Meminta cuti kerja bisa jadi menakutkan dan canggung, tetapi seringkali itu perlu. Jika Anda merencanakan waktu Anda jauh dari pekerjaan sehingga menyebabkan masalah minimal bagi majikan Anda, Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkan hari libur. Ketika Anda duduk untuk menulis permintaan email Anda, bersikaplah langsung, ramah, dan berikan penjelasan yang baik mengapa Anda ingin berhenti bekerja. Apakah Anda sedang berlibur atau menghadiri urusan pribadi, Anda dapat meminta cuti dengan percaya diri jika Anda sopan dan mempertimbangkan bagaimana ketidakhadiran Anda akan memengaruhi tempat kerja Anda.
Langkah
Bagian 1 dari 2: Mengatur Waktu Permintaan Anda
Langkah 1. Periksa kebijakan perusahaan Anda tentang meminta cuti kerja
Periksa buku pegangan karyawan Anda atau tanyakan kepada supervisor tentang kebijakan liburan di tempat kerja Anda. Cari tahu berapa hari yang Anda miliki, bagaimana dan kapan mereka bertambah, dan apakah Anda memenuhi syarat untuk cuti berbayar.
- Senioritas juga dapat memengaruhi berapa hari Anda dapat berangkat dan kapan Anda dapat berlibur.
- Jika Anda adalah karyawan baru, periksa untuk melihat apakah Anda memenuhi syarat untuk cuti. Mengambil cuti ketika Anda adalah karyawan baru bisa jadi sulit, dan atasan Anda mungkin tidak antusias.
Langkah 2. Rencanakan hari libur Anda pada waktu yang tepat
Akan lebih mudah untuk mengambil cuti jika Anda tidak terlibat dalam proyek yang sedang berjalan, atau jika tidak ada tenggat waktu yang akan datang. Jika perusahaan Anda memiliki waktu tertentu dalam setahun yang sangat sibuk, Anda harus mencoba untuk tidak mengambil cuti selama periode tersebut.
- Jika Anda membutuhkan waktu istirahat selama periode sibuk untuk keadaan darurat atau kesempatan yang tidak terduga, berikan penjelasan yang kuat untuk permintaan Anda.
- Jika memungkinkan, tanyakan apakah ada orang lain yang mempertimbangkan untuk mengambil cuti di sekitar tanggal yang Anda inginkan. Jika tempat kerja Anda kekurangan staf, akan lebih sulit bagi atasan Anda untuk mengabulkan permintaan Anda.
- Jika permintaan cuti Anda dikabulkan, ingatkan rekan kerja Anda bahwa Anda akan pergi sekitar seminggu sebelum Anda mengambil cuti kerja.
Langkah 3. Buat permintaan Anda setidaknya 2 minggu sebelumnya
Anda harus meminta hari libur minimal 2 minggu sebelum tanggal Anda ingin memulai waktu libur Anda. Umumnya, semakin banyak pemberitahuan sebelumnya yang dapat Anda berikan, semakin baik peluang Anda untuk mendapatkan waktu istirahat. Memberi tahu atasan Anda bahwa Anda berencana mengambil cuti beberapa minggu, atau bahkan sebulan, sebelum Anda berencana untuk pergi akan memungkinkan tempat kerja Anda mempersiapkan ketidakhadiran Anda.
Semakin lama Anda berencana untuk tidak bekerja, semakin banyak pemberitahuan sebelumnya yang harus Anda berikan. Memberi pemberitahuan 2 minggu untuk beberapa hari libur sudah cukup. Jika Anda akan pergi selama seminggu atau lebih, Anda harus mencoba memberi tahu atasan Anda setidaknya 1 bulan sebelum Anda berencana untuk pergi
Langkah 4. Selesaikan pekerjaan sebanyak mungkin sebelum Anda pergi
Jika ada tugas dan tanggung jawab yang akan Anda lakukan selama Anda meminta cuti, selesaikan sebanyak mungkin sebelum Anda pergi. Meyakinkan rekan kerja Anda bahwa ketidakhadiran Anda tidak akan terlalu membebani mereka akan sangat dihargai dan memudahkan atasan Anda untuk mengabulkan permintaan Anda.
Jika Anda memiliki tanggung jawab pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan sebelum Anda pergi, buat pengaturan dengan rekan kerja untuk menanggung Anda. Pastikan bahwa mereka sepenuhnya memahami tugas yang Anda butuhkan untuk mereka selesaikan. Berikan mereka informasi kontak jika mereka membutuhkan bantuan Anda
Bagian 2 dari 2: Menulis Email Anda
Langkah 1. Masukkan permintaan Anda di baris subjek email
Anda ingin atasan Anda segera memahami permintaan Anda bahkan tanpa membuka email. Secara khusus nyatakan bahwa Anda meminta waktu istirahat, dan berikan tanggal yang Anda minta di baris subjek.
Misalnya, baris subjek dapat berupa: "Pat Smith Meminta Hari Liburan 2020-10-10 hingga 2020-10-25."
Langkah 2. Buka dengan salam ramah
Sapa penyelia Anda secara langsung dengan menyebutkan namanya dan sertakan salam. Ini mungkin tampak seperti hal yang tidak perlu atau tidak penting, tetapi memberikan nada hangat dan membuat email terlihat lebih profesional.
- Salam Anda tidak perlu mewah. Mengatakan sesuatu yang sederhana seperti “Hey Jane”, “Hello Dave”, atau “Greetings Aden” tidak masalah.
- Waspadai judul dan preferensi penyelia Anda tentang bagaimana mereka ditangani. Jika tempat kerja Anda biasanya menggunakan nama belakang dalam komunikasi, menggunakan nama depan atasan Anda dalam email mungkin tampak tidak sopan. Demikian pula, jika atasan Anda menggunakan awalan gelar (seperti dokter, profesor, hakim, dll.), Anda harus menggunakannya dalam salam Anda.
Langkah 3. Berikan tanggal liburan Anda
Meskipun Anda telah memasukkan tanggal yang Anda inginkan di baris subjek email, Anda harus menyatakannya kembali di baris pertama email Anda. Masukkan informasi ini dalam bentuk permintaan.
Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya ingin meminta waktu liburan dari Rabu, 10 Oktober hingga Kamis, 25 Oktober."
Langkah 4. Jelaskan mengapa Anda menginginkan waktu istirahat
Segera setelah Anda memberikan tanggal yang Anda inginkan, berikan alasan Anda membuat permintaan. Anda harus jujur tentang mengapa Anda menginginkan waktu istirahat, meskipun menurut Anda alasan Anda tidak akan mendapat jawaban positif. Jika Anda berbohong tentang mengapa Anda perlu cuti, bisa berakibat fatal, dan akan jauh lebih sulit untuk meminta cuti di masa depan.
- Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya meminta hari libur ini karena keluarga saya akan berlibur ke Hawaii."
- Jika Anda meminta cuti karena keadaan darurat atau kejadian tak terduga, pastikan Anda menekankan hal ini dalam penjelasan Anda. Pemakaman, masalah medis, atau bahkan pernikahan kejutan adalah beberapa contoh kejadian tak terduga yang akan membuat atasan Anda lebih mungkin mengabulkan permintaan di menit-menit terakhir.
Langkah 5. Yakinkan supervisor Anda bahwa Anda memiliki rencana untuk ketidakhadiran Anda
Beri tahu atasan Anda bahwa Anda telah mempertimbangkan dengan cermat bagaimana ketidakhadiran Anda dapat memengaruhi tempat kerja. Jika Anda perlu membuat pengaturan agar seseorang melindungi Anda atau jika proyek dan klien yang ada mungkin memerlukan perhatian Anda selama waktu istirahat Anda, jelaskan secara rinci bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah ini. Semakin banyak pekerjaan dan frustrasi yang dapat Anda selamatkan dari penyelia Anda, semakin nyaman mereka dengan Anda mengambil cuti.
- Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya telah memastikan bahwa tanggung jawab saya akan diurus ketika saya pergi. Saya telah mengatur agar Charlie menangani klien saya. Juga, saya telah menyelesaikan semua dokumen yang perlu saya lakukan selama ketidak hadiran saya."
- Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memberi tahu supervisor Anda bagaimana Anda dapat dihubungi saat Anda pergi. Jika Anda tidak dapat, atau tidak mau, memberikan nomor telepon atau email yang dapat dihubungi selama waktu istirahat, Anda harus mencantumkan informasi ini dalam permintaan Anda.
Langkah 6. Akhiri dengan nada positif
Baris terakhir email Anda harus menanyakan apakah permintaan yang Anda buat baik-baik saja dengan majikan Anda. Anda juga harus berterima kasih kepada supervisor Anda sebelum menandatangani dengan nama Anda. Ini mempertahankan nada ramah dan profesional yang dimulai dengan salam Anda.
Misalnya, bagian penutup email Anda mungkin berbunyi: “Apakah ini semua terdengar baik-baik saja? Terima kasih, Pat.”
Saran Ahli
Cara memanfaatkan waktu istirahat Anda:
- Tetapkan tujuan untuk diri sendiri dalam hal sesuatu yang ingin Anda pelajari atau capai dalam 6 bulan ke depan. Memiliki sesuatu untuk dinanti dapat membantu Anda tetap termotivasi di bulan pertama setelah Anda kembali dari liburan kerja yang panjang.
- Selama waktu istirahat Anda, pikirkan tentang karier Anda. Tanyakan pada diri Anda di mana Anda ingin menjadi dan apakah pekerjaan Anda benar-benar menyediakan Anda dengan itu. Kemudian, lakukan brainstorming peluang dalam pekerjaan Anda yang dapat membantu Anda lebih dekat dengan tujuan jangka panjang Anda.
- Jika Anda bahagia di tempat kerja Anda tetapi tidak dalam peran yang sebenarnya Anda jalani, pertimbangkan untuk berbicara dengan atasan Anda sebelum Anda kembali tentang kemungkinan transisi ke peran yang berbeda di perusahaan.
Dari Archana Ramamoorthy, MS Chief Technology Officer, Hari Kerja
