Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara membersihkan data di spreadsheet Excel saat Anda menggunakan Windows atau macOS. Menjalankan pemeriksaan ejaan, menghapus data duplikat, menggunakan temukan-dan-ganti, dan beralih ke format huruf besar-kecil yang konsisten dapat meningkatkan kualitas buku kerja Anda.
Langkah
Metode 1 dari 4: Menggunakan Periksa Ejaan
Langkah 1. Buka spreadsheet Anda di Excel
Anda dapat melakukan ini dengan mengklik dua kali file di komputer Anda.
Sebelum membuat perubahan pada spreadsheet, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki cadangan
Langkah 2. Tekan tombol F7 pada keyboard
Ini akan membuka jendela Ejaan, yang menampilkan kemungkinan kesalahan pertama dalam spreadsheet.
Langkah 3. Perbaiki kesalahan
Jika kesalahan adalah sesuatu yang ingin Anda perbaiki, ada beberapa cara untuk melakukannya:
- Jika Anda melihat koreksi yang tepat di kotak "Saran", pilih, lalu klik Mengubah.
- Jika Anda mengetahui ejaan yang benar, Anda dapat mengetikkan koreksi ke dalam kotak di bagian atas jendela, lalu klik Mengubah.
- Berhati-hatilah saat menggunakan Ubah Semua, karena Anda mungkin akhirnya mengubah sesuatu yang tidak perlu diubah. Misalnya, jika Anda mengubah semua contoh "dari" menjadi "bentuk", Anda mungkin mengacaukan kalimat yang membutuhkan kata "dari".
Langkah 4. Putuskan apa yang harus dilakukan dengan kata yang benar-benar benar
Excel mungkin menemukan kata yang merupakan kata benda yang tepat, istilah khusus atau slang, atau sesuatu dalam bahasa lain yang tidak perlu dikoreksi. Anda memiliki beberapa opsi untuk menangani ini:
- Klik Mengabaikan untuk melompat ke kesalahan berikutnya, atau Abaikan semua untuk melewati semua contoh kata ini.
- Klik Tambahkan ke Kamus untuk memastikan bahwa Excel menganggap kata/ejaan ini benar di masa mendatang.
Metode 2 dari 4: Menghapus Nilai Duplikat
Langkah 1. Buka spreadsheet Anda di Excel
Anda dapat melakukan ini dengan mengklik dua kali file di komputer Anda.
Sebelum membuat perubahan pada spreadsheet, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki cadangan
Langkah 2. Klik tab Data
Itu ada di bagian atas Excel.
Langkah 3. Klik Hapus Duplikat
Itu ada di grup "Alat Data" di bilah pita di bagian atas Excel. Sebuah kotak dialog akan muncul.
Langkah 4. Pilih kolom yang ingin Anda periksa
Centang kotak di samping setiap nama kolom untuk memeriksa kolom tersebut untuk nilai duplikat.
- Untuk memilih semua kolom sekaligus dengan cepat, klik kotak di samping “Pilih Semua”.
- Untuk membatalkan pilihan semua kolom, klik kotak di samping “Batalkan Pilihan Semua”.
Langkah 5. Klik OK
Anda akan melihat pesan yang mencantumkan berapa banyak duplikat yang dihapus. Jika tidak ada duplikat yang ditemukan, Anda akan melihat pesan yang mengatakan tidak ada nilai duplikat yang dihapus.
Langkah 6. Klik OK
Ini menutup jendela.
Metode 3 dari 4: Menemukan dan Mengganti Teks
Langkah 1. Buka spreadsheet Anda di Excel
Anda dapat melakukan ini dengan mengklik dua kali file di komputer Anda.
- Gunakan metode ini untuk mencari string teks dan menggantinya dengan yang lain.
- Sebelum membuat perubahan pada spreadsheet, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki cadangan.
Langkah 2. Tekan Ctrl+F (Windows) atau Command+F (macOS).
Ini akan membuka jendela Temukan dan Ganti.
Langkah 3. Klik tab Ganti
Ini adalah tab kedua di bagian atas jendela.
Langkah 4. Ketik apa yang Anda cari ke dalam kotak "Temukan apa"
Pastikan untuk menyertakan spasi jika berlaku. Juga, hindari spasi asing sebelum atau sesudah istilah.
- Anda dapat menggunakan wildcard seperti * dan ? dalam pencarian Anda.
- Contoh: Ketik s*d untuk mencari kata apa pun yang dimulai dengan "s" dan diakhiri dengan "d" (mis. sedih, dimulai, dilewati).
- Contoh: Ketik s?d untuk mencari kata apa pun yang dimulai dengan "s," diakhiri dengan "d," dan memiliki satu huruf di tengahnya (mis. sedih, sid, sod).
Langkah 5. Ketik teks pengganti ke dalam bidang “Ganti dengan”
Aturan yang sama berlaku untuk teks pengganti.
Langkah 6. Klik Opsi untuk mengatur filter tambahan
Pada layar ini, Anda dapat memilih untuk mencari hanya baris, kolom, atau lembar tertentu dalam buku kerja. Ini opsional.
Langkah 7. Klik Temukan Berikutnya
Ini menampilkan kecocokan pertama, jika ada.
Langkah 8. Klik Ganti untuk mengganti istilah pencarian dengan teks pengganti
Jika Anda suka, Anda dapat mengklik Menggantikan semua untuk mengganti semua contoh teks yang ditemukan dengan teks pengganti.
Hati-hati dengan Menggantikan semua, karena Anda mungkin secara tidak sengaja mengoreksi sesuatu yang tidak perlu dikoreksi.
Metode 4 dari 4: Mengubah Huruf Teks
Langkah 1. Buka spreadsheet Anda di Excel
Anda dapat melakukan ini dengan mengklik dua kali file di komputer Anda.
- Gunakan metode ini jika data Anda mengandung kesalahan kapitalisasi, seperti semua huruf kapital, semua huruf kecil, atau beberapa kesalahan konfigurasi lainnya.
- Sebelum membuat perubahan pada spreadsheet, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki cadangan.
Langkah 2. Buat kolom sementara di sebelah data yang ingin Anda ubah
Jika data Anda berisi header kolom, pastikan untuk mengetikkan header ke dalam sel pertama di kolom sementara.
Langkah 3. Ketik rumus untuk fungsi kasus ke dalam sel pertama
Jika ada tajuk kolom, ketikkan rumus ke dalam sel tepat di bawahnya. Rumusnya bervariasi tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan:
- Ketik =PROPER(cell) untuk mengubah kasus nilai sel menjadi kasus yang tepat (misalnya Nama, Breed, Alamat). Ganti "sel" dengan nomor sel pertama yang ingin Anda ubah (mis. B2).
- Ketik =UPPER(cell) untuk mengubah besaran nilai sel menjadi huruf kapital semua (misalnya NAME, BREED, ADDRESS). Ganti "sel" dengan nomor sel pertama yang ingin Anda ubah (mis. B2).
- #* Ketik =LOWER(cell) untuk mengubah kasus nilai sel menjadi semua huruf kecil (misalnya name, breed, address). Ganti "sel" dengan nomor sel pertama yang ingin Anda ubah (mis. B2).
Langkah 4. Tekan Enter atau Kembali.
Sel yang berisi rumus sekarang berisi format kasus baru untuk sel.
Langkah 5. Klik sel
Sel sekarang disorot dan dikelilingi oleh sebuah kotak.
Langkah 6. Seret sudut kanan bawah kotak ke bawah hingga akhir kolom data
Ini menerapkan rumus ke semua sel lain di kolom.
