Jika Anda kehabisan ruang di email IBM Notes Anda, tetapi tidak siap untuk menghapus email, pertimbangkan untuk mengarsipkannya. Mengarsipkan email berarti menyalin pesan ke lokasi lain di komputer Anda. Mempelajari cara mengarsipkan IBM Notes untuk mengosongkan ruang di akun Anda sambil menyimpan email asli. Ini juga membantu komputer dan perangkat lunak Anda berjalan dengan kinerja terbaik.
Langkah
Langkah 1. Batasi ukuran file email Anda
Jaga ukuran file email Anda kurang dari 500MB. (Beberapa organisasi mungkin memerlukan batasan yang lebih ketat, seperti 200 MB.)
- Periksa ukuran data Anda dengan masuk ke File, Database, Properties. Di Lotus 8, buka File, Aplikasi, Properti.
- Klik tab "i". Angka setelah "Ruang Disk" adalah jumlah data yang Anda miliki saat ini di IBM Notes.
Langkah 2. Pelajari pengaturan yang telah ditentukan organisasi Anda
Jika Anda menggunakan IBM Notes untuk sekolah atau kantor, mungkin sudah ada pengaturan arsip. Ini membantu organisasi mengontrol jumlah email per pengguna, serta kinerja umum komputer dalam organisasi. Jika pengaturan arsip sudah dibuat, bicarakan dengan staf sistem teknis Anda untuk melihat apakah pengaturan tersebut dapat dimodifikasi.
Langkah 3. Tentukan pengaturan arsip yang Anda inginkan
Anda dapat mengarsipkan semua email IBM Notes atau memilih yang spesifik. Anda juga perlu memutuskan seberapa sering Anda ingin IBM Notes diarsipkan.
- Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
- Buka Tindakan, Arsip, Pengaturan.
- Buka tab Kriteria dan pastikan "Default untuk modifikasi terakhir" dipilih.
- Klik "ok" untuk menyimpan perubahan.
- Pastikan Kriteria diaktifkan.
Langkah 4. Jadwalkan arsip otomatis
Penjadwalan arsip otomatis memastikan bahwa Anda mengarsipkan secara teratur dan konsisten. Ini juga menghemat waktu Anda.
- Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
- Buka Tindakan, Arsip, Pengaturan.
- Buka tab Jadwal. Pastikan "Jadwalkan pengarsipan" dipilih.
- Pilih waktu dan hari yang tepat yang Anda inginkan agar komputer Anda mengarsipkan file Anda.
Langkah 5. Arsipkan IBM Notes secara manual
Bahkan jika Anda menjadwalkan pengarsipan otomatis, Anda masih dapat mengarsipkan secara manual kapan saja.
- Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
- Buka email atau folder yang ingin Anda arsipkan.
- Buka Tindakan, Arsipkan, Arsipkan Sekarang.
- Klik Ya untuk mengarsipkan sesuai dengan pengaturan yang telah Anda tentukan.
Langkah 6. Arsipkan menggunakan metode drag and drop
Ini hanyalah cara lain untuk mengarsipkan IBM Notes secara manual.
- Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
- Buka email atau folder yang ingin Anda arsipkan.
- Pilih pesan yang sesuai.
- Seret pesan ke arsip yang diperlukan di panel Navigasi Anda.
Langkah 7. Lihat pesan yang diarsipkan
Meskipun Anda telah mengarsipkan email, Anda mungkin masih perlu mengaksesnya dari waktu ke waktu. File arsip Anda akan meniru folder yang telah Anda atur di akun IBM Notes Anda. Semuanya akan tetap terorganisir seperti yang Anda rancang.
- Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
- Klik Arsipkan di panel Navigasi Anda.
- Pilih arsip yang sesuai (yaitu, Default untuk Terakhir Dimodifikasi).
Tips
- Cadangkan email penting. Jika Anda memiliki email penting di IBM Notes, pastikan untuk menyalinnya ke lokasi lain, seperti CD atau DVD. Ini memberi Anda salinan tambahan jika terjadi sesuatu pada server atau salinan yang disimpan di komputer pribadi Anda.
- Hapus pesan lama dan tidak perlu, terutama jika berisi lampiran. Ini juga akan membantu mengurangi ukuran data Anda dan membantu kinerja komputer Anda.
