Jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk berhubungan dengan klien melalui telepon, kemungkinan Anda akan meninggalkan banyak pesan suara. Tapi apa sebenarnya yang harus Anda katakan setelah bunyi bip? Mencoba mengingat semua informasi relevan yang perlu Anda sampaikan bisa sangat menegangkan, dan akibatnya detail penting ditinggalkan. Tinggalkan pesan improvisasi yang tercerai-berai dengan membuat sistem untuk meninggalkan pesan suara. Dengan menjalankan daftar periksa cepat di kepala Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda telah memberikan semua informasi yang Anda butuhkan untuk menyampaikan kepada penerima dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan kembali.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Mengenali Diri Sendiri
Langkah 1. Gunakan nada suara yang tepat
Segera setelah Anda mulai merekam pesan Anda, bicaralah dengan suara yang jelas dan terdengar. Jangan bergumam atau berbicara terlalu cepat. Cobalah yang terbaik untuk terdengar tertarik dan energik untuk menarik perhatian pendengar Anda. Meskipun penerima tidak dapat melihat Anda, nada umum Anda akan terdengar melalui telepon, jadi pastikan Anda menyampaikan nada yang benar.
- Ucapkan semua yang Anda katakan. Penerimaan yang buruk dapat mendistorsi suara Anda dan menyebabkan Anda terputus. Bahkan suara berbicara biasa dapat menjadi kacau melalui telepon.
- Kualitas suara Anda harus mencerminkan cara menelepon dengan tepat. Misalnya, tidak apa-apa untuk terdengar bersemangat ketika Anda meninggalkan pesan suara untuk memberi selamat kepada keponakan Anda atas kelulusan sekolah menengahnya. Namun, jika Anda menyampaikan belasungkawa kepada teman yang sedang berduka, Anda harus menjaga nada bicara Anda tetap khusyuk dan penuh hormat.
Langkah 2. Sebutkan nama Anda
Berikan nama Anda kepada penerima terlebih dahulu. Dengan cara ini, orang yang Anda panggil akan langsung tahu siapa Anda. Sederhana "ini (nama depan Anda)" akan dilakukan di sebagian besar situasi, atau lebih perkenalan "nama saya (nama lengkap)" jika orang yang Anda panggil belum pernah bertemu Anda sebelumnya. Teman dan kerabat akan mengenali Anda tanpa perlu identifikasi lebih lanjut. Jika itu panggilan profesional, mereka akan memiliki nama untuk dikaitkan dengan suara dan pesan, yang akan membantu membuka jalur komunikasi yang lebih pribadi.
- Langkah ini tampak seperti diberikan, tetapi sering dilupakan oleh penelepon ketika mereka ditempatkan di tempat.
- Jika Anda memiliki jabatan atau deskripsi tentang diri Anda yang mungkin berguna bagi penerima dalam panggilan tindak lanjut, cantumkan setelah nama Anda, misalnya "Nama saya Dr. Holdsworth, ahli radiologi senior di Sacred Heart Medical Center, " atau "Ini Gloria Carpenter, aku ibu Chloe dari sekolah."
Langkah 3. Tinggalkan nomor telepon Anda
Ucapkan nomor telepon Anda segera setelah nama Anda. Sebagian besar penelepon menunggu hingga akhir pesan suara untuk memberikan info kontak mereka, tetapi jika penerima tidak menangkapnya pertama kali, mereka akan dipaksa untuk mendengarkan seluruh pesan lagi. Ingatlah untuk berbicara perlahan dan mengucapkannya saat meninggalkan nomor telepon Anda agar dapat dipahami.
- Cara sederhana untuk menawarkan nomor telepon Anda di awal pesan adalah dengan mengatakan sesuatu seperti “ini (nama Anda), nomor saya adalah (nomor telepon Anda),” atau “nama saya (nama) menelepon dari (nomor).”
- Terlepas dari prevalensi fitur ID Penelepon, selalu disarankan untuk meninggalkan nomor telepon Anda jika orang yang Anda panggil tidak menyimpan nomor Anda, atau Anda meminta mereka membalas panggilan Anda di ekstensi yang berbeda.
Langkah 4. Buat koneksi
Saat mendengarkan pesan suara atau pesan terkait bisnis dari pengirim yang tidak dikenal, orang akan mulai curiga atau tidak tertarik jika mereka tidak tahu siapa Anda atau mengapa Anda menelepon. Buat mereka nyaman dengan menyebutkan teman bersama atau referensi yang memberi Anda nomor mereka. Sekali lagi, ini membuat panggilan terasa lebih pribadi. Pesan suara akan tampak kurang invasif, dan kemungkinan besar Anda akan menerima tanggapan.
- Cobalah membuat pengantar singkat yang akan memberi petunjuk kepada pendengar, seperti "Saya mendapat nomor Anda dari Pat, yang mengatakan Anda tertarik untuk menjual perahu Anda."
- Bahkan jika Anda tidak melakukan panggilan bisnis, membangun koneksi dapat membantu membuat penerima Anda lebih nyaman. "Ini Bob, tetangga Anda dari seberang jalan" lebih ramah daripada "Ini Robert Henderson."
Skor
0 / 0
Bagian 1 Kuis
Jika Anda meninggalkan pesan untuk teman atau saudara, bagaimana Anda harus memperkenalkan diri?
Hanya dengan nama depanmu.
Tepat! Jika Anda menelepon seseorang yang mengenal Anda dengan baik, mereka akan dapat mengidentifikasi Anda hanya dari nama depan Anda. Meninggalkan nama lengkap Anda untuk anggota keluarga atau teman hanya akan terdengar kaku dan canggung. Baca terus untuk pertanyaan kuis lainnya.
Hanya dengan nama belakangmu.
Coba lagi! Kecuali Anda menggunakan nama belakang Anda dengan teman-teman Anda, aneh rasanya memperkenalkan diri seperti itu dalam pesan suara. Dan banyak anggota keluarga Anda kemungkinan memiliki nama belakang yang sama, sehingga tidak akan membantu mereka mengidentifikasi Anda. Tebak lagi!
Dengan nama lengkapmu.
Tidak terlalu! Anda harus meninggalkan nama lengkap Anda jika Anda meninggalkan pesan suara untuk seseorang yang belum pernah Anda temui. Tetapi anggota keluarga atau teman tidak memerlukan nama lengkap Anda untuk mengidentifikasi Anda. Tebak lagi!
Sebenarnya, Anda tidak perlu memberikan nama Anda kepada seseorang yang mengenal Anda dengan baik.
Belum tentu! Ingatlah bahwa berbicara di telepon mendistorsi suara Anda. Oleh karena itu, bahkan orang yang mengenal Anda dengan baik mungkin tidak mengenali suara Anda melalui telepon. Pilih jawaban lain!
Ingin kuis lainnya?
Terus menguji diri sendiri!
Bagian 2 dari 3: Menyatakan Bisnis Anda
Langkah 1. Pikirkan tentang apa yang akan Anda katakan sebelumnya
Miliki gagasan yang jelas tentang apa yang akan Anda katakan sebelum Anda mulai meninggalkan pesan suara. Ini seharusnya tidak menjadi masalah jika Anda menelepon dengan tujuan tertentu, tetapi mendengar bunyi bip di ujung yang lain dan mengetahui bahwa mereka sedang direkam dapat menyebabkan banyak penelepon kosong. Pecahkan informasi menjadi poin-poin dan tekan masing-masing sebelum menutup telepon.
- Untuk pesan suara yang sangat mendesak atau penting, pertimbangkan untuk menulis naskah kasar sebelumnya.
- Jika Anda mendapati diri Anda melamun, fokus saja untuk mengeluarkan nama, nomor panggilan balik, dan alasan menelepon Anda dalam beberapa kata.
- Gambar bahwa Anda mengirim pesan suara untuk menindaklanjuti dengan minat romantis tentang kencan tadi malam. Menguraikan pesan Anda secara mental sebelum Anda merekamnya dapat berarti perbedaan antara tampil keren, tenang dan tenang dan gagap, gugup.
Langkah 2. Jaga agar pesan Anda tetap singkat
Batasi pesan suara Anda menjadi 20-30 detik. Jarang akan ada kesempatan ketika pesan suara perlu lebih panjang. Anda tidak ingin membuat penerima bosan dengan pengantar atau cerita yang terlalu panjang dan berliku-liku. Tetap tegas dan to the point. Pesan singkat sebenarnya dapat membangkitkan rasa ingin tahu dan membujuk seseorang untuk menelepon kembali ketika mereka mungkin tidak melakukannya.
- Di sisi lain, jika Anda meninggalkan pesan suara yang terlalu pendek, penerima Anda mungkin menganggapnya tidak penting dan menghapusnya bahkan tanpa mendengarkannya. Ini sangat mungkin jika Anda menelepon dari nomor yang tidak terdaftar.
- Tujuan meninggalkan pesan suara adalah untuk memaksa seseorang menelepon Anda kembali, bukan untuk membongkar semua informasi yang akan Anda bagikan dengan mereka selama panggilan.
Langkah 3. Buka dengan info yang paling penting
Potong untuk mengejar dan eksplisit tentang alasan Anda menelepon. Jika Anda hanya menyentuh dasar, katakan demikian; jika Anda memiliki penawaran penjualan, atau menindaklanjuti transaksi atau mengonfirmasi janji temu, beri tahu penerima. Pendengar Anda akan segera kehilangan minat dan dapat menghapus pesan jika Anda tidak memberi tahu mereka tentang tujuan Anda sebelumnya.
- Anda hanya memiliki waktu singkat untuk menyampaikan maksud Anda. Jika Anda bertele-tele, pendengar Anda mungkin menyerah pada pesan sebelum mereka sampai pada informasi penting apa pun.
- Jauh lebih baik menyampaikan berita sulit seperti "ayah ada di rumah sakit" secara langsung, dan menggunakan sisa pesan untuk menghibur dan menjelaskan, daripada menari-nari di sekitar subjek dan membuat pendengar Anda khawatir.
Langkah 4. Jadilah pribadi dan organik
Tahan keinginan untuk menyelipkan “suara telepon” yang kaku dan terdengar umum. Bersikaplah sopan, jadilah diri sendiri dan berbicaralah secara alami. Orang-orang dapat mengetahui kapan seseorang mencoba menjual sesuatu kepada mereka atau keluar dengan cara tertentu, dan mereka akan jauh lebih mungkin memberi Anda waktu jika mereka merasa Anda mendekati mereka dengan pijakan yang sama.
Kedengarannya seperti Anda sedang membaca naskah akan memberi kesan kepada pendengar Anda bahwa itu hanyalah panggilan lain yang harus Anda lakukan
Skor
0 / 0
Bagian 2 Kuis
Berapa banyak informasi yang harus Anda berikan selama pesan suara Anda?
Sesedikit mungkin, misalnya, nama dan nomor Anda.
Tidak! Jangan mencoba menjadi misterius melalui pesan suara, terutama jika Anda menelepon dari nomor yang tidak terdaftar. Jika Anda terlalu samar, orang yang Anda telepon mungkin hanya menghapus pesan suara Anda karena dianggap tidak penting. Pilih jawaban lain!
Cukup untuk menjelaskan mengapa mereka harus menelepon Anda kembali.
Benar! Singkat, tetapi berikan informasi yang cukup kepada orang yang Anda telepon untuk mengetahui alasan Anda menelepon. Mereka lebih cenderung menelepon Anda kembali jika Anda tidak terlalu menahan diri atau terlalu banyak bicara. Baca terus untuk pertanyaan kuis lainnya.
Semua informasi yang akan Anda berikan jika mereka mengangkat telepon.
Tidak tepat! Pesan suara bukan pengganti percakapan penuh. Jika Anda berbicara lebih dari 20 atau 30 detik, orang yang Anda telepon kemungkinan besar akan bosan atau kesal, dan mereka mungkin tidak akan menelepon Anda kembali. Pilih jawaban lain!
Ingin kuis lainnya?
Terus menguji diri sendiri!
Bagian 3 dari 3: Menandatangani
Langkah 1. Ajukan pertanyaan atau permintaan tertentu
Saat Anda menyimpulkan pesan Anda, jelaskan mengapa Anda ingin penerima menelepon Anda kembali. Ajukan pertanyaan yang tepat atau buat permintaan yang akan memotivasi mereka untuk mengangkat telepon. Jika mereka merasa bingung atau tidak yakin tentang niat Anda setelah mendengarkan pesan suara Anda, itu tidak melakukan tugasnya.
- Coba frasa seperti “beri tahu saya bagaimana Anda menyukai resep yang saya kirimkan” atau “Saya tertarik mendengar ide Anda tentang proposal ini”.
- Orang-orang lebih termotivasi untuk menghubungi mereka saat Anda memilih mereka dengan sebuah permintaan daripada jika Anda hanya mengatakan "telepon saya kembali."
Langkah 2. Nyatakan kembali nama dan informasi kontak Anda
Tutup pesan Anda sekali lagi dengan memberikan nama dan nomor telepon Anda kepada pendengar. Ulangi nomor telepon Anda dua kali sehingga tidak ada kemungkinan mereka salah digit atau gagal menuliskannya. Pastikan juga untuk menyertakan detail apa pun yang mungkin berguna saat penerima membalas panggilan Anda, seperti kapan Anda akan dan tidak akan tersedia dan waktu terbaik untuk menelepon.
- Mengeja nomor telepon Anda lebih dari dua kali di akhir panggilan adalah berlebihan, dan bahkan bisa diartikan kasar.
- Anda mungkin juga ingin mengeja nama belakang Anda jika penelepon belum pernah bertemu Anda sebelumnya.
- Anda tidak perlu khawatir tentang langkah ini jika pesan Anda adalah pesan biasa untuk teman atau saudara.
Langkah 3. Hindari akhir yang bertele-tele
Ketika saatnya untuk menutup telepon, jangan berlama-lama atau memperpanjang pesan yang tidak perlu. Kecuali itu panggilan pribadi untuk orang yang dicintai, tidak perlu mengucapkan hari yang indah untuk seseorang. Perhatian penerima akan terkikis semakin lama pesan suara berlangsung, jadi cobalah untuk tidak kehilangan fokus di akhir. Ucapkan terima kasih atas waktu mereka dan serahkan tahap komunikasi berikutnya kepada mereka.
- Penutupan ramah seperti "Saya berharap dapat mendengar kabar dari Anda" lebih hangat dan karena itu lebih efektif daripada yang umum, komersial seperti "semoga harimu menyenangkan."
- Jangan rekapitulasi atau rangkum pesan Anda di bagian akhir. Jika penerima perlu mendengar detail tertentu lagi, mereka dapat memutar ulang nanti.
Skor
0 / 0
Bagian 3 Kuis
Berapa kali Anda harus menyebutkan nomor telepon Anda di akhir pesan suara?
Tidak ada, dengan asumsi Anda mengatakannya di awal pesan.
Tidak terlalu! Ya, Anda harus memberikan nomor Anda di awal pesan suara. Tetapi meskipun demikian, ada kemungkinan orang tersebut melewatkannya untuk pertama kali, jadi ada baiknya untuk mengulanginya di akhir pesan Anda. Klik pada jawaban lain untuk menemukan yang benar…
Satu kali
Menutup! Mengatakan nomor Anda sekali di akhir pesan Anda jelas lebih baik daripada tidak mengatakannya sama sekali. Tapi, idealnya, Anda harus mengulanginya lebih dari sekali untuk memastikan orang tersebut mendapatkannya. Pilih jawaban lain!
Dua kali
Ya! Di akhir pesan Anda, ulangi nomor Anda dua kali. Itu adalah angka yang ideal untuk memastikan orang tersebut mendengarnya dengan benar tanpa terlihat memaksa atau kasar. Baca terus untuk pertanyaan kuis lainnya.
Tiga kali
Hampir! Anda tidak perlu menyebutkan nomor Anda tiga kali di akhir pesan suara. Orang yang Anda panggil akan mendapatkan nomor Anda dengan pengulangan yang lebih sedikit dari ini. Dan lebih buruk lagi, mengulanginya tiga kali atau lebih mungkin dianggap tidak sopan. Coba jawaban lain…
Ingin kuis lainnya?
Terus menguji diri sendiri!
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Pikirkan saat-saat Anda menerima pesan suara yang membuat Anda berpikir "apa yang diinginkan orang ini?" Tinggalkan jenis pesan suara yang ingin Anda terima.
- Berikan alamat email Anda atau metode kontak lain selain nomor telepon Anda jika relevan dengan interaksi Anda dengan penerima.
- Senyum! Itu datang melalui, bahkan melalui telepon.
- Ingatlah untuk menyebutkan tanggalnya jika Anda membagikan informasi sensitif waktu.
- Jika Anda menelepon tentang topik sensitif, batasi informasi yang Anda sertakan dalam pesan suara untuk berjaga-jaga jika didengar oleh orang lain.
- Jika terjadi keadaan darurat atau bencana alam, gunakan pesan suara keluar Anda untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda baik-baik saja.
Peringatan
- Jika Anda mencoba membuat seseorang menelepon Anda kembali, jangan mengungkit upaya panggilan yang gagal sebelumnya. Ini mungkin membuat Anda tampak kesal, dan mereka akan kurang nyaman saat berurusan dengan Anda.
- Dalam situasi profesional, Anda harus selalu meninggalkan pesan suara jika orang yang Anda panggil tidak menjawab. Melihat beberapa panggilan tak terjawab tanpa pesan suara melemahkan pentingnya bisnis Anda.
