Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara menggunakan Microsoft Word untuk membuat faktur tagihan. Faktur adalah daftar terperinci produk yang dijual atau layanan yang diberikan yang dapat Anda gunakan untuk menagih klien Anda. Cara termudah untuk memulai adalah dengan menggunakan salah satu templat faktur gratis Microsoft, tetapi Anda juga dapat membuatnya dari dokumen kosong.
Langkah
Metode 1 dari 2: Mengunduh Template Gratis
Langkah 1. Buka Microsoft Word untuk Windows atau macOS
Anda akan menemukannya di menu Start di bawah Microsoft Office di PC, dan di Aplikasi folder di Mac.
- Gunakan metode ini untuk membuat faktur dengan cepat dan mudah dari template yang sudah jadi. Template menghemat kesulitan karena harus mencari tahu apa yang harus disertakan, tetapi dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Anda juga dapat mengunduh templat Word gratis dari situs templat Microsoft Office. Sebaiknya jangan mengunduh template dari situs web lain, karena beberapa mungkin mengandung virus.
Langkah 2. Temukan bilah pencarian templat dan pilih Baru
Membuka Word akan menampilkan layar "Baru" secara otomatis-layar ini bertuliskan "Baru" di bagian atas dan menampilkan bilah pencarian dengan teks "Cari templat online" di dalamnya. Jika Anda tidak melihat bilah pencarian ini, klik Mengajukan menu di kiri atas, lalu pilih Baru untuk mengangkatnya.
Langkah 3. Ketik faktur ke dalam bilah Pencarian dan tekan Enter
Daftar hasil yang cocok akan muncul.
Langkah 4. Klik faktur untuk melihat pratinjau
Versi faktur yang lebih besar akan muncul, bersama dengan deskripsi singkat.
- Jika Anda memutuskan untuk tidak menggunakan template, klik tombol x di bagian atas jendela untuk kembali ke daftar.
- Beberapa pilihan yang bagus dan sederhana adalah Faktur (Tanpa Waktu) dan yang baru saja dipanggil Faktur.
Langkah 5. Klik Buat untuk menggunakan template
Itu ada di jendela pratinjau template. Ini mengunduh template dan membukanya secara otomatis.
Langkah 6. Ganti informasi yang sudah diisi sebelumnya dengan informasi Anda sendiri
Setiap bidang biasanya berisi beberapa teks yang dimaksudkan untuk memandu Anda mengisi faktur. Anda cukup mengklik mouse sebelum sedikit informasi, tekan Backspace atau Hapus untuk menghapus apa yang ada di sana, dan ketik informasi Anda sendiri.
Selain mengisi bagian yang kosong, Anda juga dapat menambahkan lebih banyak detail ke faktur, seperti logo, bidang tambahan, atau garis dan warna khusus
Langkah 7. Simpan faktur Anda yang sudah selesai
Untuk melakukannya, klik tombol Mengajukan menu, pilih Simpan Sebagai, lalu simpan file ke lokasi yang diinginkan di komputer Anda. Setelah membuat faktur, Anda dapat mencetak atau mengirimkannya melalui email ke klien Anda.
Metode 2 dari 2: Membuat Faktur dari Awal
Langkah 1. Buka Microsoft Word untuk Windows atau macOS
Anda akan menemukannya di menu Start di bawah Microsoft Office di PC, dan di Aplikasi folder di Mac.
- Gunakan metode ini jika Anda ingin mendesain faktur dari awal. Metode ini paling baik bagi mereka yang mahir menggunakan fitur Word, termasuk membuat header dan tabel.
- Sebelum membuat template Anda sendiri, periksa beberapa contoh faktur online sebelum Anda mulai. Jika faktur Anda khusus untuk bisnis Anda, coba telusuri jenis bisnis Anda dan kata "contoh faktur" untuk contoh spesifik (misalnya, contoh faktur dokter, contoh faktur penulis lepas).
Langkah 2. Klik Dokumen Kosong pada layar "Baru"
Jika Anda tidak melihat layar "Baru", klik tombol Mengajukan menu dan pilih Baru sekarang.
Langkah 3. Buat judul faktur
Judul yang menyertakan nama bisnis Anda, informasi kontak, dan kata "Faktur" akan muncul di suatu tempat di dekat bagian atas dokumen. Anda dapat merancang dan menyesuaikan gaya informasi ini dengan cara apa pun yang Anda inginkan, tetapi cobalah untuk membuatnya tetap sederhana dan konsisten dengan materi bisnis Anda yang lain.
Langkah 4. Tampilkan tanggal faktur
Tanggal penerbitan dan jatuh tempo (jika berlaku) harus terlihat di dekat bagian atas dokumen, sebaiknya sangat dekat dengan kata "Faktur."
Untuk memasukkan tanggal hari ini dengan cepat, klik MEMASUKKAN tab di bagian atas Word, klik Tanggal Waktu, lalu pilih format tanggal. Pastikan untuk menghapus tanda centang dari kotak "Perbarui secara otomatis" agar tanggal tidak berubah setiap kali seseorang membuka file.
Langkah 5. Beri nomor pada faktur
Setiap faktur harus berisi nomor unik (berurutan) untuk catatan Anda. Urutannya bisa global (untuk semua klien) atau per klien. Anda dapat menambahkan ini ke tajuk jika Anda mau, tetapi itu benar-benar dapat ditempatkan di mana saja.
Jika setiap klien memiliki urutan penomoran fakturnya sendiri, Anda mungkin ingin menyertakan nama klien sebagai bagian dari nomor tersebut (mis., wikiHow1, wikiHow2 jika klien adalah wikiHow)
Langkah 6. Tambahkan alamat klien atau informasi kontak
Awali ini dengan kata "Kepada" (atau yang serupa) yang memperjelas siapa yang dituntut.
Anda mungkin ingin mengirimkan faktur langsung ke orang tertentu di perusahaan, atau ke departemen Hutang Usaha
Langkah 7. Buat daftar terperinci produk yang dijual atau layanan yang diberikan
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat tabel dengan beberapa baris dan kolom bernama. Lihat Cara Membuat Tabel Sederhana di Microsoft Word untuk memulai dengan tabel.
Buat kolom untuk kuantitas, nama atau deskripsi item/layanan, harga/tarif satuan, dan harga total untuk kuantitas yang dibeli. Pastikan untuk memberi label pada kolom ini dengan tajuk agar klien memahami tagihannya
Langkah 8. Tampilkan jumlah total tagihan
Ini akan muncul tepat di bawah daftar tagihan yang diperinci, sebaiknya dengan huruf tebal sehingga mudah dilihat.
- Jika Anda membebankan pajak penjualan, Anda harus menampilkan subtotal dari tagihan yang diperinci, dengan pajak yang tercantum di bawahnya, dengan persentase di sebelah kiri jumlah dolar pajak, lalu total yang disesuaikan di bawahnya.
- Periksa kembali matematika Anda untuk memastikan keakuratannya.
Langkah 9. Sertakan syarat pembayaran
Anda dapat menampilkan syarat pembayaran di atas atau di bawah informasi penagihan. Syarat pembayaran yang umum adalah "Telah jatuh tempo pada saat diterima", "Telah jatuh tempo dalam 14 hari", "Telah jatuh tempo dalam 30 hari", atau "Telah jatuh tempo dalam 60 hari".
Anda mungkin juga ingin menyertakan memo di bagian bawah yang mencakup metode pembayaran, informasi umum, atau sekadar ucapan terima kasih kepada klien karena telah menggunakan layanan Anda
Langkah 10. Simpan faktur lengkap Anda
Untuk melakukannya, klik tombol Mengajukan menu, pilih Simpan Sebagai, lalu simpan file ke lokasi yang diinginkan di komputer Anda. Setelah membuat faktur, Anda dapat mencetak atau mengirimkannya melalui email ke klien Anda.
Tips
- Setelah Anda menyimpan dokumen faktur, Anda dapat menggunakannya sebagai template untuk membuat faktur lain dengan menggunakan opsi "Baru dari yang sudah ada" saat membuat faktur baru. Anda juga dapat menyimpan dokumen sebagai templat.dot atau.dotx untuk penggunaan templat di masa mendatang.
- Cara lain untuk menampilkan informasi penagihan dan total adalah dengan mengaturnya di buku kerja Microsoft Excel dan kemudian menempelkan link ke dalam faktur Word Anda. Setiap kali Anda memperbarui spreadsheet, klik kanan spreadsheet yang disematkan dan pilih "Perbarui Tautan" untuk melihat modifikasi.
