Basis data pelanggan dapat menghilangkan banyak dokumen untuk bisnis, menyediakan tempat penyimpanan tunggal untuk informasi klien yang berharga yang dapat digunakan oleh tim penjualan, personel dukungan pelanggan, dan bahkan tim akuntansi. Meskipun dimungkinkan untuk membeli produk perangkat lunak yang menyediakan format dasar untuk jenis database ini, database yang disesuaikan dapat dibuat dengan mengingat beberapa dasar tentang bentuk dan fungsi.
Langkah
Langkah 1. Beli perangkat lunak pembuatan database
Pilih produk yang kompatibel dengan pengolah kata dan perangkat lunak lain yang digunakan dalam bisnis. Ini akan memudahkan untuk mengimpor atau mengekspor data dari sumber lain, sehingga memungkinkan untuk menghindari memasukkan data dalam jumlah besar ke dalam database yang baru dibuat.
Langkah 2. Tentukan jenis informasi yang akan disimpan dalam database pelanggan
Sebagian besar desain akan menyertakan informasi seperti nama perusahaan, alamat surat, alamat fisik, nama kontak, nomor telepon dan faks, serta alamat email. Data tambahan seperti informasi tentang persyaratan kontrak, harga, dan catatan tentang tugas tertunda yang terkait dengan setiap klien sering disertakan dalam data yang diambil dan dipelihara dalam jenis sumber daya elektronik ini.
Langkah 3. Pertimbangkan kemungkinan penggunaan database
Selain menyediakan sumber daya terpusat untuk mengambil data penting, pikirkan tentang jenis laporan apa yang dapat dibuat menggunakan data tersebut, atau apakah basis data dimaksudkan untuk digunakan sebagai sumber daya dalam menghasilkan label surat, daftar email, atau bahkan daftar yang akan digunakan dalam penyiaran faks. Mengingat hal ini akan membantu dalam menentukan cara memberi nama masing-masing bidang yang akan menampung data, dan memudahkan proses pembuatan format laporan yang menarik dari bidang tersebut.
Langkah 4. Atur bidang data
Buat templat sederhana yang mengikuti urutan logis saat memasukkan nama, alamat, dan informasi kontak lainnya. Melakukannya memudahkan untuk berpindah dari 1 bidang ke bidang berikutnya dengan gangguan minimal dan menyelesaikan entri catatan pelanggan baru dalam jangka waktu yang wajar.
Langkah 5. Tetapkan otorisasi pada masing-masing bidang
Ini termasuk mengidentifikasi bidang mana yang akan disertakan pada format laporan serta yang dapat berfungsi sebagai dasar untuk menyortir atau mencari entri database. Menetapkan otorisasi yang tepat untuk setiap bidang akan mempercepat pengambilan data yang benar kapan dan saat dibutuhkan.
Langkah 6. Siapkan format laporan
Beberapa format dasar yang sering digunakan seringkali sudah cukup, meskipun pengguna utama dapat diberikan kemampuan untuk membuat laporan yang disesuaikan yang mencakup bidang yang relevan dengan posisi pekerjaan pengguna dan tingkat akses ke data pelanggan.
Langkah 7. Tetapkan kredensial login dan hak akses
Basis data pelanggan yang dapat diterapkan mencakup kemampuan untuk membuat kredensial masuk yang memungkinkan hanya karyawan yang berwenang untuk mengakses informasi. Lebih jauh lagi, menetapkan tingkat hak yang berbeda memastikan bahwa setiap pengguna dapat melihat, mengubah, dan memasukkan data yang relevan dengan tanggung jawab pekerjaannya, tetapi tidak dapat melihat informasi lain yang berguna bagi personel lain.
Langkah 8. Tinjau dan uji database pelanggan sebelum dirilis
Coba gunakan versi beta dengan sekelompok kecil karyawan untuk memastikan setiap fungsi berfungsi seperti yang dibayangkan. Gunakan temuan kelompok uji ini untuk mengatasi masalah apa pun dengan kinerja, format, dan kemudahan penggunaan. Setelah semua masalah diatasi dan diselesaikan, versi final dapat diluncurkan ke seluruh perusahaan.
Tips
- Cobalah untuk mendesain database sehingga ada ruang untuk menambahkan lebih banyak bidang atau fitur seiring dengan perubahan kebutuhan perusahaan. Ini akan memungkinkan untuk terus menggunakan produk selama beberapa tahun tanpa harus menggantinya dengan produk yang lebih kuat.
- Bukan hal yang aneh jika database pelanggan baru membutuhkan waktu lama untuk dikembangkan. Bahkan saat menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan pelaksanaan sejumlah tugas dengan mudah, dibutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menghasilkan format yang ideal.
