Memulai email dengan sapaan yang tepat bisa jadi rumit. Saat mengirim email profesional atau menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, pilihan terbaik Anda biasanya adalah memilih sapaan sederhana dan serbaguna seperti "Hai" sebelum menyapa orang tersebut dengan nama belakang mereka. Jika Anda menulis surat kepada teman, anggota keluarga, atau orang lain yang memiliki hubungan lebih santai dengan Anda, tidak apa-apa untuk hanya merujuk mereka dengan nama depan mereka.
Langkah
Metode 1 dari 4: Memilih Salam yang Cocok
Langkah 1. Ucapkan “Hai” untuk memulai email Anda dengan ramah
Sebuah "Hai" sederhana diikuti dengan nama orang tersebut akan bekerja dengan baik untuk sebagian besar email. Itu santai dan pribadi tanpa merasa terlalu formal atau santai. Dan karena sangat pendek dan langsung, itu tidak akan mengalihkan perhatian pembaca Anda atau terlihat tidak pada tempatnya.
Anda juga dapat menggunakan "Hai" saat menangani beberapa penerima sekaligus, seperti dalam "Hai semuanya."
Tip:
“Hai” merupakan sapaan yang bagus dan serba guna, baik email Anda ditujukan untuk teman, supervisor, atau orang asing.
Langkah 2. Buka dengan “Dear” untuk pesan yang lebih formal
"Dear" adalah salam serbaguna-ini lebih tepat daripada "Hai," tetapi masih memiliki cincin kuno yang hangat dan menyenangkan. Ini menjadikannya cara yang sempurna untuk mengundang korespondensi dengan orang-orang terdekat dan orang-orang yang tidak Anda kenal dengan baik.
Salam ini juga bisa digunakan untuk teman dan keluarga juga
Langkah 1.
- Kata "Dear" juga membawa nada kesopanan dan rasa hormat yang tidak dimiliki oleh salam yang kurang formal.
- Salah satu kelemahan pembuka ini adalah bisa dianggap agak terlalu formal bagi sebagian orang, terutama dalam lingkungan bisnis.
Langkah 2. Gunakan salam anonim jika Anda tidak tahu nama penerima Anda
"Salam" dan "Kepada siapa yang berkepentingan" adalah dua salam anonim yang paling umum dan tidak menyinggung. Mereka adalah taruhan yang aman untuk saat-saat ketika Anda tidak yakin siapa yang akan membaca pesan Anda.
- Anda juga dapat mencoba sesuatu yang ambigu seperti, “Dear Sir or Madam,” meskipun ini mungkin terlihat agak kaku di semua email kecuali email yang paling formal.
- Salam anonim paling sering digunakan saat menulis ke grup, seperti bisnis dan organisasi, daripada individu.
Langkah 3. Cantumkan nama orang tersebut dengan sendirinya jika Anda ingin langsung ke intinya
Jika Anda bingung tentang salam mana yang akan digunakan atau Anda lebih suka membiarkan pesan Anda menjadi pusat perhatian, tidak apa-apa untuk menyebutkan nama penerima Anda dan membiarkannya begitu saja. Cukup tambahkan koma, lewati satu baris, dan ucapkan apa yang ingin Anda katakan.
- "MS. Thompson" tidak terdengar lebih atau kurang formal daripada "Hai Ms. Thompson," dan ini memungkinkan Anda untuk mengabaikan keraguan dalam memilih sapaan yang paling tepat.
- Menggunakan nama orang tersebut sebagai sapaan itu sendiri juga dapat membantu dalam korespondensi lanjutan ketika Anda tidak selalu ingin memilih sapaan baru setiap saat.
Metode 2 dari 4: Mengatasi Penerima Anda
Langkah 1. Panggil orang tersebut dengan nama depannya jika Anda mengenalnya dengan baik
Aturan ini cukup sederhana: jika Anda menggunakan nama depan seseorang, boleh saja menggunakan nama depan mereka. Jika tidak, ada baiknya untuk tetap menggunakan nama belakang mereka untuk menghindari kesombongan dan berpotensi menggosok mereka dengan cara yang salah.f
Saat menulis surat kepada kenalan terkenal, Anda dapat memimpin dengan nama mereka sendiri atau melampirkan sapaan yang lebih santai sebagai pengantar (yaitu, "Hai Jackie")
Peringatan:
Jangan pernah merujuk seseorang yang belum pernah Anda temui dengan nama yang diberikan kecuali mereka secara khusus memberi tahu Anda bahwa tidak apa-apa melakukannya. Itu tidak sopan!
Langkah 2. Lihat kontak profesional dan tidak dikenal dengan nama belakang mereka
Pilih sapaan yang sesuai (ingat, “Hai,” “Dear,” dan “Salam” semuanya berguna untuk berbagai situasi), lalu tempelkan nama keluarga orang tersebut. Sebagian besar email yang Anda kirim mungkin akan dimulai dengan nama belakang penerima Anda, terutama jika itu berkaitan dengan pekerjaan.
- Jika orang yang Anda kirimi email adalah wanita, gunakan awalan "Ms." bukannya "Nyonya." kecuali Anda tahu pasti bahwa dia sudah menikah.
- Membuat titik menggunakan nama belakang penerima Anda menetapkan nada sopan dan hormat untuk korespondensi untuk mengikuti.
Langkah 3. Gunakan istilah seperti “Semua orang” saat menyapa lebih dari satu penerima
Kelompok besar mungkin berisi banyak jenis orang yang berbeda, dan Anda tidak ingin membuat asumsi apa pun tentang jenis kelamin atau tingkat keakraban mereka. Karena istilah seperti "Guys" dan "Ladies and gentlemen" dapat ditafsirkan sebagai pembatasan gender, mereka sebaiknya diabaikan demi sesuatu yang lebih inklusif.
- Pastikan untuk menghindari sapaan yang terlalu santai seperti “folks” atau “y’all,” juga.
- Membuang kata ganti kolektif yang salah bisa membuat salah satu pembaca Anda merasa terpinggirkan atau diabaikan sama sekali.
Langkah 4. Sebutkan judul atau posisi orang tersebut jika relevan dengan pesan Anda
Dalam keadaan normal, mungkin terdengar aneh untuk memulai email dengan "Salam Kepala Perwakilan Layanan Pelanggan." Namun, jika posisi orang tersebut terkait langsung dengan alasan Anda menulis, ini bisa menjadi cara yang baik untuk mengajukan pertanyaan, permintaan, atau keluhan kepada mereka.
- Mengalamatkan email ke "Direct of Communications" daripada "Mr. Everett” akan memberi tahu penerima Anda bahwa masalah yang dihadapi melibatkan kinerja tugas masing-masing.
- Demikian pula, ketika berhubungan dengan pemimpin sebuah organisasi, Anda mungkin akan menjawab dengan salam seperti, "Penyelenggara Serikat Kota Salt Lake yang Terhormat."
Metode 3 dari 4: Menghindari Kesalahan Ucapan Umum
Langkah 1. Ingatlah untuk selalu menyertakan salam
Aturan nomor satu untuk menulis salam email adalah memastikan ada satu di sana. Membuka email dan dihadapkan dengan blok teks tanpa perkenalan atau basa-basi pribadi bisa sangat menggelegar, dan hanya perlu beberapa detik untuk mengetik beberapa kata untuk meringkas maksud komunikasi Anda.
Sebuah email tanpa salam akan dilihat oleh banyak orang sebagai tidak lengkap. Akibatnya, hal itu mungkin berdampak buruk pada Anda atau kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif
Tip:
Jangan terlalu memikirkannya-jika Anda tidak yakin harus memasukkan apa lagi, pilihlah "Hai" yang sederhana dan salurkan kekuatan otak Anda untuk menyusun sisa email Anda.
Langkah 2. Hindari "Hei" kecuali Anda dekat dengan orang yang Anda tulis
"Hei" sama kasualnya. Untuk alasan ini, ini adalah cara yang dapat diterima untuk memulai email ke sahabat Anda atau rekan kerja dengan peringkat yang sama, tetapi tidak kepada atasan atau siapa pun yang Anda ajak berkomunikasi untuk pertama kalinya.
- Meskipun mungkin terdengar tidak berbahaya, sapaan yang terlalu informal seperti "Hei" dapat secara tidak sengaja menandakan kurangnya rasa hormat terhadap penerima Anda.
- Mode alamat santai lainnya, seperti “Ada apa” atau “Yo”, tidak boleh digunakan dalam email. Salam ini lebih baik disediakan untuk pertukaran pesan teks.
Langkah 3. Berhati-hatilah saat menggunakan sapaan khusus waktu seperti “Selamat Siang
Merujuk waktu Anda menulis dapat memberikan email Anda perasaan yang lebih personal dan memungkinkan Anda untuk berhubungan lebih baik dengan penerima Anda. Namun, Anda hanya boleh melakukan ini jika Anda yakin mereka berada di zona waktu yang sama. Jika tidak, Anda bisa terlihat tidak mengerti atau tidak pengertian.
- Mengucapkan "Selamat Pagi" kepada seseorang yang tinggal di belahan dunia lain dapat menyebabkan kebingungan, terutama jika email Anda berisi informasi yang sensitif terhadap waktu.
- Jika Anda ingin menggunakan salah satu salam ini, tidak ada salahnya untuk meluangkan waktu sejenak untuk melihat waktu (dan tanggal!) di tempat penerima Anda akan membaca pesan Anda.
Langkah 4. Jaga agar tanda baca Anda tetap sederhana dan tepat
Cara terbaik untuk memformat salam apa pun adalah dengan mengetikkan salam pilihan Anda dan nama penerima Anda, lalu masukkan koma untuk membantu transisi mata mereka ke badan email. Anda mungkin berpikir seruan lebih ekspresif, tetapi ada kemungkinan itu bisa dibaca sebagai remaja atau tidak profesional.
- Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga mengakhiri salam Anda dengan titik dua atau tanda hubung untuk efek yang lebih formal atau kasual.
- Menyampaikan terlalu banyak kegembiraan bahkan dapat mengganggu orang yang Anda kirimi surat jika mereka tidak berbagi antusiasme Anda.
Langkah 5. Pastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar
Periksa kembali ejaan nama orang tersebut seperti yang muncul di email sebelumnya atau dokumen asli sebelum Anda menekan "kirim". Sebuah kesalahan ejaan yang tidak bersalah bukanlah akhir dari kata, tetapi membuat kesalahan yang sama lebih dari satu kali mengatakan bahwa Anda tidak cukup peduli untuk memperbaikinya.
- Jika Anda menemukan nama yang sangat menantang atau tidak biasa, lihat apakah Anda dapat menyalin dan menempelkannya langsung ke email Anda dari sumber luar.
- Anda berisiko mengasingkan pembaca Anda dengan mengeja nama mereka dengan cara yang salah secara tidak konsisten.
Metode 4 dari 4: Membuat Baris Pembuka Email Anda
Langkah 1. Nyatakan tujuan email Anda segera
Gunakan kalimat pertama Anda untuk memberi tahu penerima dengan tepat mengapa Anda menulis. Dengan begitu, mereka tidak akan dibiarkan menggantung. Ini biasanya sesederhana menyaring apa yang akan Anda diskusikan dalam isi pesan Anda menjadi ide sentral dan mengubahnya menjadi pengantar singkat.
- Sebuah pembuka yang solid untuk email Anda mungkin, "Saya menulis untuk menanyakan tentang …" atau, "Saya ingin mendapatkan pendapat Anda tentang …"
- Jangan membuat penerima Anda bosan dengan pembukaan yang bertele-tele atau informasi yang tidak perlu. Tidak perlu bertele-tele-hanya melompat ke dalamnya.
Langkah 2. Ucapkan terima kasih kepada penerima jika Anda menulis tanggapan
Saat Anda membalas seseorang tentang pesan yang mereka kirimkan kepada Anda, biasanya luangkan waktu sejenak untuk mengucapkan terima kasih. Berterima kasih atas sesuatu bisa sangat memuaskan, dan sedikit ungkapan terima kasih akan membantu Anda memastikan bahwa korespondensi Anda dimulai dengan langkah yang benar.
- Saat mengucapkan kalimat pertama Anda, pastikan untuk mengakui atau meringkas tujuan email asli, seperti dalam "Terima kasih telah menghubungi Acme Corporation tentang pengalaman Anda baru-baru ini", atau, "Terima kasih telah membalas begitu cepat."
- Jika korespondensi Anda tidak terkait dengan bisnis, Anda dapat membukanya dengan sesuatu seperti, “Terima kasih telah menghubungi. Sudah lama sekali kita tidak berbicara!”
Langkah 3. Sapa kontak dekat dengan catatan yang lebih pribadi
Jika Anda mengenal penerima Anda dengan cukup baik, Anda dapat memilih untuk mengambil pendekatan yang lebih sentimental dengan memeriksa mereka atau meminta pembaruan tentang kehidupan mereka. Salam pribadi memiliki nuansa intim dan berfungsi untuk membangun dinamika yang ramah dan sepenuh hati.
- Anda dapat menggunakan kalimat pembuka seperti, "Selamat atas bayi baru!" atau "Saya baru saja di Brooklyn dan itu membawa kembali banyak kenangan indah" untuk mengingatkan kerabat atau teman kantor yang akrab bahwa mereka ada dalam pikiran Anda.
- Pastikan komentar atau pertanyaan pribadi apa pun yang Anda masukkan sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima. Bertanya, “Bagaimana Anda menyukai apartemen baru Anda?” mungkin menakuti seseorang yang baru Anda temui sekali atau dua kali.
Langkah 4. Bekerjalah dengan sedikit humor sebagai pemecah kebekuan yang menarik perhatian
Meskipun humor sering kali tidak dianjurkan di dunia profesional, humor dapat memberikan momen melegakan dari sifat komunikasi sehari-hari yang menjemukan jika digunakan dengan bijaksana. Kebanyakan orang terbiasa membaca sepintas email langsung, jadi sapaan yang lucu dapat memiliki efek memikat pembaca Anda dan membuat mereka lebih terlibat.
”Jika Anda ingin sedikit meringankan, cobalah kalimat pembuka seperti, “Apakah ini hari Jumat?” atau, "Saya tahu betapa Anda senang mendengar kabar dari saya di pagi hari."
Peringatan:
Sebuah sindiran cerdas atau sedikit permainan kata yang konyol dapat berguna untuk menghidupkan email profesional yang tidak berwarna, tetapi hanya ketika situasi mengharuskannya.
Tips
- Meskipun singkat, salam adalah salah satu bagian terpenting dari email bisnis. Ini pada dasarnya memberi penerima kesan pertama mereka tentang Anda dan sikap profesional.
- Sebagian besar nama yang diberikan atau disukai orang dapat ditemukan di info pengirim mereka, atau alamat email mereka sendiri.
- Jika Anda kebetulan mengetahui nama penerima anonim setelah email awal Anda, pastikan untuk memasukkannya ke dalam pesan berikutnya untuk mengakui perubahan dan membuat akord yang lebih pribadi.
