Anda telah menulis email yang bagus, tetapi ketika tiba saatnya untuk menulis pernyataan penutup, Anda tidak tahu harus berkata apa. Itu sangat normal. Menemukan cara yang jelas dan ringkas untuk mengakhiri email bisa membuat frustrasi, tetapi bukan tidak mungkin. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan ringkasan singkat dari poin Anda, menawarkan penutupan yang bersahabat, dan menandatangani dengan kata atau frasa yang tepat.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menutup Email Formal
Langkah 1. Tegaskan kembali tujuan Anda menulis
Ini tidak diperlukan untuk email singkat atau tanggapan cepat atas pertanyaan seseorang. Namun, jika Anda menulis email yang panjang, atau jika Anda berurusan dengan banyak subjek atau masalah, tambahkan kalimat penutup singkat untuk meringkas informasi atau permintaan Anda.
Jika, misalnya, Anda melamar pekerjaan, Anda dapat menyertakan informasi mengenai kredensial dan pengalaman Anda. Anda kemudian dapat meringkas email Anda dengan menulis, “Berdasarkan latar belakang dan pengalaman saya, saya yakin saya akan menjadi kandidat yang sangat baik untuk posisi ini.”
Langkah 2. Tambahkan baris penutup
Dalam satu kalimat, akhiri email Anda dengan ungkapan terima kasih atau permintaan kontak. Jika Anda menghubungi orang lain, Anda dapat menulis, “Terima kasih atas waktu Anda”, atau “Saya berharap dapat bertemu dengan Anda.” Jika Anda menanggapi seseorang, Anda dapat menutup dengan, "Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut."
Penutupan yang tepat yang Anda gunakan harus digunakan tergantung pada subjek email Anda. Ingatlah untuk membuat penutup Anda singkat, sopan, dan relevan dengan email Anda
Langkah 3. Pilih sign-off Anda
Sign-off selalu diharapkan saat mengakhiri email formal. Saat Anda mengakhiri email formal, Anda ingin memilih tanda yang sopan dan hormat. Cobalah penutup seperti “Salam”, “Hormat kami”, “Terima kasih”, atau “Salam”.
- Hindari penggunaan singkatan atau singkatan. Itu selalu yang terbaik untuk menulis kata-kata lengkap dalam tanda resmi.
- Cobalah untuk menghindari penutupan yang terlalu dekat atau formal. Tanda tangan seperti “Cinta” terlalu pribadi untuk email formal, sedangkan “Dengan Hormat,” hanya cocok saat berbicara dengan pejabat pemerintah.
Langkah 4. Ketik nama lengkap Anda
Saat Anda mengakhiri email formal, Anda selalu ingin menggunakan nama depan dan belakang Anda. Anda tidak tahu berapa banyak orang bernama John atau Lisa yang dikenal penerima. Menambahkan nama belakang Anda membantu mereka mengingat Anda lebih cepat dan lebih jelas.
Metode 2 dari 3: Mengakhiri Email Informal
Langkah 1. Berikan alasan untuk mengakhiri email
Akhiri email Anda dengan lembut dengan memberikan komentar penutup singkat sebelum menandatangani. Itu harus ramah dan tidak harus mengandung banyak detail. Kalimat seperti, "Pokoknya, saya harus membaca buku!" adalah kata penutup yang sangat bagus.
Langkah 2. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka
Tambahkan pernyataan singkat yang memberi tahu penerima bahwa Anda ingin mendengar kabar dari mereka. Menulis, "Beri tahu saya jika Anda membutuhkan yang lain," atau "Saya tidak sabar untuk mendengar apa yang Anda lakukan," ramah dan santai.
Langkah 3. Keluar
Mengakhiri email informal bisa jauh lebih santai daripada email formal. Bergantung pada penerima Anda, sign-off dapat mencakup:
- Cinta
- Bersulang
- Sampai ketemu lagi
- Milikmu
- Selamat tinggal
Langkah 4. Tanda tangani nama Anda
Dengan email informal, Anda biasanya tidak perlu menandatangani seluruh nama Anda. Penerima sudah tahu siapa Anda. Sangat dapat diterima untuk hanya menandatangani nama depan Anda.
Jika Anda menulis seseorang yang dekat dengan Anda, Anda juga dapat menggunakan nama panggilan. Jika teman atau anggota keluarga memanggil Anda dengan nama panggilan, akan menyenangkan dan ramah untuk menggunakannya saat Anda keluar
Metode 3 dari 3: Menggunakan Blok Tanda Tangan
Langkah 1. Putuskan apakah tanda tangan diperlukan
Jika Anda mengirim email pribadi, tidak perlu tanda tangan. Blok tanda tangan mencakup informasi termasuk jabatan Anda, informasi kontak Anda, dan informasi perusahaan atau organisasi Anda. Jangan khawatir tentang menyertakan informasi ini jika Anda mengirim email informal atau pribadi. Sebagai gantinya, cukup tanda tangani nama Anda.
- Seringkali, perusahaan atau organisasi Anda memerlukan tanda tangan dan mereka akan memberi tahu Anda informasi apa yang mereka butuhkan. Tanyakan kepada perusahaan Anda apakah mereka memiliki blok tanda tangan standar yang mereka ingin Anda gunakan.
- Jika perusahaan Anda tidak menyediakan blok tanda tangan standar, Anda juga dapat menyalin blok dari orang lain di organisasi Anda dan mengganti detail kontak mereka dengan milik Anda.
Langkah 2. Tambahkan informasi Anda
Blok tanda tangan Anda harus mencakup beberapa hal dasar. Minimal, itu harus memiliki nama depan dan belakang Anda, gelar Anda, nomor telepon Anda, dan alamat email Anda. Anda juga dapat memilih untuk menyertakan logo perusahaan atau organisasi Anda, situs web, dan tautan ke media sosial seperti LinkedIn, YouTube, dan Facebook.
- Jika perusahaan atau organisasi Anda tidak memiliki format tanda tangan standar, ikuti alur dasar ini: Letakkan nama Anda terlebih dahulu, diikuti dengan gelar Anda di baris berikutnya. Kemudian, tambahkan email dan nomor telepon Anda, dan letakkan info perusahaan atau grup Anda di urutan terakhir.
- Cobalah untuk membuat tanda tangan Anda pendek dan sederhana. Gunakan tiga atau empat baris teks. Tambahkan logo alih-alih mengetikkan nama perusahaan Anda, dan gunakan serangkaian ikon jejaring sosial alih-alih mengetik URL.
- Berhati-hatilah untuk memasukkan terlalu banyak informasi media sosial. Tautan harus mengarah ke informasi media sosial perusahaan Anda. Jika perusahaan Anda tidak memiliki akun media sosial, biasanya tidak pantas untuk menautkan ke akun Anda sendiri kecuali jika secara tegas diminta untuk melakukannya.
Langkah 3. Simpan tanda tangan Anda untuk penggunaan berulang
Sebagian besar klien email termasuk Gmail dan Outlook memungkinkan Anda untuk menyimpan tanda tangan Anda sehingga Anda dapat menambahkannya dengan satu klik alih-alih mengetiknya. Periksa di bawah pengaturan email Anda untuk mengatur tanda tangan Anda.
