Membuka kotak masuk email Anda bisa seperti membuka kotak Pandora dengan tata bahasa yang tidak memadai, ejaan yang buruk, dan selera yang buruk. Pertimbangkan kesan apa yang dibuat email Anda pada orang lain; itu selalu waktu yang tepat untuk mengatur email Anda terpisah dari paket. Ikuti langkah-langkah ini dan tingkatkan etiket email Anda.
Langkah
Langkah 1. Jaga agar email Anda tetap ringkas, percakapan, dan fokus
Lebih sulit membaca surat di layar komputer daripada di selembar kertas, jadi jaga agar email tetap singkat dan to the point. Meskipun tidak ada panjang email yang ideal, jaga agar kalimat tetap pendek, sekitar 8-12 kata dan beri spasi di antara paragraf.
Dalam email kantor, langsung ke intinya: "Saya harap Anda akan …" "Saya pikir kita harus …." dll tepat di depan, membuat kasus di baris berikut. Banyak orang hanya membaca beberapa baris pertama sebelum memutuskan untuk merespons atau menyimpannya untuk nanti. Baris tersebut harus memberikan cukup "daging" untuk memungkinkan keputusan yang tepat. Untuk email pribadi, sering kali merupakan ide bagus untuk membuka dengan catatan pribadi singkat sebelum masuk ke poin utama email Anda
Langkah 2. Hindari pemformatan mewah
Mengubah font dan warna, menyisipkan daftar peluru, atau menggunakan HTML dapat membuat email terlihat aneh atau membuatnya tidak dapat dibaca oleh penerima, bahkan jika pemformatannya terlihat bagus di komputer Anda. Tetap sederhana.
Langkah 3. Batasi lampiran
Jangan menambahkan lampiran kecuali benar-benar diperlukan. Simpan lampiran sekecil mungkin. Sebagian besar aplikasi email dapat mengirim dan menerima lampiran hingga 1 MB, tetapi apa pun yang melebihi itu dapat merepotkan Anda atau penerima, dan bahkan file yang lebih kecil dapat membutuhkan waktu lama untuk dibuka jika koneksi email penerima lambat. Jika Anda perlu mengirim file yang lebih besar, kompres atau zip atau gunakan layanan online yang akan membantu Anda mengirim file besar seperti YouSendIt.com. Jika Anda perlu mengirim beberapa halaman, seperti rencana rapat atau koreksi teks besar, kirim faks atau kumpulan halaman yang diketik dalam sebuah surat.
- Jangan zip lampiran email kecuali diperlukan. Kecuali jika lampiran terlalu besar untuk dikirim, Anda berisiko membuang waktu penerima dan mungkin menghalangi mereka mengakses lampiran Anda. Banyak perangkat seluler tidak dapat membuka kompresi file zip. Selain itu, ini berlebihan karena banyak file umum seperti.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word, dan Powerpoint) sudah dalam format terkompresi.
- Ingatlah bahwa banyak orang atau bisnis tidak akan membuka lampiran dari seseorang yang tidak mereka kenal, dan beberapa akun email diatur untuk mengirim email dengan lampiran secara otomatis ke folder spam, jadi jika Anda melamar pekerjaan, misalnya, pastikan Anda mengikuti petunjuk penerima terkait lampiran. Jika tidak ada instruksi yang diberikan, kirim email lain untuk memberi tahu penerima bahwa Anda akan mengirim email dengan lampiran.
Langkah 4. Pikirkan sebelum Anda mengirim
Jangan mengirim email saat Anda sedang emosi. Jangan ragu untuk menulis subjek dan teks email, lalu simpan. Hanya tambahkan penerima dan kirimkan setelah Anda memiliki waktu untuk memikirkan apa yang Anda kirim; Anda mungkin berubah pikiran dan menjadi lebih baik untuk itu.
Email juga telah menjadi alat untuk menanyakan atau memberi tahu orang-orang hal-hal yang biasanya tidak pernah Anda katakan secara langsung (pernah bertanya-tanya mengapa Anda menjadi orang yang berbeda secara online?). Jika Anda mengirim seseorang apa pun, baca ulang dan tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan mengatakan ini kepada mereka jika mereka berada tepat di sebelah Anda, atau bertatap muka. Jika topiknya sensitif, bacalah dua kali.
Langkah 5. Hati-hati menggunakan singkatan dan emoticon
Ini mungkin dapat diterima dalam email informal seperti dengan teman. Namun, dalam surat resmi, Anda tidak perlu memberi tahu seseorang bahwa Anda "tertawa terbahak-bahak", orang mungkin menganggapnya tidak pantas, dan mungkin merasa Anda sembrono.
Beberapa singkatan, seperti "BTW" untuk "By the Way," biasanya digunakan dalam email dan umumnya dapat diterima kecuali dalam email formal dan profesional
Metode 1 dari 3: Menulis Email Baru
Langkah 1. Gunakan kolom penerima dengan benar
Penerima di bidang "kepada" diharapkan untuk mengambil tindakan, dan mereka yang berada di "CC" adalah untuk memberi tahu rekan kerja atau atasan.
- Berhati-hatilah saat meminta TINDAKAN dari lebih dari satu orang di kolom "Kepada:". Hal ini dapat menyebabkan beberapa upaya untuk tugas yang sama, atau tidak ada upaya karena diasumsikan ada orang lain yang menangani permintaan tersebut.
- Jika mengirim email ke daftar orang yang alamatnya ingin Anda rahasiakan, masukkan semuanya ke dalam bidang BCC dan masukkan alamat Anda sendiri di bidang "ke".
- Jika Anda ingin menghapus seseorang dari utas (misalnya, jika mereka telah memperkenalkan Anda kepada orang lain, dan sekarang Anda dan orang itu sedang mengerjakan beberapa detail dan Anda tidak ingin menghambat kotak masuk pengantar) pindah alamat orang tersebut dari kolom "ke" atau CC ke kolom BCC.
Langkah 2. Jadikan baris subjek berguna
Baris subjek yang baik memberikan ringkasan konten email yang berguna, mempersiapkan pembaca dengan cepat. Kotak masuk email sering dibanjiri, jadi baris subjek yang baik membantu penerima menentukan prioritas email Anda. Ini juga membantu mencegah email Anda dihapus bahkan sebelum dibaca. Karena subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima Anda, jaga agar tetap bebas kesalahan, ringkas, dan hindari baris umum seperti "Hai", "Apa kabar", atau nama penerima (yang terakhir mungkin diblokir oleh filter anti-spam).
Hindari memprioritaskan pesan Anda untuk penerima. Keluar dari kebiasaan menandai setiap email sebagai "Mendesak!" atau "Prioritas Tinggi" atau email Anda akan berakhir diperlakukan seperti anak laki-laki yang menangis serigala dan mereka semua akan diabaikan. Sangat menjengkelkan dan lancang untuk menganggap permintaan email Anda lebih tinggi dalam antrian daripada orang lain, terutama di konteks kerja Bersikaplah cukup ramah untuk memberi penghargaan kepada penerima karena telah bekerja sendiri bagaimana memprioritaskan pesan Anda
Metode 2 dari 3: Membalas Email
Langkah 1. Berhati-hatilah dengan siapa yang Anda salin pada balasan
Jika Anda membalas pesan dan kemudian CC: pihak ketiga yang tidak disertakan oleh pengirim asli, pastikan dalam pikiran Anda bahwa pengirim asli tidak akan kecewa karenanya. Informasi ini mungkin "hanya untuk mata Anda". Ini sangat penting jika pengirim asli adalah supervisor pekerjaan Anda. Berhati-hatilah dalam menggunakan BCC:. Ini bisa menjadi bumerang jika orang yang menjadi BCC: membalas, tidak melihat bahwa salinan mereka buta.
Langkah 2. Tentukan kepada siapa Anda harus membalas
Email yang dikirimkan kepada Anda umumnya hanya mengharuskan Anda membalas hanya kepada pengirimnya, tetapi untuk email yang dikirim ke beberapa orang, Anda mungkin perlu memilih opsi "Balas ke Semua" untuk mengirim tanggapan Anda ke semua orang. Bersikaplah bijaksana; menggunakan "Balas Semua" sepanjang waktu menghasilkan pengembalian yang berlimpah dan membuat pesan mendekam di kotak masuk banyak orang. Pertimbangkan konsekuensi menerima email, memukul balas semua dan itu keluar ke dua puluh orang dan kemudian dua puluh orang itu membalas semua; itu dapat digabungkan dengan sangat cepat menjadi ratusan ribu email dan semua orang merasa terdorong untuk menekan "balas semua" sebagai cara untuk menjaga semua orang dalam lingkaran karena tidak ada yang tahu siapa yang dimaksudkan untuk membacanya dan siapa yang tidak.
Langkah 3. Berpikir dua kali sebelum membalas hanya untuk mengucapkan terima kasih
Beberapa orang tidak menginginkan email yang mengatakan "Terima kasih." Ini membutuhkan waktu tambahan untuk membuka email dan membacanya hanya untuk membaca apa yang sudah Anda ketahui. Beberapa orang menyertakan baris yang mengatakan "NTN" - "Tidak, Terima Kasih."
Langkah 4. Ringkaslah diskusi panjang
Menggulir halaman balasan untuk memahami diskusi itu menjengkelkan. Alih-alih terus meneruskan string pesan, luangkan waktu sebentar untuk meringkasnya untuk pembaca Anda.
Langkah 5. Pastikan untuk menyertakan info yang Anda tanggapi
Banyak orang, dan perusahaan, menulis dan menanggapi ratusan email setiap hari. Hindari mengirim email yang tidak jelas yang hanya mengatakan 'Ya'. Sertakan pertanyaan yang diajukan penerima sehingga mereka tahu apa yang Anda tanggapi. Hindari membuat penerima menggulir ke bawah lebih dari satu pesan dalam riwayat.
Langkah 6. Balas segera
Jika Anda perlu melakukan riset atau pemikiran sebelum menanggapi email, atau jika Anda terlalu sibuk untuk segera menulis tanggapan lengkap, kirim tanggapan singkat agar pengirim tahu bahwa Anda menerima email dan memberi tahu kapan Anda akan merespons.
Langkah 7. Jadilah proaktif
Saat membalas email, Anda dapat menghemat waktu setiap orang dengan mengantisipasi pertanyaan atau kekhawatiran apa pun yang mungkin ditimbulkan oleh balasan Anda. Alamat ini dalam balasan Anda sebelum seseorang harus mengirim email baru untuk menanyakan tentang mereka.
Metode 3 dari 3: Beberapa Larangan Dasar
Langkah 1. Jangan teruskan email yang bersifat pribadi
Misalnya, hindari meneruskan email yang berisi rahasia, terutama jika orang yang Anda kirimi email tidak menginginkannya. Melakukan hal itu mungkin dapat menyebabkan penerima kehilangan kepercayaan pada Anda, dan Anda mungkin bisa mengacaukan hubungan Anda. Anda tentu tidak ingin hal itu terjadi.
Langkah 2. Jangan menyebarkan desas-desus tentang orang
Jika Anda merasa tergoda untuk melakukannya, tempatkan diri Anda pada posisi orang lain, dan pikirkan bagaimana perasaan Anda jika orang itu menyebarkan desas-desus tentang Anda. Misalnya, jika teman Anda memiliki reputasi sebagai orang yang kejam dan suka memerintah, pikirkan bagaimana perasaan Anda jika teman Anda memberi tahu teman Anda yang lain tentang salah satu kebiasaan Anda. Anda tidak akan sangat senang, kan?
Langkah 3. Hindari mendiskusikan bisnis pribadi orang
Misalnya, hindari memberi tahu teman Anda bahwa temannya putus dengan mantan pacarnya. Email tidak sepenuhnya pribadi, jadi mungkin saja orang yang bisnisnya Anda bicarakan dapat melihat email tersebut dan menjadi marah kepada Anda dan/atau malu, dan ini dapat mengacaukan hubungan Anda dengan orang tersebut.
Langkah 4. Hindari menyala
Api pada dasarnya adalah penghinaan yang dikirim secara online untuk menyinggung Anda, jadi penting untuk tidak mengirim api ke orang lain atau memulai perang api. Ini bisa membuat orang lain marah, dan Anda juga bisa membuat akun Anda ditangguhkan karena ini.
Langkah 5. Hindari berbagi informasi pribadi orang lain tanpa izin
Ini bisa apa saja, mulai dari usia seseorang hingga nama sekolah yang dia tuju. Tempatkan diri Anda pada posisi orang lain -- bagaimana perasaan Anda jika seseorang memberi teman Anda alamat rumah Anda? Anda tidak akan terlalu senang, jadi pastikan untuk mendapatkan izin sebelum membagikan informasi pribadi seseorang dengan orang lain melalui email, atau jangan lakukan itu sama sekali.
Langkah 6. Jangan mengirim email saat sedang marah
Ini akan menunjukkan bahwa Anda marah dan Anda bisa membuat orang tersebut kesal. Misalnya, jika Anda marah pada seseorang di tempat kerja, dan Anda mengirim email ke orang itu dengan kata-kata kasar dalam huruf besar semua, ini dapat menyebabkan orang yang Anda kirimi email menjadi jengkel. Ini adalah hal yang sama dengan membalas email; jika Anda marah pada seseorang karena mengirimi Anda pesan tertentu, tundalah membalas sampai Anda tenang.
Contoh Email
Contoh Email Pengingat Panggilan Konferensi
Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh Email Menguraikan Kebijakan Baru
Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh Email Profesor Tentang Pertanyaan
Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Font standar membuat membaca lebih mudah. Misalnya, Arial, Cambria dan Sempit. Pertahankan ukuran font normal, umumnya tidak lebih dari 15. Jika Anda perlu menarik perhatian dengan cara khusus atau tegas, gunakan font tebal atau miring. Ini jauh lebih baik daripada berteriak melalui semua huruf besar.
- Jika Anda dikirimi nyala api, hapus segera untuk menghindari memulai perang api.
- Ingatlah bahwa nada Anda tidak dapat didengar di email. Pernahkah Anda mencoba sarkasme dalam email, dan penerima mengambilnya dengan cara yang salah? Pesan email gagal menyampaikan nuansa komunikasi verbal. Dalam upaya untuk menyimpulkan nada suara, beberapa orang menggunakan emotikon, tetapi menggunakannya dengan hemat sehingga Anda tidak terlihat tidak profesional.
Juga, jangan berasumsi bahwa menggunakan emoticon smiley akan menjinakkan pesan yang sulit.
- Hindari menggunakan email sebagai sarana untuk menghindari kontak pribadi. "Kami akan mengirimi Anda email" sering kali menjadi kalimat yang paling menyebalkan bagi siapa pun. E-mail tidak boleh menghindari gagasan kontak tatap muka atau bahkan percakapan telepon. Hindari juga menggunakan email untuk menghindari situasi yang tidak nyaman seperti meminta maaf atau menutupi kesalahan.
- Akhiri email Anda dengan sopan. Menutup dengan pernyataan seperti "Salam, " "Semoga berhasil," atau "Terima kasih sebelumnya atas bantuan Anda," dapat melunakkan bahkan email yang kasar dan dapat memperoleh balasan yang lebih baik.
- Berhati-hatilah dengan mencari tanda terima. Meskipun ada beberapa contoh ketika tanda terima diperlukan mungkin diperlukan untuk tujuan pencatatan atau bukti penerimaan, sebagian besar kali ini hanya menjengkelkan dan memaksa pembaca untuk melakukan tindakan tambahan untuk menangani email Anda. Jika ada sesuatu yang sangat mendesak, atau Anda benar-benar perlu memastikan penerima menerima pesan Anda, angkat telepon dan gunakan sebagai gantinya.
- Jika Anda dikirimi sesuatu yang membuat Anda tidak nyaman, seperti rumor yang diteruskan, hapuslah. Anda seharusnya tidak ingin menjadi bagian dari ini.
Peringatan
- Hindari cyberbullying. Itu ilegal, dan bisa sangat mempengaruhi orang lain, terutama remaja (bisa menyebabkan bunuh diri, misalnya).
- Jangan gunakan semua huruf besar. Ini adalah praktik yang tidak perlu dan dapat mengganggu penerima Anda, memberi Anda surat api sebagai balasannya. Semua huruf kapital dianggap setara dengan "berteriak".
- Menahan diri dari meneruskan Chain Mail. Akan ada sangat sedikit orang yang senang menerima pesan yang tidak perlu terus-menerus. Jenis email ini terkenal karena mencemari virus berbahaya dan berbahaya yang dapat ditransfer ke dan dari komputer. Bertujuan untuk hanya meneruskan pesan yang telah Anda terima langsung dari penerima yang fasih.
- Jangan gunakan tanda tangan kerja Anda untuk email pribadi - itu akan membuat Anda tampak tidak ramah.
