Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara membuat rapat Zoom yang diadakan pada tanggal dan waktu tertentu. Di mana pun Anda mengakses Zoom, Anda dapat dengan cepat menjadwalkan rapat dengan mengklik tombol Jadwal ikon dan mengisi formulir sederhana.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menggunakan Aplikasi Zoom di Komputer
Langkah 1. Buka aplikasi Zoom di PC atau Mac Anda
Itu akan ada di menu Windows di PC, dan di folder Applications di Mac. Jika Anda belum masuk, Anda akan diminta untuk melakukannya sekarang.
Langkah 2. Klik ikon Jadwal biru
Ikon kalender ini berada di pojok kiri bawah Zoom.
Langkah 3. Masukkan topik untuk rapat Anda
Di bidang Topik, ketik nama deskriptif untuk acara seperti Rapat Staf atau Pertunjukan Langsung.
Langkah 4. Masukkan waktu, tanggal, dan durasi rapat
Pilih waktu dan tanggal mulai untuk rapat, lalu pilih durasi dari menu tarik-turun untuk membuat waktu berakhir secara otomatis. Jika rapat diadakan lebih dari sekali, centang kotak di samping "Rapat berulang" dan pilih preferensi waktu tambahan.
Langkah 5. Isi bagian "Keamanan"
Di bagian ini, Anda dapat menyesuaikan preferensi kata sandi dan mengontrol apakah akan menggunakan Ruang Tunggu untuk peserta:
- Kata sandi diaktifkan dan dibuat secara default. Anda dapat mengubah kata sandi menjadi sesuatu yang lain jika Anda mau, atau menonaktifkannya sama sekali dengan menghapus tanda centang dari kotak "Kode Sandi". Jika Anda memiliki akun Zoom gratis, Anda harus menggunakan kata sandi.
- Jika Anda ingin peserta menunggu di ruang tunggu virtual sebelum Anda mengizinkan mereka bergabung ke rapat, biarkan opsi "Ruang Tunggu" dipilih (disarankan). Jika Anda lebih suka orang dengan kata sandi dapat bergabung tanpa campur tangan Anda, hapus tanda centang.
Langkah 6. Pilih opsi ID Rapat
Jika Anda ingin menggunakan ID rapat pribadi Anda untuk menyiapkan rapat ini, pilih ID Rapat Pribadi di bawah "ID Rapat". Ini akan memungkinkan Anda untuk menerapkan perubahan apa pun yang Anda buat di sini ke semua rapat yang menggunakan ID ini. Jika ini adalah jenis pertemuan satu kali, pilih Hasilkan Secara Otomatis untuk membuat ID unik.
Langkah 7. Pilih siapa yang dapat segera menyiarkan video
Di bagian "Video", Anda dapat memilih apakah penyelenggara dan/atau peserta harus berbagi video segera setelah rapat dimulai. Keduanya diatur ke "nonaktif" secara default, yang berarti tidak ada kamera yang akan diaktifkan pada awalnya-siapa pun dapat mengaktifkan kamera mereka nanti jika mereka mau.
Langkah 8. Pilih audio dan preferensi panggilan masuk Anda
Jika akun Anda mengizinkan orang untuk menelepon ke rapat, Anda dapat mengizinkan panggilan dari telepon, audio komputer, dan/atau perangkat pihak ketiga. Anda juga dapat memilih nomor panggilan masuk regional mana yang akan disertakan dalam rapat.
Langkah 9. Pilih opsi kalender
Jika Anda ingin segera menambahkan rapat ke kalender dan mengirim undangan dengan cepat, pilih Google Kalender, Pandangan, atau Kalender lainnya sesuai kebutuhan. Setelah membuat rapat, Anda akan diarahkan ke acara kalender baru yang telah diisi sebelumnya yang dapat diedit dan digunakan untuk undangan.
Langkah 10. Klik Opsi Lanjutan untuk memperluas lebih banyak opsi bagi peserta
Ini termasuk opsi untuk mengizinkan peserta bergabung sebelum tuan rumah, serta opsi untuk membisukan peserta segera setelah masuk. Bergantung pada jenis akun Anda, Anda juga dapat menemukan beberapa atau semua opsi berikut di sini:
- Untuk membatasi akses, pilih opsi untuk mengizinkan hanya pengguna yang diautentikasi untuk bergabung.
- Jika Anda memiliki hak penjadwalan untuk orang lain di organisasi Anda, Anda dapat memilih orang itu dari menu tarik-turun. Opsi Host Alternatif juga memungkinkan Anda menambahkan alamat email untuk pengguna Zoom berlisensi lainnya yang juga harus memiliki akses host penuh.
- Jika interpretasi bahasa tersedia, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan Anda di sini.
- Untuk menambahkan host tambahan dari organisasi Anda, masukkan alamat email host lain di bagian "Host Alternatif".
- Untuk mengizinkan peserta bergabung sebelum tuan rumah, aktifkan "Bergabung sebelum tuan rumah". Dengan pengaturan ini, Anda juga dapat memulai rapat dengan semua peserta dibisukan hingga tuan rumah tiba dengan memilih Bisukan peserta saat masuk.
Langkah 11. Klik Simpan untuk membuat rapat
Sekarang setelah rapat dijadwalkan, layanan kalender yang dipilih akan terbuka, memungkinkan Anda untuk menambahkan rapat ke kalender Anda, menambahkan tamu, dan mengatur waktu rapat berulang (jika berlaku).
- Jika Anda ingin melihat atau mengedit rapat, klik tombol Rapat tab di bagian atas, lalu pilih rapat.
- Untuk mengirim undangan tanpa menggunakan kalender Anda, klik Salin undangan, lalu tempel konten yang disalin ke dalam email, pesan, atau postingan.
Metode 2 dari 3: Menggunakan Portal Web Zoom
Langkah 1. Buka https://zoom.us/meeting di browser web
Jika Anda masuk ke Zoom, ini akan menampilkan halaman Rapat. Jika Anda belum masuk, ikuti petunjuk di layar untuk melakukannya sekarang.
Langkah 2. Klik tombol Jadwalkan Rapat
Tombol biru ini berada di pojok kanan atas daftar rapat Anda.
Opsi yang Anda lihat di formulir bervariasi menurut jenis akun dan pengaturan organisasi/grup
Langkah 3. Masukkan topik dan deskripsi untuk rapat Anda
Di bidang Topik, ketikkan nama deskriptif untuk acara seperti Rapat Semua Staf atau Pembacaan Puisi. Anda juga dapat mengetikkan deskripsi acara ke dalam bidang "Deskripsi"-ini bukan opsional, tetapi dapat membantu.
Langkah 4. Masukkan waktu dan tanggal rapat
- Ketik tanggal ke dalam bidang atau klik ikon kalender untuk menggunakan kalender visual.
- Pilih waktu rapat harus dimulai dari menu tarik-turun. Jika Anda tidak menggunakan waktu 24 jam, ingatlah untuk memilih NS atau PM sesuai kebutuhan.
- Gunakan menu tarik-turun "Durasi" untuk mengatur berapa lama rapat akan berjalan.
- Pilih zona waktu di mana waktu mulai rapat berlaku.
- Jika rapat akan diadakan lebih dari sekali, centang kotak di samping "Rapat berulang" dan pilih preferensi Anda.
Langkah 5. Sesuaikan kata sandi
Kata sandi diaktifkan dan dibuat secara default, tetapi Anda dapat mengubah kata sandi menjadi sesuatu yang lain jika Anda mau. Jika Anda tidak ingin meminta kata sandi, hapus tanda centang dari kotak "Kode Sandi".
- Jika Anda memiliki akun Zoom gratis, Anda harus memiliki kata sandi untuk rapat Anda.
- Untuk mengelola preferensi kata sandi Anda, klik Pengaturan tab di panel kiri dan sesuaikan preferensi Anda di bawah tajuk "Keamanan".
Langkah 6. Pilih preferensi ruang tunggu
Jika Anda ingin peserta menunggu di ruang tunggu virtual sebelum Anda mengizinkan mereka bergabung ke rapat, biarkan opsi "Ruang Tunggu" dipilih (disarankan). Jika Anda lebih suka orang dengan kata sandi dapat bergabung tanpa campur tangan Anda, hapus tanda centang.
Langkah 7. Pilih opsi rapat tambahan
Opsi lainnya bervariasi tergantung pada jenis akun yang Anda miliki.
- Di bagian "Video", Anda dapat memilih apakah penyelenggara dan/atau peserta harus berbagi video segera setelah rapat dimulai. Keduanya diatur ke "nonaktif" secara default, yang berarti tidak ada kamera yang akan diaktifkan pada awalnya-orang dapat mengaktifkan kamera mereka nanti jika mereka mau.
- Jika Anda diminta menjadwalkan rapat untuk orang lain, Anda dapat memilih tuan rumah dari menu tarik-turun.
- Jika rapat Anda memerlukan pendaftaran, temukan bagian "Pendaftaran" dan centang kotak di samping "Diperlukan". Rapat yang memerlukan pendaftaran harus bergabung dari desktop atau aplikasi Zoom seluler (bukan portal web).
- Gunakan opsi di bagian "Audio" untuk memilih preferensi audio dan telepon masuk.
- Aktifkan "Bergabung Sebelum Tuan Rumah" jika Anda ingin mengizinkan peserta bergabung ke rapat sebelum Anda bergabung (atau tanpa persetujuan Anda).
Langkah 8. Klik Simpan untuk menjadwalkan rapat
Ini menyimpan preferensi Anda dan menampilkan detail rapat Anda.
- Anda dapat menemukan pertemuan Anda di Rapat tab di sisi kiri Zoom.
- Untuk membuat perubahan, klik tombol Edit Rapat ini tombol di bagian bawah.
- Untuk menyimpan rapat ke kalender Anda, klik salah satu opsi kalender (mis., Google Kalender) di atas.
Langkah 9. Undang orang lain ke pertemuan
Anda akan melihat alamat web yang sangat panjang di sebelah "Tautan Undang" sekitar setengah halaman. Untuk membagikan tautan ini beserta semua informasi yang diperlukan untuk bergabung, klik Salin Undangan tautan di sebelah kanan tautan untuk membuka undangan yang sudah dibuat sebelumnya.
Untuk menyalin undangan, klik Salin Undangan Rapat tombol di bagian bawah teks undangan. Kemudian, tempelkan ke email, pesan, atau pos dengan mengeklik kanan area pengetikan dan memilih Tempel.
Metode 3 dari 3: Menggunakan Aplikasi Zoom di Ponsel atau Tablet
Langkah 1. Buka aplikasi Zoom di Android, iPhone, atau iPad Anda
Ini adalah ikon biru dengan kamera video putih di dalamnya. Anda biasanya akan menemukannya di layar beranda, di daftar aplikasi, atau dengan mencari.
Langkah 2. Ketuk Jadwal
Ini adalah ikon biru dengan kalender putih di dalamnya. Ini akan membuka layar Jadwalkan Rapat.
Langkah 3. Beri nama pertemuan
Secara default, nama rapat menyertakan nama Anda sendiri diikuti dengan "Rapat Zoom". Untuk mengubahnya, ketuk nama di bagian atas dan masukkan judul Anda sendiri. Ini harus sesuatu yang menggambarkan pertemuan, seperti Laporan Triwulanan atau Pembacaan Puisi.
Langkah 4. Atur waktu mulai dan berakhirnya rapat
- Mengetuk mulai untuk memasukkan tanggal dan waktu rapat. Jika Anda tidak menggunakan waktu 24 jam/militer, pastikan untuk memilih NS atau PM sesuai kebutuhan.
- Mengetuk Durasi untuk mengatur lama pertemuan. Ini menentukan waktu akhir rapat.
- Jika rapat akan diadakan lebih dari sekali, ketuk Mengulang dan pilih jadwal yang berulang. Jika tidak, tinggalkan Tidak ada terpilih.
- Untuk menambahkan rapat ke kalender Anda segera setelah membuatnya, ketuk Kalender dan pilih aplikasi kalender Anda.
Langkah 5. Pilih opsi ID Pribadi
Jika Anda ingin menggunakan ID pribadi rapat Anda untuk menyiapkan rapat ini, alihkan sakelar "Gunakan ID Rapat Pribadi" ke posisi Aktif. Ini akan memungkinkan Anda untuk menerapkan perubahan apa pun yang Anda buat di sini ke semua rapat yang menggunakan ID ini.
Langkah 6. Tetapkan preferensi keamanan Anda
Di bagian keamanan, Anda dapat mengontrol hal berikut:
- Secara default, kata sandi diperlukan untuk bergabung dalam rapat. Jika akun Anda mengizinkannya, Anda dapat mematikan sakelar untuk menonaktifkan kata sandi. Anda juga dapat mengubah kata sandi jika Anda mau.
- Jika Anda ingin peserta menunggu di ruang tunggu virtual sebelum Anda mengizinkan mereka bergabung ke rapat, pastikan tombol "Ruang Tunggu" dalam posisi Nyala. Jika Anda lebih suka orang dengan kata sandi dapat bergabung tanpa campur tangan Anda, hapus tanda centang.
Langkah 7. Pilih pengaturan video awal Anda
Anda dapat memilih apakah tuan rumah dan/atau peserta dapat berbagi video segera setelah rapat dimulai. Kedua sakelar dimatikan secara default, yang berarti tidak ada kamera yang diaktifkan pada awalnya. Baik tuan rumah maupun peserta masih dapat mengaktifkan kamera mereka nanti jika mereka mau.
Langkah 8. Pilih opsi audio/panggilan Anda
Jika didukung oleh jenis akun Anda, Anda akan melihat opsi untuk sambungan audio. Anda dapat mengizinkan peserta untuk menelepon melalui Telepon saja, Audio Telepon dan Perangkat, atau Audio Pihak Ketiga. Anda juga dapat mengatur nomor panggilan masuk wilayah mana yang akan ditampilkan dalam undangan.
Langkah 9. Pilih opsi lanjutan
Anda mungkin melihat opsi tambahan tergantung pada jenis akun Anda, seperti:
-
Izinkan Bergabung Sebelum Tuan Rumah:
Aktifkan atau Nonaktifkan opsi ini tergantung pada apakah Anda ingin mengizinkan peserta memasuki rapat sebelum tuan rumah.
-
Rekam Rapat Secara Otomatis:
Opsi ini dinonaktifkan secara default, tetapi Anda dapat mengaktifkannya jika Anda ingin merekam seluruh rapat ke ponsel atau tablet Anda.
-
Tuan Rumah Alternatif:
Jika Anda ingin menunjuk orang lain dari organisasi Anda untuk menjadi tuan rumah rapat dengan Anda, Anda dapat memilih orang itu di sini.
Langkah 10. Ketuk Simpan untuk menjadwalkan rapat Anda
Ini membuat rapat dengan preferensi yang dipilih. Anda dapat menemukan rapat (dan membuat perubahan jika Anda mau) di Rapat tab di bagian bawah Zoom.
Jika Anda memilih opsi untuk menambahkan rapat ke kalender Anda, jendela Acara Baru kalender Anda akan muncul sehingga Anda dapat menyelesaikan operasi
Langkah 11. Undang orang lain ke rapat
Jika kalender Anda terbuka ke layar Acara Baru, gunakan kontrol kalender Anda untuk mengirim undangan langsung dari jendela Acara Baru. Anda juga dapat mengirim undangan rapat di Zoom menggunakan langkah-langkah berikut:
- Ketuk Rapat tab di bagian bawah Zoom.
- Ketuk rapat.
- Mengetuk Tambahkan undangan.
- Pilih cara mengundang orang lain (oleh Surel, Pesan (teks), atau Menyalin ke clipboard (yang memungkinkan Anda menempelkan detail rapat ke dalam pesan atau aplikasi apa pun).
- Ikuti petunjuk di layar untuk mengirim undangan.
Tips
- Jika Anda menggunakan tingkat gratis Zoom, Anda dapat menjadwalkan rapat hingga 40 menit dengan tiga peserta atau lebih.
- ID rapat yang tidak berulang kedaluwarsa setelah 30 hari dari tanggal rapat yang dijadwalkan, tetapi Anda dapat memulai ulang ID rapat sebelum akhir periode 30 hari.
- Anda dapat memulai rapat sebelum waktu yang dijadwalkan.
