapa orang mungkin tidak diperlukan untuk setiap rapat. Sebutkan departemen terkait di baris subjek atau beri tahu penerima jika mereka harus hadir. Misalnya, Anda dapat menulis, “Rapat pemasaran wajib 10/6.”
Jika rapat tidak diperlukan, Anda dapat menulis: “Pertemuan yang disarankan 10/6 tentang taktik penelitian yang efisien.”
Langkah 5. Gunakan kata-kata lengkap di baris subjek Anda untuk menghindari kebingungan
Singkatan mungkin tampak efisien, tetapi tidak sespesifik kata-kata lengkap dan dapat menyebabkan kebingungan. Misalnya, "SAP" bisa berarti "sistem dan pemrosesan" atau "rencana pengambilan sampel dan analisis" tergantung pada siapa yang akrab dan tidak akrab dengan istilah Anda.
Namun, Anda boleh menggunakan singkatan umum seperti "RSVP," "HR," dan "Rabu."
Metode 2 dari 3: Membuat Isi Email Anda
Langkah 1. Tulis pengantar singkat dan ramah serta catatan singkat
Memperkenalkan diri diperlukan jika Anda bekerja untuk perusahaan besar atau jika Anda belum mengenal semua orang. Penting juga untuk disebutkan dalam pengantar singkat ini jika ada dokumen atau perlengkapan yang perlu dilengkapi dan/atau dibawa ke rapat.
Buat pengantar Anda menarik atau relevan dengan pekerjaan. Misalnya, "Halo tim, saya menantikan peluncuran program baru minggu depan!"
Tip:
Ingatkan penerima jika mereka perlu menyelesaikan tugas apa pun atau membawa apa pun ke rapat. Misalnya, “Sebagai pengingat, harap bawa 4 salinan cetak daftar kontak vendor Anda.”
Langkah 2. Cantumkan tanggal dan waktu pertemuan pada barisnya sendiri sehingga menonjol
Ini adalah informasi penting bagi orang-orang untuk menghadiri rapat, jadi Anda ingin itu jelas dan menonjol dari teks lainnya. Indentasi 2 baris di atas dan di bawahnya dan/atau tulis dengan huruf tebal.
- Contoh: “6 Oktober, 10:30 - 11:45”
- Jika rapat online, buat daftar zona waktu sehingga orang-orang di zona waktu yang berbeda tidak ketinggalan karena miskomunikasi. Misalnya, Anda dapat menulis: “6 Oktober, 10:30 - 11:45 (PST)”
Langkah 3. Buat daftar lokasi setelah tanggal dan waktu
Jadikan lokasi menonjol sama seperti tanggal dan waktu-terutama jika Anda bertemu di tempat baru, jika sulit ditemukan, atau jika Anda tahu beberapa penerima tidak mengenal lokasi tersebut. Untuk rapat virtual (baik melalui forum langsung atau obrolan video), berikan tautan ke forum atau panggilan video untuk memudahkan akses.
Saat memberikan arahan, buatlah sedetail mungkin. Sebagai contoh: “Silakan datang ke ruang konferensi 592 di gedung Timaren (209 Nix St.). Kamar 592 terletak di tingkat 2 gedung, jadi Anda harus naik lift dari lantai dasar, keluar di 12, dan menggunakan lift di sisi selatan gedung (di sebelah kiri Anda) untuk naik ke lantai 59.”
Langkah 4. Bagikan tujuan pertemuan
Biarkan penerima tahu apa yang akan dicapai rapat. Menawarkan agenda singkat untuk pertemuan akan membantu mereka mengenali tugas mana yang perlu dilakukan sebelumnya. Anda cukup menyatakan topik (seperti “Pembaruan Keamanan Siber”) atau Anda dapat memberikan garis waktu:
- 10:30 - 10:45 Bagikan pembaruan status untuk proyek
- 10:45 - 11:10 Bandingkan dan pilih penawaran yang layak
- 11:10 - 11:30 Brainstorming dan tujuan untuk peluncuran
Langkah 5. Koreksi email Anda untuk kesalahan tata bahasa dan faktual
Hal terpenting yang harus dikoreksi adalah tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan, jadi pastikan Anda memilikinya dengan benar! Anda juga dapat mengoreksi pendahuluan, agenda, atau catatan lain yang mungkin telah Anda sertakan untuk memastikan Anda telah membahas semua dasar-dasarnya.
Baca email Anda dengan keras untuk memastikan tulisan Anda jelas dan ringkas sebelum mengirimkannya
Metode 3 dari 3: Menggunakan Outlook atau Aplikasi Kalender Terintegrasi
Langkah 1. Klik "Rapat Baru" di bawah tab beranda di Outlook
Jika perusahaan Anda menggunakan database komunikasi dengan kalender terintegrasi, seperti Outlook, gunakan untuk menyiapkan rapat Anda. Itu biasanya titik kontak pilihan untuk orang yang bekerja dengan Anda.
Jika perusahaan Anda tidak menggunakan Outlook atau sejenisnya, Anda dapat menggunakan email terkait pekerjaan Anda untuk mengirim undangan
Langkah 2. Pilih waktu dan tanggal dari jendela “Scheduling Assistant”
Setelah membuat rapat baru, jendela kalender akan muncul. Klik "Asisten Penjadwalan" dan sorot waktu dan tanggal yang tersedia untuk rapat Anda.
Pastikan ini adalah waktu ketika Anda dan peserta yang dituju tersedia. Bergantung pada aplikasi perusahaan Anda, Anda mungkin perlu menyesuaikan pengaturan tampilan untuk menampilkan jadwal semua orang (selain jadwal Anda sendiri)
Langkah 3. Tambahkan peserta dengan mengetikkan nama mereka atau menggunakan buku alamat Anda
Klik pada bilah teks untuk memasukkan nama secara manual atau menelusuri buku alamat Anda dan memilih nama mereka dari daftar. Gunakan fungsi "Asisten Penjadwalan" untuk memeriksa ketersediaan orang lain.
Jika orang tidak tersedia, nama mereka akan muncul disorot. Asisten bahkan akan menunjukkan slot waktu yang direkomendasikan untuk Anda dan jadwal peserta
Langkah 4. Tetapkan waktu mulai dan berakhirnya rapat
Pastikan tanggal rapat adalah tanggal yang Anda pilih sebelumnya, dan klik tombol kalender untuk membuat perubahan jika perlu. Kemudian gunakan panah tarik-turun di sebelah kanan daftar waktu untuk memilih waktu mulai dan waktu berakhir yang benar.
Menambahkan waktu akhir sangat menghargai waktu orang sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dan dapat merencanakan perjalanan atau bekerja di sekitar rapat
Langkah 5. Klik “Appointment” di bawah tab “Meeting” di bagian atas layar
Mengklik tombol ini akan mengembalikan Anda ke layar janji temu umum dan Anda akan melihat entri Anda dijadwalkan. Dari sini, Anda dapat menambahkan subjek, lokasi, dan catatan.
Jika Anda tidak melihat entri Anda dijadwalkan di layar janji temu, kembali dan ulangi prosesnya hingga muncul
Langkah 6. Jadilah spesifik saat memasukkan subjek, lokasi, dan catatan
Beri tahu penerima tentang rapat tersebut dalam beberapa kata singkat (mis., “Pengujian Produk Mendatang”). Spesifik tentang lokasi, berikan petunjuk arah jika itu bukan tempat pertemuan biasa atau jika sulit dijangkau. Tambahkan catatan tambahan (seperti pekerjaan persiapan apa pun) yang relevan dengan rapat.
- Berikan alamat lokasinya, meskipun menurut Anda mereka sudah mengetahuinya.
- Klik "kirim" setelah selesai.
Tip:
Hindari topik yang terlalu luas seperti "brainstorming" karena hal itu tidak memberi tahu banyak orang tentang tujuan rapat. Sebagai gantinya, Anda bisa mengatakan, “brainstorming vendor untuk produk baru.”
Tips
- Saat mengoreksi email atau undangan Anda, buatlah singkat dan to the point.
- Gunakan nada tulisan yang ramah dan profesional.
- Periksa kembali daftar penerima untuk memastikan semua orang yang perlu hadir diundang.
- Ketik alamat di baris “bcc” jika Anda ingin semua alamat tetap tersembunyi dari penerima.
Peringatan
- Jangan mengirim undangan atau email tanpa tanggal, waktu, dan lokasi. Ini kemungkinan akan membuat frustrasi undangan Anda dan Anda akan mendapatkan banyak balasan yang meminta informasi itu.
- Jangan menulis dengan huruf besar semua, itu akan ditafsirkan sebagai berteriak dan sangat tidak profesional.
