Artikel wikiHow ini akan mengajarkan kepada Anda cara mengotomatiskan pelaporan data di Microsoft Excel. Untuk data eksternal, wikiHow ini akan mengajari Anda cara membuat kueri dan membuat laporan dari sumber data eksternal (MySQL, Postgres, Oracle, dll.) dari dalam lembar kerja Anda menggunakan plugin Excel yang menautkan lembar kerja Anda ke sumber data eksternal.
Untuk data yang sudah disimpan di lembar kerja Excel, kami akan menggunakan makro untuk membuat laporan dan mengekspornya ke berbagai jenis file dengan menekan satu tombol. Untungnya, Excel dilengkapi dengan perekam langkah bawaan yang berarti Anda tidak perlu membuat kode makro sendiri.
Langkah
Metode 1 dari 2: Untuk Data yang Sudah Di Excel
Langkah 1. Jika data yang perlu Anda laporkan sudah disimpan, diperbarui, dan dipelihara di Excel, Anda bisa mengotomatiskan alur kerja pelaporan menggunakan Macro
Makro adalah fungsi bawaan yang memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas yang kompleks dan berulang.
Langkah 2. Buka Excel
Klik dua kali (atau klik jika Anda menggunakan Mac) ikon aplikasi Excel, yang tampak seperti "X" putih dengan latar belakang hijau, lalu klik Buku Kerja Kosong pada halaman template.
- Di Mac, Anda mungkin harus mengklik Mengajukan lalu klik Buku Kerja Kosong Baru di menu tarik-turun yang dihasilkan.
- Jika Anda sudah memiliki laporan Excel yang ingin Anda otomatisasi, Anda dapat mengklik dua kali file laporan untuk membukanya di Excel.
Langkah 3. Masukkan data spreadsheet Anda jika perlu
Jika Anda belum menambahkan label kolom dan nomor yang ingin Anda otomatisasi hasilnya, lakukan sebelum melanjutkan.
Langkah 4. Aktifkan tab Pengembang
Secara default, Pengembang tab tidak muncul di bagian atas jendela Excel. Anda dapat mengaktifkannya dengan melakukan hal berikut tergantung pada sistem operasi Anda:
- Jendela - Klik Mengajukan, klik Pilihan, klik Sesuaikan Pita di sisi kiri jendela, centang kotak "Pengembang" di kanan bawah jendela (Anda mungkin harus menggulir ke bawah terlebih dahulu), dan klik oke.
- Mac - Klik Unggul, klik Preferensi…, klik Pita & Bilah Alat, centang kotak "Pengembang" di daftar "Tab Utama", dan klik Menyimpan.
Langkah 5. Klik Pengembang
Tab ini sekarang harus berada di bagian atas jendela Excel. Setelah itu, bilah alat akan ditampilkan di bagian atas jendela Excel.
Langkah 6. Klik Rekam Makro
Itu ada di bilah alat. Sebuah jendela pop-up akan muncul.
Langkah 7. Masukkan nama untuk makro
Di kotak teks "Nama makro", ketikkan nama untuk makro Anda. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi makro nanti.
Misalnya, jika Anda membuat makro yang akan membuat bagan dari data yang tersedia, Anda dapat menamakannya "Bagan1" atau yang serupa
Langkah 8. Buat kombinasi tombol pintas untuk makro
Tekan tombol Shift bersama dengan tombol lain (misalnya, tombol T) untuk membuat pintasan keyboard. Inilah yang akan Anda gunakan untuk menjalankan makro Anda nanti.
Di Mac, kombinasi tombol pintasan akan menjadi Option+ Command dan kunci Anda (mis., Option+⌘ Command+T)
Langkah 9. Simpan makro dalam dokumen Excel saat ini
Klik kotak tarik-turun "Simpan makro di", lalu klik Buku Kerja ini untuk memastikan bahwa makro akan tersedia bagi siapa saja yang membuka buku kerja.
Anda harus menyimpan file Excel dalam format khusus agar makro dapat disimpan
Langkah 10. Klik OK
Itu ada di bagian bawah jendela. Melakukannya akan menyimpan pengaturan makro Anda dan menempatkan Anda dalam mode rekam. Setiap langkah yang Anda ambil dari sekarang hingga Anda menghentikan perekaman akan direkam.
Langkah 11. Lakukan langkah-langkah yang ingin Anda otomatisasi
Excel akan melacak setiap klik, penekanan tombol, dan opsi pemformatan yang Anda masukkan dan menambahkannya ke daftar makro.
- Misalnya, untuk memilih data dan membuat bagan darinya, Anda akan menyorot data Anda, klik Memasukkan di bagian atas jendela Excel, klik tipe bagan, klik format bagan yang ingin Anda gunakan, dan edit bagan sesuai kebutuhan.
- Jika Anda ingin menggunakan makro untuk menambahkan nilai dari sel A1 melalui A12, Anda akan mengklik sel kosong, ketik =SUM(A1:A12), dan tekan Enter.
Langkah 12. Klik Berhenti Merekam
itu di Pengembang bilah alat tab. Ini akan menghentikan perekaman Anda dan menyimpan langkah apa pun yang Anda ambil selama perekaman sebagai makro individual.
Langkah 13. Simpan lembar Excel Anda sebagai file yang mendukung makro
Klik Mengajukan, klik Simpan Sebagai, dan ubah format file menjadi xlsm dari pada xl. Anda kemudian dapat memasukkan nama file, pilih lokasi file, dan klik Menyimpan.
Jika Anda tidak melakukan ini, makro tidak akan disimpan sebagai bagian dari spreadsheet, artinya orang lain di komputer yang berbeda tidak akan dapat menggunakan makro Anda jika Anda mengirim buku kerja kepada mereka
Langkah 14. Jalankan makro Anda
Tekan kombinasi tombol yang Anda buat sebagai bagian dari makro untuk melakukannya. Anda akan melihat spreadsheet Anda otomatis sesuai dengan langkah-langkah makro Anda.
Anda juga dapat menjalankan makro dengan mengklik makro dalam Pengembang tab, pilih nama makro Anda, dan klik Lari.
Metode 2 dari 2: Untuk Data Eksternal (MySQL, Postgres, Oracle, dll)
Langkah 1. Unduh plugin Excel Kloudio dari Microsoft AppSource
Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat koneksi persisten antara database eksternal atau sumber data dan buku kerja Anda. Plugin ini juga berfungsi dengan Google Spreadsheet.
Langkah 2. Buat koneksi antara lembar kerja Anda dan sumber data eksternal Anda dengan mengklik tombol + di portal Kloudio
Ketik detail database Anda (tipe database, kredensial) dan pilih opsi keamanan/enkripsi apa pun jika bekerja dengan data rahasia atau perusahaan.
Langkah 3. Setelah Anda membuat koneksi antara lembar kerja dan database Anda, Anda akan dapat membuat kueri dan membuat laporan dari data eksternal tanpa meninggalkan Excel
Buat laporan khusus Anda dari portal Kloudio lalu pilih dari menu tarik-turun di Excel. Anda kemudian dapat menerapkan filter tambahan dan memilih frekuensi laporan akan disegarkan (sehingga Anda dapat memperbarui spreadsheet penjualan secara otomatis setiap minggu, hari, atau bahkan jam.)
Langkah 4. Selain itu, Anda juga dapat memasukkan data ke dalam lembar kerja yang terhubung dan memperbarui sumber data eksternal Anda
Buat templat unggahan dari portal Kloudio dan Anda akan dapat mengunggah perubahan secara manual atau otomatis dalam spreadsheet Anda ke sumber data eksternal Anda.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Hanya unduh plugin Excel dari Microsoft AppSource, kecuali Anda memercayai penyedia pihak ketiga.
- Makro dapat digunakan untuk apa saja, mulai dari tugas sederhana (misalnya, menambahkan nilai atau membuat bagan) hingga tugas kompleks (misalnya, menghitung nilai sel Anda, membuat bagan dari hasil, memberi label pada bagan, dan mencetak hasilnya).
- Saat membuka spreadsheet dengan makro Anda disertakan, Anda mungkin harus mengklik Aktifkan Konten dalam spanduk kuning di bagian atas jendela sebelum Anda dapat menggunakan makro.
Peringatan
- Makro dapat digunakan secara jahat (misalnya, untuk menghapus file di komputer Anda). Jangan menjalankan makro dari sumber yang tidak dapat dipercaya.
- Macro akan menerapkan secara harfiah setiap langkah yang Anda buat saat merekam. Pastikan Anda tidak memasukkan nilai yang salah secara tidak sengaja, membuka program yang tidak ingin Anda gunakan, atau menghapus file.
