Pengarsipan adalah penyimpanan atau pelestarian informasi. Organisasi mengubah dokumen kertas menjadi digital setiap hari, untuk meningkatkan masa pakai dokumen. Itu, ditambah dengan banyaknya data yang dihasilkan oleh komputer saat ini, berarti pengarsipan dokumen hanya akan semakin penting. Jika Anda tahu cara mengarsipkan dokumen, Anda dapat mengosongkan ruang sehingga komputer Anda menangani dokumen saat ini dengan lebih efisien.
Langkah
Langkah 1. Arsipkan dokumen dalam file zip
Sangat membantu dengan file penting, tetapi jarang dibutuhkan, file zip mengurangi ruang yang digunakan dokumen di hard drive Anda.
- Cukup sorot file yang ingin Anda konversi ke format zip.
- Klik kanan dengan mouse Anda dan kemudian pilih "Kirim ke."
- Anda ingin mengirim file ke folder "Terkompresi (zip)."
- Periksa apakah file tersebut memang ada dengan mengklik dua kali pada folder zip. Jika ya, Anda dapat menghapus file asli.
Langkah 2. Migrasikan dokumen Anda ke media penyimpanan terpisah
Pilihan populer untuk pengarsipan digital adalah tape drive eksternal, hard drive eksternal atau thumb drive.
Langkah 3. Cadangkan dokumen ke CD atau DVD jika Anda memiliki perekam CD atau DVD
Cadangan adalah cara lain untuk pengarsipan, meskipun Anda mungkin tahu metode ini dengan nama lain -- membakar disk. Misalnya, Windows menggunakan Live File System dan format Mastered (lebih baik untuk kompatibilitas di perangkat lain) untuk menyalin file ke CD atau DVD.
- Masukkan CD atau DVD yang dapat ditulis ke dalam perekam CD atau DVD komputer Anda untuk Sistem File Langsung.
- Ketika kotak dialog muncul, klik "Burn files to data disc."
- Beri nama disk, lalu klik "Berikutnya."
- Tunggu folder kosong hingga disk muncul. Ini berarti disk diformat dan siap untuk menyalin file.
- Buka folder dengan dokumen yang ingin Anda arsipkan dan seret file ke folder disk kosong.
- Untuk format Mastered, masukkan CD atau DVD yang dapat ditulis ke dalam perekam CD atau DVD komputer.
- Ketika kotak dialog muncul, klik "Burn files to data disc."
- Beri nama disk dan klik "Tampilkan opsi pemformatan."
- Pilih "Dikuasai" dan klik "Selanjutnya."
- Tunggu folder kosong hingga disk muncul. Ini berarti disk diformat dan siap untuk menyalin file.
- Buka folder dengan dokumen yang ingin Anda arsipkan dan seret file-file ini ke folder disk kosong.
Langkah 4. Kirim dokumen ke penyimpanan di luar kantor
- Selain berfungsi sebagai lokasi untuk file yang diarsipkan, lokasi penyimpanan offsite yang aman melindungi data dari bencana seperti kebakaran dan kegagalan hard drive.
- Dengan banyaknya perusahaan yang menawarkan layanan ini, Anda harus menghubungi perusahaan secara langsung untuk mengetahui secara spesifik bagaimana mereka beroperasi dan jaminan apa yang disertakan dalam pengarsipan dokumen di luar kantor.
Langkah 5. Gunakan perangkat lunak untuk pengarsipan digital
- Salah satu metode paling terkenal untuk melestarikan tampilan dan nuansa dokumen adalah dengan membuat file PDF. Ditawarkan oleh Adobe, perangkat lunak ini - - dikenal sebagai Adobe Acrobat - - memudahkan untuk mengonversi dokumen ke format PDF dari berbagai program perangkat lunak. Ada juga beberapa program gratis yang akan membuat file-file ini.
- Fakta bahwa spesifikasi bersifat publik berarti bahwa versi perangkat lunak Adobe yang akan datang akan dapat membaca dokumen versi sebelumnya.
- Selain itu, Pembaca PDF sudah tersedia sebagai unduhan gratis dari situs web Adobe.
Langkah 6. Tetap mengikuti perkembangan teknologi untuk mengarsipkan dokumen
Dengan perkembangan teknologi yang cepat, apa yang ada saat ini mungkin akan menjadi usang besok. Ini bisa menjadi masalah saat memigrasi file yang diarsipkan ke sistem baru.
Tips
- Katalog file yang diarsipkan sehingga Anda atau orang lain dapat menemukan file yang diperlukan seiring waktu. Ini bisa sesederhana penamaan file atau folder dengan nama konten dan tanggal file tercakup. Misalnya, jika Anda mengarsipkan catatan bisnis, Anda dapat memberi nama satu folder "File bisnis kuartal pertama 1997." Dalam sistem yang lebih besar, arsip kemungkinan besar menggunakan metadata untuk tujuan katalogisasi.
- Alasan lain untuk mengarsipkan file adalah terkadang ada persyaratan hukum yang mengharuskan penyimpanan informasi.
Peringatan
- Data multimedia sering dikaitkan dengan perangkat keras atau perangkat lunak tertentu dan mungkin tidak dapat diakses di luar sistem kepemilikan.
- Salah satu bahaya adalah risiko korupsi file. Pastikan Anda menggunakan sistem yang teruji dengan baik untuk mencadangkan informasi Anda.
- Tidak memiliki sistem untuk pengarsipan dokumen dapat menyebabkan hilangnya file yang tidak disengaja, terutama jika terhapus secara tidak sengaja.
