Jika Anda sudah lama bekerja, Anda mungkin tahu betapa pentingnya email. Karena tidak ada cara untuk menyampaikan nada atau bahasa tubuh melalui internet, mudah untuk salah mengartikan pesan seseorang ketika Anda melihatnya di layar. Teruslah membaca untuk mempelajari bagaimana Anda dapat menulis email yang jelas, ringkas, dan efektif dalam lingkungan profesional.
Langkah
Metode 1 dari 10: Tulis email saat Anda bisa fokus
Langkah 1. Jika Anda terganggu, email Anda mungkin tidak dapat disatukan dengan baik
Ketika Anda memiliki email untuk ditulis, cobalah untuk duduk tanpa gangguan ketika Anda tidak memikirkan sejuta hal lainnya. Tulisan Anda akan lebih jelas dan Anda akan dapat fokus pada tata bahasa, nada, dan pesan Anda secara keseluruhan.
- Ini sangat penting jika email Anda dikirim ke banyak orang.
- Tulis email di ruangan yang tenang dan singkirkan ponsel serta gangguan lainnya.
Metode 2 dari 10: Atur nada dengan beberapa kata pertama Anda
Langkah 1. Frase pembuka Anda bisa berdampak besar
Jika Anda ingin nada Anda ringan dan santai, bukalah dengan sesuatu seperti, “Hai Jessica! Semoga akhir pekanmu menyenangkan.” Jika Anda ingin membuatnya sedikit lebih profesional, katakan saja sesuatu seperti, “Hai David.”
Cobalah untuk menghindari sesuatu yang terlalu kaku, seperti "Robert yang terhormat." Tampaknya sedikit impersonal
Metode 3 dari 10: Jaga agar email Anda tetap singkat
Langkah 1. Pesan bertele-tele cenderung membingungkan penerima Anda
Cobalah untuk singkat dan padat, jika memungkinkan. Buat kalimat Anda singkat, dan jangan menambahkan terlalu banyak detail-jika Anda menemukan diri Anda menulis lebih dari 1 atau 2 paragraf, Anda mungkin harus memberi orang informasi melalui obrolan video atau secara langsung.
- Cobalah untuk langsung ke intinya dengan cepat, dan hindari menulis banyak basa-basi.
- Orang cenderung membaca email dalam waktu singkat. Jika Anda menambahkan terlalu banyak informasi, kemungkinan besar, sebagian akan hilang.
- Jaga agar email Anda tetap singkat, tetapi cobalah untuk menghindari kalimat tumpul atau jawaban satu kata. Itu bisa tampak sedikit kasar, terutama di atas layar komputer.
Metode 4 dari 10: Nyatakan apa yang Anda butuhkan dengan jelas
Langkah 1. Jika Anda meminta sesuatu, pastikan itu dapat dimengerti
Jangan bertele-tele, nyatakan apa yang Anda butuhkan dengan jelas dan langsung sehingga tidak ada kesalahpahaman. Jika ada garis waktu, pastikan untuk menyertakannya juga. Namun, pastikan nada Anda tetap ringan. Contohnya:
- "Saya membutuhkan laporan kemajuan bulanan itu di kotak masuk saya pada Senin malam."
- “Jika Anda bisa mendapatkan formulir umpan balik tim itu kepada saya pada akhir minggu, itu akan sangat bagus.”
Metode 5 dari 10: Atur pemikiran Anda dengan paragraf
Langkah 1. Ini akan membantu orang membaca informasi dengan mudah
Saat Anda pindah ke subjek baru, pisahkan dengan paragraf baru sehingga email Anda dapat dibaca. Ini akan membantu pembaca Anda memindai pesan dengan cepat untuk menemukan bagian yang paling relevan bagi mereka.
Gunakan kata-kata seperti "juga," "berikutnya," dan "terakhir" untuk memulai paragraf Anda
Metode 6 dari 10: Tambahkan baris subjek tertentu
Langkah 1. Beri tahu orang-orang tentang apa sebenarnya email itu
Pastikan subjek Anda spesifik; misalnya, alih-alih menulis "Laporan", cobalah sesuatu seperti, "Laporan perencanaan bulanan: Juni 2021." Rekan kerja Anda akan lebih cenderung membuka dan membacanya jika mereka tahu itu penting dan relevan bagi mereka.
Ini juga membantu menjaga email Anda dari folder spam
Metode 7 dari 10: Mengoreksi kesalahan ketik
Langkah 1. Kesalahan benar-benar dapat membuang pesan Anda
Meskipun sebagian besar pemeriksa ejaan akan menangkap kata yang salah eja, mereka tidak akan dapat menangkap pilihan kata yang salah atau nama seseorang yang salah eja. Anda juga harus membaca untuk mencari kesalahan tanda baca atau tata bahasa yang hilang, karena itu dapat membuat pembaca berpikir Anda tidak peduli. Luangkan waktu 2 hingga 3 menit untuk membaca email Anda sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan yang mencolok.
Dalam lingkungan profesional, sangat penting untuk mengeja nama seseorang dengan benar. Luangkan waktu sebentar untuk memeriksa ulang apakah Anda memilikinya dengan benar sebelum mengirimkannya untuk menghindari kecanggungan di masa mendatang
Metode 8 dari 10: Baca ulang email Anda untuk mengetahui nadanya
Langkah 1. Pikirkan tentang bagaimana penerima Anda akan membaca pesan Anda
Sesuatu seperti, "Mari kita bicara nanti," mungkin tampak tidak bersalah bagi Anda, tetapi rekan kerja Anda yang membacanya mungkin berpikir mereka dalam masalah atau Anda sedang marah. Ubah menjadi sesuatu seperti, “Apakah Anda punya waktu untuk mengobrol nanti tentang perubahan mendatang dalam laporan?” menjadi sedikit lebih jelas.
- Jangan pernah menggunakan semua huruf besar di email Anda! Menulis kalimat dengan huruf kapital biasanya terlihat seperti meneriaki seseorang melalui layar komputer.
- Alih-alih sesuatu seperti, "Kirim perubahan Anda besok pagi." cobalah sesuatu seperti, “Karena batas waktunya adalah besok sore, saya akan membutuhkan perubahan Anda besok pagi. Beri tahu saya jika garis waktu itu cocok untuk Anda.”
Metode 9 dari 10: Jeda sebelum membalas email yang meradang
Langkah 1. Jika Anda mendapatkan email yang membuat Anda merasa marah, luangkan waktu sejenak untuk bernapas
Alih-alih menyusun balasan pemotongan, hitung sampai 10 (atau 1.000) sampai Anda merasa tenang. Kemudian, baca kembali email tersebut untuk melihat apakah itu benar-benar menghina atau tidak. Kemungkinannya adalah, Anda mungkin sedikit salah mengartikan pesannya, dan sebenarnya tidak seburuk itu.
Jika Anda masih merasa perlu untuk membuat balasan marah, tunggu selama 24 jam sebelum mengirimnya. Kemudian, kunjungi kembali balasan Anda setelah sehari untuk melihat apakah Anda masih ingin mengirimnya atau tidak
Metode 10 dari 10: Beri orang manfaat dari keraguan
Langkah 1. Sulit untuk menyampaikan nada positif dalam email
Jika Anda membaca sesuatu yang dikirim rekan kerja Anda dan Anda langsung tersinggung, mundurlah selangkah dan baca kembali apa yang mereka tulis. Coba tanyakan pada diri Anda sendiri apakah ada cara lain untuk mengartikan nada tersebut-apakah email ini benar-benar kasar, atau hanya basa-basi?
Misalnya, seseorang mungkin menulis, "Saya membutuhkan laporan itu malam ini." Pada pandangan pertama, ini tampak sedikit dingin dan tidak emosional. Namun, itu tidak selalu kasar, itu hanya faktual dan singkat
Tips
Email sering dianggap tidak mendesak. Jika Anda membutuhkan jawaban segera, cobalah untuk berbicara dengan kolega Anda secara langsung atau melalui obrolan video
Peringatan
- Meskipun emoji dan emotikon menunjukkan nada, jangan gunakan untuk email profesional.
- Jangan mengirim email yang menghina atau menghasut, terutama kepada orang yang tidak Anda kenal dengan baik.
