Jika Anda harus meninggalkan kantor sebentar, atau Anda berencana untuk pergi berlibur, Anda mungkin ingin memberi tahu orang-orang yang mengirimi Anda email bahwa Anda sedang pergi. Jika Anda memiliki akun Exchange, Outlook dilengkapi dengan fungsionalitas bawaan. Jika Anda tidak memiliki akun Exchange, Anda masih dapat secara otomatis menanggapi email dengan membuat beberapa aturan. Ikuti panduan ini untuk menyiapkan balasan otomatis, baik Anda memiliki akun Exchange atau tidak.
Langkah
Metode 1 dari 4: Outlook 2010/2013
Langkah 1. Aktifkan balasan otomatis
Pilih folder Exchange. Pilih folder dari penyimpanan pesan Anda. Anda harus memilih folder Exchange untuk melihat opsi Balasan Otomatis. Buka menu Balasan Otomatis (Di Luar Kantor). Anda dapat menemukannya dengan mengklik tab File dan kemudian memilih tab Info.
Langkah 2. Konfigurasikan balasan Anda
Di menu Balasan Otomatis, centang kotak berlabel Kirim Balasan Otomatis. Anda dapat menyesuaikan waktu aktif asisten dengan mencentang kotak dan menyetel waktu dan rentang tanggal.
Langkah 3. Tulis balasan Anda
Untuk email yang dikirim dari dalam server pertukaran Anda, gunakan tab Inside My Organization. Untuk tanggapan atas email yang diterima dari orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah Anda puas dengan balasan Anda, klik OK.
Langkah 4. Nonaktifkan Balasan Otomatis
Jika Anda menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis, asisten akan berakhir secara otomatis saat rentang tanggal berakhir. Jika Anda tidak mengatur rentang, itu akan berlanjut hingga Anda membuka menu Balasan Otomatis dan memilih "Jangan kirim balasan otomatis."
Metode 2 dari 4: Outlook 2007
Langkah 1. Aktifkan Asisten Kantor
Klik tab Alat. Di menu Alat, pilih Asisten Di Luar Kantor. Centang kotak berlabel "Kirim Balasan Otomatis di Luar Kantor". Anda dapat menyesuaikan waktu aktif asisten dengan mencentang kotak dan menyetel waktu dan rentang tanggal.
Langkah 2. Tulis balasan Anda
Untuk email yang dikirim dari dalam server pertukaran Anda, gunakan tab Inside My Organization. Untuk tanggapan atas email yang diterima dari orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah Anda puas dengan balasan Anda, klik OK.
Langkah 3. Nonaktifkan Asisten Di Luar Kantor
Jika Anda menetapkan rentang tanggal untuk balasan otomatis, asisten akan berakhir secara otomatis saat rentang tanggal berakhir. Jika Anda tidak mengatur rentang, itu akan berlanjut hingga Anda membuka menu Balasan Otomatis dan memilih "Jangan kirim balasan otomatis Di Luar Kantor."
Metode 3 dari 4: Outlook 2003
Langkah 1. Aktifkan Asisten Kantor
Di menu Alat, pilih Asisten Di Luar Kantor. Centang kotak berlabel "Saya saat ini di luar kantor".
Langkah 2. Tulis balasan Anda
Di kotak berlabel "BalasOtomatis hanya sekali ke setiap pengirim dengan teks berikut:" masukkan balasan yang ingin Anda balas.
Langkah 3. Tambahkan aturan
Anda dapat menambahkan aturan ke Asisten, seperti meneruskan pesan dari pengirim tertentu ke penerima lain. Klik tombol Tambahkan Aturan… untuk mengonfigurasi aturan khusus. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang akan meneruskan email dari klien tertentu ke rekan Anda sehingga email penting tidak terlewatkan saat Anda pergi.
Langkah 4. Nonaktifkan Asisten Di Luar Kantor
Asisten Di Luar Kantor akan berlanjut hingga Anda membuka menu Balasan Otomatis dan memilih "Jangan kirim balasan otomatis Di Luar Kantor".
Metode 4 dari 4: Kirim Balasan Otomatis Tanpa Akun Exchange
Langkah 1. Buat template Anda
Tanpa akun Exchange, opsi Balasan Otomatis tidak tersedia. Masih dimungkinkan untuk menyiapkan respons otomatis menggunakan template dan beberapa aturan. Mulailah dengan membuat email baru. Ini akan menjadi template untuk tanggapan otomatis Anda.
- Pilih Subjek yang menjelaskan situasi secara ringkas. Misalnya “Keluar kantor sampai”. Anda juga dapat menulis kata-kata "balasan otomatis" di Subjek untuk memberi tahu penerima segera bahwa responsnya otomatis.
- Tulis pesan singkat. Di Badan email, tulis pesan umum yang dapat diterapkan kepada siapa saja yang menerimanya. Beri tahu penerima cara menghubungi Anda, atau siapa lagi yang harus dihubungi.
Langkah 2. Simpan template Anda
Setelah Anda puas dengan pesannya, klik Save As… Di menu tarik-turun “Save as type”, pilih Outlook Template. Ini akan menyimpan file sebagai templat yang dimuat ke Outlook.
Langkah 3. Buat aturan
Agar respons otomatis berfungsi dengan benar, Anda perlu menetapkan beberapa aturan untuk mengotomatiskan proses. Di Office 2003/2007, klik menu Alat dan pilih Aturan dan Peringatan. Di Office 2010/2013, klik tab File, pilih Info, lalu klik Aturan dan Peringatan. Ini akan membuka menu Aturan Email.
- Klik tombol Aturan Baru. Anda akan diminta untuk memilih template. Dari bagian "Mulai dari aturan kosong", pilih "Periksa pesan saat mereka tiba." Klik Berikutnya.
- Tentukan pesan mana yang akan ditanggapi. Jika Anda ingin menanggapi setiap pesan yang Anda terima di kotak masuk Anda, centang kotak "di mana nama saya ada di kotak Kepada". Anda dapat mempersempitnya dengan menetapkan pengiriman tertentu, atau email dengan kata-kata tertentu di subjek atau isi. Klik Berikutnya setelah membuat pilihan Anda
- Muat template Anda. Pilih kotak "balas menggunakan template tertentu" di jendela berikutnya untuk memuat pesan yang Anda buat sebelumnya. Klik tautan di deskripsi kotak untuk "templat tertentu". Ini akan membuka dialog yang menanyakan di mana mencari template. Pilih "Template Pengguna di Sistem File". Buka pesan yang Anda buat tadi.
- Tetapkan pengecualian Anda. Setelah template dimuat, Anda dapat menentukan contoh saat Anda tidak ingin balasan dikirim, seperti ke penerima tertentu, atau untuk jenis pesan tertentu. Klik Berikutnya setelah membuat pilihan Anda.
- Beri nama aturan Anda. Sebelum Anda dapat menyelesaikannya, Anda perlu menetapkan nama untuk aturan Anda. Pengguna sesuatu yang mudah diingat sehingga Anda dapat menonaktifkan aturan dengan cepat di masa mendatang. Centang kotak “Turn on this rule” untuk mengaktifkan rule, lalu klik Finish.
Langkah 4. Nonaktifkan aturan
Setelah kembali ke kantor, Anda dapat menonaktifkan aturan dengan membuka kembali menu Aturan dan Peringatan. Pilih aturan Di Luar Kantor yang Anda buat dari daftar aturan aktif, lalu klik tombol Hapus.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Organisasi biasanya didefinisikan sebagai perusahaan Anda dan mencakup orang-orang yang memiliki akun Exchange Server di sistem email Anda.
- Menu Alat muncul di jendela Outlook utama. Jendela utama adalah jendela yang sama yang muncul saat Anda memulai Outlook dan menyertakan menu File, Edit, View, Go, Tools, Actions, dan Help. Tidak ada menu Alat di jendela tempat Anda membuat atau melihat item seperti pesan email, kontak, atau tugas.
- Saat kotak centang Balas otomatis ke orang di luar organisasi saya dipilih, tab Di Luar Organisasi Saya akan ditampilkan (Aktif) di samping nama tab.
- Kontak harus ada di folder Kontak Exchange Server Anda. Jika kontak hanya ada di folder yang merupakan bagian dari file Folder Pribadi (.pst), pesan balasan otomatis tidak akan dikirim.
