Pernah berharap ada tombol hapus untuk pesan telepon? Mendengar bunyi bip, dan melupakan semua yang akan Anda katakan? Apakah Anda kemudian berakhir mengoceh terus-menerus? Artikel ini untuk membantu Anda meninggalkan pesan yang efektif.
Langkah
Langkah 1. Sebelum Anda mengangkat telepon, rencanakan apa yang akan Anda katakan
Ini mungkin memakan waktu beberapa menit, tapi jangan lewati. Anda tidak akan percaya perbedaannya.
Langkah 2. Periksa paket Anda dan pastikan Anda telah memasukkan nama Anda, nama orang yang Anda panggil (jika itu adalah saluran bersama), alasan menelepon, waktu Anda menelepon, jam berapa seharusnya penerima menelepon Anda kembali (tidak diperlukan dalam beberapa pesan), dan nomor telepon Anda (jika Anda ingin mereka menelepon Anda kembali)
Bersikap ramah, sopan, dan ringkas, dan pastikan Anda langsung ke intinya.
Langkah 3. Jika itu membantu, ucapkan pesan Anda dengan keras sebelum melakukan panggilan
Jika Anda tidak menyukai suaranya, Anda selalu dapat mengubahnya.
Langkah 4. Angkat telepon, tarik napas dalam-dalam, dan tekan nomornya
Pastikan tidak ada kebisingan latar belakang (matikan musik, peralatan keras apa pun, dll.).
Langkah 5. Bersiaplah untuk seseorang untuk mengambil
Anda masih dapat mengikuti garis besar pesan Anda jika itu membantu.
Langkah 6. Jika Anda mendapatkan mesin penjawab, tunggu bunyi bip, lalu ucapkan pesan Anda
Pastikan Anda tidak berbisik, mengoceh, berhenti sebentar, atau menambahkan kata-kata seperti uh, Anda tahu, um, seperti… Anda mengerti. Jangan berteriak, tetapi berbicaralah dengan keras dan jelas, dan ucapkan. Ingat kesan keseluruhan yang Anda tinggalkan dengan pesan Anda. Nada Anda bisa sangat penting, reaksi dari siapa yang Anda panggil dapat bervariasi tergantung pada nada suara Anda. Seperti: Jika Anda terdengar sedih, orang tersebut mungkin tidak akan menelepon Anda kembali atau akan menelepon kembali untuk menunjukkan simpati atau bahkan mencari-cari apa yang salah. Ini bisa mengganggu, terutama jika tidak ada yang salah. Cobalah untuk terdengar senormal mungkin.
Langkah 7. Ucapkan selamat tinggal yang tepat atau akhiri pesan Anda dengan baik
Di akhir pesan Anda, pertimbangkan untuk menambahkan sesuatu di sepanjang baris "Semoga segera bertemu dengan Anda", atau "Semoga hari Anda menyenangkan".
Tips
- Senyum- itu akan terlihat dalam suara Anda.
- Nomor mana yang harus dihubungi kembali oleh penerima? Ini penting dan tidak boleh dilewatkan. Meskipun sebagian besar telepon rumah (dan telepon seluler) memiliki ID penelepon, anggaplah bahwa orang ini tidak (bahkan jika mereka memilikinya). Bahkan jika mereka melakukannya, kemungkinan besar mereka tidak dapat segera memeriksa ID penelepon, jadi tinggalkan saja nomor panggilan balik. Pastikan Anda meninggalkannya dua kali. Sekali ketika Anda memberikan pesan, dan jika Anda sudah mengakhiri pesan dengan nomor panggilan balik, ulangi untuk memastikan bahwa penerima dapat mengingat nomor dengan baik. Ucapkan sesuatu seperti "Hubungi saya (123) 456-7890, sekali lagi jika Anda tidak mengetahui bahwa itu (123) 456-7890."
- Mulailah dengan mengatakan siapa Anda. Jika Anda meninggalkan pesan yang bagus, kecuali siapa Anda, mungkin ada banyak dugaan yang terlibat, yang mungkin tidak disukai penerima. Sesuatu yang baik untuk memulai adalah (misalnya) "Hei Chris, ini Randi, …"
- Jika Anda mengacau… benar-benar kacau… (seperti meninggalkan nomor telepon yang salah atau lupa menyebutkan alasan menelepon), telepon kembali, jelaskan mengapa Anda menelepon lagi, dan pastikan semuanya sudah benar kali ini. Dan jangan terlalu khawatir tentang hal itu. Kemungkinannya adalah, penerima tidak akan peduli - dan dalam jangka panjang, itu tidak terlalu penting.
- Jika Anda ingin berlatih, coba telepon rumah/ponsel Anda dari telepon yang berbeda dan tinggalkan pesan untuk diri Anda sendiri. Cobalah dengan dan tanpa rencana tentang apa yang akan Anda katakan, dan perhatikan apakah ada perbedaan dalam bunyi pesannya.
- Mungkin membantu untuk mengulang nomor telepon Anda, terutama jika penelepon tidak mengenal Anda dengan baik dan mungkin tidak memilikinya. Jangan sebutkan nomornya sekaligus- sesuatu seperti "Anda dapat menelepon saya kembali di 123 (jeda)- 456 (jeda)- 7890"
Peringatan
- Tetap pada topik
- Tapi jangan terburu-buru pesanmu juga
- Cobalah untuk tidak mengucapkan bahasa gaul atau kata-kata yang akan membuat pesan Anda terdengar tidak jelas atau sulit dimengerti.
- Jangan mengoceh atau berhenti terlalu lama
