Jika ide mengadakan pameran mobil benar-benar mengubah mesin Anda, Anda siap menerima hadiah! Merencanakan pertunjukan bisa menjadi pengalaman yang menyenangkan. Mulailah dengan menyelesaikan hal-hal dasar seperti tema pertunjukan, tanggal, dan tempat. Kemudian, libatkan seluruh komunitas Anda dengan mencari sponsor dari bisnis milik lokal dan mempekerjakan vendor lokal untuk menyediakan makanan, hadiah, dan hiburan. Dengan sedikit perencanaan dan pengaturan, Anda dapat melakukan pameran mobil yang hebat dan membuat komunitas Anda bersemangat.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Detail dan Logistik
Langkah 1. Pilih tema atau jenis mobil untuk pertunjukan agar terasa kohesif
Sebuah tema memberikan panduan untuk peserta Anda dan memberikan gambaran kepada peserta tentang apa yang diharapkan pada hari pertunjukan. Tema populer termasuk mobil klasik, mobil antik, mobil balap, pengendara rendah, mobil mewah, dan mobil asing. Pastikan untuk menyertakan tema pada pamflet dan pengumuman Anda sehingga pemilik mobil tahu apakah mereka memenuhi syarat. Sebagai contoh:
- "Semua mobil mewah asing dan mobil balap eksotis diundang untuk berpartisipasi."
- "Acara ini terbuka untuk semua hots rods pra-1948 dan mobil klasik Amerika."
- "Pemilik tuner yang dimodifikasi dan mobil eksotis kelas atas yang sangat dimodifikasi dipersilakan untuk mendaftar."
Langkah 2. Adakan acara Anda pada hari Sabtu atau Minggu untuk menarik kerumunan terbesar
Akhir pekan adalah waktu terbaik untuk pameran mobil karena kebanyakan orang tidak bekerja dan mencari sesuatu yang menyenangkan untuk dilakukan. Setelah Anda memilih tanggal dan waktu, periksa secara online untuk memastikan tidak ada acara atau acara lokal lainnya yang terjadi secara bersamaan. Dengan begitu, Anda tidak perlu bersaing dengan mereka untuk hadir.
- Pilih 2-3 kemungkinan tanggal untuk berjaga-jaga jika yang pertama tidak berhasil.
- Adakan pertunjukan Anda di musim semi atau musim gugur saat cuaca cerah. Sebagian besar pemilik mobil pameran tidak ingin membawa kendaraan mereka keluar di tengah musim dingin, dan panasnya pertengahan musim panas juga dapat mencegah orang untuk datang.
Langkah 3. Tetapkan anggaran untuk acara tersebut
Cari tahu berapa banyak yang harus Anda keluarkan dan berapa ukuran pertunjukan yang Anda inginkan. Harapkan untuk menghabiskan sekitar $2.000 untuk pertunjukan kecil (50-100 mobil). Untuk pertunjukan menengah dengan 100-150 mobil, anggaran setidaknya $5, 000. Kemudian, buat daftar perkiraan pengeluaran untuk memastikan Anda dapat menutupi semuanya. Biaya tipikal termasuk sewa tempat, biaya vendor, penjualan tiket, izin, asuransi, iklan, selebaran, hiburan, dan hadiah.
- Pastikan untuk menyesuaikan anggaran Anda setelah setiap item diselesaikan. Dengan begitu, Anda selalu bekerja dengan angka yang akurat.
- Tanyakan kepada bisnis lokal tentang mensponsori jika Anda kekurangan uang! Pilihan yang baik termasuk toko onderdil/pemeliharaan mobil, toko bodi khusus, dan klub mobil. Manfaat bagi sponsor termasuk pemaparan merek, logo mereka ditampilkan dengan jelas di semua papan nama, dan kesempatan untuk mendirikan stan vendor di pameran.
Langkah 4. Pesan tempat yang dapat mengakomodasi ukuran dan kebutuhan pertunjukan Anda
Jika Anda menjalankan toko mobil sendiri, tempat yang paling ideal adalah tempat parkir Anda sendiri. Jika tidak, cari tempat lokal dengan tempat parkir yang luas. Hubungi sekitar untuk mendiskusikan harga dan pastikan untuk memeriksa setiap lokasi sebelum membuat keputusan akhir. Bayangkan di mana mobil akan dipasang, di mana Anda akan meletakkan area pendaftaran, dan seterusnya. Jika tidak ada fasilitas kamar kecil di lokasi, rencanakan untuk menyewa Port-a-Potties untuk acara tersebut. Pertimbangkan tempat seperti:
- Pusat komunitas atau aula VA
- Bisnis mobil lokal atau trek balap
- Taman atau area acara komunitas
- Bisnis lokal dengan tempat parkir yang bagus
- Tempat parkir sekolah
Langkah 5. Beli polis asuransi untuk menutupi biaya tak terduga atau kerusakan
Umumnya, tempat menentukan asuransi apa yang diperlukan untuk beroperasi di properti mereka. Tanyakan tempat dan tanyakan kepada pemerintah setempat tentang persyaratan cakupan. Jika pertunjukan itu milik Anda sendiri, hubungi agen asuransi Anda.
Sebagian besar pameran mobil melibatkan mobil mahal dan/atau klasik, dan mobil-mobil itu mahal. Merupakan ide bagus untuk mendapatkan asuransi untuk menutupi kemungkinan masalah, untuk berjaga-jaga
Langkah 6. Dapatkan izin apa pun yang diperlukan oleh pejabat kota, kabupaten, atau kotamadya setempat
Untuk beroperasi secara legal, Anda mungkin memerlukan setidaknya 1-2 izin lokal. Cari informasi secara online atau hubungi kantor kota secara langsung untuk mengetahui apa yang perlu Anda lakukan, tenggat waktu yang relevan, dan biaya izin. Mulai proses ini sesegera mungkin sehingga Anda siap untuk pergi ke tanggal pertunjukan. Beberapa izin yang mungkin Anda perlukan:
- Penutupan Jalan
- Bangunan & Keselamatan
- Layanan Kesehatan (untuk penjual makanan)
- Kontrol lalu lintas
- Pemadam Kebakaran/Polisi
Langkah 7. Siapkan pra-pendaftaran agar orang dapat mendaftar lebih awal
Sebagian besar pertunjukan memungkinkan pra-pendaftaran dan pendaftaran di tempat, tetapi peserta yang serius biasanya lebih suka melakukannya sebelumnya. Untuk pertunjukan kecil, sertakan informasi kontak Anda di pamflet dan dorong orang untuk menghubungi langsung untuk mendaftar. Untuk pertunjukan yang lebih besar, buat situs web pertunjukan dan arahkan orang ke sana untuk mendaftar dan membayar biaya masuk.
- Tawarkan potongan biaya pendaftaran sebagai insentif untuk pendaftaran awal.
- Informasi yang harus diambil untuk pendaftaran: Nama lengkap peserta, alamat rumah, dan alamat email. Merk, model, warna, dan tahun mobil.
- Kirimkan kit pendaftaran kepada peserta 2 minggu sebelum pertunjukan. Setiap kit harus menyertakan peta, stiker jendela prabayar, informasi parkir, dan instruksi khusus lainnya.
Langkah 8. Tutup pamflet acara dan kirimkan undangan di media sosial
Rancang pamflet yang menarik untuk acara Anda dan tempelkan salinannya di toko-toko lokal dan acara mobil. Kemudian, buat halaman acara Facebook dan dorong orang untuk RSVP dan bagikan tautan untuk membantu Anda menyebarkan berita. Cara lain untuk mempromosikan acara Anda:
- Buat akun Twitter dan tweet tautan acara ke pengikut Anda
- Beriklan di radio dan televisi lokal
- Tempatkan iklan di koran lokal Anda
Bagian 2 dari 3: Vendor dan Hiburan
Langkah 1. Pesan katering lokal atau truk makanan untuk acara Anda
Jika Anda mengadakan pameran mobil kecil, Anda mungkin bisa lolos hanya dengan menyiapkan beberapa panggangan barbeque. Untuk acara yang lebih besar, pergilah dengan katering lokal atau operator truk makanan. Hubungi sekitar untuk mengetahui harga dan pesan penyedia makanan Anda sedini mungkin. Ajukan pertanyaan kepada vendor tentang:
- Tarif minimum mereka
- Jika mereka dapat mengakomodasi ukuran acara Anda
- Apa yang mereka rencanakan untuk dikenakan biaya tamu?
- Tingkat setoran dan tenggat waktu
- Biaya tambahan apa pun
Langkah 2. Sewa DJ atau band lokal untuk menyediakan musik
Musik adalah bagian tradisional dari setiap pameran mobil dan dapat menciptakan suasana yang sangat menyenangkan untuk acara Anda. Pikirkan tentang jenis musik apa yang masuk akal untuk penonton yang Anda harapkan sebelum Anda membuat keputusan apa pun. Bermitra dengan stasiun radio lokal juga bisa menjadi pilihan yang bagus. Mereka akan menyediakan musik, siaran langsung, dan mempromosikan pertunjukan pada saat yang bersamaan!
- Jika Anda menyewa seorang DJ, pertimbangkan untuk berbicara dengan mereka tentang melayani orang banyak.
- Menyewa band lokal untuk menyediakan musik live dapat menciptakan sensasi ekstra.
Langkah 3. Siapkan MC jika Anda membutuhkan cara untuk membuat pengumuman di acara tersebut
MC dapat memberikan sensasi, melibatkan penonton, dan membuat pengumuman yang diperlukan seperti memenangkan nomor tiket undian, pemenang piala, dan sebagainya. Jika ini adalah sesuatu yang dibutuhkan acara Anda, carilah MC lokal yang dapat melakukan pekerjaan itu.
Jika Anda menyewa seorang DJ, tanyakan apakah mereka bersedia mempertimbangkan tugas MC bersama dengan memutar musik
Langkah 4. Temukan perusahaan lokal untuk merancang dan memberikan piala untuk pemenang Anda
Jika pameran mobil Anda adalah sebuah kompetisi, Anda akan membutuhkan hadiah dan piala untuk pemenang Anda. Lihat kategori pertunjukan dan lembar penilaian Anda sehingga Anda tahu berapa banyak piala yang Anda butuhkan. Kemudian, hubungi perusahaan lokal untuk desain dan produksi. Bertujuan untuk setidaknya 3-5 piala besar.
Langkah 5. Sewa rumah goyang jika Anda mengharapkan anak-anak di acara itu
Jika Anda mengharapkan kerumunan yang lebih tua, ini tidak perlu. Namun, jika menurut Anda acara Anda akan menarik banyak keluarga komunitas, pertimbangkan untuk menawarkan beberapa jenis hiburan untuk anak-anak. Lebih banyak orang mungkin muncul jika mereka dapat membawa anak-anak mereka. Hiburan ramah anak lainnya yang perlu dipertimbangkan:
- Melukis wajah
- Balon/balon binatang
- Badut atau penyihir
Langkah 6. Pilih juri Anda dan persiapkan mereka dalam kategori dan penilaian
Anda dan staf Anda dapat menjadi juri, atau Anda dapat mendatangkan ahli/penggemar dari klub mobil lokal untuk melakukan pekerjaan itu. Tetapkan aturan dasar sebelum pertunjukan dan pastikan semua orang memahami kategori dan sistem poin tertentu jika Anda menggunakannya.
- Bidik 3-5 kategori utama seperti: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance, dan sebagainya.
- Lembar penilaian yang dibuat sebelumnya mungkin mencakup bagian untuk setiap kategori, rincian detail di setiap kategori, dan penjelasan tentang sistem poin/cara menggunakannya.
Bagian 3 dari 3: Hari Pertunjukan
Langkah 1. Pasang tanda dan pembatas untuk memandu peserta dan peserta
Pastikan tanda kamar mandi ditandai dengan jelas dan mudah ditemukan. Siapkan tanda masuk dan keluar untuk membantu Anda mengontrol arus lalu lintas. Jika perlu, pasang tanda "dilarang parkir" di area terlarang. Tandai pintu keluar darurat dan tetapkan seseorang atau pasang penghalang untuk menjaga jalur itu tetap bersih.
- Belilah rambu-rambu yang kokoh dengan tulisan yang jelas agar semua orang dapat melihatnya dengan mudah.
- Jika Anda membutuhkan penghalang, mintalah pemerintah setempat untuk menyediakannya sebelumnya.
Langkah 2. Tandai tempat parkir untuk mobil pameran Anda dengan cat semprot putih
Setiap mobil yang berpartisipasi membutuhkan ruang khusus untuk parkir, jadi tandai ruang tersebut beberapa jam sebelum pertunjukan dimulai. Bawalah beberapa pasak dan tali sehingga Anda dapat membuat garis yang bagus dan rapi dengan cat semprot putih.
Jika Anda memberi nomor pada tempat parkir, pastikan untuk menyemprotkan cat setiap nomor dengan jelas di tempat yang benar
Langkah 3. Arahkan vendor dan hiburan ke area mereka untuk pengaturan
Minta vendor dan hiburan untuk datang 1 jam lebih awal untuk penyiapan. Tunjukkan penjual makanan ke mana harus pergi dan bantu DJ atau band mengatur di lokasi pusat di lokasi. Pastikan kabel listrik dan generator sudah terpasang sebelum ada orang yang datang.
Langkah 4. Siapkan area pendaftaran di pintu masuk acara
Tetapkan salah satu anggota tim Anda untuk bertanggung jawab menyimpan catatan peserta dan mengambil biaya masuk. Berikan setiap peserta yang terdaftar kartu jendela dengan nama mereka, info kendaraan, dan kelas kendaraan di atasnya. Tetapkan setiap mobil ruang bernomor tertentu atau tempat parkir yang ditandai dengan jelas sehingga mereka tahu ke mana harus pergi.
