Secara alami, email tidak seformal menulis surat. Namun, Anda masih akan memiliki saat-saat ketika Anda harus lebih formal dalam penulisan email Anda. Pikirkan tentang siapa penerimanya, lalu pilih sapaan yang sesuai dengan situasinya. Setelah Anda mengetahuinya, Anda dapat melanjutkan ke format salam dan menulis kalimat pembuka.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Mempertimbangkan Penerima
Langkah 1. Tentukan seberapa formal Anda
Bahkan jika Anda menulis email "formal", seberapa formal email itu tergantung pada orang yang menerimanya. Misalnya, Anda tidak akan menggunakan tingkat formalitas yang sama saat menulis profesor seperti yang Anda lakukan saat melamar pekerjaan.
Saat pertama kali menghubungi seseorang, lebih baik bersikap lebih formal daripada yang seharusnya, hanya untuk berjaga-jaga
Langkah 2. Temukan nama orang tersebut
Lakukan riset untuk menggali nama orang tersebut jika Anda belum mengetahuinya. Mengetahui nama orang tersebut membuat sapaan tampak lebih menarik, bahkan saat Anda menggunakan teknik formal untuk email Anda.
Langkah 3. Ikuti petunjuk orang tersebut
Jika orang tersebut telah mengirim email kepada Anda, tidak masalah untuk menyalin gaya sapaannya. Misalnya, jika mereka menggunakan "Hai" dan nama depan Anda, dapat diterima untuk membalas dengan gaya yang sama, dengan menggunakan "Hai" dan nama depan orang tersebut saat Anda mengirim email.
Bagian 2 dari 3: Memilih Salam
Langkah 1. Kembali ke "Dear
""Dear" (diikuti dengan nama orang) adalah standby lama karena suatu alasan. Ini formal tanpa pengap, dan karena sering digunakan, sering menjadi tidak terlihat dalam salam, yang merupakan hal yang baik. Anda tidak ingin sapaan Anda menonjol karena tidak pantas.
Langkah 2. Coba "Salam," ketika Anda tidak tahu nama orang tersebut
Salam adalah salam yang relatif formal yang dapat Anda gunakan dalam email bisnis, terutama jika Anda tidak mengetahui nama orang tersebut. Namun, selalu lebih baik untuk mengetahui nama orang tersebut jika memungkinkan.
Anda juga dapat menggunakan "Kepada Yang Berkepentingan" jika emailnya sangat formal dan Anda tidak tahu nama orang tersebut. Namun, sapaan ini bisa jadi tidak menyenangkan bagi sebagian orang
Langkah 3. Pertimbangkan "Hai" atau "Halo" dalam email yang sedikit kurang formal
Email cenderung kurang formal dibandingkan surat pada umumnya, jadi Anda bisa menggunakan kata-kata seperti "Hai" dalam email yang agak formal. Misalnya, jika Anda mengirim email kepada profesor Anda, terutama yang benar-benar berinteraksi dengan Anda, "Hai" atau "Halo" akan berfungsi dengan baik.
Langkah 4. Lewati "Hei
"Meskipun "Hai" dapat diterima dalam email semi-formal, "Hai" mungkin tidak. Ini adalah sapaan yang sangat informal, bahkan dalam ucapan, jadi Anda harus menghindarinya dalam semua jenis email formal. Bahkan jika Anda mengenal bos Anda cukup baik, misalnya, mungkin lebih baik untuk melewatkan "Hei" saat mengirim email kepada mereka.
Langkah 5. Gunakan judul sebagai pengganti nama bila perlu
Terkadang, saat Anda menulis surat kepada seseorang, Anda hanya mengetahui jabatan mereka di dalam perusahaan atau organisasi. Dalam hal ini, Anda hanya dapat menggunakan gelar orang tersebut sebagai ganti nama orang tersebut, seperti "Manajer Perekrutan yang Terhormat", "Komite Perekrutan yang Terhormat", atau "Profesor yang Terhormat".
Langkah 6. Tambahkan kehormatan orang tersebut untuk membuatnya lebih formal
Jika memungkinkan, tambahkan "Mr.," "Mrs.," "Dr.," atau "Professor" sebelum nama orang tersebut untuk membuatnya lebih formal. Juga, gunakan nama belakang atau nama lengkap orang tersebut agar lebih formal, bukan hanya nama depan orang tersebut.
Bagian 3 dari 3: Memformat dan Memulai Email
Langkah 1. Tempatkan salam di baris pertama
Baris paling atas adalah sapaan yang Anda pilih, diikuti dengan nama orang tersebut. Gunakan gelar untuk orang tersebut jika memungkinkan, seperti Tuan, Nyonya, atau Dr., diikuti dengan nama depan dan belakang mereka.
Langkah 2. Gunakan koma
Umumnya, Anda akan menggunakan koma setelah salam. Dalam surat formal, Anda dapat menggunakan titik dua, tetapi itu biasanya terlalu formal untuk email, bahkan untuk email formal. Sebuah koma akan cukup dalam banyak kasus, meskipun Anda mungkin menggunakan titik dua jika Anda menulis surat lamaran dalam email.
Langkah 3. Pindah ke baris berikutnya
Salam berjalan pada barisnya sendiri di bagian atas, jadi setelah Anda menulisnya, tekan tombol kembali untuk pindah ke baris berikutnya. Jika Anda menggunakan jeda baris alih-alih indentasi untuk membuat paragraf, Anda harus membiarkan baris kosong antara salam dan paragraf pertama.
Langkah 4. Perkenalkan diri Anda dalam kalimat pembuka, jika perlu
Jika Anda menulis seseorang untuk pertama kalinya, Anda harus memberikan pengantar, bahkan jika Anda mengenal orang itu di kehidupan nyata. Memberi orang itu petunjuk tentang siapa Anda mendorong mereka untuk terus membaca.
- Misalnya, Anda dapat menulis, "Nama saya Jessica Hills, dan saya direktur pemasaran untuk Perusahaan XYZ." Anda juga dapat menyertakan bagaimana Anda mengenal orang tersebut: "Nama saya Robert Smith, dan saya di kelas pemasaran Anda (Pemasaran 101 yang bertemu pada hari Selasa dan Kamis pada siang hari)."
- Jika Anda sudah mengenal orang tersebut dan pernah menulisnya sebelumnya, Anda bisa menggunakan kalimat pertama sebagai salam. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Terima kasih telah menghubungi saya dengan cepat," atau "Saya harap Anda baik-baik saja."
Langkah 5. Langsung ke intinya
Sebagian besar email formal harus langsung ke intinya dengan cepat. Itu berarti kalimat pertama atau kedua Anda harus memperkenalkan alasan mengapa Anda menulis kepada penerima. Ingatlah untuk sesingkat mungkin saat menjelaskan tujuan Anda.
