Email adalah bentuk komunikasi yang umum dan mengetahui cara memperkenalkan diri kepada seseorang melalui email dapat membantu upaya karir dan jaringan Anda. Menulis email pengantar yang singkat dan jelas akan meningkatkan kemungkinan penerima Anda akan meluangkan waktu untuk membacanya dan terlibat dengan Anda. Hindari beberapa kesalahan yang lebih umum untuk memastikan bahwa Anda menonjol dari keramaian.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mulai Kuat
Langkah 1. Buat baris subjek Anda jelas
Penerima Anda harus memiliki gagasan yang baik tentang isi email tersebut bahkan sebelum mereka membukanya. Tetap pendek juga; subjek yang panjang bisa menjadi rumit. Untuk email perkenalan, biasanya sangat dapat diterima untuk menulis "Pengantar - Nama Anda".
Perangkat seluler biasanya hanya akan menampilkan sekitar 25-30 karakter subjek, jadi singkat saja
Tip:
Pastikan untuk menulis baris subjek terlebih dahulu! Kesalahan umum adalah menyimpan baris subjek untuk yang terakhir, yang dapat menyebabkan lupa untuk menulisnya sama sekali.
Langkah 2. Buka dengan salam bisnis
Jangan memulai dengan "Halo" atau "Hai". Anda dapat menggunakan sapaan seperti itu setelah Anda mengenal orang tersebut. Mulailah dengan salam bisnis yang terbukti benar. Hindari menggunakan nama depan penerima dalam salam.
- "Yang Terhormat Nona/Tuan/Nyonya." - Jika Anda sama sekali tidak yakin tentang status perkawinan wanita yang Anda kirimi email, Anda harus selalu menggunakan "Ms." karena kurang sombong.
- "Kepada siapa yang berkepentingan" - Ini hanya boleh digunakan jika Anda tidak yakin siapa yang akan menerima pesan.
Langkah 3. Perkenalkan diri Anda
Kalimat pertama Anda harus memperkenalkan diri Anda kepada penerima. Ini memungkinkan mereka untuk mengasosiasikan nama dengan sisa pesan email.
- "Nama saya adalah…"
- Berikan judul Anda jika ada. Jika Anda memiliki banyak judul, jangan cantumkan semuanya, hanya yang paling penting atau relevan.
Metode 2 dari 3: Tetap Ringkas
Langkah 1. Jelaskan bagaimana Anda mendapatkan alamat email penerima
Beri tahu penerima bagaimana Anda mengetahui informasi kontak mereka. Ini membantu menunjukkan bahwa Anda telah melalui saluran yang tepat untuk menjangkau mereka.
- "Manajer kantor Anda mengarahkan saya ke alamat email ini"
- "Saya menemukan alamat email ini di situs web Anda"
- "Si anu berkata bahwa aku harus menghubungimu"
Langkah 2. Bicara tentang terakhir kali Anda bertemu (jika ada)
Menyelamatkan ingatan seseorang dapat menghasilkan lebih banyak keterlibatan.
- "Kami berbicara singkat di konferensi minggu lalu"
- "Kami berbicara di telepon kemarin"
- "Aku melihat presentasimu di…"
Langkah 3. Berbagi minat yang sama
Ini dapat membantu Anda berhubungan dengan penerima Anda, dan menjaga agar email bisnis Anda tidak terlihat terlalu dingin. Untuk menentukan kepentingan bersama, Anda mungkin perlu melakukan sedikit riset pada penerima. Area penelitian yang memungkinkan termasuk Facebook, Twitter, dan LinkedIn.
- Pastikan Anda memberi tahu orang tersebut di mana Anda menemukan minat bersama ini, jika tidak, Anda akan dianggap sebagai penguntit.
- Jika memungkinkan, cobalah untuk menjaga minat yang sama terkait bisnis, seperti sesuatu di bidang Anda atau hasrat profesional yang sama-sama Anda miliki.
Langkah 4. Berikan alasan Anda untuk berhubungan
Jangan menunggu terlalu lama untuk langsung ke intinya. Tidak ada yang akan membaca email yang terdiri dari beberapa paragraf jauh sebelum sesuatu yang menyerupai poin muncul. Jelaskan dengan jelas dan lugas apa yang Anda inginkan dan mengapa Anda menghubungi orang itu tentang hal itu. Jika Anda meminta saran atau membuat permintaan lain, pastikan itu dapat diatur, terutama jika ini adalah kontak pertama Anda.
- "Saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang…"
- "Saya ingin bertemu dengan Anda kapan-kapan untuk membahas …"
- "Aku ingin pendapatmu tentang …"
Langkah 5. Jaga agar email Anda tetap fokus pada satu subjek
Membiarkan email Anda berliku-liku dapat menyebabkan penerima Anda kehilangan minat atau melupakan alasan Anda mengirim email.
Tip:
Hanya tanyakan satu hal kepada penerima di email Anda.
Metode 3 dari 3: Keluar
Langkah 1. Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya
Tidak ada yang suka membaca semua email mereka, jadi pastikan untuk berterima kasih kepada penerima Anda karena telah meluangkan waktu untuk membaca email Anda. Kesopanan sederhana ini akan sangat meningkatkan suasana hati penerima Anda dan meningkatkan kemungkinan Anda mendapatkan tanggapan.
- "Saya menghargai Anda meluangkan waktu untuk membaca email ini."
- "Terima kasih telah meluangkan waktu dari jadwal Anda untuk membaca ini."
Langkah 2. Berikan ajakan untuk bertindak
Minta penerima untuk membalas Anda, menelepon, memikirkan proposal Anda, atau apa pun untuk membuat mereka terlibat. Mengajukan pertanyaan adalah cara lain yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan.
- "Telepon aku kalau kamu punya waktu luang"
- "Mari kita bertemu untuk makan siang dalam waktu dekat"
- "Apa pendapatmu tentang …?"
- "Saya menantikan tanggapan Anda"
Langkah 3. Akhiri email
Saat mengakhiri email profesional, pastikan akhir Anda berterima kasih tetapi singkat. Salam penutup yang sederhana akan membuat email Anda tetap profesional sambil tetap mengungkapkan rasa terima kasih Anda.
- "Sungguh-sungguh,"
- "Terima kasih,"
- "Salam Hangat / Baik,"
- "Terbaik,"
- Hindari "Hormat kami," "Hormat kami," "Cheers!," "Damai," "Terima kasih atas pertimbangan Anda."
Langkah 4. Sertakan tanda tangan Anda
Jika Anda belum mengonfigurasi layanan email Anda untuk menyertakan tanda tangan Anda, pastikan untuk mengakhiri dengan nama, jabatan, dan informasi kontak Anda. Jangan membebani bagian ini dengan lima nomor telepon, dua alamat email, dan tiga situs web. Tetap sederhana sehingga penerima tahu cara terbaik untuk menghubungi Anda kembali. Hindari menyertakan tanda kutip di tanda tangan Anda.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Langkah 5. Koreksi email
Sebelum mengklik tombol "Kirim", luangkan waktu untuk membaca email Anda beberapa kali, memperbaiki kesalahan yang Anda temukan di sepanjang jalan. Karena email ini kemungkinan akan menjadi kontak pertama Anda dengan penerima, Anda harus meninggalkan kesan sebaik mungkin. Salah eja dan kesalahan tata bahasa akan dengan cepat membuat email Anda terlihat kurang profesional.
