Kotak surat yang tidak rapi mungkin menyulitkan pengguna untuk menemukan email yang mereka butuhkan. Microsoft Outlook telah menyediakan alat yang cukup berguna yang membantu Anda memfilter email dan mengatur pesan Anda dengan cara yang lebih mudah dikelola. Outlook bahkan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kinerja untuk Anda. Baik Anda menggunakan Outlook 2010, Outlook 2007 atau Outlook 2003, Anda dapat dengan mudah mengelola email Anda, menggunakan alat berikut untuk membersihkan Kotak Masuk Anda, serta mempermudah untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Langkah
Metode 1 dari 6: Penyaringan
Langkah 1. Saring pesan dengan cepat
Outlook 2010 memiliki fitur baru yang membantu mengurutkan pesan berdasarkan tanggal dan mengaturnya dalam Percakapan.
- Saat menggunakan fitur ini, pesan yang memiliki tema yang sama akan muncul sebagai Percakapan dan pengguna dapat melihat, memperluas, atau mengecilkannya dengan mengklik ikon di sebelah kiri baris Subjek. Pesan di dalam setiap Percakapan diklasifikasikan dengan pesan terbaru ditempatkan di atas. Saat pesan baru diterima, semua Percakapan akan dipindahkan ke bagian atas daftar email yang membantu Anda melacak aliran email dengan mudah.
- Untuk mengaktifkan Percakapan, di tab Tampilan grup Percakapan, centang kotak Perlihatkan Sebagai Percakapan. Anda dapat mengurangi ukuran Percakapan dengan fitur Bersihkan. Fitur ini akan membantu menghapus pesan duplikat dalam Percakapan.
- Pada tab Beranda di grup Hapus, klik Bersihkan lalu klik Bersihkan Percakapan. Di semua versi Outlook, pengguna dapat menemukan pesan di folder kotak surat lebih cepat dengan mengubah cara mereka diklasifikasikan dalam folder email. Misalnya Anda dapat memilah email Anda berdasarkan tanggal, pengirim dan ukuran file atau tingkat kepentingan.
Langkah 2. Gunakan judul subjek standar
Energi mental yang dibutuhkan untuk mengalihkan fokus di antara topik yang selalu berubah menguras Anda, bukan volumenya. Anda cenderung membaca secara berurutan baik secara kronologis atau menurut "orang yang paling penting". Ini adalah kelelahan otak. Gunakan aturan ini sebagai gantinya; itu berlaku untuk email dari laporan langsung dan bekerja lebih baik daripada rantai percakapan.
- Identifikasi 2-5 proyek teratas yang paling Anda perhatikan; membuat judul subjek untuk mencerminkan ini.
- Beri tahu tim bahwa Anda akan memberi perhatian awal pada semua email dengan judul subjek standar ini. Subjek ini adalah proyek prioritas utama Anda saat ini––email Anda akan diurutkan berdasarkan baris subjek dan prioritas utama dibaca/ditanggapi terlebih dahulu.
- Jelaskan bahwa email dengan judul yang tidak tepat akan memasukkan pengirim yang melanggar ke daftar hitam selama 1x hari.
Metode 2 dari 6: Pengelompokan
Langkah 1. Kelompokkan pesan yang sama di dalam folder
Dengan membuat folder email baru, pengguna dapat mengelompokkan pesan terkait di dalam folder. Misalnya, Anda dapat mengelompokkan pesan berdasarkan subjek, proyek, komunikasi, atau kategori lain yang sesuai dengan pekerjaan atau hobi Anda. Pengguna juga dapat membuat folder untuk semua pesan yang dikirim dari atasan Anda atau seseorang yang penting termasuk informasi utama yang perlu disimpan. Untuk membuat folder baru di Outlook 2010, pada tab Folder, di Baru, klik Folder Baru. Untuk membuat folder baru di Outlook 2007 atau Outlook 2003, pada bilah Menu, klik File, pilih Baru lalu Folder.
Metode 3 dari 6: Cari Folder
Langkah 1. Buat folder pencarian untuk menemukan pesan
Folder Pencarian adalah cara cepat dan nyaman untuk menemukan kumpulan pesan email. Itu tidak menyimpan pesan apa pun tetapi menyediakan folder virtual yang menampilkan semua pesan di Kotak Masuk Anda berdasarkan atribut yang Anda cari. Folder Pencarian Outlook menyediakan fitur default seperti Surat Belum Dibaca tetapi Anda juga dapat membuat aturan sendiri. Misalnya, Anda dapat menggunakan Folder Pencarian untuk membantu menemukan semua informasi yang terkait dengan proyek tertentu, klien penting, atau rapat yang akan datang.
- Untuk membuat Folder Pencarian di Outlook 2010, di tab Email di Folder, di Baru, klik Folder Pencarian Baru.
- Untuk membuat Folder Pencarian di Outlook 2007 atau Outlook 2003, pada email di Menu File, gerakkan mouse ke New lalu klik Folder Pencarian.
Metode 4 dari 6: Filter Email
Langkah 1. Kurangi email sampah dengan filter email
Simpan pesan email yang tidak perlu dari Kotak Masuk dengan menggunakan Filter Email Sampah Outlook. Filter ini akan mengirim email yang ditandai sebagai email sampah ke folder terpisah di kotak surat. Pengguna dapat melihat konten folder ini untuk memastikan bahwa tidak ada email valid yang salah dikirim ke folder tersebut. Jika demikian, Anda harus menyesuaikan filter untuk menghindari tanda yang salah pada pesan di masa mendatang.
Metode 5 dari 6: Kategori warna
Langkah 1. Tetapkan kategori warna
Tetapkan warna ke grup pesan email yang tidak terkait dan kategori lain di Outlook seperti catatan, kontak, dan janji temu. Dari sana, pengguna dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengurutkannya. Misalnya, Anda dapat dengan mudah melacak semua pesan, janji temu, dan kontak untuk proyek penjualan komputer dengan membuat kategori yang disebut "Penjualan Komputer" dan menetapkan pesan ke dalamnya.
Metode 6 dari 6: Menandai
Langkah 1. Tandai untuk ditindaklanjuti
Pengguna dapat menggunakan fitur Tandai untuk Tindak Lanjut untuk menandai pesan email dan tugas untuk membantu menyortir atau menandainya. Bendera akan meminta Anda untuk melacak masalah, menunjukkan permintaan atau pesanan seseorang untuk pesan dan kontak yang diminta. Mereka juga dapat mengatur folder email Anda dengan mudah karena Anda tahu persis apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya. Perhatikan bahwa saat Anda membuat tugas dan menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tugas tersebut, tugas tersebut akan ditandai secara otomatis sehingga Anda tidak melupakan tanggal kedaluwarsa untuk tindakan tersebut dan memenuhinya.
