Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara melakukan penggabungan surat di Microsoft Office atau OpenOffice.org. Gabungan surat adalah fitur super nyaman yang memungkinkan Anda secara otomatis mempersonalisasi dokumen untuk setiap penerima yang dikirim. Dengan begitu Anda tidak perlu mengubah dokumen satu per satu untuk setiap penerima. Ini sangat menghemat waktu, dan sangat mudah dilakukan! Langkah-langkah di bawah ini akan memandu Anda melalui seluruh proses langkah demi langkah.
Langkah
Metode 1 dari 3: Persiapan
Langkah 1. Buat file data
Ini bisa berupa file spreadsheet, file database, atau bahkan dokumen teks dengan format yang tepat. File spreadsheet paling sering digunakan; panduan ini mengasumsikan Anda menggunakan spreadsheet.
-
File data Anda harus memiliki semua informasi yang harus diubah dari salinan ke salinan. Misalnya, jika Anda menulis surat formulir, file data Anda akan menyimpan nama dan mungkin alamat semua orang yang ingin Anda kirimi surat.
Letakkan satu item informasi di setiap sel di sepanjang baris, sehingga setiap jenis informasi (nama depan, nama belakang, kehormatan, dan sebagainya) ada di kolomnya sendiri
-
Buat nama kolom yang masuk akal. Gabungan surat membaca data dalam kolom. Ini akan mengasumsikan bahwa entri pertama di setiap kolom informasi adalah nama umum untuk jenis informasi tersebut, jadi gunakan nama yang masuk akal bagi Anda.
Misalnya, mulai kolom nama depan dengan mengetikkan “nama depan”, lalu letakkan semua nama depan di bawahnya. Ketika Anda ditanya bidang mana yang akan dimasukkan ke dalam surat Anda, Anda akan melihat "nama depan" sebagai opsi dan mengingat apa yang ada di kolom itu
- Pengguna Microsoft Office yang juga menggunakan Outlook untuk email mereka dapat menggunakan buku alamat Outlook mereka sebagai file data, jika diinginkan.
Langkah 2. Simpan file data
Simpan di tempat yang mudah Anda temukan, dan beri nama sesuatu yang mudah Anda ingat.
Langkah 3. Tulis dokumen utama Anda
Ini adalah dokumen yang akan Anda masukkan informasinya. Misalnya, jika Anda menulis surat formulir, dokumen utamanya adalah surat. Item apa pun yang akan diisi oleh gabungan surat untuk Anda (seperti nama) harus dikosongkan untuk saat ini.
Metode 2 dari 3: Gabungan Surat di MS Office
Langkah 1. Buka panel tugas gabungan surat
Dari dokumen utama Anda, klik panel untuk membukanya. Jika Anda tidak melihatnya, buka menu Alat dan pilih Gabungan Surat dari daftar.
Langkah 2. Jawab pertanyaan MS Office
Alat gabungan surat di Office memiliki beberapa langkah yang dirancang untuk membuat hidup Anda lebih mudah dengan menggabungkan file Anda secara lebih cerdas dan akurat.
- Mulailah dengan memberi tahu jenis dokumen yang Anda tulis. Klik yang paling sesuai, lalu klik Berikutnya.
- Beri tahu "dokumen awal" (dokumen utama) apa yang ingin Anda gunakan. Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah ini, Anda seharusnya dapat memilih “gunakan dokumen ini.” Klik Berikutnya.
Langkah 3. Pilih file yang akan digabungkan
Ini adalah file data yang Anda buat sebelumnya. Pilih tombol radio yang sesuai dan klik Berikutnya untuk mencari file dan menghubungkannya ke dokumen utama Anda.
Jika Anda lebih suka menggunakan buku alamat Outlook, klik opsi itu
Langkah 4. Pilih data apa yang akan digunakan
Office memungkinkan Anda untuk memilih atau membatalkan pilihan baris informasi sesuka Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memilih item informasi mana dalam file data yang ingin Anda gabungkan ke dalam dokumen utama, membuat file data lebih berguna dari waktu ke waktu saat Anda menggunakannya untuk berbagai hal yang berbeda. Jika sudah puas, klik Next.
Data dapat diurutkan dengan mengklik header setiap kolom. Ini dapat berguna jika Anda perlu mencari banyak informasi dengan cepat
Langkah 5. Sisipkan bidang data
Pada halaman berikutnya dari panel tugas, Anda akan diminta untuk menulis dokumen Anda jika Anda belum melakukannya, dan disajikan dengan serangkaian opsi untuk menyisipkan data dari file ke dalam dokumen.
-
Sisipkan bidang data dengan menempatkan kursor ke tempat bidang akan dituju, lalu klik tombol yang sesuai pada panel tugas untuk menyisipkannya di sana.
Anda dapat menghapus bidang data yang salah tempat atau duplikat dengan menekan tombol Hapus, sama seperti huruf atau angka biasa
-
Opsi prasetel sedikit berubah berdasarkan jenis dokumen yang Anda beri tahu Office bahwa Anda sedang menulis. Office melakukan yang terbaik untuk mengisi informasi yang sesuai dari data yang Anda berikan. Misalnya, jika Anda sedang menulis surat bisnis formulir, Anda mungkin melihat opsi untuk menyisipkan blok alamat, yang menyertakan nama depan dan belakang setiap penerima serta alamat lengkap, tertata rapi dalam beberapa baris.
- Beberapa opsi prasetel akan membuka jendela tambahan bagi Anda untuk mengisi informasi yang sesuai. Ini semua kurang lebih langsung dan mudah dimengerti.
- Jika Anda menggunakan preset dan tampaknya tidak dapat menemukan informasi yang tepat, klik tombol bertanda “Cocokkan Bidang” untuk mengajarkan program mana nama bidang Anda yang sesuai dengan nama standarnya. Misalnya, Anda dapat menunjukkan bahwa itu harus menggunakan kategori "Nama Keluarga" di file data Anda untuk mengisi data "Nama Belakang" di blok alamat.
- Untuk menggunakan bidang Anda sendiri, klik "opsi lainnya". Anda akan dapat melihat nama yang Anda berikan pada setiap kolom dan menggunakannya sebagai gantinya.
Langkah 6. Periksa surat-surat Anda
Gabungan surat tidak akan menampilkan informasi spesifik di bidang yang Anda terapkan ke dokumen utama hingga Anda mencetaknya, tetapi Office memang menawarkan fungsi pratinjau yang memungkinkan Anda memeriksa dan memastikan bahwa informasi muncul dengan benar sesuai dengan cara Anda menempatkan bidang dalam dokumen Anda. Jangan ragu untuk menggunakannya sampai Anda puas bahwa semuanya beres.
Langkah 7. Selesaikan penggabungan
Layar terakhir panel tugas gabungan surat memberi tahu Anda bahwa semuanya sudah ada, dan siap untuk mencetak dokumen Anda. Satu set informasi akan muncul per dokumen yang dicetak, dan program akan mencetak salinan sebanyak ada set informasi.
Jika Anda ingin melakukan pengeditan individual pada huruf tertentu, Anda juga dapat melakukannya dari layar panel tugas ini dengan mengklik "edit huruf individual" terlebih dahulu
Metode 3 dari 3: Gabungan Surat di OpenOffice.org
Langkah 1. Buat database
Di OpenOffice.org, file database selalu diperlukan untuk gabungan surat; namun, Anda masih dapat membuat data di spreadsheet terlebih dahulu.
- Dari dokumen utama Anda, buka menu File dan pilih untuk membuat file database baru.
- Di jendela yang muncul, pilih opsi "sambungkan ke database yang ada". Dari menu tarik-turun, pilih “spreadsheet”, lalu klik Berikutnya.
- Pada layar berikutnya, arahkan OpenOffice.org ke file spreadsheet yang ingin Anda gunakan. Anda dapat memilih apakah akan melindungi database dengan kata sandi atau tidak dengan mencentang kotak di bawah lokasi file. Klik Berikutnya saat Anda siap.
-
Pada layar ini, pilih apakah akan mendaftarkan database untuk akses yang lebih mudah nanti, dan putuskan apakah Anda ingin membuka file database untuk mengeditnya sekarang atau tidak. (Anda mungkin tidak perlu melakukannya jika Anda baru saja membuat file spreadsheet.) Klik Finish untuk menyimpan database.
Pastikan untuk memberi database nama yang mudah Anda ingat
Langkah 2. Masukkan bidang Anda
Sekarang setelah Anda menautkan informasi Anda ke database yang dapat dipahami OpenOffice.org, mudah saja menggunakan database itu untuk penggabungan surat, selama Anda tahu di mana mencarinya.
- Dari menu Insert, pilih 'fields,” dan kemudian “other…” dari sub-menu. Atau, Anda dapat mengetik control-F2.
- Pada jendela yang muncul, klik tab "database".
-
Klik tombol Browse di bagian kanan bawah jendela dan temukan file database yang baru saja Anda buat.
Setelah Anda memilih database Anda, itu akan muncul dalam daftar berjudul "pemilihan database" di sisi kanan jendela
- Dari daftar "ketik" di sisi kiri jendela, pilih "bidang gabungan surat".
- Klik pada + di sebelah database Anda dan file spreadsheet akan muncul di bawahnya. Klik pada + di sebelah itu, dan Anda akan melihat nama bidang yang Anda pilih saat membuat spreadsheet.
-
Pilih bidang mana saja yang ingin Anda sisipkan dan klik Sisipkan untuk menempatkan bidang tersebut di dokumen utama Anda.
- Ingatlah untuk meletakkan kursor di tempat Anda ingin memasukkan bidang Anda sebelum Anda Sisipkan, atau Anda harus memotong dan menempelkannya untuk memindahkannya ke posisi yang benar.
- Seperti di Office, bidang teks diperlakukan seperti karakter alfanumerik di dokumen utama Anda. Anda dapat memindahkannya dengan bilah spasi dan menghapusnya dengan tombol hapus.
Langkah 3. Selesaikan penggabungan
Periksa kembali setiap bidang untuk penempatan yang tepat. Saat Anda siap, cetak dokumen utama Anda. Gabungan surat akan mencetak satu salinan untuk setiap kumpulan entri dalam file yang Anda gabungkan ke dokumen.
Tips
- Program pengolah kata sering kali memiliki templat yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumen utama.
- Pastikan untuk memecah bidang menjadi istilah yang paling spesifik. Misalnya, Anda dapat menggunakan gelar kehormatan (Tuan, Nyonya, Nona), nama depan dan nama belakang untuk nama tersebut. Itu tiga bidang untuk nama, jadi gunakan tiga kolom terpisah dengan satu jenis bidang di setiap kolom.
