Hampir semua orang yang bekerja menggunakan email, tetapi email dapat dengan mudah membuat kita kewalahan. Beberapa dari kita menerima email jauh lebih banyak daripada yang dapat kita tangani secara efektif. Mampu menanggapi email dengan cepat dan benar dapat membantu kita menghemat waktu dan terlihat lebih profesional. Catatan:
Tidak semua langkah dan saran ini berfungsi di semua layanan email, namun semuanya berfungsi di Gmail.
Langkah
Langkah 1. Pahami alasan mengapa orang menggunakan email
Email adalah untuk berkomunikasi antar orang; itu untuk mengirim teks dan informasi visual dari satu orang ke orang lain / banyak lainnya. Ini bukan untuk:
- Menyimpan informasi; lebih baik menyimpan informasi sebagai dokumen di komputer Anda atau di cloud
- Mengingatkan Anda apa yang perlu dilakukan; lebih baik gunakan daftar tugas atau kalender untuk ini
Langkah 2. Gunakan label atau folder untuk menjaga email tetap teratur, dan keluar dari kotak masuk Anda
- Gunakan label 'tindak lanjuti' atau 'tanggapi' untuk hal-hal yang harus Anda lakukan. Anda kemudian harus menambahkan ini ke buku harian Anda atau daftar 'yang harus dilakukan'.
- Gunakan 'menunggu tanggapan' ketika Anda sedang menunggu orang lain
- Gunakan 'urgent' untuk hal-hal yang harus dilakukan sesegera mungkin
Langkah 3. Simpan informasi yang berguna, lalu arsipkan email
- Unduh lampiran apa pun dan simpan file di tempat yang tepat
- Kemudian, jika Anda tidak akan membalas email, arsipkan
Langkah 4. Arsipkan email yang telah Anda selesaikan
Jangan takut Pengarsipan; Ini pada dasarnya memindahkan email dari kotak masuk Anda ke kotak 'tanpa nama' (secara teknis, ini menghapus label 'kotak masuk')
- Itu tidak hilang – itulah gunanya menghapus
- Itu selalu dapat dicari dan ditemukan
Langkah 5. Hapus email kesalahan, lalu berhenti berlangganan dari sumbernya
Ini akan menjaga kotak masuk Anda bebas dari email yang tidak perlu dan tidak diinginkan.
- Hapus email yang seharusnya tidak Anda terima sejak awal
- Ini tidak akan lagi dapat dicari atau ditemukan setelah berada di 'tempat sampah' untuk sementara waktu
- Jika Anda tidak ingin menerima email semacam itu lagi, pastikan Anda berhenti berlangganan untuk mendapatkannya dengan mencari informasi 'berhenti berlangganan' di bagian bawah email
- Jika Anda tidak dapat berhenti berlangganan, tetapkan email sebagai spam
Langkah 6. Gunakan bintang untuk email khusus dan sangat penting atau mendesak
Gunakan bintang dengan hemat, karena memiliki terlalu banyak email berbintang akan sama tidak membantunya dengan email yang tidak berbintang.
Tips
- Selalu ingat tujuan email, dan cobalah untuk tidak menggunakannya untuk hal lain.
- Gunakan email sebagai bagian dari 'alur kerja produktivitas' Anda, bersama dengan daftar tugas, kalender atau buku harian, dan alat lain yang menurut Anda berguna.
