Sama seperti Anda menggunakan lemari arsip dan folder file untuk mengatur dokumen kertas, Anda dapat menggunakan komputer Anda sebagai sistem pengarsipan elektronik untuk mengelola file digital termasuk foto dan dokumen.
Langkah
Metode 1 dari 2: Membuat Sistem File di Windows
Langkah 1. Pilih file apa yang ingin Anda atur
Untuk memilih beberapa file yang terdaftar bersama di Windows Explorer, klik file pertama yang ingin Anda pilih, lalu tahan Shift dan klik file terakhir.
Langkah 2. Pilih lokasi untuk sistem pengarsipan
Windows memiliki nama folder utama default seperti My Documents, My Pictures, dan My Music atau Anda dapat memilih tempat untuk membuat folder tersebut.
Langkah 3. Buat folder baru
Folder ini akan berfungsi sebagai lemari arsip Anda, menyimpan subfolder terorganisir lainnya.
- Di Windows Explorer, klik kanan di mana Anda ingin membuat folder.
- Klik Baru.
- Klik Map. Nama folder Folder Baru disorot.
- Ketik nama folder yang ingin Anda gunakan.
- Tekan Masuk.
Langkah 4. Tambahkan subfolder ke folder utama Anda
Klik dua kali nama folder utama untuk membuka folder itu. Dengan cara yang sama Anda membuat folder utama, buat subfolder untuk mengatur file Anda.
Langkah 5. Pindahkan file ke folder baru
Anda dapat membuka dua versi Windows Explorer secara berdampingan dan kemudian menyeret file dari lokasi asli ke folder baru.
Langkah 6. Cadangkan file terorganisir Anda
Gunakan Pencadangan Windows untuk menyalinnya secara teratur ke hard drive eksternal atau ke server cloud. Jika hard drive komputer Anda gagal, Anda dapat menggunakan cadangan Anda untuk memulihkan file ke hard drive baru.
- Klik Awal.
- Di kotak pencarian, ketik Cadangan.
- Klik Cadangkan dan Pulihkan.
- Klik Siapkan cadangan dan ikuti langkah-langkah di wizard.
Metode 2 dari 2: Membuat Sistem File di Mac
Langkah 1. Pilih file apa yang ingin Anda atur
Untuk memilih beberapa file yang terdaftar bersama-sama, klik file pertama yang ingin Anda pilih, lalu tahan Shift dan klik file terakhir.
- Control-klik salah satu file dan kemudian klik Folder Baru dengan Pilihan.
- Ketik nama untuk folder baru.
- Tekan Kembali.
Langkah 2. Tambahkan subfolder ke folder utama Anda
Untuk membuka folder utama, tekan dan tahan Command sambil mengklik dua kali folder tersebut. Dengan cara yang sama Anda membuat folder utama, buat subfolder untuk mengatur file Anda.
Langkah 3. Cadangkan file terorganisir Anda
Gunakan Time Machine untuk menyalinnya ke hard drive eksternal, ke Time Capsule, atau ke server OS X di jaringan Anda. Jika hard drive komputer Anda gagal, Anda dapat menggunakan cadangan Anda untuk memulihkan file ke hard drive baru.
- Di menu Mesin Waktu, klik Preferensi Mesin Waktu.
- Klik Pilih Disk Cadangan tombol.
- Pilih di mana Anda ingin membuat cadangan file Anda. Ini mungkin hard drive eksternal atau Time Capsule. Pilih drive dan klik Gunakan Disk.
- Jika Anda ingin mencadangkan di beberapa drive, Anda dapat memilih Tambah atau Hapus Disk Cadangan dan ini akan memberi Anda opsi untuk menambahkan perangkat cadangan lain. Ini adalah langkah keamanan tambahan opsional.
Tips
- Anda mungkin ingin mengganti nama file untuk memasukkan tanggal file dibuat sehingga Anda dapat dengan mudah mengurutkan file menurut abjad untuk melihatnya dalam urutan pembuatannya. Saat mengganti nama file Anda untuk menyertakan tanggal sebagai bagian dari nama file, gunakan format YYYY. MM. DD, misalnya, 29.09.2010. Anda dapat melewati abad dan titik dan cukup menggunakan 100929.
- Untuk mengurutkan file berdasarkan nama di Windows Explorer, klik tombol Nama kepala.
- Saat menyambungkan hard drive eksternal ke komputer, Anda mungkin ditanya apakah ingin menggunakan drive untuk pencadangan, menggunakan Windows Backup atau Mac Time Machine.
