Mengirim email adalah bagian dari kehidupan hampir setiap profesional, pelajar, dan pekerja yang hidup saat ini. Meskipun beberapa email bisa dianggap dingin, yang lain bisa sangat kasar dan perlu ditangani. Anda dapat menangani email semacam itu dengan tetap tenang, merespons setelah Anda membuat rencana, dan melanjutkan hari Anda.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Tetap Tenang dan Membuat Rencana
Langkah 1. Pertimbangkan apakah email tersebut dimaksudkan untuk kasar
Mungkin sulit untuk mengetahui apakah seseorang bersikap kasar atau tidak melalui email, terutama karena Anda tidak dapat melihat ekspresi wajahnya atau mendengar nada suaranya untuk membantu Anda memutuskan. Sebelum Anda bereaksi terhadap email yang tampaknya kasar bagi Anda, pertimbangkan apakah kekasaran itu mungkin salah komunikasi.
Coba tanyakan langsung kepada orang tersebut apa yang mereka maksud dengan berbicara dengan mereka secara langsung atau melalui telepon. Ini dapat membantu untuk menghindari masalah karena miskomunikasi sederhana
Langkah 2. Jangan langsung merespon
Meskipun mungkin tergoda untuk segera mulai merangkai kata-kata kasar atau menyakitkan dalam menanggapi email ini, hindari melakukannya dengan cara apa pun. Kemungkinan besar Anda akan menyesalinya nanti. Alih-alih, menjauhlah dari email, tutup browser Anda, dan luangkan beberapa saat untuk mengumpulkan pemikiran Anda.
- Berjalan-jalanlah selama beberapa menit sampai Anda merasa tenang.
- Ambil beberapa napas dalam-dalam dan minum air.
Langkah 3. Melampiaskan dalam draft email, tapi jangan mengirimkannya
Cara lain untuk mengeluarkan energi negatif secara konstruktif adalah dengan membuat draf email kepada orang tersebut, tetapi jangan mengirimkannya. Dengan begitu, Anda dapat mulai mengumpulkan pemikiran awal Anda, tidak peduli seberapa kuatnya, sambil memberi diri Anda waktu untuk kemudian menyempurnakan, mengasah, dan menambahkannya.
- Tarik email terpisah dan ketik tanggapan tanpa pernah memasukkan penerima sehingga Anda tidak mengirimkannya secara tidak sengaja. Atau Anda dapat mencantumkan email Anda sendiri sebagai penerima.
- Pikirkan semua waktu ketika Anda bereaksi terhadap sesuatu dengan segera dan kemudian menyesali semua hal cerdas atau pemikiran yang bisa Anda katakan. Ini akan memberi Anda waktu untuk mengembangkannya dan mencegah penyesalan.
Langkah 4. Terima tanggung jawab bila perlu
Dalam membaca email, Anda mungkin telah menafsirkannya sebagai kasar karena sebagian darinya benar, dan kebenaran itu bisa menyakitkan. Meskipun ini tidak membebaskan mereka dari rasa bersalah mereka dalam situasi tersebut, itu memberi Anda ruang untuk perbaikan diri dan kejujuran, baik dengan diri sendiri maupun dengan pengirim email.
Misalnya, mungkin bos Anda mengirimi Anda email kasar tentang keterlambatan kerja. Meskipun kata-katanya tidak perlu kasar, Anda harus mengakui dan memperbaiki keterlambatan Anda
Langkah 5. Jangan meniru perilaku buruk mereka
Ketika seseorang bersikap kasar kepada Anda, Anda mungkin tergoda untuk membalas budi. Sekali lagi, jangan merespons secara negatif, tetapi juga hindari perilaku agresif atau kasar pasif jika Anda melihatnya secara langsung sebelum Anda merespons. Jangan beri mereka pandangan kotor atau abaikan jika mereka berbicara kepada Anda.
- Sebaliknya, berlatihlah kebaikan. Katakan halo kepada mereka dan terus berjalan.
- Jangan menghabiskan waktu di sekitar mereka kecuali jika perlu, tetapi juga jangan menghindarinya secara aktif.
Langkah 6. Pertimbangkan akarnya
Terkadang, email yang kasar tidak ada hubungannya dengan Anda atau keadaan di sekitarnya. Memukul seseorang tidak pernah baik-baik saja, tetapi kadang-kadang orang yang mengirim email mungkin mengalami sedikit lebih banyak daripada yang dapat mereka tangani dan dapat mengirimi Anda itu karena frustrasi yang tidak melibatkan Anda. Mereka mungkin bahkan tidak menyadari bahwa mereka telah bersikap kasar. Ini tidak memaafkan mereka, tetapi memahami keadaan dan motivasi seseorang saat ini dapat membantu dalam mengambil langkah ke depan.
- Misalnya, jika mereka memiliki masalah perkawinan atau jika seseorang dalam keluarga mereka baru saja meninggal, ini bisa menjelaskan kekasaran mereka.
- Mungkin juga mereka hanya mengalami hari yang buruk.
Bagian 2 dari 3: Menanggapi Email
Langkah 1. Mintalah bantuan seorang teman
Teman atau rekan kerja dapat sangat membantu dalam membantu Anda membuat tanggapan terhadap email yang kasar atau tidak menyenangkan, dan mereka juga dapat memberikan pendapat kedua tentang situasi tersebut. Selama waktu ini, jangan meminta bantuan teman Anda yang pemarah; menjangkau mereka yang tenang, pintar, dan berfokus pada solusi.
Jika memungkinkan, mintalah untuk melihat tanggapan sebelumnya terhadap email kasar yang telah mereka kirim
Langkah 2. Akui kekasaran mereka
Ketika Anda sedang menyusun email Anda, Anda perlu mengakui betapa kasarnya mereka. Bisa jadi mereka tidak menyadari bahwa kata-kata mereka akan dianggap tidak berperasaan, tetapi bagaimanapun juga, Anda harus memperhatikannya.
- Katakan sesuatu seperti "sebelum saya mulai dengan tanggapan, saya ingin mengakui kekasaran yang ditampilkan dalam email Anda, terutama seputar komentar Anda yang menuduh dan menghina."
- Bersikap langsung bermanfaat bagi Anda dan orang lain dan dapat membantu mencegah terulangnya situasi yang sama.
Langkah 3. Akui frustrasi mereka
Meskipun email mereka kasar, mungkin rasa frustrasi mereka datang dari tempat yang sangat nyata. Jika demikian, akui frustrasi itu dan ungkapkan pengertian, jika hanya sedikit. Ini akan memungkinkan mereka untuk merasa kurang dari Anda vs mereka mentalitas dan menggerakkan Anda berdua menuju potensi perdamaian.
- Katakan sesuatu seperti “Email Anda menunjukkan bahwa Anda frustrasi.”
- Pastikan untuk fokus pada apa yang dikatakan email mereka dan bukan mereka secara pribadi.
Langkah 4. Tanyakan mengapa
Namun, kadang-kadang, Anda mungkin sama sekali tidak mengerti mengapa seseorang memutuskan untuk mengirimi Anda email semacam itu setelah banyak refleksi diri dan konsultasi dengan orang lain. Dalam acara ini, Anda harus menanyakan 'mengapa' sederhana kepada pengirim sehingga Anda dapat memahami dan mengatasi masalah dengan lebih baik.
Anda mungkin mengatakan, “Saya telah memikirkan dengan cermat tentang email Anda dan saya masih agak bingung dengan alasan Anda mengirimnya, jadi saya ingin tahu apa yang mendorongnya.”
Langkah 5. Tawarkan solusi atau penjelasan
Setelah Anda menyampaikan beberapa kekhawatiran dan poin awal Anda dalam email, Anda harus mulai mencari solusi dan menanggapi kekhawatiran mereka, jika ada. Beri tahu mereka apa yang ingin Anda lakukan, jelajahi area untuk kompromi, dan ungkapkan kesediaan Anda untuk menyelesaikannya.
- Menyiapkan pertemuan bisa bermanfaat juga. Orang cenderung lebih ramah secara pribadi daripada saat bersembunyi di balik layar komputer.
- Anda dapat mengatakan sesuatu seperti “Anda menyatakan kemarahan karena saya kembali dari makan siang 15 menit kemarin, tetapi saya harus menjemput putri saya yang sakit dari sekolah. Meskipun saya pasti dapat mencoba untuk kembali tepat waktu di masa depan, akan ada saat-saat seperti ini yang tidak dapat dihindari.”
Langkah 6. Tetapkan batasan
Setelah Anda berhasil menawarkan solusi, sekarang saatnya untuk menetapkan beberapa aturan dasar untuk percakapan lanjutan. Biarkan mereka tahu bahwa Anda tidak akan mentolerir kekasaran seperti itu di masa depan dan melakukan hal itu akan membuat sangat sulit jika bukan tidak mungkin untuk terus bekerja sama secara kooperatif.
- Katakan kepada mereka bahwa Anda tidak akan menerima penghinaan atau tuduhan yang tidak pantas.
- Minta mereka untuk datang kepada Anda dengan keprihatinan dan kebaikan sebelum melontarkan pistol.
Langkah 7. Hapus, jika perlu
Anda mungkin menemukan bahwa Anda membaca dan membaca ulang email berulang kali dan terjebak dalam perasaan negatif tentangnya. Namun, ini tidak akan membantu Anda untuk bergerak maju dan kemungkinan hanya akan membuat Anda lebih marah dan frustrasi. Jika benar-benar perlu, hapus email dari kotak masuk Anda sehingga Anda tidak dapat mengaksesnya.
Jika Anda merasa mungkin memerlukan email itu lagi di masa mendatang, kirimkan ke seseorang yang Anda percayai tetapi hapus dari kotak masuk Anda sendiri
Bagian 3 dari 3: Melanjutkan Hari Anda
Langkah 1. Terus produktif
Meskipun email ini tampaknya telah merusak hari Anda, lakukan semua yang Anda bisa untuk melarangnya. Lanjutkan rutinitas Anda, buat daftar tugas, dan selesaikan semua tugas yang diperlukan. Jangan biarkan satu kesalahan menggagalkan hari Anda atau kemajuan Anda.
Membuat diri Anda sibuk akan membantu Anda tetap fokus pada apa yang penting bagi Anda dan menghindari merenungkan satu email
Langkah 2. Tetapkan tujuan kecil untuk menjaga momentum Anda
Dalam menjaga rutinitas Anda, tetapkan tujuan kecil yang dapat dicapai yang dapat Anda berkomitmen untuk hari itu. Menyelesaikan mereka akan membantu Anda merasa lebih berhasil dan selanjutnya kurang terpengaruh oleh email kasar yang Anda terima.
Pertimbangkan untuk menetapkan tujuan seperti "balas semua email lain" atau "pergi ke gym"
Langkah 3. Alihkan perhatian Anda
Terkadang, untuk bergerak maju dari sesuatu, Anda perlu sedikit gangguan. Beristirahatlah untuk mendengarkan musik, makan siang, atau menelepon teman untuk mengobrol tentang hal lain selain email. Melepaskan pikiran dari hal-hal dapat memberi Anda istirahat yang sangat diperlukan dan katarsis.
Langkah 4. Pertimbangkan untuk melaporkannya, jika perlu
Pada akhirnya, terkadang cara terbaik untuk bergerak maju adalah dengan menangani masalah secara permanen. Jika email berisi ancaman atau hinaan apa pun yang dapat dianggap sebagai ujaran kebencian, laporkan orang ini kepada orang yang tepat, yaitu Departemen SDM di tempat kerja Anda atau Perilaku Siswa di sekolah Anda. Anda juga dapat memblokir mereka agar tidak mengirimi Anda email di masa mendatang.
- Laporkan kepada pihak berwenang jika mereka membuat ancaman fisik terhadap Anda.
- Coba kirim email ke manajer Anda terlebih dahulu untuk memberi tahu mereka apa yang terjadi. Jika mereka tidak mengatasi masalah ini, bawa ke HR.
