ATTN adalah bentuk singkat dari kata "perhatian" dan biasanya digunakan dalam email dan korespondensi tertulis untuk menunjukkan penerima yang dituju. Cara terbaik untuk menggunakan ATTN dalam korespondensi email adalah dengan memasukkan ini di baris subjek. Dengan cara ini jelas untuk siapa pesan itu ditujukan dan kemungkinan besar email Anda akan dibaca oleh penerima yang benar.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menambahkan ATTN ke Email
Langkah 1. Mulailah baris subjek dengan ATTN
Dalam beberapa kasus, seperti lamaran pekerjaan, Anda mungkin hanya memiliki email umum untuk sebuah perusahaan, tetapi ingin mendapatkan perhatian dari orang atau departemen tertentu. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menulis di baris subjek sebagai "ATTN: John Smith."
Atau, jika Anda tidak tahu nama apa pun, Anda dapat menulis “ATTN: Manajer Perekrutan” atau “ATTN: Departemen Pemasaran.”
Langkah 2. Sertakan informasi terkait lainnya di baris subjek
Selain mendapatkan perhatian dari orang atau sekelompok orang tertentu, Anda juga harus menyertakan beberapa detail penting tentang konten email Anda. Ini akan membuatnya lebih relevan dan kemungkinan akan dibuka dan dibaca lebih cepat.
Misalnya, Anda dapat mengatakan “ATTN: John Smith re: Content Marking Position.”
Langkah 3. Mulai badan email dengan ATTN saat baris subjek penuh
Anda juga dapat menyertakan pesan ATTN di badan email atau di dokumen terlampir. Dengan cara ini Anda masih berkomunikasi untuk siapa pesan tersebut ditujukan dan Anda dapat menggunakan baris subjek hanya untuk menunjukkan tujuan email tersebut. Ini mungkin diperlukan saat Anda membalas email dan baris subjek telah dibuat.
- Misalnya, Anda dapat memulai isi email dengan mengatakan "ATTN: Sandeep Kumar"
- Anda mungkin ingin menyertakan indikator ATTN di baris subjek dan isi email.
Metode 2 dari 3: Menentukan Kapan Menggunakan ATTN di Email
Langkah 1. Gunakan ATTN ketika Anda tidak memiliki alamat email penerima yang diinginkan
Jika Anda tidak mengetahui alamat email langsung dari orang atau departemen yang perlu Anda hubungi, Anda dapat mengirimkan email ke alamat kontak yang tersedia di situs web perusahaan. Kemudian, Anda harus menunjukkan di baris subjek, menggunakan ATTN, kepada siapa pesan harus diarahkan.
Langkah 2. Sertakan ATTN pada komunikasi internal
Gunakan ATTN saat Anda menulis memo internal yang mungkin relevan dengan sejumlah orang dalam departemen atau grup Anda, tetapi memerlukan perhatian langsung dari satu atau dua orang. Dengan cara ini Anda tetap memberi informasi kepada semua orang, tetapi juga memprioritaskan kepada siapa pesan tersebut berbicara secara langsung.
Anda dapat menulis "ATTN: Mary Smith re: target penjualan" tetapi kirimkan pesan tersebut ke seluruh tim penjualan
Langkah 3. Tunjukkan bahwa email Anda penting dengan menggunakan ATTN
Anda juga dapat menunjukkan bahwa ada sesuatu yang membutuhkan perhatian segera dengan menggunakan akronim ATTN di baris subjek Anda. Misalnya, Anda dapat menulis “Laporan penggajian memerlukan ATTN mendesak.”
Metode 3 dari 3: Memastikan Email Anda Mendapatkan Perhatian
Langkah 1. Sertakan baris subjek
Saat Anda mengirim email, sangat penting untuk selalu menyertakan baris subjek. Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk membuat email Anda menonjol dan juga memberikan beberapa detail tentang isi email. Email yang tidak menyertakan baris subjek kemungkinan besar akan terhapus atau hilang di kotak masuk, atau akan mengganggu penerima karena mereka terpaksa membuka email untuk mencari tahu isinya.
Langkah 2. Jaga agar baris subjek tetap pendek
Sebagian besar kotak masuk email hanya akan mengungkapkan sekitar 60 karakter dari baris subjek dan ponsel hanya akan menampilkan sekitar 25 hingga 30 karakter. Akibatnya, Anda harus menjaga baris subjek tetap pendek dan menulis informasi yang paling penting terlebih dahulu.
Formulir singkat, seperti "ATTN" dan "RE" memudahkan untuk memasukkan lebih banyak informasi di baris subjek
Langkah 3. Tulis sesuatu yang menarik
Kotak masuk sering dibanjiri dengan spam dan materi promosi dan banyak orang menghapus email bahkan sebelum dibuka. Jika Anda mengirim email kepada seseorang yang tidak Anda kenal secara langsung, penting agar email Anda menonjol. Anda dapat menarik perhatian penerima dengan menulis baris subjek yang menarik dan kreatif.
- Anda dapat menulis "Saya tidak menginginkan apa pun dari Anda" jika Anda menjangkau seseorang yang Anda kagumi, tetapi belum pernah bertemu secara pribadi. Misalnya, ini bisa menjadi penulis favorit atau seseorang yang Anda hormati di industri Anda.
- Atau, Anda bisa mengatakan “dapatkan lebih banyak uang dengan memperluas basis klien Anda.” Ini akan berguna jika Anda ingin membuat koneksi bisnis dan ingin email Anda dibuka.
Langkah 4. Sertakan detail penting
Sangat penting bagi Anda untuk selalu menyertakan informasi penting tentang isi email. Jika Anda menulis email ke rekan kerja tentang suatu proyek, pastikan untuk mencantumkan judul proyek di baris subjek. Dengan begitu rekan kerja Anda akan tahu tentang apa itu dan dapat memprioritaskannya sesuai kebutuhan.
- Anda juga dapat mengatakan sesuatu seperti "perlu tanggapan". Ini kemungkinan akan membuat email Anda lebih menjadi prioritas.
- Atau, menulis "pertanyaan singkat tentang: pertemuan makan siang" kemungkinan akan menarik perhatian karena menunjukkan bahwa itu akan menjadi respons yang mudah.
