Banyak perusahaan menggunakan Microsoft Excel untuk melacak pengeluaran departemen atau perusahaan secara keseluruhan. Karena Excel sekarang sering dibundel dengan komputer pribadi yang menggunakan sistem operasi Windows, jika Anda memiliki Excel di komputer rumah, Anda dapat menggunakannya untuk melacak tagihan Anda. Sejumlah templat tersedia untuk melacak pengeluaran Anda dari situs web Microsoft dan lainnya, dan versi Excel terbaru menyertakan templat untuk melacak tagihan Anda di antara templat yang sudah diinstal sebelumnya. Anda juga dapat mengatur spreadsheet Anda sendiri untuk melacak tagihan Anda di Excel. Berikut adalah instruksi untuk kedua pendekatan.
Langkah
Metode 1 dari 2: Bekerja dengan Template Excel
Langkah 1. Pilih template pra-instal
Versi Excel terbaru menyertakan template untuk melacak pengeluaran pribadi bersama dengan template untuk aplikasi bisnis umum. Anda dapat mengakses template ini dan menggunakannya untuk melacak tagihan Anda di Excel.
- Di Excel 2003, pilih "Baru" dari menu "File". Pilih "Di komputer saya" dari panel tugas "Buku Kerja Baru" untuk melihat kotak dialog "Templat".
- Di Excel 2007, pilih "Baru" dari menu tombol "File". Ini menampilkan kotak dialog "Buku Kerja Baru". Pilih "Template Terpasang" dari menu "Templat" di panel kiri. Pilih "Anggaran Bulanan Pribadi" dari "Template Terpasang" di panel tengah dan klik "Buat."
- Di Excel 2010, klik tab "File", lalu pilih "New" dari menu "File". Pilih "Templat sampel" dari bagian atas panel "Templat yang Tersedia", lalu pilih "Anggaran Bulanan Pribadi" dari tampilan templat sampel dan klik "Buat."
Langkah 2. Pilih template online
Jika templat anggaran pribadi yang telah diinstal sebelumnya dengan Microsoft Excel tidak berfungsi untuk melacak pengeluaran Anda, Anda dapat memilih templat secara online. Anda dapat mengunduh templat dari situs pihak ketiga atau menggunakan Excel untuk terhubung dengan Microsoft Office Online.
- Untuk Excel 2003, Anda dapat memilih template yang sesuai dari perpustakaan Microsoft Office Online di https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Anda juga dapat menemukan templat yang ditujukan untuk versi Excel yang lebih baru di sini.)
- Di Excel 2007, pilih "Anggaran" dari bagian Microsoft Office Online dari kotak dialog "Buku Kerja Baru". Anda harus memiliki koneksi Internet yang berfungsi untuk menyambungkan ke pustaka templat online Office.
- Di Excel 2010, pilih "Anggaran" dari bagian Office.com dari panel Template yang Tersedia. Anda harus memiliki koneksi Internet yang berfungsi untuk menyambungkan ke pustaka templat online Office.
Langkah 3. Masukkan informasi Anda di sel yang sesuai
Informasi yang tepat tergantung pada template spreadsheet yang Anda gunakan.
Langkah 4. Simpan spreadsheet Anda
Anda dapat menggunakan nama yang disediakan template untuk spreadsheet Anda atau mengubahnya menjadi sesuatu yang lebih bermakna. Menambahkan nama Anda dan tahun ke nama file yang ada sudah cukup.
Metode 2 dari 2: Merancang Spreadsheet Pelacakan Pengeluaran Anda Sendiri
Langkah 1. Buka Excel
Langkah 2. Masukkan nama untuk spreadsheet di Sel A1
Gunakan nama yang bermakna seperti "Anggaran Pribadi", "Pelacakan Pengeluaran Pribadi", atau yang serupa. (Kecualikan tanda kutip saat memasukkan nama; mereka digunakan di sini hanya untuk menunjukkan bahwa nama adalah contoh.)
Langkah 3. Masukkan judul kolom di Baris 2
Judul dan urutan yang disarankan adalah "Tanggal", "Kategori Penerima Pembayaran" (atau "Bayar Ke"), "Memo", "Beban", "Pendapatan" (atau "Penghasilan" atau "Setoran"), dan "Saldo". Masukkan judul-judul ini di Sel A2 hingga G2; Anda mungkin perlu menyesuaikan lebar kolom untuk mengakomodasi judul atau entri kolom yang panjang.
Setelah Anda mengatur judul spreadsheet dan judul kolom, gunakan fitur "Freeze Panes" untuk menyimpan judul ini di bagian atas tampilan saat menggulir entri Anda. Freeze Panes terletak di menu "View" di Excel 2003 dan sebelumnya dan di grup "Window" dari pita menu "View" di Excel 2007 dan 2010
Langkah 4. Masukkan item pengeluaran pertama Anda di sel Baris 3
Langkah 5. Masukkan rumus saldo di Sel G3
Karena ini adalah entri saldo pertama, saldo akan ditentukan dengan mengambil selisih antara pengeluaran dan pendapatan. Bagaimana Anda mengatur ini tergantung pada apakah Anda ingin melihat pengeluaran atau uang tunai di tangan.
- Jika Anda mengatur spreadsheet untuk melihat pengeluaran Anda, rumus saldonya adalah =E3-F3, di mana E3 adalah sel yang mewakili pengeluaran dan F3 adalah sel yang mewakili pendapatan. Menyiapkan rumus dengan cara ini akan membuat total pengeluaran Anda menjadi angka positif, yang akan lebih mudah dipahami.
- Jika Anda mengatur spreadsheet untuk menjaga tab berjalan pada uang tunai Anda, rumus saldo akan = F3-E3. Mengatur spreadsheet dengan cara ini akan menunjukkan saldo sebagai positif ketika arus kas Anda melebihi pengeluaran Anda dan negatif ketika Anda memiliki lebih banyak pengeluaran daripada pendapatan.
Langkah 6. Masukkan item pengeluaran kedua Anda di sel Baris 4
Langkah 7. Masukkan rumus saldo di Sel G4
Karena entri kedua dan selanjutnya akan menjaga saldo berjalan, Anda perlu menambahkan hasil selisih antara pengeluaran dan pendapatan ke nilai saldo untuk entri sebelumnya.
- Jika Anda mengatur spreadsheet untuk melihat pengeluaran Anda, rumus saldo akan menjadi =G3+(E4-F4), di mana G3 adalah sel yang mewakili saldo sebelumnya, E4 adalah sel yang mewakili pengeluaran dan F4 adalah sel mewakili pendapatan.
- Jika Anda mengatur spreadsheet untuk menjaga agar tab berjalan pada uang tunai Anda, rumus saldonya adalah =G3+(F4-E4).
- Tanda kurung di sekitar sel yang mewakili perbedaan antara pengeluaran dan pendapatan tidak diperlukan; mereka disertakan hanya untuk membuat konsep formula sedikit lebih jelas.
- Jika Anda ingin membiarkan sel dengan saldo kosong sampai entri lengkap dibuat, Anda dapat menggunakan pernyataan IF dalam rumus sehingga jika tanggal belum dimasukkan, sel saldo tidak akan menampilkan nilai. Rumus untuk ini, untuk entri kedua, terbaca =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) jika Anda mengatur spreadsheet untuk melacak pengeluaran, dan terbaca =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)) jika Anda mengatur spreadsheet untuk menunjukkan uang tunai. (Anda dapat menghilangkan tanda kurung di sekitar sel yang mewakili pengeluaran dan pendapatan, tetapi bukan kumpulan tanda kurung luar.)
Langkah 8. Salin rumus saldo ke sel lain di Kolom G (kolom Saldo)
Klik kanan Sel G3 dan pilih "Salin" dari menu popup; lalu seret untuk memilih sel di bawahnya di kolom. Klik kanan sel yang dipilih, dan pilih "Tempel" dari menu popup untuk menempelkan rumus ke dalam sel yang dipilih. (Di Excel 2010, pilih opsi "Tempel" atau "Tempel Rumus" pada menu popup.) Rumus akan secara otomatis memperbarui referensi sel untuk menunjukkan referensi pengeluaran, pendapatan, dan tanggal (jika digunakan) dari baris saat ini dan referensi keseimbangan dari baris di atas baris saat ini.
Langkah 9. Simpan spreadsheet
Beri spreadsheet nama yang bermakna, seperti "Pelacakan Pengeluaran.xls" atau "Anggaran Pribadi.xls". Seperti spreadsheet anggaran berbasis template, Anda mungkin ingin memasukkan nama dan tahun Anda dalam nama file. (Sekali lagi, perhatikan bahwa tanda kutip hanya digunakan untuk menunjukkan nama contoh dan tidak boleh diketik. Anda juga tidak mengetikkan akhiran file; Excel menyediakannya untuk Anda.)
Excel 2003 dan yang lebih lama menyimpan file spreadsheet dalam format ".xls" yang lebih lama, sedangkan Excel 2007 dan 2010 menyimpan spreadsheet dalam format ".xlsx" berbasis XML yang lebih baru tetapi juga dapat membaca dan menyimpan spreadsheet dalam format ".xls" yang lebih lama. Jika Anda memiliki beberapa komputer dan berencana untuk menyimpan spreadsheet ini di semuanya, gunakan format yang lebih lama jika ada komputer Anda yang memiliki Excel 2003 atau yang lebih lama dan format yang lebih baru jika semua komputer Anda memiliki setidaknya Excel 2007
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Gunakan "Pelengkapan Otomatis" pada kategori pengeluaran dan pendapatan untuk memastikan ejaan yang konsisten.
- Untuk membedakan tagihan berbayar dari pengeluaran yang belum dibayar tetapi diantisipasi, Anda dapat menebalkan atau mewarnai teks untuk tagihan berbayar atau menggunakan bayangan sel.
- Untuk menghindari mengubah formula atau header kolom secara tidak sengaja, Anda mungkin ingin melindungi sel tersebut dari perubahan. Pilih sel yang ingin Anda ubah (tanggal, kategori penerima pembayaran, pengeluaran, pendapatan, dan nilai memo), dan buka kunci sel tersebut, lalu terapkan perlindungan ke seluruh spreadsheet.
