Email adalah cara cepat dan mudah untuk berhubungan dengan rekan kerja dan rekan bisnis lainnya, dan merupakan alat yang efektif untuk menjadwalkan semua jenis rapat. Baik Anda mencoba membuat janji dengan rekan kerja, atasan, atau orang asing, Anda harus terlebih dahulu memformat email dengan baris subjek dan teks isi yang jelas. Setelah Anda menandatangani email dan mengirim pesan, tunggu 3-5 hari sebelum mengirim tanggapan tindak lanjut.
Langkah
Metode 1 dari 2: Memformat Email
Langkah 1. Sebutkan di baris subjek yang ingin Anda temui
Nyatakan tujuan Anda dengan jelas di baris subjek email, sehingga penerima segera tahu bahwa Anda ingin bertemu dengan mereka. Hindari menggunakan bahasa yang tidak jelas seperti “Rapat” atau “Kemungkinan Waktu Rapat”. Alih-alih, gunakan tanggal dan kerangka waktu tertentu di baris subjek sehingga penerima Anda tahu apa yang diharapkan segera.
Misalnya, ketik sesuatu seperti ini: "Permintaan Rapat 17/5 jam 11 pagi."
Langkah 2. Gunakan sapaan yang tepat untuk memulai email Anda
Coba gunakan sapaan standar dan formal saat Anda mulai menulis pesan. Jika Anda menghubungi pejabat publik atau individu terkemuka lainnya yang belum pernah Anda temui, gunakan gelar lengkap mereka di judul. Jika Anda menghubungi rekan kerja atau atasan, gunakan gelar kehormatan seperti “Tuan,” “Nyonya,” “Mx.,” atau “Nona.” Sebagai aturan umum, coba gunakan salam seperti “Yang Terhormat”, “Halo”, dan “Hai” untuk memulai email Anda.
- Jika Anda menangani kantor atau kelompok umum dan bukan individu, gunakan "Kepada siapa yang berkepentingan" sebagai gantinya.
-
Misalnya, jika Anda menghubungi atasan Anda, cobalah menyusun salam seperti ini:
“Tuan Jackson yang terhormat, Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik! Saya ingin menghubungi Anda sehubungan dengan kemungkinan pertemuan.”
Langkah 3. Perkenalkan diri Anda jika Anda bertemu dengan orang asing
Dedikasikan paragraf pertama Anda untuk pengantar singkat jika Anda menulis surat kepada pejabat publik atau orang lain yang belum pernah Anda temui sebelumnya. Fokus pada nama, posisi, dan koneksi profesional Anda, sehingga penerima tahu siapa Anda dan mengapa Anda menjangkau mereka. Jika Anda menghubungi seseorang yang sudah Anda kenal, seperti bos atau rekan kerja, jangan merasa berkewajiban untuk menyertakan paragraf pengantar.
- Pengantar Anda seharusnya tidak memakan waktu lama untuk dibaca.
-
Coba tulis sesuatu seperti ini:
Ibu Atkins yang terhormat, Nama saya Sarah Clement, dan saya bekerja untuk Penampungan Hewan Jones County.
Langkah 4. Jelaskan alasan pertemuan dan kepentingannya secara keseluruhan
Di awal email (setelah perkenalan Anda, jika Anda memilih untuk menyertakannya), sebutkan jenis pertemuan yang ingin Anda lakukan dengan penerima, dan apakah itu akan menjadi acara formal atau kasual. Setelah Anda menjelaskan untuk apa rapat itu, perluas mengapa rapat itu penting untuk tugas yang ingin Anda selesaikan. Usahakan agar penjelasan Anda tetap singkat, karena penerima Anda mungkin tidak punya banyak waktu untuk membaca email Anda.
Misalnya, coba tulis sesuatu seperti ini: “Bisakah Anda bertemu dengan saya minggu depan untuk membahas upaya adopsi yang akan datang? Karena Anda adalah penasihat keuangan saat ini untuk penampungan hewan, saya yakin Anda dapat memberikan banyak wawasan tentang anggaran kerja organisasi untuk acara tersebut.”
Langkah 5. Sarankan kemungkinan tempat dan waktu untuk pertemuan Anda
Coba pikirkan tempat yang terkenal dan mudah dijangkau oleh penerimanya. Jika Anda bekerja di gedung atau lokasi umum yang sama dengan orang yang Anda kirimi email, lihat apakah Anda dapat bertemu saat istirahat makan siang. Jika Anda dan penerima tidak tinggal atau bekerja di lokasi terdekat, coba sarankan restoran atau area publik lain tempat Anda bisa bertemu. Selain itu, sebutkan rentang waktu yang sesuai untuk Anda, sehingga penerima dapat memberi tahu Anda ketersediaannya dengan lebih mudah.
- Jika Anda berdua memiliki jadwal yang sibuk, pertimbangkan untuk menjadwalkan pertemuan konferensi telepon atau video.
- Misalnya, buat draf seperti ini: “Bisakah Anda mampir ke tempat penampungan hewan minggu ini? Saya akan berada di meja depan setiap hari dari jam 9 sampai jam 5.”
Langkah 6. Minta penerima membalas pesan Anda
Karena Anda secara teknis menjadwalkan acara, mintalah dengan sopan agar penerima membalas dengan ketersediaannya. Jika Anda menghubungi individu yang sangat sibuk, ingatlah bahwa mereka mungkin membutuhkan satu atau 2 hari untuk merespons. kembali.
Misalnya, katakan sesuatu seperti ini: “Jika Anda dapat memberi tahu saya ketersediaan Anda untuk minggu depan, saya akan sangat menghargainya!”
Langkah 7. Gunakan bahasa penutup yang ramah saat mengakhiri email
Buat konsep kalimat penutup yang mengulangi tujuan email Anda, sehingga penerima memahami dengan jelas tujuan rapat. Gunakan nada ramah untuk menandatangani email Anda, menggunakan frasa seperti "Hormat kami", "Terima kasih", atau "Salam hangat". Setelah menulis tanda tangan, tinggalkan tanda tangan di bawah nama Anda, yang menyatakan kembali posisi atau karier Anda saat ini.
- Berikan bahasa Anda kepada penerima. Jika Anda berbicara dengan rekan kerja, tanda seperti "Sampai jumpa" akan lebih masuk akal daripada "Dengan hormat." Jika Anda menghubungi atasan, "Hormat kami" atau "Salam hangat" akan lebih tepat daripada ucapan biasa seperti "Sampai jumpa."
-
Misalnya, tulis sesuatu seperti ini:
Saya tidak sabar untuk segera bertemu dengan Anda, karena saya ingin upaya adopsi ini sesukses mungkin.
Sungguh-sungguh, Sarah Clement
Koordinator Kegiatan, Penampungan Hewan Jones County
Langkah 8. Sertakan lampiran yang relevan yang berhubungan dengan pertemuan
Lampirkan dokumen, spreadsheet, atau file relevan lainnya yang dapat membantu mempersiapkan penerima rapat. Jika Anda menghubungi seseorang mengenai topik yang kompleks, sertakan pamflet atau lembar data apa pun yang diperlukan untuk membantu penerima memahami topik rapat.
Misalnya, jika Anda mendiskusikan perubahan anggaran untuk acara mendatang, Anda mungkin ingin menyertakan spreadsheet anggaran tahun sebelumnya
Langkah 9. Gunakan bahasa profesional dan tata bahasa yang tepat di seluruh email
Koreksi pesan Anda untuk menemukan kesalahan tata bahasa dan ejaan yang jelas, sehingga draf akhir Anda terlihat sehalus dan sebersih mungkin. Selain itu, hapus semua singkatan atau bahasa gaul yang membuat pesan tampak lebih santai, atau lebih sulit dipahami. Jika draf akhir Anda tidak terlihat dan terdengar profesional, penerima mungkin tidak menanggapi permintaan Anda dengan serius.
Meskipun emoji bisa menyenangkan untuk digunakan dalam teks dan email biasa, Anda tidak boleh menggunakannya untuk meminta pertemuan
Metode 2 dari 2: Menindaklanjuti dengan Penerima
Langkah 1. Buat draf email tindak lanjut jika penerima tidak membalas Anda dalam 3-5 hari
Beri penerima beberapa hari untuk membaca dan membalas permintaan Anda. Jika Anda tidak mendapat balasan dalam seminggu kerja, kirimkan email singkat kepada orang tersebut untuk mengingatkan mereka bahwa Anda sedang menunggu balasan. Tekankan bahwa Anda bersyukur atas kesempatan untuk bertemu dengan mereka, dan bahwa Anda berterima kasih atas waktu mereka.
- Panggilan tindak lanjut juga merupakan cara yang efisien untuk menghubungi orang yang Anda coba temui.
- Misalnya, buat draf seperti ini: “Saya hanya ingin menindaklanjuti permintaan pertemuan saya dengan Anda. Jika Anda memiliki waktu luang, dapatkah Anda memberi tahu saya ketersediaan Anda untuk pertemuan minggu depan?”
Langkah 2. Setrika detail rapat di email tambahan
Negosiasikan dengan jadwal orang lain setelah mereka membalas. Catat ketersediaan orang lain, dan konfirmasikan waktu rapat pada tanggal saat Anda berdua tersedia. Cobalah untuk mengkonfirmasi tanggal dan waktu dalam 1-2 email untuk menghindari kebingungan dan kekacauan di kotak masuk Anda.
- Cobalah untuk sefleksibel mungkin. Jika Anda menjangkau orang yang sibuk, mereka mungkin tidak dapat langsung bertemu dengan Anda.
- Jangan menjadwalkan pertemuan pada menit terakhir. Jika penerima sedang sibuk, Anda mungkin tidak dapat menyetujui tanggal untuk bertemu.
Langkah 3. Kirim pengingat atau konfirmasi beberapa hari sebelum rapat
Jika Anda ingin lebih siap sebelum rapat terjadwal, coba kirimkan email konfirmasi kepada penerima sebagai pengingat. Jangan membuat email ini terlalu panjang, sebaliknya, sebutkan hari, waktu, dan tempat yang Anda rencanakan untuk rapat untuk memeriksa ulang apakah rapat masih berjalan sesuai jadwal.
-
Misalnya, tulis sesuatu seperti ini:
Saya hanya ingin mengonfirmasi bahwa kami masih bertemu pada 17 Mei pukul 11 pagi di Jones County Animal Shelter.
