Menulis prioritas Anda di atas kertas akan berhasil jika Anda dapat menyelesaikannya di sore hari. Dengan banyaknya tugas yang masuk di rumah atau kantor, banyak yang terbawa ke hari berikutnya (atau minggu atau bulan). Spreadsheet Excel ini melihat mendekati tenggat waktu dan menggeser prioritas tugas sesuai dengan itu. Dalam 20 menit, langkah-langkah di bawah ini memberikan cara yang lebih efektif untuk mengelola prioritas Anda.
Langkah
Langkah 1. Buat tab "Beranda" atau "Kantor"
Buka lembar bentang Excel baru. Klik kanan pada tab "Sheet1" di bagian bawah dan klik Ganti Nama. Ketik "Rumah" atau "Kantor".
Langkah 2. Ganti nama Sheet2 sebagai "Template" dan Sheet3 sebagai "Points" dengan mengulangi Langkah 1
Langkah 3. Buat tabel Pentingnya
Pada tab Poin, isi kolom A, B dan C:
Langkah 4. Tentukan nama "Pentingnya"
Pilih dari Sel A2 ke C7. Klik Sisipkan Nama Tentukan
Tentukan nama sebagai "Pentingnya" dan klik OK
Langkah 5. Buat Tabel Upaya
Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat tabel Upaya di kolom E, F, dan G. Pilih sel E2 hingga G6 dan beri nama "Effort".
Langkah 6. Buat tabel Urgensi
Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat tabel Urgensi di kolom I, J dan K. Beri nama "Urgency".
Langkah 7. Masukkan judul pada tab Beranda
Klik pada tab Beranda dan masukkan judul di baris 1:
- A - Prioritas Formula A, 1 untuk tugas yang paling penting, tetapi bisa lebih dari 100
- B - Tugas Nama tugas.
- C - Pentingnya A, B, C, D, E, atau F dari tabel.
- D - Upaya A 1-5, dari tabel Upaya.
- E - Urgensi Formula berdasarkan tanggal jatuh tempo.
- F - Tanggal Jatuh Tempo ketika tugas harus diselesaikan. Tanggal jatuh tempo tidak sulit dan cepat. Naikkan memberi tahu Anda seberapa awal Anda dapat memulai tugas dan Perpanjangan memberitahu Anda berapa hari itu bisa meluncur. Memotong rambut mungkin memiliki Ramp Up 5 dan Perpanjangan 4 - tidak masuk akal untuk memotong rambut 2 minggu lebih awal dan orang mungkin memperhatikan jika terlambat lebih dari 5 hari.
- G - Ramp Up Hari sebelum Tanggal jatuh tempo Anda bisa memulai tugas.
- H - Perpanjangan Otomatis Perpanjangan Tanggal Jatuh Tempo
- I - Formula Tersisa Hari. Jumlah hari sebelum Tanggal Jatuh Tempo; negatif jika Tanggal Jatuh Tempo telah lewat.
- J - Tugas Tanggal Selesai sebenarnya sudah selesai.
- K - Komentar Setiap detail untuk tugas.
Langkah 8. Masukkan daftar tugas Anda
Catatan Prioritas, Urgensi dan Sisa Hari dibiarkan kosong. Mereka akan diisi dengan formula. Berikut adalah contoh tugas rumah.
Langkah 9. Masukkan rumus untuk Hari Tersisa, Urgensi dan Prioritas
Rumus di bawah ini adalah untuk baris 2.
- I (Tersisa Hari) =F2-IF(ISBLANK(J2), HARI INI(), J2)
- E (Urgensi) =JIKA(I2>G2, 5, JIKA(I2>0, 4, JIKA(I2=0, 3, JIKA(I2+H2>0, 2, 1))))
- A (Prioritas) =VLOOKUP(C2, Pentingnya, 2, SALAH) + VLOOKUP(D2, Upaya, 2, SALAH) +VLOOKUP(E2, Urgensi, 2, SALAH)
Langkah 10. Ubah format Cell I2 menjadi Integer dengan cara klik kanan pada cell, pilih format dan buat menjadi Number dengan 0 tempat Desimal
Langkah 11. Salin rumus untuk Prioritas, Urgensi, dan Hari Tersisa ke sel yang tersisa di setiap kolom
Pilih sel E2 dan ketik CTRL-C.
Pilih sel E3 hingga E10 dan klik CTRL-V. Ulangi untuk menyalin sel I2 ke sel I3 ke I10. Terakhir, ulangi untuk menyalin sel A2 ke sel A3 ke A10. Abaikan nilai ganjil yang Anda dapatkan untuk tugas yang tidak ditentukan.
Langkah 12. Urutkan baris berdasarkan Prioritas
Pilih dari sel A1 hingga K, untuk baris sebanyak yang Anda miliki datanya. Kemudian klik Sortir Data.
Langkah 13. Simpan spreadsheet prioritas Anda, termasuk tanggal pembuatan versi
Langkah 14. Tandai tugas sebagai Selesai
Saat Anda menyelesaikan tugas, tandai tanggal di kolom Selesai. Ingat CTRL- ;
(tombol kontrol dan titik koma) segera memasukkan tanggal saat ini.
Langkah 15. Perhatikan Prioritas berubah setiap hari
Berikut adalah prioritas selama beberapa hari. Pada 13 Juli semua tugas sebelum Naikkan periode, sehingga memiliki jumlah besar. Pada tanggal 20 Juli, prioritas yang lebih tinggi (angka yang lebih kecil) muncul untuk empat tugas, termasuk potong rumput yang telah memukulnya Jatuh tempo tanggal. Pada tanggal 21, prioritasnya lebih tinggi karena kita berada di Perpanjangan periode dan pada tanggal 23 Juli bahkan lebih tinggi karena berada di luar Perpanjangan Titik. Membayar tagihan juga mengalami eskalasi pada tanggal 23 dan 25.
Tips
- Jangan ragu untuk menambahkan lebih banyak kolom - siapa yang menetapkan tugas, kategori, dll.
- Pisahkan tugas besar menjadi tugas yang lebih kecil.
- Urutkan daftar tugas setiap hari jika perlu.
- Simpan file Excel terpisah untuk keluarga/rumah dan kantor.
- =IF(WEEKDAY(TODAY(), 2)>5, TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(), 2)-5)+7, TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(), 2)-5))
- Gunakan AutoFilter untuk memilih tugas yang sudah lewat jatuh tempo (Urgency=1) atau tugas yang sangat penting (Importance="A")
- Baca artikel yang tercantum di bawah ini tentang prioritas dan manajemen waktu.
- Salin tugas berulang ke tab Template, sehingga Anda dapat menemukan dan menyalinnya kembali dengan mudah.
- Jangan ragu untuk mengubah poin yang diberikan untuk setiap bagian prioritas.
- Salah satu cara untuk menjaga agar tugas yang berulang terus diperbarui adalah dengan memasukkan ini di bawah kolom tanggal: (Contoh ini menggunakan Friday, yaitu "5" di sini.)
- Tambahkan format bersyarat pada Tanggal jatuh tempo untuk menunjukkan kapan itu terlambat.
- Mingguan, bulanan (atau mungkin dua kali lipat) menghitung jumlah tugas yang diselesaikan di setiap periode. Ini mungkin satu-satunya umpan balik positif yang mungkin Anda dapatkan pada pekerjaan Anda.
- Ini menemukan tanggal "hari ini" (Senin=1, Sel=2, … Minggu=7) dan memeriksa untuk melihat apakah itu lebih lambat dari hari Jumat. Jika ya, itu akan menambah tujuh ke Jumat saat ini, memberikan minggu depan Jumat. Jika tidak lebih dari Jumat, itu hanya menampilkan tanggal Jumat untuk minggu ini.
- Dalam contoh ini, Senin = 1, Selasa = 2, Rabu = 3, Kamis = 4, Jumat = 5, Sabtu = 6, dan Minggu = 7.
- Untuk mengubah rumus ini agar berfungsi, katakanlah, Selasa, kita dapat melihat dengan melihat daftar di atas bahwa Selasa = 2, jadi tukarkan saja tiga 5 dalam rumus untuk 2.
Peringatan
- Alih-alih membawa file Excel Anda sepanjang waktu, gunakan Google Spreadsheet sehingga file Anda akan selalu tersedia untuk Anda.
- Simpan spreadsheet setiap beberapa sesi untuk pemulihan.
- Manajemen waktu sangat pribadi dan spreadsheet ini mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda. Mungkin terasa mengganggu atau terlalu menuntut untuk dikunjungi setiap hari. Ini mungkin berhasil untuk Anda, tetapi tidak untuk teman Anda atau sebaliknya.
- Prioritas yang dihitung bukanlah angka urut. Menyelesaikan tugas prioritas "1" tidak menggeser yang lainnya ke atas. Prioritas dapat berkisar hingga lebih dari seratus dan tidak semua angka dimungkinkan. Fokus biasanya pada prioritas antara 1 dan 12.
- Jangan khawatir tentang memiliki terlalu banyak tugas - bahkan dua bulan tugas dapat menunggu di bagian bawah daftar hingga tanggal jatuh temponya mendekat.
