Cara Mengonversi Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat

Daftar Isi:

Cara Mengonversi Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat
Cara Mengonversi Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat

Video: Cara Mengonversi Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat

Video: Cara Mengonversi Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat
Video: CARA LIVE TIKTOK KOMAL 6, CARA LIVE DI TIKTOK ! TIKTOK KOMAL 9, CARA BUAT KOMAL 9 DI TIKTOK, KOMAL 9 2024, Maret
Anonim

Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara membuat spreadsheet alamat di LibreOffice Calc untuk digunakan dalam gabungan surat LibreOffice Writer. Setelah Anda membuat spreadsheet dan menyimpannya dalam format yang tepat, Anda harus menghubungkannya ke Writer sebelum Anda dapat mulai memberi label pada bidang di dokumen Anda. Untungnya, LibreOffice Writer hadir dengan alat pembuatan basis data cepat yang menjadikan prosesnya mudah.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Membuat Spreadsheet

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 1
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 1

Langkah 1. Buka LibreOffice Calc

Anda akan menemukannya di menu Mulai Windows atau folder Aplikasi Mac Anda. Calc adalah aplikasi spreadsheet yang sangat mirip dengan Microsoft Excel dan Google Spreadsheet.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 2
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 2

Langkah 2. Beri label pada tajuk kolom Anda

Anda akan ingin menggunakan judul tajuk yang relevan seperti Nama, Alamat, Negara Bagian dan Zip, dll. Label ini harus masuk ke sel terpisah di baris pertama spreadsheet.

  • Akan sangat membantu untuk memberi label pada setiap kolom untuk informasi sekecil mungkin. Misalnya, alih-alih satu kolom bernama Alamat, Anda bisa menggunakan Alamat Jalan, Negara Bagian, dan Kode Pos. Alih-alih satu kolom untuk Nama, Anda bisa melakukan FirstName dan LastName.
  • Kolom header yang sebenarnya harus disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 3
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 3

Langkah 3. Isi kolom dengan data yang akan digabungkan

Setiap baris harus berisi data untuk satu kontak. Setelah memasukkan kontak pertama pada baris pertama yang tersedia, masukkan kontak berikutnya pada baris berikutnya, dan seterusnya.

Anda tidak perlu menggunakan pemformatan atau gaya khusus (seperti cetak tebal) karena data akan diformat oleh dokumen gabungan surat Anda

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 4
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 4

Langkah 4. Simpan file seperti dalam format file ODF

Format file ODF diakhiri dengan ekstensi file. ODS, yang mungkin tampak sedikit aneh, tetapi itu benar. Untuk menyimpan spreadsheet:

  • Klik Mengajukan menu di kiri atas dan pilih Simpan sebagai.
  • Telusuri ke folder tempat Anda ingin menyimpan file. Anda harus mengingat lokasi ini.
  • Pilih Spreadsheet ODF (*.ods) dari menu tarik-turun "Simpan sebagai jenis" atau "Format".
  • Klik Menyimpan. Pada titik ini, jangan ragu untuk menutup aplikasi Calc.

Bagian 2 dari 3: Menghubungkan Spreadsheet

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 5
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 5

Langkah 1. Buka Libre Writer

Anda akan menemukannya di menu Mulai Windows atau folder Aplikasi Mac Anda.

Jangan khawatir tentang menyusun surat atau dokumen Anda-Anda hanya menghubungkan alamat ke Writer untuk saat ini

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 6
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 6

Langkah 2. Buka Wizard Sumber Data Alamat

Alat ini memudahkan untuk membuat database dari spreadsheet Anda. Untuk melakukan ini:

  • Klik Mengajukan menu di kiri atas.
  • Klik Penyihir di menu.
  • Klik Sumber Data Alamat.
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 7
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 7

Langkah 3. Pilih "Sumber data eksternal lainnya" dan klik Berikutnya

Itu pilihan terakhir.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 8
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 8

Langkah 4. Klik tombol Pengaturan

Jendela "Buat Sumber Data Alamat" akan muncul.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 9
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 9

Langkah 5. Pilih "Spreadsheet" dan klik Next

Ini memberitahu Writer bahwa Anda sedang bekerja dengan format spreadsheet.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 10
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 10

Langkah 6. Pilih spreadsheet yang Anda buat dan klik Next

Untuk melakukannya, klik tombol Jelajahi, navigasikan ke spreadsheet yang berisi alamat (diakhiri dengan ekstensi file. ODS), dan klik dua kali spreadsheet untuk memilihnya.

Untuk memverifikasi bahwa Anda telah memilih spreadsheet yang dapat digunakan, klik tombol Tes koneksi tombol di pojok kanan bawah. Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa koneksi berhasil dibuat. Jika Anda melihat kesalahan, Anda mungkin telah memilih file yang salah atau menyimpannya dalam format yang salah.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 11
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 11

Langkah 7. Klik tombol Selesai

Sekarang setelah Anda menghubungkan spreadsheet, Anda dapat mulai mengimpor data.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 12
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 12

Langkah 8. Klik Berikutnya untuk melanjutkan

Mengerjakan bukan klik tombol "Penugasan Bidang", karena itu tidak akan berfungsi untuk spreadsheet Anda.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 13
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 13

Langkah 9. Beri nama file database (. ODB)

Lihatlah nama file di bidang "lokasi" - file tersebut secara default disebut "Addresses.odb". Anda dapat menyimpan nama itu jika Anda mau, atau mengubahnya menjadi sesuatu yang lain-ingatlah untuk menyimpan. ODB di akhir nama file.

  • Jika kotak "Sematkan definisi buku alamat ini ke dalam dokumen saat ini" dicentang, hapus centang sekarang.
  • Bidang "Nama buku alamat" adalah cara daftar alamat ini akan muncul di aplikasi LibreOffice lainnya. Jangan ragu untuk mengubah ini jika Anda mau.
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 14
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 14

Langkah 10. Klik Selesai

Spreadsheet Anda sekarang terhubung ke LibreOffice Writer dan siap digunakan dalam gabungan surat Anda.

Basis data akan tetap tersedia untuk digunakan dalam surat atau dokumen di masa mendatang juga

Bagian 3 dari 3: Membuat Dokumen Gabungan Surat Anda

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 15
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 15

Langkah 1. Buka dokumen baru di LibreOffice Writer

Jika Anda sudah membuat surat formulir, lembar label, atau templat amplop, buka sekarang.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 16
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 16

Langkah 2. Buka panel Sumber Data

Untuk melakukannya, klik tombol Melihat menu di bagian atas, lalu pilih Sumber data. Anda akan melihat nilai spreadsheet alamat Anda di panel di bagian atas dokumen. Panel akan tetap ada untuk memudahkan Anda.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 17
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 17

Langkah 3. Format dokumen seperti yang Anda inginkan

Misalnya, jika Anda sedang menulis surat formulir, buat surat seperti yang Anda inginkan.

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 18
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 18

Langkah 4. Seret tajuk kolom data ke lokasi yang sesuai

Header kolom data adalah label abu-abu di atas data alamat di panel atas itu. Misalnya, jika Anda sedang menulis surat dan ingin itu dimulai dengan "Yang terhormat (nama depan), " Anda akan mengetikkan kata Yang Terhormat, seret Nama depan tajuk kolom ke tempat Anda mengetik nama, lalu ketik koma.

Saat Anda menyeret tajuk kolom ke lokasi yang diinginkan, itu akan muncul dengan tanda kurung segitiga di kedua sisi (mis:)

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 19
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 19

Langkah 5. Simpan dokumen Anda

Untuk memastikan tidak ada yang terjadi pada kerja keras Anda, klik tombol Mengajukan menu dan pilih Simpan sebagai. File harus disimpan dengan ekstensi file. ODT, jadi pilih Dokumen Teks ODF (*.odt) dari menu "Simpan sebagai jenis" atau "Format".

Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 20
Ubah Spreadsheet LibreOffice Menjadi Database untuk Dokumen Gabungan Surat Langkah 20

Langkah 6. Cetak dokumen Anda

Langkah-langkah untuk melakukannya bervariasi tergantung pada apa yang Anda cetak.

  • Jika Anda mencetak surat formulir, klik tombol Mengajukan menu dan pilih Mencetak. Anda akan ditanya apakah Anda ingin mencetak formulir surat-pilih Ya ketika diminta. Jika Anda tidak ingin mencetak surat untuk semua orang dalam daftar alamat, tahan tombol Ctrl (PC) atau Memerintah (Mac) saat Anda mengklik yang ingin Anda cetak. Klik oke, lalu cetak sesuai keinginan.
  • Jika membuat label, buka Mengajukan > Baru > Label, pilih database, tabel, dan bidang. Di bagian bawah, pilih jenis kertas label tujuan Anda mencetak (misalnya, Avery A4) dan preferensi pembuatan label tambahan lainnya, lalu klik Menyimpan. Dari sana, di Pilihan tab, klik Sinkronkan konten, lalu Dokumen baru untuk membuat lembar label Anda. Anda kemudian dapat mencetak dokumen itu sesuai kebutuhan dengan memilih Mengajukan > Mencetak.

Direkomendasikan: