Meskipun Anda dapat melindungi file PDF individual dengan kata sandi, ini bisa menjadi rumit jika Anda mengirim banyak file. Dengan Adobe Acrobat, Anda dapat membuat apa yang disebut sebagai Security Envelope. Ini adalah file PDF yang dapat berisi berbagai file berbeda sebagai lampiran. Semua lampiran ini akan dilindungi oleh satu kata sandi.
Langkah
Langkah 1. Buka alat Security Envelope di Acrobat Pro
Proses untuk ini sedikit berbeda tergantung pada versi apa yang Anda gunakan. Anda tidak dapat membuat amplop keamanan di Acrobat Reader gratis.
- XI dan DC - Klik menu Tools di sisi kanan jendela dan pilih "Protection" → "More Options"/"More Protection" → "Create Security Envelope."
- X dan yang lebih lama - Klik tombol "Aman" di bilah alat dan pilih "Buat Amplop Keamanan." Jika Anda tidak melihat tombol "Aman", buka menu Lanjutan dan pilih "Keamanan" → "Buat Amplop Keamanan."
Langkah 2. Tambahkan file untuk dikirim dalam amplop
File PDF Anda yang saat ini terbuka akan ditambahkan secara otomatis, dan Anda dapat menambahkan file lain yang Anda inginkan. File yang Anda tambahkan tidak harus berupa file PDF; Anda dapat menambahkan dokumen Word, lembar bentang Excel, dan jenis file lainnya.
Klik tombol "Tambahkan File ke Kirim" dan telusuri file yang ingin Anda tambahkan. Lebih banyak file akan meningkatkan ukuran file amplop keamanan
Langkah 3. Pilih template amplop
Acrobat hadir dengan tiga templat amplop berbeda yang dapat Anda pilih, dan Anda dapat mengunduh lebih banyak secara online. Jika Anda menggunakan Mac, Anda mungkin tidak memiliki template untuk dipilih. Jika hal ini terjadi, lakukan langkah-langkah berikut:
- Buka folder Aplikasi Anda dan klik kanan Adobe Acrobat.app.
- Pilih "Tampilkan Isi Paket" dan kemudian arahkan ke /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Salin templat ke lokasi yang lebih mudah, seperti folder Dokumen Anda.
- Kembali ke jendela Create Security Envelope, klik "Browse" dan pilih lokasi template baru Anda.
Langkah 4. Pilih bagaimana Anda ingin mengirim amplop
Anda dapat memilih untuk mengirimnya segera, yang akan membuka klien email Anda setelah amplop dibuat. Jika Anda memilih untuk mengirimnya nanti, Acrobat akan membuat file amplop dalam format PDF, sehingga Anda dapat mengirimkannya sesuai keinginan.
Biasanya yang terbaik adalah memilih untuk mengirim file nanti
Langkah 5. Centang kotak "Tampilkan semua kebijakan" dan pilih "Enkripsi dengan Kata Sandi
" Ini akan memungkinkan Anda untuk menambahkan kata sandi ke amplop. Anda tidak akan diminta untuk membuat kata sandi sampai prosesnya selesai.
Anda dapat memilih untuk mengamankan dengan sertifikat, tetapi ini adalah proses yang lebih kompleks yang memerlukan pembuatan sertifikat terenkripsi untuk Anda dan penerima. Ini lebih aman daripada kata sandi, karena hanya pemegang sertifikat yang dapat membuka file, tetapi akan membingungkan kebanyakan orang yang Anda coba kirimi file. Tetap gunakan kata sandi kecuali Anda berada di bawah tindakan keamanan atau kerahasiaan yang sangat ketat
Langkah 6. Masukkan informasi pengirim Anda
Anda akan diminta untuk memasukkan informasi pengirim Anda, yang akan digunakan Acrobat untuk mengisi template. Anda dapat mencentang "Jangan tampilkan lagi" setelah mengisi ini untuk menyimpannya untuk amplop berikutnya.
Langkah 7. Tinjau pengaturan Anda dan klik "Selesai
" Ini akan membuka jendela Pengaturan Kata Sandi.
Langkah 8. Centang kotak "Memerlukan kata sandi untuk membuka dokumen"
Ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan kata sandi Anda.
Langkah 9. Buat kata sandi untuk amplop
Versi Acrobat yang lebih baru akan menilai kekuatan kata sandi Anda saat Anda mengetiknya. Anda akan diminta untuk memasukkannya lagi untuk mengonfirmasinya.
Langkah 10. Pilih kompatibilitas Anda (opsional)
Sebagian besar pengguna dapat meninggalkan ini di "Acrobat 7.0" untuk kompatibilitas maksimum. Jika Anda tahu penerima Anda menggunakan Acrobat 6.0, Anda dapat memilihnya. Jika Anda tahu mereka menggunakan XI atau yang lebih baru, Anda dapat memilihnya untuk meningkatkan enkripsi kata sandi.
Amplop keamanan tidak kompatibel dengan 5.0 atau yang lebih lama
Langkah 11. Selesaikan proses pembuatan
Anda akan diperingatkan bahwa pengaturan tidak akan berlaku sampai Anda menyimpan file.
Langkah 12. Beri sentuhan akhir pada amplop
Setelah Anda menyelesaikan proses pembuatan, Anda akan melihat amplop keamanan Anda. Anda dapat menelusuri dan mengedit bidang, dan mengisi informasi yang sesuai. Anda dapat memasukkan instruksi untuk penerima di kotak "Kepada", tetapi pastikan Anda tidak memasukkan kata sandi di sini.
Langkah 13. Simpan file
Setelah selesai, simpan file ke komputer Anda. Ini akan disimpan sebagai file PDF biasa. Setelah file disimpan, Anda dapat mengirimkannya kepada siapa saja sebagai lampiran email atau mengunggahnya ke layanan penyimpanan cloud, dan mereka memerlukan kata sandi untuk membukanya.
