Pengarsipan dan Arsip Otomatis adalah fitur di Microsoft Outlook 2007 yang memungkinkan Anda memindahkan item lama ke lokasi arsip pada interval terjadwal. Secara default, Outlook 2007 mengarsipkan item secara otomatis setiap 14 hari, tetapi Anda dapat memilih untuk mengarsipkan item secara manual sendiri, atau mengkustomisasi AutoArchive agar item diarsipkan pada jadwal yang Anda tentukan.
Langkah
Metode 1 dari 2: Mengarsipkan File Secara Manual
Langkah 1. Klik "File" di bagian atas sesi Outlook 2007 Anda dan pilih "Arsip
” Ini akan membuka kotak dialog Arsip.
Langkah 2. Pilih tombol radio di sebelah “Arsipkan folder ini dan semua subfolder
”
Langkah 3. Klik menu tarik-turun di sebelah "Arsipkan item yang lebih lama dari", dan pilih tanggal pilihan Anda
Semua item yang lebih lama dari tanggal yang dipilih akan diarsipkan.
Langkah 4. Klik “Browse”, lalu pilih di mana Anda ingin folder Archive disimpan di komputer Anda
Langkah 5. Klik “OK
” Semua item di Outlook yang lebih lama dari tanggal yang ditentukan sekarang akan diarsipkan.
Metode 2 dari 2: Menyesuaikan Arsip Otomatis
Langkah 1. Klik "Alat" di bagian atas sesi Outlook 2007 Anda dan pilih "Opsi
” Ini akan membuka kotak dialog Opsi.
Langkah 2. Klik pada tab “Other”, lalu klik “AutoArchive
”
Langkah 3. Beri tanda centang di sebelah "Jalankan Arsip Otomatis setiap", lalu pilih seberapa sering Anda ingin item diarsipkan secara otomatis dari menu tarik-turun
Secara default, Outlook 2007 memindai item lama setiap 14 hari.
Langkah 4. Tempatkan tanda centang di sebelah satu atau beberapa opsi berikut berdasarkan preferensi pribadi Anda:
- Konfirmasi sebelum Arsip Otomatis berjalan: Fitur ini menampilkan pesan pengingat sebelum mengarsipkan item secara otomatis, dan memberi Anda opsi untuk membatalkan sesi Arsip Otomatis tersebut.
- Hapus item yang kedaluwarsa: Fitur ini memungkinkan Outlook menghapus item secara otomatis saat periode penuaannya telah kedaluwarsa.
- Arsipkan atau hapus item lama: Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengarsipkan atau menghapus item tertentu saat periode penuaannya telah kedaluwarsa.
- Tampilkan folder arsip dalam daftar folder: Saat diaktifkan, fitur ini menampilkan folder Arsip di panel navigasi kiri Outlook sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses item yang diarsipkan.
- Bersihkan item yang lebih lama dari: Pengaturan ini memungkinkan Anda memilih kapan Anda ingin item diarsipkan berdasarkan usia. Anda dapat memilih untuk mengarsipkan semua item yang berusia antara satu hari dan 60 bulan.
- Pindahkan item lama ke: Fitur ini memungkinkan Anda memilih lokasi di komputer tempat Anda ingin menyimpan item yang diarsipkan.
- Hapus item secara permanen: Saat diaktifkan, opsi ini secara otomatis menghapus item lama tanpa mengarsipkannya.
Langkah 5. Klik “OK
” Pengaturan Arsip Otomatis baru Anda sekarang akan disimpan dan diaktifkan.
