Jika Anda tidak begitu akrab dengan Microsoft Excel, mungkin tampak program yang menakutkan untuk digunakan. Untungnya, mudah untuk memulai. Anda dapat mengetikkan data, menyalin dan menempelkannya dari dokumen lain, dan memformatnya hanya dengan beberapa klik. Dengan sedikit latihan, Anda akan dapat dengan cepat memasukkan, mengedit, dan mengelola data di Microsoft Excel.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Memasukkan dan Memilih Data
Langkah 1. Luncurkan Microsoft Excel
Anda dapat menemukan Excel dengan mengklik menu "Start", memilih "All Programs", memilih "Microsoft Office" dan kemudian memilih "Microsoft Excel." Excel hadir dengan rangkaian produk Microsoft Office yang umumnya dikemas dengan komputer dan notebook Windows.
Pengguna Mac yang telah membeli Excel untuk Mac akan menemukan program yang terletak di Dock atau di antara mereka dengan membuka "Finder" lalu memilih "Applications"
Langkah 2. Buka spreadsheet
"Buku kerja" kosong dapat muncul secara otomatis saat membuka Excel. Jika tidak, Anda akan melihat "Galeri Template" tempat Anda dapat memilih buku kerja kosong baru atau template yang diformat khusus.
Anda selalu dapat membuka spreadsheet baru saat mengerjakan buku kerja lain di Excel. Cukup klik "File" dari bilah menu dan pilih opsi "Buku Kerja Baru"
Langkah 3. Masukkan data ke dalam sel yang diinginkan
Anda dapat mengetikkan angka, kata, persamaan, rumus, atau fungsi di sel mana pun setelah memilih dan mengkliknya.
- Setelah selesai dengan sel tertentu, tekan Enter atau Tab untuk berpindah ke sel berikutnya secara horizontal secara otomatis.
- Anda juga dapat membuat baris baru di dalam sel untuk menambahkan lebih banyak teks. Cukup masukkan "Line Break" dengan menekan Alt+↵ Enter.
Langkah 4. Buat judul untuk kolom Anda
Masukkan teks ke dalam Baris 1 untuk membuat judul kolom untuk data Anda. Misalnya, masukkan "Nama" ke sel A1 dan "Tanggal" ke sel B1 dan izinkan ini berfungsi sebagai tajuk kolom Anda untuk melacak nama dan informasi tanggal.
Langkah 5. Buat seri data berurutan
Excel dapat mempelajari pola yang mendasari data Anda dan kemudian mengisi data berdasarkan pola tersebut untuk menghemat waktu dan energi Anda. Mulailah dengan membuat pola dalam sel berurutan (misalnya, mengetik "Januari" di satu sel dan "Februari" di sel berikutnya). Kemudian pilih sel yang terisi dan klik dan seret sudut kanan bawah persegi panjang yang Anda pilih untuk memperluas pola ke dalam sel baru. Excel akan secara otomatis mengenali pola yang Anda buat dan mengisi sel berikutnya dengan "Maret", "April" dan seterusnya.
Excel dapat mengenali banyak pola umum seperti hari dalam seminggu, tanggal dengan spasi merata, angka berurutan, dan banyak lainnya
Langkah 6. Pilih rentang sel
Untuk memilih rentang sel melalui mouse Anda (untuk memformat atau mengedit jumlah data yang lebih besar), cukup klik awal atau akhir rentang data dan seret kursor ke arah yang Anda inginkan untuk menyorot teks yang sesuai. Ada juga sejumlah pintasan keyboard bermanfaat yang disebutkan di bawah ini.
- Menekan Ctrl dan bilah spasi memperluas pilihan di seluruh kolom tempat sel asli berada.
- Menekan Shift dan bilah spasi akan memperluas pilihan di sepanjang baris tempat sel asli berada.
- Menekan Ctrl+ Shift dan spasi atau Ctrl+A akan memilih seluruh lembar kerja.
Langkah 7. Sisipkan baris
Mulailah dengan mengklik nomor baris (ini akan memilih seluruh baris). Pilih baris yang Anda inginkan untuk ditaruh di atas baris baru Anda. Klik kanan (Kontrol+klik pada Mac) dan pilih "Sisipkan" dari menu yang muncul.
- Fungsi ini juga tersedia dari tab "Beranda" dengan memilih "Sisipkan" dari "Sel" lalu "Sisipkan Baris Lembar."
- Menyisipkan beberapa baris mengharuskan Anda memilih beberapa baris di atas lokasi di mana Anda ingin menempatkan baris baru. Cukup pilih jumlah baris yang sama yang ingin Anda sisipkan di bawah.
Langkah 8. Sisipkan kolom
Mulailah dengan mengklik huruf kolom (ini akan memilih seluruh kolom). Pilih kolom yang ingin Anda tuju di sebelah kiri kolom baru Anda. Klik kanan (Kontrol+klik pada Mac) dan pilih "Sisipkan" dari menu yang muncul.
- Fungsi ini juga tersedia dari tab "Beranda" dengan memilih "Sisipkan" dari "Sel" lalu "Sisipkan Baris Lembar."
- Menyisipkan beberapa kolom mengharuskan Anda untuk memilih beberapa kolom di sebelah kanan lokasi di mana Anda ingin menempatkan kolom baru. Cukup pilih jumlah kolom yang sama yang ingin Anda sisipkan di sebelah kiri.
Bagian 2 dari 3: Mengedit Data
Langkah 1. Salin satu atau lebih sel
Setelah memilih sel yang ingin Anda salin, klik kanan dan pilih "Salin" dari menu yang muncul. Secara bergantian tekan Ctrl+C (atau Command+C untuk pengguna Mac). Ini akan menambahkan data yang dipilih ke clipboard Anda.
Langkah 2. Potong satu atau lebih sel
Setelah memilih sel yang ingin Anda potong, klik kanan dan pilih "Potong" dari menu yang muncul. Secara bergantian tekan Ctrl+X (atau Command+X untuk pengguna Mac). Ini akan menambahkan data yang dipilih ke clipboard Anda.
Langkah 3. Tempel satu atau lebih sel
Setelah memilih sel tempat Anda ingin menempelkan data, klik kanan dan pilih "Tempel" dari menu yang muncul. Sebagai alternatif, tekan Ctrl+V (atau Command+V untuk pengguna Mac). Ini akan menempelkan konten sel yang disalin atau dipotong.
Jika sel Anda berisi rumus, "Tempel" akan menempelkan rumus bukan nilai yang dihitung dari rumus. Untuk "Tempel" nilai sel, gunakan "Tempel Spesial"
Langkah 4. Tempel nilai sel alih-alih rumus
Mulailah dengan memilih "Edit" dari tab "Beranda" dan klik "Tempel Spesial." Pilih "Nilai" dari daftar atribut yang akan ditempel.
Bergantung pada versi Excel Anda, opsi lain di "Tempel Spesial" mungkin termasuk "Komentar" (komentar teks yang dapat ditambahkan ke sel individual), "Format" (semua pilihan pemformatan teks), atau "Semua" untuk menempelkan semuanya di satu kali
Langkah 5. Hapus konten sel
Cukup pilih sel tempat Anda ingin menghapus teks dan tekan Del atau klik kanan dan pilih "Hapus" dari menu yang muncul.
Langkah 6. Pindahkan sel, baris, atau kolom
Sorot sel yang Anda pilih dan aktifkan "pindahkan penunjuk" (muncul sebagai panah empat arah untuk pengguna Windows atau sebagai ikon tangan untuk pengguna Mac). Seret ke lokasi pilihan Anda untuk mengganti data yang ada di sana dengan sel yang telah Anda putuskan untuk dipindahkan
Langkah 7. Gunakan rumus
Excel menggunakan "rumus" untuk membuat perhitungan di dalam sel dan dapat mereferensikan sel lain sebagai bagian dari perhitungan itu. Klik sel tempat Anda ingin memasukkan rumus, lalu mulai dengan mengetik "=". Sekarang ketik rumus matematika dan klik "Enter". Excel akan menampilkan hasilnya (bukan rumus itu sendiri).
Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang Cara Mengetik Rumus di Microsoft Excel
Langkah 8. Nilai referensi dari sel lain
Rumus dapat mereferensikan sel lain dan nilainya. Saat mengetik rumus, cukup klik satu sel atau rentang sel dan Excel akan secara otomatis mengisi nama sel (misalnya B2, D5) ke dalam rumus Anda. Sekarang rumus Anda mereferensikan sel tertentu itu dan akan mengambil nilai darinya secara terus-menerus. Jika nilai dalam sel yang direferensikan berubah, hasil rumus Anda juga akan berubah.
Anda juga dapat mereferensikan nilai dari lembar kerja lain. Mulailah dengan memilih sel di mana Anda ingin mereferensikan nilai, ketik "=' di bilah rumus dan kemudian ketik rumus yang Anda inginkan segera setelah "=." Setelah mengetik rumus, cukup klik pada tab untuk lembar kerja yang Anda ingin referensi dan kemudian pilih rentang data yang diinginkan yang ingin Anda masukkan ke dalam rumus
Langkah 9. Lacak perubahan Anda
Anda dapat melacak perubahan dengan memilih "Alat" dari bilah menu dan kemudian mengklik "Lacak Perubahan." Terakhir, pilih "Soroti Perubahan."
Jika opsi ini tidak tersedia, Anda berada dalam format Read-Only. Di bawah "Lacak Perubahan", centang opsi di samping "Lacak perubahan saat mengedit. Ini juga membagikan buku kerja Anda." Setelah opsi ini dipilih, Anda dapat membuat perubahan dan melihat perubahan tersebut dengan memilih opsi ini lagi dan mencentang kotak di samping "Sorot Perubahan"
Langkah 10. Tambahkan komentar
Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk mendiskusikan pengeditan yang dilakukan pada spreadsheet Excel. Mulailah dengan memilih sel yang ingin Anda komentari. Kemudian pilih "Sisipkan" dari bilah menu dan klik "Sisipkan Komentar" dari menu yang muncul. Sebuah kotak teks akan muncul di lokasi yang Anda inginkan dan memungkinkan Anda untuk meninggalkan komentar.
Langkah 11. Simpan perubahan Anda
Pilih "File" dari bilah menu dan klik "Simpan." Kemudian pilih tombol daftar tarik-turun "Simpan Di" dan pilih folder yang Anda inginkan. Jika Anda mencoba keluar dari Excel sebelum menyimpan perubahan terbaru, kotak dialog akan muncul dan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan. Anda dapat mengklik "Simpan" atau "Jangan Simpan" tergantung pada preferensi Anda.
Bagian 3 dari 3: Memformat Data
Langkah 1. Lihat pita "Format"
Pastikan pita "Format" terlihat sehingga Anda dapat dengan mudah dan cepat mengakses berbagai opsi pemformatan. Cukup klik panah yang mengarah ke bawah di sisi kanan pita "Format" untuk memperluasnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan gaya dan ukuran font sambil juga membuat teks menjadi miring, tebal, atau bergaris bawah. Ini juga memberi Anda akses pintasan ke beberapa fungsi yang dibahas dalam langkah-langkah pemformatan yang diuraikan di bawah ini.
Klik kanan pada sel atau grup sel juga menampilkan opsi pemformatan. Setelah mengklik kanan sel, pilih "Format Sel." Ini akan memberi Anda sejumlah opsi sehubungan dengan Number (style), Alignment, Font, Border, Patterns, dan Protection
Langkah 2. Bungkus teks Anda
Ini akan menyebabkan teks membungkus dan tetap terlihat di dalam sel daripada menghilang dan dikaburkan oleh sel berikutnya. Mulailah dengan menyorot sel yang ingin Anda sesuaikan. Kemudian, di bawah tab "Beranda", lihat grup tombol "Perataan" dan pilih opsi "Bungkus Teks".
Anda juga dapat menyesuaikan teks agar pas dengan sel sehingga kolom dan baris secara otomatis menyesuaikan lebar atau tingginya (masing-masing) untuk mengakomodasi konten di dalam sel. Di bawah tab "Beranda", lihat grup tombol "Sel" dan klik "Format." Dari menu "Format", pilih "Ukuran Sel" dan klik "Lebar Kolom Pas Otomatis" atau "Tinggi Baris Pas Otomatis."
Langkah 3. Sejajarkan teks Anda
Ini akan menyebabkan teks Anda diratakan di bagian kiri, kanan, atau tengah sel. Mulailah dengan menyorot sel yang ingin Anda sesuaikan. Kemudian, di bawah tab "Beranda", pilih perataan yang sesuai. Anda akan melihat tiga tombol dengan orientasi garis untuk menunjukkan sisi sel tempat teks akan dimulai.
Langkah 4. Ubah gaya numerik data
Anda akan menemukan beberapa gaya penomoran dasar pada bilah alat "Format" itu sendiri. Cukup pilih sel yang ingin Anda format dan kemudian klik gaya numerik yang sesuai yang terletak di bilah alat. Untuk mengakses gaya tambahan, klik kanan pada sel yang dipilih, klik "Format Sel" dan kemudian pilih tab "Nomor". Anda akan melihat berbagai opsi yang tercantum di bawah "Kategori".
Langkah 5. Ubah warna teks Anda
Pilih sel yang ingin Anda sesuaikan warna teksnya. Kemudian, dari bilah alat "Format", klik panah yang mengarah ke bawah di samping "Warna Font". Ini adalah opsi yang terlihat seperti huruf "A" dengan garis berwarna di bawahnya. Mengklik tanda panah dengan menampilkan menu dengan berbagai pilihan warna.
Langkah 6. Ubah warna latar belakang Anda
Pilih sel yang ingin Anda sesuaikan warna latar belakangnya. Kemudian, dari bilah alat "Format", klik panah yang mengarah ke bawah di samping "Isi Warna". Ini adalah opsi yang terlihat seperti kaleng cat huruf dengan garis berwarna di bawahnya. Mengklik tanda panah dengan menampilkan menu dengan berbagai pilihan warna.
Tips
- Menekan Ctrl+⇧ Shift dan panah arah yang sesuai akan memperluas pilihan ke sel yang terakhir diisi di kolom atau baris yang sama dengan sel asli.
- Menekan Ctrl+ Shift+ Home memperluas pilihan ke awal lembar kerja.
- Menekan Ctrl+⇧ Shift+ PgDn memperluas pilihan melalui lembar saat ini dan lembar berikutnya yang muncul setelahnya.
- Menekan Ctrl+⇧ Shift+ PgUp memperluas pilihan melalui lembar saat ini dan lembar sebelumnya yang datang sebelumnya.
- Anda juga dapat menyesuaikan lebar kolom dan tinggi sel secara manual. Cukup klik pada garis yang memisahkan dua sel dan tahan sampai dua panah berlawanan muncul. Kemudian seret panah tersebut ke arah yang diinginkan untuk mengecilkan atau memperluas baris atau kolom.
- Anda juga dapat membuat pemformatan bersyarat untuk sel tertentu (atau kategori sel). Di bawah tab "Beranda", pilih "Pemformatan Bersyarat" dari grup tombol "Gaya".
