Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara membuat spreadsheet alamat di LibreOffice Calc untuk digunakan dalam gabungan surat LibreOffice Writer. Setelah Anda membuat spreadsheet dan menyimpannya dalam format yang tepat, Anda harus menghubungkannya ke Writer sebelum Anda dapat mulai memberi label pada bidang di dokumen Anda. Untungnya, LibreOffice Writer hadir dengan alat pembuatan basis data cepat yang menjadikan prosesnya mudah.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Membuat Spreadsheet
Langkah 1. Buka LibreOffice Calc
Anda akan menemukannya di menu Mulai Windows atau folder Aplikasi Mac Anda. Calc adalah aplikasi spreadsheet yang sangat mirip dengan Microsoft Excel dan Google Spreadsheet.
Langkah 2. Beri label pada tajuk kolom Anda
Anda akan ingin menggunakan judul tajuk yang relevan seperti Nama, Alamat, Negara Bagian dan Zip, dll. Label ini harus masuk ke sel terpisah di baris pertama spreadsheet.
- Akan sangat membantu untuk memberi label pada setiap kolom untuk informasi sekecil mungkin. Misalnya, alih-alih satu kolom bernama Alamat, Anda bisa menggunakan Alamat Jalan, Negara Bagian, dan Kode Pos. Alih-alih satu kolom untuk Nama, Anda bisa melakukan FirstName dan LastName.
- Kolom header yang sebenarnya harus disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Langkah 3. Isi kolom dengan data yang akan digabungkan
Setiap baris harus berisi data untuk satu kontak. Setelah memasukkan kontak pertama pada baris pertama yang tersedia, masukkan kontak berikutnya pada baris berikutnya, dan seterusnya.
Anda tidak perlu menggunakan pemformatan atau gaya khusus (seperti cetak tebal) karena data akan diformat oleh dokumen gabungan surat Anda
Langkah 4. Simpan file seperti dalam format file ODF
Format file ODF diakhiri dengan ekstensi file. ODS, yang mungkin tampak sedikit aneh, tetapi itu benar. Untuk menyimpan spreadsheet:
- Klik Mengajukan menu di kiri atas dan pilih Simpan sebagai.
- Telusuri ke folder tempat Anda ingin menyimpan file. Anda harus mengingat lokasi ini.
- Pilih Spreadsheet ODF (*.ods) dari menu tarik-turun "Simpan sebagai jenis" atau "Format".
- Klik Menyimpan. Pada titik ini, jangan ragu untuk menutup aplikasi Calc.
Bagian 2 dari 3: Menghubungkan Spreadsheet
Langkah 1. Buka Libre Writer
Anda akan menemukannya di menu Mulai Windows atau folder Aplikasi Mac Anda.
Jangan khawatir tentang menyusun surat atau dokumen Anda-Anda hanya menghubungkan alamat ke Writer untuk saat ini
Langkah 2. Buka Wizard Sumber Data Alamat
Alat ini memudahkan untuk membuat database dari spreadsheet Anda. Untuk melakukan ini:
- Klik Mengajukan menu di kiri atas.
- Klik Penyihir di menu.
- Klik Sumber Data Alamat.
Langkah 3. Pilih "Sumber data eksternal lainnya" dan klik Berikutnya
Itu pilihan terakhir.
Langkah 4. Klik tombol Pengaturan
Jendela "Buat Sumber Data Alamat" akan muncul.
Langkah 5. Pilih "Spreadsheet" dan klik Next
Ini memberitahu Writer bahwa Anda sedang bekerja dengan format spreadsheet.
Langkah 6. Pilih spreadsheet yang Anda buat dan klik Next
Untuk melakukannya, klik tombol Jelajahi, navigasikan ke spreadsheet yang berisi alamat (diakhiri dengan ekstensi file. ODS), dan klik dua kali spreadsheet untuk memilihnya.
Untuk memverifikasi bahwa Anda telah memilih spreadsheet yang dapat digunakan, klik tombol Tes koneksi tombol di pojok kanan bawah. Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa koneksi berhasil dibuat. Jika Anda melihat kesalahan, Anda mungkin telah memilih file yang salah atau menyimpannya dalam format yang salah.
Langkah 7. Klik tombol Selesai
Sekarang setelah Anda menghubungkan spreadsheet, Anda dapat mulai mengimpor data.
Langkah 8. Klik Berikutnya untuk melanjutkan
Mengerjakan bukan klik tombol "Penugasan Bidang", karena itu tidak akan berfungsi untuk spreadsheet Anda.
Langkah 9. Beri nama file database (. ODB)
Lihatlah nama file di bidang "lokasi" - file tersebut secara default disebut "Addresses.odb". Anda dapat menyimpan nama itu jika Anda mau, atau mengubahnya menjadi sesuatu yang lain-ingatlah untuk menyimpan. ODB di akhir nama file.
- Jika kotak "Sematkan definisi buku alamat ini ke dalam dokumen saat ini" dicentang, hapus centang sekarang.
- Bidang "Nama buku alamat" adalah cara daftar alamat ini akan muncul di aplikasi LibreOffice lainnya. Jangan ragu untuk mengubah ini jika Anda mau.
Langkah 10. Klik Selesai
Spreadsheet Anda sekarang terhubung ke LibreOffice Writer dan siap digunakan dalam gabungan surat Anda.
Basis data akan tetap tersedia untuk digunakan dalam surat atau dokumen di masa mendatang juga
Bagian 3 dari 3: Membuat Dokumen Gabungan Surat Anda
Langkah 1. Buka dokumen baru di LibreOffice Writer
Jika Anda sudah membuat surat formulir, lembar label, atau templat amplop, buka sekarang.
Langkah 2. Buka panel Sumber Data
Untuk melakukannya, klik tombol Melihat menu di bagian atas, lalu pilih Sumber data. Anda akan melihat nilai spreadsheet alamat Anda di panel di bagian atas dokumen. Panel akan tetap ada untuk memudahkan Anda.
Langkah 3. Format dokumen seperti yang Anda inginkan
Misalnya, jika Anda sedang menulis surat formulir, buat surat seperti yang Anda inginkan.
Langkah 4. Seret tajuk kolom data ke lokasi yang sesuai
Header kolom data adalah label abu-abu di atas data alamat di panel atas itu. Misalnya, jika Anda sedang menulis surat dan ingin itu dimulai dengan "Yang terhormat (nama depan), " Anda akan mengetikkan kata Yang Terhormat, seret Nama depan tajuk kolom ke tempat Anda mengetik nama, lalu ketik koma.
Saat Anda menyeret tajuk kolom ke lokasi yang diinginkan, itu akan muncul dengan tanda kurung segitiga di kedua sisi (mis:)
Langkah 5. Simpan dokumen Anda
Untuk memastikan tidak ada yang terjadi pada kerja keras Anda, klik tombol Mengajukan menu dan pilih Simpan sebagai. File harus disimpan dengan ekstensi file. ODT, jadi pilih Dokumen Teks ODF (*.odt) dari menu "Simpan sebagai jenis" atau "Format".
Langkah 6. Cetak dokumen Anda
Langkah-langkah untuk melakukannya bervariasi tergantung pada apa yang Anda cetak.
- Jika Anda mencetak surat formulir, klik tombol Mengajukan menu dan pilih Mencetak. Anda akan ditanya apakah Anda ingin mencetak formulir surat-pilih Ya ketika diminta. Jika Anda tidak ingin mencetak surat untuk semua orang dalam daftar alamat, tahan tombol Ctrl (PC) atau Memerintah (Mac) saat Anda mengklik yang ingin Anda cetak. Klik oke, lalu cetak sesuai keinginan.
- Jika membuat label, buka Mengajukan > Baru > Label, pilih database, tabel, dan bidang. Di bagian bawah, pilih jenis kertas label tujuan Anda mencetak (misalnya, Avery A4) dan preferensi pembuatan label tambahan lainnya, lalu klik Menyimpan. Dari sana, di Pilihan tab, klik Sinkronkan konten, lalu Dokumen baru untuk membuat lembar label Anda. Anda kemudian dapat mencetak dokumen itu sesuai kebutuhan dengan memilih Mengajukan > Mencetak.