Kedengarannya sederhana, tetapi apakah itu? Apakah Anda melakukan langkah yang benar? Ada cara untuk mengelola email menggunakan Folder Surat Microsoft Outlook, tetapi tidak selalu jelas bagaimana melakukannya secara efektif.
Langkah
Langkah 1. Identifikasi individu atau kelompok orang yang secara teratur menerima email dari Anda
Langkah 2. Dari Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts, buat aturan baru untuk setiap grup atau orang yang Anda terima emailnya secara rutin dan arahkan email tersebut untuk dipindahkan ke folder tertentu di bawah folder Inbox
Langkah 3. Tentukan apakah Anda ingin A) diperingatkan ketika Anda menerima pesan khusus dari individu atau grup ini dan/atau B) menandainya sebagai telah dibaca segera
Tinjau opsi tindakan lain untuk melihat apakah opsi tersebut dapat membantu Anda lebih lanjut.
Langkah 4. Buat aturan baru untuk setiap grup atau orang yang Anda kirimi email secara teratur dan arahkan email ini untuk dipindahkan sebagai salinan email yang Anda kirim ke folder tertentu di bawah folder Terkirim
Langkah 5. Berdasarkan prioritas, putuskan kapan dan dalam urutan apa Anda ingin berhenti memproses aturan
Ini sangat penting ketika bekerja dengan aturan yang berhubungan dengan email Anda mengirim -- jika tidak, Anda akan menyimpan banyak salinan dari email yang sama.
Langkah 6. Minta satu aturan terkirim di bagian bawah semua aturan terkirim dengan Stop processing
Aturan ini akan menangkap semua email yang tidak dimasukkan ke dalam subfolder individual.
Langkah 7. Secara berkelanjutan, evaluasi email Terkirim yang masuk ke folder Terkirim yang tidak dipindahkan ke subfolder lain
Jumlah pesan dalam Terkirim folder dapat menunjukkan kapan saatnya untuk membuat subkategori baru dari email terkirim.
Langkah 8. Secara berkelanjutan, evaluasi email Inbox yang masuk ke Inbox dan tidak dipindahkan ke subkategori lain
Jumlah pesan di utama kotak masuk folder dapat menentukan kapan saatnya untuk membuat subkategori baru dari email yang diterima.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Kunci untuk mengelola email menggunakan Microsoft Outlook adalah mempelajari cara membuat kategori email dan memprioritaskan email Anda -- anggap itu sebagai pemangkasan dan penyiangan taman email Anda -- sehingga Anda dapat memanfaatkan perkembangan informasi yang tersedia.
- Pertimbangkan untuk mengubah properti folder untuk menampilkan Jumlah Total Item daripada Jumlah Total Item yang Belum Dibaca, khususnya, jika Anda sudah mendapatkan peringatan untuk menerima pesan baru yang penting.
- Untuk folder yang Anda buat untuk Terkirim mail, sesuaikan tampilan (klik kanan pada bilah tampilan/sortir folder, Sesuaikan Tampilan Saat Ini, Bidang, dll) untuk menghapus Dari dan Diterima dan tambahkan Ke dan Terkirim bidang.
- sekali Terkirim dan Diterima email dikategorikan, lebih mudah untuk melihat dari mana "pertumbuhan email" berasal dan memutuskan di mana memangkas dan membuat cabang baru.
- Misalnya, email iklan mungkin perlu ditinjau saat pertama kali tiba, tetapi segera menjadi basi dan dapat dihapus. Pemberitahuan dan kuitansi bank yang mungkin ingin Anda simpan lebih lama.
- Anda mungkin juga ingin menambahkan bidang berguna lainnya ke tampilan folder Anda. Ukuran memungkinkan Anda untuk melihat dan mengurutkan berdasarkan ukuran pesan. Anda dapat memutuskan untuk melepaskan folder email Anda dari email yang lebih besar dan mengelolanya di luar email (yaitu, menyimpan lampiran penting atau menyimpan seluruh email ke lokasi di luar Outlook).
- Butuh bantuan dengan spam di Outlook? spambay. Ini cepat. Mudah. Gratis.
Peringatan
- Ketika jumlah pesan dalam folder mendekati jumlah tertentu (50? 100? 200?), sekarang saatnya untuk mengevaluasi penyiangan, pemangkasan, sub-kategori email Anda di folder itu.
- Anda harus menjadikan Outlook versi rumah sebagai contoh uji untuk membuat aturan email Outlook sebelum Anda membuat perubahan pada versi kerja Outlook (atau sebaliknya, tergantung mana yang lebih Anda pedulikan).
